Dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 131 Tahun 2003 tentang Pedoman Penanggulangan Bencana dan Penanganan Pengungsi di Daerah menyebutkan bahwa koordinasi meliputi perencanaan, pelaksanaan dan koordinasi penanggulangan bencana dan penanganan pengungsi dilakukan di tingkat Kabupaten/Kota oleh Bupati/Walikota selaku Ketua Satuan Pelaksana Penanggulangan Bencana dan Penanganan Pengungsi (Satlak PBP).
Menurut Brech (2010) dalam bukunya The Principle and Practice of
Management, koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan
memberikan lokasi, kegiatan pekerjaan yang cocok kepada masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu, dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri.
Terdapat rumusan yang berbeda-beda tentang koordinasi dan pengkoordinasian sebagai salah satu fungsi manajemen sebagaimana dikemukakan oleh Terry (1986) yang menjelaskan bahwa yang dimaksud dengan pengkoordinasian adalah tindakan mengusahakan hubungan kelakuan yang efektif antara orang-orang sehingga dapat bekerja sama secara efisien untuk memperoleh kepuasan dalam hal melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran tertentu.
Pakar lainnya, Yodev (1962) mengemukakan bahwa pengkoordinasian adalah memelihara hubungan-hubungan yang efektif di antara sumbangan-sumbangan para peserta menurut penentuan waktu dan imbangan dalam operasi secara keseluruhan. Sedangkan Abdurachman (1979) menyebutkan bahwa pengkoordinasian adalah kegiatan atau untuk menertibkan sehingga segenap kegiatan satu sama lain tidak simpang siur, tidak berlawanan dapat ditujukan kepada titik arah pencapaian tujuan dengan efisien. Demikian pula The Liang Gie dan Sutarto (1978) menyebutkan bahwa pengkoordinasian adalah kegiatan menghubung-hubungkan orang-orang dan tugas-tugas sehingga terjamin adanya kesatuan atau keselarasan keputusan, kebijaksanaan, tindakan, langkah, sikap serta tercegah timbulnya pertentangan, kekacauan, kekembaran atau kekosongan tindakan.
Rumusan-rumusan di atas menunjukkan bahwa pengkoordinasian merupakan kegiatan menertibkan jalinan hubungan kerja antar unit kerja dalam suatu organisasi agar dapat berjalan serempak, integratif dan sinkron dalam usaha mencapai tujuan organisasi lebih efisien dan efektif, dengan demikian pengkoordinasian dilakukan
melalui proses koordinasi. Hal ini sesuai dengan apa yang diutarakan oleh Ramipandojo bahwa pengkoordinasian dilakukan melalui proses koordinasi, oleh karena itu koordinasi juga dipahami sebagai proses mempersatukan berbagai kegiatan akibat adanya spesialisasi dan menyeimbangkan pemakaian sumber-sumber serta aktifitas sehingga dicapai keharmonisan pada setiap langkah dan tindakan yang dilakukan (Raminpandojo, 1996).
Selain rumusan pengkoordinasian terdapat juga rumusan koordinasi yang berasal dari kata ”coordination” (bahasa Inggris) yang menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia karangan Purwadarminta (2006) diartikan sebagai penyesuaian dan pengaturan yang baik.
Koordinasi adalah suatu usaha kerja sama antara badan, instansi, unit dalam pelaksanaan tugas-tugas tertentu, sehingga terdapat saling mengisi, saling membantu dan saling melengkapi. Orang yang menggerakkan atau mengkoordinasi unsur-unsur manajemen untuk mencapai tujuan disebut koordinator.
Koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan. Pengertian lain tentang koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok dengan masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri (Hasibuan, 2007).
Koordinasi adalah proses perpaduan kegiatan lintas sektoral baik dalam pemerintahan maupun stake holders lainnya dalam upaya penanganan bencana agar dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Fungsi koordinasi dilakukan secara terintegrasi dengan sektor terkait pada (1) tahap pra dan (2) pasca bencana sedangkan pada tanggap darurat fungsi yang dilaksanakan adalah dominan fungsi komando karena fungsi koordinasi telah lebih dahulu dilaksanakan pada tahap pra bencana (Depkes RI, 2002).
Koordinasi (coordination) sebagai proses pengintegrasian sasaran-sasaran dan aktivitas dari unit kerja yang terpisah (departemen atau area fungsional) agar dapat merealisasikan sasaran organisasi secara effektif. Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan bermacam-macam satuan pelaksananya (Tunggal, 2002),.
Definisi lain koodinasi yaitu suatu proses menghubungkan (linking) semua kegiatan dari berbagai-bagai bagian kerja (departement) pada lingkup organisasi.
Linking diperlukan karena bermakna mengaitkan semua departemen untuk selalu saling membantu dalam koordinasi yang efektif (Griffin, 1998),.
Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh Thompson (Handoko, 2003), yaitu:
a. Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence), bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.
b. Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependence), di mana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.
c. Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence), merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi.
Lebih lanjut Handoko (2003), menyebutkan bahwa derajat koordinasi yang tinggi sangat bermanfaat untuk pekerjaan yang tidak rutin dan tidak dapat diperkirakan, faktor-faktor lingkungan selalu berubah-ubah serta saling ketergantungan adalah tinggi. Koordinasi juga sangat dibutuhkan bagi organisasi-organisasi yang menetapkan tujuan yang tinggi.
Koordinasi merupakan suatu nomenklatur yang biasa digunakan dalam setiap kegiatan organisasi dan koordinasi dikatakan baik apabila berjalan secara efektif sehingga sering disebut pula koordinasi yang efektif. Maksud efektif adalah sesuatu akibat dari yang dikehendaki (Ali, 1997). Kata efektif digandengkan dengan efisien yaitu perbandingan terbaik antara hasil yang dicapai dengan biaya yang dikorbankan. Efektifitas koordinasi adalah koordinasi yang efektif yaitu menghasilkan kerjasama untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan terlebih dahulu.
Sebagaimana pengkoordinasian, terdapat beberapa rumusan tentang pengertian koordinasi adalah sebagai pencapaian usaha kelompok secara teratur dan kesatuan tindakan di dalam pencapaian tujuan bersama. Sedangkan Mc Farland mengemukakan bahwa koordinasi adalah suatu proses dimana pemimpin mengembangkan pola usaha kelompok secara teratur di antara bawahannya dan
menjamin kesatuan tindakan di dalam pencapaian tujuan bersama (Mooney dan Riley, 1998).
Hakekat daripada koordinasi adalah upaya memadukan, mengintegrasikan, menyerasikan dan menyelaraskan berbagai kepentingan dan kegiatan yang saling berkaitan beserta segenap gerak, langkah dan waktunya dalam rangka menciptakan tujuan dan sasaran bersama (Sepandji, 1998).
Koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan (Terry, 2008).
Menurut tinjauan manajemen, koordinasi menurut Terry meliputi : 1. Jumlah usaha baik secara kuantitatif, maupun secara kualitatif
2. Waktu yang tepat dari usaha-usaha tersebut
3. Directing atau penentuan arah usaha-usaha tersebut Sedangkan sifat-sifat koordinasi antara lain:
1. Koordinasi adalah dinamis, bukan statis.
2. Koordinasi menekankan pandangan menyeluruh oleh seorang manajer dalam kerangka mencapai sasaran.
3. Koordinasi hanya meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan.
Koordinasi sebagai proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organsiasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Tanpa
koordinasi, individu-individu dan departemen-departemen akan kehilangan pegangan atas peranan individu dalam organisasi. Individu akan mulai mengejar kepentingan sendiri yang sering merugikan pencapaian tujuan organisasi (Winardi, 1993).
Pakar lainnya mengemukakan rumusan koordinasi adalah pengembangan dan pemeliharaan hubungan-hubungan secara terpadu di antara kegiatan-kegiatan dalam suatu organisasi (Tosi dan Caroll, 1986).
Dari beberapa definisi itu, dapat diambil kesimpulan bahwa koordinasi merupakan salah satu alat utama bagi organisasi untuk mempercepat proses pencapaian tujuan. Koordinasi diperlukan pada semua tingkat kegiatan organisasi baik pada tingkat perencanaan, pelaksanaan, evaluasi maupun pengawasan.
Koordinasi memiliki beberapa prinsip sebagaimana dikemukakan oleh Handayaningrat (1984) bahwa sebagai azas organisasi, koordinasi adalah adanya kesatuan gerak dan keterpaduan kegiatan di antara unit-unit organisasi yang telah terbagi sesuai dengan pembagian tugasnya. Sedangkan sebagai fungsi manajemen, koordinasi merupakan tugas pokok yang harus dilaksanakan oleh pimpinan suatu organisasi karena bertindak sebagai unit yang dipimpinnya.
Pamudji (1994) mengemukakan hal dilakukan dalam suatu koordinasi antara lain: (1) koordinasi harus dimulai dari permulaan; (2) koordinasi adalah tahap yang kontinu; (3) sepanjang kemungkinan koordinasi harus merupakan pertemuan-pertemuan bersama; (4) perbedaan-perbedaan pandangan harus dikemukakan secara terbuka dan diselidiki dalam hubungan dengan situasi seluruhnya.