BAB II URAIAN TEORITIS
3.5 Struktur Organisasi
maupun posisi yang terdapat pada sebuah organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan-kegiatan operasionalnya dengan maksud untuk mencapai tujuan yang telah di tentukan sebelumnya.Begitu juga dengan keberadaan struktur
organisasi pada suatu hotel sangat penting. Hal ini dikarenakan, dengan adanya struktur organisasi pihak manajemen dan karyawan dapat mengetahui apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab serta mengetahui siapa yang menjadi pimpinan, siapa yang menjadi bawahan dan siapa yang menjadi rekan kerjanya.
Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana kegiatan manajemen, seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan diimplementaskan dan dikoordinasikan untuk mengetahui bagaimana bisnis tersebut dijalankan.
Pembagian kerja juga merupakan salah satu cara untuk membuat seseorang semakin terampil dalam menjalankan tugasnya.
Pentingnya suatu struktur organisasi dalam sebuah hotel membuat Hotel Emerald Garden Internasional Medan membentuk suatu organisasi untuk mengetahui susunan setiap bagian atau posisi dalam hotel tersebut. Struktur organisasi tersebut adalah sebagai Berikut penjelasan mengenai job description yang terdapat pada Hotel Emerald Garden Internasional Medan:
STRUKTUR ORGANISASI
1. Owner
Merupakan seseorang yang memiliki kedudukan tertinggi dalam struktur organisasi di Hotel Emerald Garden Internasional Medan.Secara keseluruhan operasional dalam pengoperasian sebuah hotel, seluruh department bertanggung jawab memberikan pelaporannya kepada owner.
2. General Manager
General maneger bertugas sebagai pemantau, penanggung jawab utama, dan turut sebagai konseptor dalam manajemen berlangsungnya operasional sehari-hari di hotel.General Manager tidak hanya memantau kinerja pegawai,namun seorang General Manager juga turut serta dalam kegiatan memberi pelayanan kepada tamu di saat hotel membutuhkan bantuan.
3. Executive Secretary
Sekretaris yang berfungsi sebagai manajer secara formal menjalankan fungsi manajer hotel.
4. Fornt Office Manager
Fornt office manager berfungsi dan bertanggung jawab penuh atas berlangsungnya seluruh kegiatan operasional di front office department. Di mulai dari mengawasi kegiatan reservasi, kinerja karyawan, jumlah tamu check in, check out, tamu VIP, serta informasi dan hal-hal berkembang.
5. Executive Housekeeper
Executive housekeeper bertanggung jawabdalam segala hal kelancaran kegiatan yang dilakukan pada housekeeping department. Tugas executive housekeeper adalah melakukan requitment karyawan, wawancara, melatih, mengawasi serta melakukan penilaian, evaluasi atau teguran terhadap
karyawan secara berkala.Menyiapkan job description dan standar operating procedure.Memberi penugasan dan arahan terhadap tugas-tugas yang harus dilakukan karyawan di bagian housekeeping.Membuat program pelatihan terhadap seluruh karyawan.
6. Food & Beverage Manager
Tugas dari food and beverage manager adalah memimpin breafing saat akan melalui operasional, membuat program kerja selama setahun, mengawasi pelaksanaan program, menerapkan kerja secara konseptual ke dalam bentuk operasional.
7. Sales Manager
Tugas sales manager adalah mendatangkan keuntungan bagi hotel, merencanakan program kerja dan langkah-langkah untuk mencapai target yang telah ditentukan hotel.
8. HRD Manager
Tugas divisi ini adalah mengatur proses penerimaan karyawan pegawai baru, membuat kontrak kerja, dan semua yang berhubungan dengan pegawai di hotel.
9. Purchasing Manager
Purchasing Manager mempunyai tugas dan wewenang untuk menyediakan barang untuk keperluan hotel. Tugas-tugas tersebut adalah mencari dan menganalisa calon supplies sesuai standar kualitas barang yang dibutuhkan hotel, membuat laporan pembelian dan mengeluarkan barang, bekerjasama dengan departemen terkait untuk memastikan kelancaran operasional hotel.
10. Financial Controller
Financial controller berperan langsung terhadap urusan keuangan dan persiapan operasional hotel termasuk laporan keuangan.Adapun tugas financial controller adalah membentuk, menganalisa dan menginterprestasikan data statistic maupun informasi keuangan di hotel.
Bertanggung jawab secara langsung untuk mengevaluasi kinerja staff maupun manajer bagian accounting di hotel. Menjaga sistem akuntansi dan pencatatan
transaksi maupun asset hotel
BAB IV PEMBAHASAN
4.1 Pelaksanaan SOP (Standard Operational Procedure) Laundry dalam Pencucian Pakaian Tamu di Hotel Emerald Garden Internasional Medan
Pada bab ini akan dibahas standart operasional membersihkan pakaian dan yang merupakan tugas departemen housekeeping, khususnya laundr section, ketika mau mengambil pakaian tamu yang ingin dicuci dari kamar.
Penanganan proses laundry pakaian dilakukan dengan mengikuti prosedur yang telah ditentukan suatu hotel. Agar dapat berjalan dengan baik dan memuaskan para tamu.
Hotel Emerald Garden Internasional Medan memiki Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam pelaksaan pencucian pakaian tamu, SOP tersebut adalah sebagai berikut :
1. Mengambil pakaian tamu
Pengambilan pakaian tamu diketahui dari informasi yang telah diberitahukan oleh room boy/maid kepada taking order yang ada di housekeeping room, atau juga dari tamu yang langsung menelpon ke Housekeeping room untuk segera mengambil pakaiannya yang ingin segera dicucikan. Kemudian, Housekeeping room memberitahukan informasi tersebut ke Laundry section.
Staff laundry kemudian menginformasikan segera di beritahukan kepada vallet agar segera mengambil pakaian yang akan dicuci di kamar tamu. Pada hotel Emerald Garden yang selalu menjadi vallet adalah mahasiswa/i atau siswa/i yang sedang praktek kerja lapangan.
2. Mengecek Laundry List
Langsung Masuk kekamar jika tamu tersebut tidak ada didalam dan melihat pakaian apa saja yang ada didaftar laundry list yang akan dicuci, kemudian masukkan kedalam laundry bag. Jika ada tamu didalam, sebelum masuk ketuk pintu 3 kali kemudian sebut identitas kita dihotel, jika ada jawaban segera masuk dan beri salam kemudia langsung melihat laundry list dan meletakkan pakaian ke laundry bag.
3. Memberi tanda pada laundry milik tamu
Sebelum pakaian dibawa ke laundry room sebaiknya diberi tanda menggunakan spidol atau pulpen di laundry bag tamu agar tidak tertukar dengan pakaian lain dan dimasukkan ke trolley, kemudian menuju lift hingga sampai ke laundry room.
4. Menyorter pakaian tamu
Penyorteran dilakukan oleh vallet juga karena di hotel Emerald garden Internasional Medan sangat kekurangan staff. Penyorteran dilakukan sesuai bahan, jenis, dan warna pakaian. Kemudian pakaian yang telah di sorter dimasukan ke mesin pencuci dan menambahkan chemical yang sesuai untuk pakaian tadi. Setelah dicuci, staff laundry memindahkan pakaian yang telah dicuci ke mesin pengering. Ini dilakukan hanya oleh staff karena pakaian tidak boleh dimasukkan ke mesin pengering sembarangan, karena harus pakaian yang akan dimasukkan ke mesin pengering harus sesuai bahan, dan jenis nya.
5. Pengepressan atau penyetrikaan
Penyetrikaan dilakukan vallet dikarenakan staff laundry sedang mengerjakan
pekerjaan yang lain. Penyetrikaan dilakukan menggunakan garment press.
Setelah di setrika kemudian diberi parfume setalah itu staff laundry akan segera mempacking dengan plastik agar terlihat rapi dan tidak kusut.
6. Pengantaran pakaian kekamar tamu
Pengantaran hanya dilakukan oleh staff laundry hotel karena bagian pengantaran berhubungan dengan uang. Sebelum masuk kamar kita mengetuk pintu dan ucapkan identias dihotel seperti pada poin pertama. Saat pengantaran pakaian tamungantar, staff harus lupa untuk membawa billing, kemudia billing tersebut diberikan oleh tamu agar tamu menandatanginya, jika tidak tamu bisa juga langsung membayar cash laundry tersebut, dan staff laundry menginformasikan kepada housekeeping room jika laundry sudah dibayar dengan cash.
Berdasarkan hasil praktek kerja lapangan bahwa proesdur pelaksanaan pencucian pakaian tamu sudah berjalan dengan baik, namun terdapat kekuranagan pada poin ketiga dan kesatu yaitu tidak adanya lubang laundry yang memudahkan kelancaran operasional laundry dan juga kurangnya staff sangat menjadi masalah pada laundry section, dimana vallet dilakukan oleh anak-anak PKL yang juga melakukan proses penyorteran, proses pencucian, sampai pengepressan, sehingga terjadi keterlambatannya dalam prosse pencucian dan menyebabkan complain dari tamu yang mencuci pakaiannya di hotel.
pada laundry section memiki beberapa kekurangan didalamnya, sehingga menyebabkan kesalahan dan ketidaklancaran pada saat proses laundry.
Kekurangan yang dimiliki seperti :
1. Kurangnya Staff
Dalam laundry section di Hotel Emerald Garden Internasional Medan hanya memiliki 2 staff dan 2 shif kerja, dimana satu staff bekerja dalam satu shif, yaitu shif pagi dan shif sore. Ini sangat menjadi masalah dalam laundry section, karena satu staff yang bekerja harus melakukan banyak tugas dan tanggung jawab yang seharusnya dikerjakan oleh beberapa orang. Hal ini menyebabkan lamanya proses pencucian, tidak bersih nya proses pencucian, dan complain.
2. Tidak Ada Lubang Laundry
Setiap Floor yang ada di Hotel Emerald Garden Internasional Medan tidak memiliki lubang laundry, sehingga membuat pekerjaan menjadi lama dikarenakan harus menggunakan trolley dan lift. Jika lift rusak atau penuh maka proses pekerjaan laundry menjadi terhambat. Hal ini tidak hanya menyebabkan ketidaklancaran untuk laundry section saja tetapi untuk departemen lain saja, sehingga lubang laundry sangat diperlukan dan harus ada di setiap Hotel.
4.2 Proses Pencucian Pakaian Tamu
Adapun tata urutan yang harus dilakukan dalam pengambilan laundry tamu atau pakaian tamu oleh vallet. Urutan tersebut adalah sebagai berikut :
1. Pertama-tama yang harus dikerjakan adalah tamu yang meminta secara langsung ke roomboy/maid untuk segera melaundry pakaiannya, atau tamu yang menelpon dari dalam kamarnya ke housekeeping office untuk meminta agar pakaianya yang akan dilaundry segera di cucikan, dan dari housekeeping office memberitahukan kepada laundry section untuk
mengambil pakaian yang imgin dilaundry oleh tamu tersebut.
2. Lihat laundry list, dan masukan pakaian yang akan dicuci ke laundry bag, kemudian bawa ke laundry section.
3. Memberi tanda pada pakaian tamu agar tidak tertukar dengan pakaian lainnya.
4. Menyorter jenis pakaian tamu dan bahan pakaian agar hasil cuciannya baik dan memuaskan
5. Kemudian masukkan pakaian tamu tersebut kemesin pencuci(washing machine) dan juga masukkan chemicalsnya.
6. Mengeringkan pakaian tamu dengan drying tumbler, jika pakaian mewah seperti jas, atau pakaian yang tidak tahan dengan air seperti wool dan sutra harus menggunakan dry cleaning.
7. Setrika pakaian tamu dan setelah selesai disetrika bungkus pakaian tamu agar keliatan lebih rapi dan bagus
8. Kemudia antar pakaian tamu tersebut kekamarnya dan membawa billing 9. Sebelum masuk kamar ketuk pintu tiga kali dan menyebutkan identias diri,
apabila ada jawaban dari dalam, tunggu sampai dibukakan oleh tamu. Begitu pintu dibuka, ucapkan salam dan memberikan pakaian tamu yang tekah dilaundry tadi, kemudian memberikan billing dan meminta tamu untuk mendatangani billing tersebut.
Berdasarkan hasil praktek kerja lapangan yang dilakukan, dalam SOP pencucian pakaian tamu,valet sudah melakukan prosedur dengan baik tetapi karena staff laundry hanya satu, pekerjaan menjadi lebih lambat dan sering melupakan poin nomer tujuh yaitu mempresser(setrika). Proses menyetrika
sering terjadi hasil yang kurang rapi.
4.1.2 Penggunaan Mesin-mesin Laundry 1. Mesin Pencuci (washing machine)
Mesin ini biasanya dioperasikan secara otomatis, akan tetapi masih banyak mesin-mesin lama yang dioperasikan secara manual. Didalam mesin ini akan terjadi suatu proses pembasahan dan penyabunan (aksi kimia) dan sekaligus proses bantingan yang disebabkan gerak putar dari drum mesin (aksi mekanik). Pada aksi mekanik ini pakaian akan diputar bolak-balik seolaholah dibanting dan gerakan berputar inipun memungkinkan air akan ikut berg erak menembus serat kain, sehingga kotoran akan lepas dari kain yang dicuci.
Mesin cuci ini juga berfungsi sebagai mesin pembilas pada saat mencuci pakaian maupun mencuci pada cucian lainnya. Mesin ini dilengkapi dengan:
1. Kran air dingin dan air panas untuk mencuci 2. Kran steam yang dapat memanaskan cucian 3. Timer/pengatur waktu
4. Temperatur/pengatur panas
5. Level/pengukur tinggi air dalam mesin 6. Kran pembuangan air
7. Pintu untuk memasukkan dan mengeluarkan cucian 8. Kunci pemutar mesin
9. Kotak untuk memasukkan chemical / bahan pembersih untuk mencuci 2. Mesin Pemeras (extractor machine)
Mesin ini berfungsi sebagai mesin pemeras, pada proses pemerasan ini pakaian akan diputar dengan kecepatan tinggi, sehingga air yang membasahi
pakaian akan tersedot keluar dan pakaian menjadi lembab. Jangka waktu proses pemerasan ini disesuaikan dengan jenis dan keadaan material yang diperas, makin tebal material pakaian tersebut maka waktu pemerasannyapun lebih lama. Mesin pemeras ada yang menjadi satu pada mesin cuci tetapi ada juga yg terpisah dari mesin cuci, mesin ini disebut extractor machine. Mesin ini dilengkapi dengan :
1. Saklar ON/OFF untuk menghidupkan dan mematikan mesin 2. Rem, untuk menghentikan mesin, setelah selesai proses pemerasan 3. Pintu masuk dan keluarnya cucian
4. Kran pembuangan air
3. Mesin Pengering (drying tumbler)
Mesin ini digunakan untuk mengeringkan pakaian yang sudah diperas.
Proses pengeringan ini dilakukan dengan cara menghembuskan udara panas kedalam drum mesin yang sedang berputar. Udara panas ini biasanya dihasilkan dari pembakaran gas, steam (uap panas) atau element electric.
Mesin ini dilengkapi dengan : 1. Kran steam (pemanas cucian) 2. Temperatur (pengukur panas) 3. Timer (pen gatur waktu) 4. Pintu masuk dan keluas cucian 5. Filter Kotoran cucian
4. Mesin Pelicin (pressing machine)
Mesin pelicin/press terdiri dari bermacam jenis atau fungsi, dan bisa kita bedakan sebagai berikut:
1. Mesin Press Panas (Garment Press):
1. Setrika biasa (Electric Iron)
Setrikaan ini menggunakan daya listrik (element) sebagai sumber panasnya, dan dioperasikan secara manual (dengan tangan).
2. Garment Press
1. Collar dan cuff Press
Untuk melicinkan kerah dan Pergelangan tangan kemeja panjang.
2. Utility Garment Press
Untuk melicinkan celana bagian bawah.
3. Hand Iron Steam
Setrika ini seperti electric iron, tetapi menggunakan steam (uap panas) sebagai pemanasnya seterika ini digerakkan dengan tangan biasa.
Mesin ini dilengkapi :
1. Pengatur panas/temperature 2. Kran steam
3. Penyemprot steam/air 4. Padding dengan covernya 5. Karet bantalan/alat seterika 6. Padding untuk lengan
7. Pedal steam untuk untuk menggemboskan 4. Suxy Q Press / Body Former.
Mesin yang digunakan untuk membentuk badan dari jas/mesin yang dipakai untuk melicinkan jas dan sejenisnya.
Mesin ini dilengkapi dengan:
1. Clip stainlessteel muka dan belakang 2. Stick untuk lengan
3. Kran steam
4. Pedal untuk mengeluarkan steam dengan angin 5. Tombol ON/OFF
6. Tombol otaomatis 7. Timer
8. Kayu penjepit 5. Mesing Mangler
Mesin ini sering juga disebut dengan roller, ironer yang digunakan untuk mengepress bahan yang berbentuk lembaran, seperti sheet (sprei), pillow case (sarung bantal), taplak meja (table cloth), napkin (serbet) dan lain-lain.
Mesin ini dilengkapi dengan : 1. Kran Steam
2. Temperatur
3. Pengatur kecepatan
4. Tombol ON/OFF untuk menghidupkan dan mematikan mesin 5. Dua pedal untuk merapatkan bantalan
6. Dua pedal untuk merenggangkan bantalan 7. Pengaman otomatis
8. Silinder 9. Padding
10. Belt, Sabuk pengikat silinder
6. Mesin Penghilang Noda (spooting board machine)
Mesin ini digunakan untuk menghilangkan noda-noda pada pakaian dengan memakai berbagai jenis spot removal. Sistem kerja dari mesin dengan memakai steam, penghisap (vacuum) dan angin penyemprot (kompresor). Spoting ini dilakukan sebelum pakaian dicuci, sehingga pada saat dicuci noda sudah tidak ada lagi.
Alat ini dilengkapi dengan :
1. Hand brush: sikat tangan dengan bahan nilon 2. Chemical (Obat pembersih noda)
3. Spatula, seperti pipa untuk merokok terbuat dari gading gajah, khusus dipakai sebagai alat pembersih noda pada cucian-cucian yang halus seperti wool, sutera dan cucian lain sejenis).
7. Mesin Pemberi Tanda (polimark machine)
Mesin ini digunakan untuk memberi tanda (marker) pada semua cucian yang akan dicuci agar tidak tertukar antara pemilik yang satu dengan yang lain.
8. Mesin Dry Cleaning
Mesin ini digunakan untuk mencuci pakaian yang mewah, seperti baju pesta atau jas dan bahan yang tidak tahan jika dicuci dengan air seperti wool, sutra dan bahan lain yang tipis. Media pencuci dari mesin ini adalah Solvent (Percloro Ethyline), solvent dapat dipakai ber(l)ulang-ulang. Jika solvent sudah mulai kotor dapat disaring kembali dan digunakan kembali. Mesin ini dilengkapi dengan :
1. Washer /pencuci 2. Extractor/pemeras
3. Dry tymbler/pengering 4. Kran steam
5. Air 6. Angin 7. Filter
8. Button trap : perangkap kancing 9. Still : alat suling untuk distilasi
10. Muck coocker : Tempat untuk memasak solvent kotor 11. Flow line : Pipa-pipa saluran
12. Tombol otomatic dan manual 13. Storage tank: tangki solvent
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Laundry section merupakan bagian dari Housekeeping departmen yang bertugas mencuci linen-linen yang ada di hotel dan mencuci pakaian tamu. Proses pencucian yang dilakukan laundry section harus mengikuti prosedur ketentuan yang telah menjadi standar hotel atau disebut standar operasional prosedur.
Kebersihan, kerapian, serta ketepatan waktu merupakan target seorang laundry section dalam melaksanakan tugasnya. Perlunya staff yang cukup agar tugas dan tanggung jawab dalam operasional laundry section berjalan dengan baik.
5.2 Saran
Berdasarkan pengalaman penelitian serta analisis terhadap data-data yang diperoleh selama penelitian di Hotel Emerald Garden Internasional Medan, maka saya sebagai penulis ingin memberikan beberapa saran mengenai operasional prosedur yang berlaku pada hotel tersebut. Dimana standar operasional prosedur karyawan sudah berjalan dengan baik dan semestinya, namun tidak adanya lubang laundry dan untuk jumlah staff yang ada pada laundry section sangat disayangankan, karena dengan mesin-mesin dan peralatan laundry yang ada, tetapi tidak bisa digunakan dengan semaksimal mungkin karena hanya ada dua staff yang bekerja. Jadi harus menambah staff ke laundry section agar menghindari ketidaklancaran dalam operasional pencucian dan complain dari para tamu.
Mengingat sekarang sedang ada wabah COVID-19, dengan demikian standard operasional prosedur harus ditingkatkan.
DAFTAR PUSTAKA
Bagyono, 2006. Manajemen Housekeeping Hotel Bandung: Alfabeta.
Rumekso, 2006. Housekeeping Hotel, Yogyakarta: Andi.
Sulastiyono. (2011). Manajemen Penyelanggaraan Hotel. Bandung:
Alfabeta.
Nyoman.S. Pendit. 2005. Ilmu Pariwisata Sebuah Pengantar Perdana.
Jakarta : Pradya Paramita
Nawar, A. (2000). Operasional tata graha hotel (Hotel Housekeeping Operational). Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.
Moekijat. 2008. Adminitrasi Perkantoran. Bandung: MandarMaju.
Atmoko, Tjipto. 2011. Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. Unpad, Bandung https://www.ilmuperhotelan.my.id/2020/04/standard-operasional-procedur-sop.html di unduh tgl 5 july 2020 14:32 WIB