BAB III PEMBAHASAN
B. Pengertian Sekretaris
Kata sekretaris menurut Rosidah dan Ambar ( 2005:12 ) berasal dari bahasa Latin, yaitu secretum yang artinya rahasia dan orang yang memegang rahasia. Dalam bahasa Prancis disebut secretaire , dalam bahasa Belanda disebut
secretaries dan dalam bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata
secret yang artinya rahasia. Oleh karena itu sekretaris dalam kerjanya harus dapat
menyimpan rahasia kantor maupun rahasia pimpinan untuk melakukan pekerjaan kesekretariatan.
Definisi diatas mengundang banyak pengertian mengenai seorang sekretaris. Menurut Rosidah dan Ambar ( 2005:13 ) ada beberapa pengertian sekretaris menurut beberapa ahli, antara lain :
a. M. Braum dan Ramon dari Portugal dalam Hand Book for Goverment Secretary Steno-Grapher , mendefinisikan, secretary is an assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receivers visitors, checks of his official engagements or appointments, and performs many order related duties that increase the effectiveness of the chief ( sekretaris adalah seorang asisten dari kepala pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan konsep surat-menyurat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinan mengenai kewajiban resminya yang berhubungan dengan pekerjaan kantor guna meningkatkan efektivitas pimpinan).
b. H.W.Fowler dan F.G.Fowler dalam Management of Secretary mendefinisikan sekretaris a person employed by another to assist in corespondence, literary, getting information and other confindential matters ( yang artinya sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis menulis, mendapatkan informasi dan masalah rahasia lainnya ).
c. La Rose dalam Top Secretary , sekretaris adalah seorang asisten pimpinan yang memiliki keahlian dalam mengurus kantor, bertanggungjawab terhadap pekerjaan, mempunyai inisiatif dan penuh pertimbangan dalam mengambil keputusan.
d. Alvina Truet Burvows Cs , bahwa Secretary is some ones who writes letter and keeps records for person, company, etc.
Jabatan sekretaris merupakan jabatan profesional yang bisa dikembangkan karena dalam pekerjaannya sekretaris membutuhkan keahlian dan keterampilan khusus yang diperoleh dengan mengikuti jenjang pendidikan secara formal. Sekretaris dalam menjalankan profesinya haruslah memiliki karakter sifat yang berdasarkan pada keinginan untuk menjadi sekretaris yang dapat dipercaya dan diandalkan. Komponen karakter yang positif pada saat bekerja sangat berhubungan dengan profesi sekretaris , karena ruang lingkup sekretaris yang begitu luas dalam berbagai status sosial, latar belakang, kedudukan, serta hal lain yang mengharuskan sekretaris mampu berfikir positif.
1. Secara primer, yang mencakup beberapa hal tentang bagaimana sifat dan kepribadian seorang sekretaris (seperti : rapi, sopan, etika baik, disiplin, dan berkarakter). Selain itu juga memuat keterampilan yang dimiliki serta minat dan tanggungjawab tinggi terhadap pekerjaan dan profesinya. Hal ini merupakan karakter pokok yang harus dimiliki seorang sekretaris dalam dirinya.
2. Secara sekunder yang mencakup kepribadian dalam mengatur waktu, kemampuan dan kesanggupan untuk menyelesaikan tugas secara profesional, serta penuh dedikasi tinggi dalam melaksanakan tanggungjawabnya. Selain itu juga kesanggupan dalam menjaga rahasia perusahaan. Dalam hal ini sekretaris harus menjadi pemegang rahasia yang baik demi menjaga rahasia penting perusahaan karena dalam pekerjaan sekretaris berhubungan langsung dengan pimpinan perusahaan yang mengelola suatu perusahaan. Dan apabila rahasia perusahaan diketahui masyarakat luas akan sangat merugikan bagi perusahaan.
Jenis-Jenis Sekretaris
Pekerjaan Sekretaris berkembang dan bertambah banyak seiring dengan tingkat kedudukan sekretaris itu sendiri serta penugasan dari pimpinannya. Pada saat menjadi pegawai baru barangkali tugas yang diberikan pimpinan/lembaga hanya terbatas. Seiring dengan perkembangan organisasi dan tingkat intelegasi (kemampuan dan keterampilan) yang dimilikinya, kemungkinan pekerjaan akan bertambah. Hal ini akan memberikan tingkat kedudukan sekretaris.
Terdapat 4 jenis Sekretaris yang dapat dibedakan berdasarkan pada kedudukan, wewenang, tanggungjawab dan tugas yang menjadi bebannya (Rosidah dan Ambar, 2005:14 ), yaitu :
a. Sekretaris Organisasi (Instansi)
Yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai office manager yang mencakup semua aspek kegiatan kantor. Yang dimaksud disini adalah sekretaris yang tidak semata-mata membantu pimpinan tetapi juga memberikan bantuan kepada keseluruhan organisasi baik melakukan urusan yang berhubungan dengan tata warkat maupun unsur administrasi, yang meliputi keorganisasian, manajemen, komunikasi (tata hubungan), personalia (tata kepegawaian), financial (tata keuangan), material (tata perbekalan), serta relasi publik (tata kehumasan). Karena secara formal pekerjaan sekretaris dapat meliputi keseluruhan ruang kantor. Sekretaris organisasi dapat disebut executive secretary , yang artinya sekretaris harus paham akan tujuan-tujuan, prinsip-prinsip, azas-azas, manajemen serta organisasi dengan baik. Dalam hal ini sekretaris dituntut mengerti dan memahami mengenai urusannya sehingga mampu merencanakan, menyusun struktur dan tata organisasi sekretariat dengan baik.
b. Sekretaris Pimpinan
Yaitu sekretaris yang berperan sebagai pembantu pimpinan dan tangan kanan pimpinan dalam urusan warkat. Berfungsi melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan korespondensi, pengarsipan,serta menmbuat undangan pertemuan. Secara khususnya ada fungsi sekretaris pimpinan dalam hal tugas yang menyangkut penghimpunan, pencatatan, pengelolaan, pengadaan,
c. Sekretaris Eksekutif
Yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai manajer karena secara formal menjalankan fungsi manajer eksekutif yaitu memiliki bawahan atau pegawai. Sekretaris eksekutif biasanya mempunyai satu unit organisasi, misalnya Sekretaris Yayasan, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Inspektorak Jendral.
d. Sekretaris Pribadi
Yaitu sekretaris untuk seorang pimpinan yang berperan semata-mata sebagai pembantu pribadi yang berkaitan dengan kantor tempat bekerja. Sekretaris pribadi harus mampu mencegah pimpinan agar jangan kelebihan beban yang kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi dalam mengatur kantor. Contoh sekretaris pribadi yaitu Sekretaris Direktur, Sekretaris Rektor, Sekretaris Manajer.
Keempat jenis sekretaris tersebut memiliki beban tugas secara formal tergantung pada wewenang yang diberikan oleh pimpinannya. Dalam pelaksanaan sehari-hari seorang sekretaris harus bisa menjalankannya dengan berbagai keterampilan teksnis maupun non teknis. Adapun tugas seorang sekretaris secara umum dikelompokkan menjadi 4 kegiatan (Rosidah dan Ambar, 2005 : 24) antara lain :
1. Tugas rutin, yakni tugas yang tidak memerlukan perintah khusus, perhatian khusus. Misalnya : tugas pengurusan surat, menerima tamu, tata kearsipan, menerima telepon dan membuat jadwal kerja pimpinan.
2. Tugas khusus, yaitu tugas yang memerlukan perintah atau sesekali pimpinan menginginkan sekretaris menggunakan pertimbangan dan pengalaman dalam menyelesaikan tugasnya. Misalnya mengirim faximile .
3. Tugas kreatif, yaitu tugas yang berasal dari inisiatif sekretaris itu sendiri yang dapat menunjang kelancaran kerja pimpinan. Untuk menjadi kreatif maka perlu membangun kompetensi-kompetensi yang diperlukan seperti kemampuan intelektual, kemampuan sosial, dan kemampuan spiritual.
4. Tugas untuk melakukan hubungan dan kerjasama yang meliputi hubungan kerjasama dengan di dalam organisasi, dan hubungan kerjasama dengan dunia luar.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ada beberapa sekretaris. Setiap sekretaris berbeda-beda tugas dan tanggungjawabnya. Peranan sekretaris dalam aktivitas kantor meliputi tugas-tugas atas ruang lingkup fakultas. Adapun beberapa tugas rutin sekretaris pada Fakultas Ekonomi
a. Menjaga kenyamanan dan kerapian ruang lingkungan kerja. b. Menerima dan melayani tamu.
c. Menelepon dan menerima telepon , serta mencatat pesan-pesan yang masuk lewat telepon.
d. Mengetik laporan harian.
e. Mencatat janji-janji serta menyusun acara kerja harian pimpinan. f. Menyusun jadwal perjalanan dinas pimpinan.
g. Mewakili pimpinan dalam berbagai acara penting atau pertemuan penting yang ada kaitannya dengan Fakultas Ekonomi.
Seorang sekretaris yang ingin sukses dalam menjalankan tugasnya apabila ada relasi personal dirinya dengan pekerjaan, seperti bekerja dengan menikmati
menghargai pekerjaannya. Ada beberapa kiat yang bisa menolong dalam kesuksesan pekerjaannya tersebut (Maurus, 2003 :133) antara lain :
1. Keinginan untuk bekerja lebih baik lagi 2. Tanggap terhadap sesuatu
3. Tertarik untuk menggali bakat terpendam 4. Rasa ingin tahu yang kuat terhadap pekerjaan
5. Penuh perhatian untuk memahami sesuatu secara menyeluruh 6. Konsentrasi untuk menekuni sesuatu secara mendalam
7. Kerja keras dan semangat dalam melaksanakan pekerjaan 8. Sabar untuk mempelajari pekerjaan secara terperinci 9. Optimis dalam mempercayai diri sendiri
10. Bekerjasama dengan karyawan/pegawai lainnya
C. Peranan Pengembangan Kepribadian Untuk Menjadi Seorang Sekretaris Profesional
Pengembangan Kepribadian untuk seorang sekretaris sangatlah penting. Fungsi pengembangan kepribadian untuk sekretaris pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan untuk meningkatkan mutu dan kualitas setiap sekretaris. Hal ini perlu dalam rangka peningkatan karir, menggali potensi-potensi demi sukses diri pribadi, dan agar dalam melaksanakan pekerjaan dapat berjalan dengan lancar. Pengembangan kepribadian ini dapat meningkatkan dalam bidang kesekretariatan seperti kemampuan untuk dapat mengerjakan bermacam-macam tugas pekerjaan secara bertanggungjawab, memunculkan kepribadian yang menarik, serta kemauan yang kuat untuk bekerja secara profesional.
Kepribadian dapat diartikan dengan personality yang dapat diamati dari sikap, perilaku, tutur kata, dan perbuatan baik dalam pelaksanaan tugas profesi maupun hubungan interpersonal sehari-hari diruang lingkup kerja dan kalangan masyarakat luas. Personality ini merupakan pesona seseorang untuk menutupi dirinya dari sifat atau karakter yang kurang baik, agar secara visual nampak baik dikalangan masyarakat. Berdasarkan hal tersebut maka kepribadian dapat dilatih dan perlu dikembangkan. Kepribadian bisa menjadi modal yang menguntungkan ataupun menjadi defisit yang tidak dapat dibayar. Kepribadian yang positif akan lebih terhormat dan dapat diterima dimana pun juga (Rosidah dan Ambar, 2005:58). Pada umumnya kesan perilaku yang positif akan memunculkan image serta penilaian yang positif dari oranglain.
Sifat-sifat yang perlu dikembangkan oleh seorang sekretaris dalam upaya peningkatan kepribadiannya (Rosidah dan Ambar, 2005 : 62), antara lain :
1. Congeniality, sikap ini ditunjukkan dengan menjalankan jabatannya sebagai
suatu tantangan. Tantangan dan masala dalam kerja merupakan bagian integral dalam kehidupan.
2. Compability , kemampuan untuk berhubungan dengan oranglain. Artinya
bahwa seorang sekretaris harus berusaha mendapatkan kesenangan dalam berhubungan dengan oranglain dalam bidang pekerjaannya.
3. Loyality, kesadaran bahwa sekretaris adalah orang kepercayaan pimpinan dan bangga terhadap kepercayaan yang diberikan sehingga tidak ada niat untuk mengkhianati kepercayaan yang diberikan, serta juga menjaga hubungan kerja, bisnis dengan pimpinannya.
4. Salesmanship, artinya seorang sekretaris harus berusaha seolah-olah sebagai orang yang menjual, dalam artian sekretaris mewakili perusahaan dalam hubungan dengan orang lain. Dengan kata lain mewakili publik relation.
5. Poise, kemampuan untuk menguasai diri bagi sekretaris sangatlah penting.
Seorang sekretaris harus bisa mengontrol pikirannya, misalnya tidak mudah bingung, emosi, menjaga perkataannya, terperamen dll.
6. Dependability . Seorang sekretaris harus bisa memberikan pertimbangan yang bijak. Dimana sikap selalu siap menerima pekerjaan ketika pimpinannya membutuhkan jasa, meskipun hal tersebut menghabiskan waktu istirahatnya. 7. Cooperativeness . Sekretaris harus menyadari bahwa keberhasilan tergantung
pada kelompok kerja. Maka harus mampu bekerjasama dengan semua pegawai untuk kelancaran perusahaan.
Bidang Pengembangan Kepribadian
Menurut Nuraeni Nani (2008:86) ada beberapa bidang yang dapat dikembangkan dalam diri seorang sekretaris, yaitu :
1. Integritas Diri
Integritas diri adalah sikap yang melekat pada diri, yang membuat pribadi mampu bekerja secara utuh, terampil, tak terpecah antara prinsip dan tindakan, antara sikap dan perbuatan. Integritas diri dapat dicapai dengan mengambil prinsip-prinsip hidup yang benar, lalu dipraktekkan sebagai pegangan hidup secara konsisten.
2. Kedisiplinan
Disiplin adalah sikap menundukkan diri pada prinsip hidup yang dipegang. Untuk mencapai disiplin diri, harus mampu menjauhkan diri dari keinginan
negatif, minat sesaat, cita-cita kosong dan anggapan sepele terhadap peraturan pekerjaan. Kedisiplinan yang dimaksud dapat berupa ketepatan waktu dalam mengerjakan tugas serta kedisiplinan dalam aturan-aturan perusahaan.
3. Kegigihan dan Kebijaksanaan
Gigih berarti mau melakukan pekerjaan dengan niat dan usaha yang keras meskipun pekerjaan tersebut berat. Dengan sikap gigih, pribadi seseorang dituntut untuk memiliki tekad yang kuat serta motivasi yang kokoh dalam diri. Bijaksana berarti berani mengambil resiko, tetapi sudah mempertimbangkan dengan matang segala konsekuensi positif dan negatifnya. Dengan kebijaksanaan, seseorang harus berani mengambil inisiatif sendiri, berani memulai sesuatu yang baru, serta berani merintis yang belum ada dengan menyadari dan mengetahui resiko dan konsekuensinya. 4. Etika Kerja
Etika kerja adalah ruang lingkup mengenai tata cara serta moral seorang sekretaris yang berdampak bagi pribadinya. Etika kerja membantu dalam mengembangkan diri dan kemampuan dalam membangun hubungan dengan oranglain seperti : memeberi salam dengan sopan, menolong karyawan baru atau karyawan lainnya, bekerja sama, bergaul secara sopan dengan pimpinan atau karyawan, tidak melakukan bisnis pribadi yang dapat menganggu pekerjaan dikantor, dan menjaga kenyamanan karyawan atau tamu serta memahami etiket yang baik sebagai sekretaris.
5. Kecerdasan Logika
logikanya dalam menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan emosi yang tinggi dalam pengambilan keputusan, untuk mencapai tujuan.
Tahap-Tahap Untuk Membentuk Pengembangan Kepribadian
Untuk melakukan pengembangan kepribadian seorang sekretaris pada Fakultas Ekonomi dilakukan beberapa tahapan penting agar tercapainya tujuan pengembangan kepribadian tersebut. Menurut Sulistiyani ( 2003:64 ) adapun tahap-tahap membentuk pengembangan kepribadian sekretaris, diantaranya : 1. Pergaulan Diri
Pergaulan diri artinya mampu mengenali diri sendiri, baik dari segi positif untuk dijadikan kekuatan ataupun dari segi negatif untuk mengenali keterbatasan diri. Dalam tahapan ini setiap sekretaris di Fakultas Ekonomi harus mampu mengetahui sisi positif yang ada pada diri, kemudian lebih mengembangkan untuk menekan segala keterbatasan yang ada, sehingga tidak muncul rasa rendah diri atas keterbatasan yang dimiliki, karena setiap sekretaris pastinya memiliki keterbatasan dalam suatu hal.
2. Mencerminkan Pribadi Unggul
Dalam tahap ini sekretaris harus mampu berbuat sesuatu untuk mencerminkan kepribadian serta keunggulannya seperti menunjukkan kreatifitas serta meningkatkan kinerja untuk mencapai hasil yang terbaik dalam pekerjaan didalam kantor.
3. Melaksanakan Cara Untuk Mengembangkan Diri
Melaksanakan cara untuk mengembangkan diri seperti : menilai diri secara detail, berani menanggung resiko dan tidak takut salah, serta memperluas wawasan dan keterampilan dalam bidang sekretaris.
Setelah diilakukakannya tahapan-tahapan pengembangan kepribadian, perlu memperhatikan setiap prosesnya agar berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan. Adapun rumusan yang sederhana untuk memudahkan dalam membentuk kepribadian seorang sekretaris yaitu ABCC yang meliputi Appearance, Behaviour, Character, and Capability (Rosidah dan Ambar, 2005: 61 ), antara lain :
1. Good Appearance
Bukan berarti cantik dalam wajah, tetapi merangkum segala keluwesan dan kesopanan dalam tindakan, penampilan, dan juga harus dapat diterima dalam lingkungan kantor di tempat bekerja. Artinya Sekretaris di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus menampilkan etiket yang baik yang dapat dilihat dari tutur kata, keramah-tamahan, kesopana, cara berpakaian dan berdandan. Hal ini dapat mencerminkan kepribadiannya terhadap ruang lingkup kerja dan masyarakat luas. Appearance berarti perwujudan penampilan lahiriah seseorang, apakah gembira, kagum, sedih, dll yang mana dapat dibaca dari roman muka. Sekretaris perlu tahu bahwa roman muka adalah manifestasi dari pribadinya. Dan roman muka yang cerah, serta ramah adalah undangan dan penilaian positif dari setiap orang yang memandangnya. Maka dari itu, seorang sekretaris harus mampu memanifestasikan dirinya dengan sebaik mungkin.
2. Good Behavior
Berarti tingkah laku yang baik. Setiap sikap atau gerak mempunyai nilai yang beraneka ragam. Ada tingkah laku yang ceroboh, cekatan, kasar, halus,
ada hukumnya, hanya berupa tidak disenangi oleh oranglain. Pelajaran terhadap tingkah laku merupakan hukum etika, dan perlu diketahui bahwa hukum etika sangat tergantung pada waktu, tempat, dan suasana. Artinya seorang sekretaris harus mampu menempatkan perilakunya yang sesuai. Sebagai pedoman bagi sekretaris di Fakultas Ekonomi untuk menuju good behavior adalah berupaya menjadikan diri sendiri menjadi pribadi yang disenangi oleh siapa saja, kapan saja, dimana saja, dan dalam suasana apapun juga.
3. Good Character
Seorang sekretaris dituntut mempunyai karakter (sifat) yang baik dalam pergaulannya, terlebih hubungannya kepada pimpinan atau lembaga di tempat bekerja. Artinya sekretaris harus memiliki sifat-sifat baik yang melengkapi penilaian kepribadian sekretaris tersebut, misalnya : kejujuran, pikiran positif, taat ibadah, bijaksana, supel, menghargai oranglain, bekerja keras dengan tulus dan penuh semangat.
4. Good Capability
Kecakapan atau kemampuan sangat dibutuhkan untuk melakukan segala pekerjaan dalam tugasnya bahkan kehidupannya sebagai seorang sekretaris. Oleh karena itu, sekretaris harus meningkatkan kemampuannya untuk meningkatkan kelancaran pekerjaan dan perkembangan organisasi ataupun perusahaannya. Seorang sekretaris harus mempunyai kemampuan yang mencakup intelektualitas dan skill untuk menjadi sekretaris yang profesional. Sekretaris yang mempunyai intelektualitas yang tinggi akan mampu menyelesaikan masalah dengan cepat serta tanggap dalam menentukan apa
yang seharusnya dikerjakan. Kemampuan seperti kemampuan administrasi maupun manajerial sangat menunjang perkembangan lembaga tempat bekerja. Disamping itu sekretaris juga dituntut memiliki skill non teknis, misalnya kemampuan mengendalikan sikap, perilaku, kreativitas, komunikasi, inisiatif yang berkenaan terhadap hal-hal yang erat kaitannya dengan keseharian di kantor.
Selain rumusan ada juga beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengembangkan kepribadian bagi seorang sekretaris profesional ( Titiek dan Kristanto, 2004 : 30 ), antara lain :
a. Menumbuhkan rasa berani bertanggungjawab
Seorang sekretaris harus mampu menyelesaikan tugasnya yang didasari oleh norma-norma formal yang berlaku. Sehingga dalam melaksanakan tugas dan pekerjaannya, sekretaris hendaknya menunjukkan komitmen dan tanggungjawab penuh terhadap pekerjaannya, apalagi yang berhubungan dengan relasi eksternal atau rekan kerja dari luar perusahaan. Untuk itu sekretaris harus melatih kemampuan bekerja mandiri tanpa pengawasan. b. Mengembangkan pengetahuan
Sekretaris profesional bisa menjadi kunci sukses perusahaan, apabila memiliki pengetahuan dan berwawasan luas. Pengetahuan yang dimaksud tersebut dibidang kesekretariatan seperti : kemampuan menggunakan teknologi informasi yang semakin maju, mampu berkomunikasi dengan bahasa yang baik dan benar, mampu memprioritaskan tugas dan tanggungjawabnya, serta mampu meningkatkan wawasan pengetahuan demi
kelancaran dalam menjalankan tugasnya. Selain itu juga terdapat pengetahuan tentang visi dan misi perusahaan.
c. Memiliki kemauan dan minat dari dalam diri untuk mengembangkan dan dikembangkan. Dengan minat untuk berkembang akan lebih mudah menerima masukan-masukan dan pelatihan. Dan dengan kemampuan untuk dikembangkan seseorang memiliki modal melalui sistem atau metode yang nyata, terarah serta bermanfaat.
d. Menggunakan gaya bahasa yang positif
Sebagai sekretaris yang sering berkomunikasi dengan orang banyak, maka dituntut untuk menggunakan gaya bahasa yang positif, sehingga akan membuat oranglain merasa dihargai. Sedangkan apabila dengan mengguanakan gaya bahasa yang negatif seperti berbahasa yang kasar akan membuat orang merasa tidak dihargai. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik menggunakan bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik. Sekretaris dituntut untuk memilih kata dan menyusun kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya.
e. Mengembangkan dinamika pribadi
Untuk dapat mengembangkan dinamika pribadi, keterampilan diri yang perlu dilatih atau dikembangkan diantaranya keterampilan mengungkapkan ide-ide yang dimiliki, keterampilan menunjukkan perilaku yang tegas, anggun, serasi, dan berwibawa, serta kemampuan melaksanakan nilai tata karma dan etika yang berlaku dilingkungan kerja. Pengembangan dinamika pribadi dapat berupa pengembangan ahlak dan tata krama seorang sekretaris. Hal tersebut
dapat berupa pemahaman tentang etika seorang sekretaris dalam bekerja, yang berlaku di dalam kantor maupun masyarakat untuk mecegah kekeliruan dan mendapatkan kebenaran.
f. Memberikan pelatihan, pembelajaran serta pengetahuan yang bermanfaat untuk pembentukan citra diri seorang sekretaris dan menjadikan pribadi yang profesional serta tanggap terhadap pekerjaan.
Prinsip-Prinsip Pengembangan Kepribadian
Adapun prinsip menurut Titiek dan Kristanto ( 2004:35 ) yang harus dimiliki sekretaris dalam mengembangkan kepribadian untuk melakukan tugas dan tanggung jawabnya yang dapat mempengaruhi kepribadiannya, antara lain :
1. Prinsip Atitude
Yaitu perilaku yang tercermin pada diri seseorang ketika menghadapi situasi tertentu atau ketika berhadapan dengan orang lain. Misalnya dalam melayani tamu hendaknya dengan penampilan yang sesuai, berfikir positif dan sikap menghargai.
2. Prinsip Attention
Attention merupakan sikap yang menunjukkan kepedulian dan perhatian terhadap sesuatu, misalnya : memperhatikan akan kebutuhan tamu, pelanggan atau relasi dengan memahami perilaku dan kritik ataupun sarannya.
3. Prinsip Action
Merupakan prinsip untuk melakukan tindakan yang berupa perbuatan nyata dengan tujuan untuk memberikan pelayanan yang terbaik.
Selain itu, prinsip terpenting bagi sekretaris dalam bekerja adalah Tutup mulut rapat-rapat, pasang mata awas-awas, dan buka telinga lebar-lebar. Artinya seorang sekretaris harus dapat menjaga rahasia perusahaan dan rahasia pimpinan dengan baik, teliti dalam bekerja dan membuka telinga lebar-lebar untuk mendapatkan pengetahuan dan keterampilan-keterampilan untuk mengembangkan diri seorang sekretaris (Rosida dan Ambar, 2005 :22).