BAB III PELAYANAN PENGGUNA KANTOR
3.4 Pengguna Perpustakaan
Pengguna perpustakaan UISU adalah mahasiswa, dosen, dan pegawai. Rincian penggua perpustakaan UISU dapat dilihat pada Tabel 1 dibawah ini. Tabel 1: Pengguna Perpustakaan UISU
No Pengguna Jumlah
1. Mahasiswa 600
2. Dosen/Peneliti 26
3. Pegawai 20
Total 646
Sumber : Data Perpustakaan UISU, Tahun 2012.
Kepala
Perpustakaan
Bagian Pengolahan Layanan Sirkulasi Layanan Referensi3.4.1 Gedung
Perpustakaan UISU terletak di lantai 1 ditengah gedung UISU yang bersebelahan dengan koperasi almunawwarah. Dengan luas gedung 10 x 20 meter dan beberapa jumlah perabot yang di antaranya 23 buah rak buku, 7 meja baca, dan 31 kursi.
3.4.2 Personalia
Pada perpustakaan UISU hanya dikelola 4 orang staf perpustakaan, adapun nama dan tugas masing-masing dari staf perpustakaan dapat dilihat pada Tabel 2 berikut ini :
Tab el 2 : Tenaga Pengelola UISU
No Jabatan Pendidikan
1. Kepala Perpustakaan S1 2. Staf Perpustakaan S1 3. Staf Perpustakaan D3 4. Staf Perpustakaan SMA Sumber : Data Perpustakaan UISU, Tahun 2012 3.5 Koleksi
Tugas setiap perpustakaan adalah membangun koleksi demi kepentingan pemakai tergantung pada tersedianya koleksi perpustakaan. Hal tersebut dikarenakan untuk memberikan kepuasan kepada pengguna tidak hanya bentuk fisik yang ramah, tetapi harus didukung koleksi yang dibutuhkan. Namun perpustakaan UISU, mencoba menyesuaikan koleksinya dengan kebutuhan pengguna. Minimal koleksinya mendukung kegiatan belajar-mengajar.
Tabel 3 : Jumlah Koleksi Perpustakaan UISU
No Jenis Koleksi Judul Eks
1. Buku 6824 6037
2. Jurnal/majalah/Buletin 234 1692
3. Koleksi Referensi 345 686
4. Skripsi/Tesis 42 82
Total 7.445 8.497
3.5.1 Peraturan
Setiap perpustakaan mempunyai aturan yang harus ditaati oleh petugas dan pengguna perpustakaan agar proses pelayanan perpustakaan dapat berjalan dengan tertib dan teratur. Peraturan yang telah ditetapkan oleh perpustakaan UISU adalah sebagai berikut :
1. Bagi pengunjung perpustakaan yang hendak masuk ke perpustakaan diharapkan meletakkan tasnya dahulu pada laci yang telah di sediakan. 2. Setiap mahasiswa wajib mempunyai kartu tanda mahasiswa (KTM), bagi
mahasiswa luar wajib mendaftar dahulu.
3. Setiap anggota dapat meminjam buku maksimal 2 judul buku, dengan jangka waktu sebagai berikut.
Lama peminjaman : 1 minggu
Dapat diperpanjang : selama 1 minggu
4. Denda yang dikenakan bagi anggota yang terlambat mengembalikan buku Rp 500 per buku perhari.
5. Mematuhi tata tertib yaitu dilarang makan dan membuang sampah sembarangan di ruangan perpustakaan serta berbicara keras/berisik di ruangan perpustakaan.
6. Bersedia mengganti buku apabila hilang/rusak dengan membayar seharga buku yang hilang/rusak ditambah dengan biaya pengolahan buku.
3.5.2 Anggaran
Setiap perpustakaan harus mempunyai anggaran sebagai alokasi untuk keperluan perpustakaan. Karena salah satu keberhasilan pembinaan koleksi adalah di dukung oleh tersedianya dana yang cukup. Besar kecilnya anggaran yang diperlukan disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan dalam menyediakan koleksi. Namun berbeda dengan perpustakaan UISU yang tidak diberi anggaran dana untuk perpustakaan. Anggaran dana lebih di tujukan untuk perpustakaan fakultas. Adapun perpustakaan UISU untuk melakukan pembelian biasanya di dapat dari uang pendaftaran anggota perpustakaan, denda maupun ganti rugi koleksi. Sesekali kepala perpustakaan memberikan daftar buku yang benar-benar
dibutuhkan oleh mahasiswa kepada Kepala Yayasan untuk melakukan pembelian ke toko buku.
3.6 Sistem Pelayanan
Setiap perpustakaan dalam menyelenggarakan pelayanan harus menentukan sistem yang dianggap sesuai dengan tujuan perpustakaan dan juga penggunanya. Pelayan pengguna dapat dilakukan dengan dua sistem yaitu sistem pelayanan terbuka dan sistem pelayanan tertutup. Sistem pelayanan yang digunakan pada Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara adalah sistem pelayanan terbuka (Open Access) dimana pengguna perpustakaan dapat mencari bahan pustaka secara langsung pada rak-rak buku tanpa perantara petugas perpustakaan.
3.6.1 Pelayanan Sirkulasi
Pelayan Sirkulasi pada Perpustakaan UISU adalah sistem layanan terbuka. Dimana pengguna bebas memilih sendiri bahan pustaka yang dibutuhkan pada jajaran koleksi perpustakaan. Layanan ini memberikan kemudahan pada setiap mahasiswa Universitas Islam Sumatera Utara yang ingin meminjam atau mengembalikan bahan pustaka.
Waktu pelayanan sirkulasi pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan adalah sebagai berikut :
Perpustakaan dibuka setiap hari:
Senin s/d Jumat : pukul 08.00-16.00 WIB Sabtu : pukul 08.00-12.00 WIB
3.6.1.1 Keanggotaan
Di perpustakaan perguruan tinggi yang berhak menjadi anggota ialah mahasiswa, staf pengajar/ dosen, serta tenaga administrasi. Untuk dapat menjadi anggota perpustakaan, pengguna harus mendaftar dengan mengisi formulir pendaftaran anggota perpustakaan UISU adalah sebagai berikut:
1. Terdaftar sebagai mahasiswa Universitas Islam Sumatera Utara (UISU). 2. Membayar biaya pendaftaran sebesar Rp.3.000,- (Tiga Ribu Rupiah) bagi
mahasiswa Universitas Islam Sumatera Utara. 3. Fotokopi kartu mahasiswa/ KTP
4. Anggota mengisi formulir yang telah disediakan.
5. Tiap Anggota akan mendapatkan 1 Kartu anggota dan 2 buah kantong peminjaman.
6. Tiap Anggota dapat meminjam buku maksimal 2 buah buku
7. Lama peminjaman 7 hari dan bilamana masih diperlukan dapat diperpanjang selama 1 minggu/ 7 hari.
8. Pengembalian buku terlambat dikenakan denda Rp. 500 perhari/ buku. 9. Bersedia mengganti buku apabila hilang/ rusak dengan membayar seharga
buku yang hilang atau rusak ditambah dengan biaya pengolahan buku.
Gambar 2 : Contoh Kartu Anggota Perpustakaan Sumber : Data Perpustakaan UISU, Tahun 2012
3.6.1.2 Peminjaman
Perpustakaan UISU melayani peminjaman koleksi buku. Sistem Peminjaman dilakukan dengan sistem kartu, dimana ada dua kartu yang disediakan yaitu kartu buku dan kartu peminjam. Lama peminjaman yang diberikan oleh perpustakaan adalah satu minggu dengan jumlah maksimal peminjaman dua buah judul buku.
Adapun proses peminjaman koleksi yang dilakukan oleh perpustakaan adalah sebagai berikut:
1. Pengguna mencari koleksi yang hendak di pinjamnya
2. Setelah pengguna menemukan koleksi yang diinginkannya maka pengguna menyerahkannya kepada petugas untuk diproses.
3. Petugas menerima koleksi yang hendak dipinjam lalu mencatat tanggal kembali pada slip pengembalian, mencatat nama peminjam, tanggal peminjaman, dan tanggal pengembalian pada kartu buku dan mencatat tanggal pinjam,nomor buku, pengarang dan paraf peminjam pada kartu peminjam
4. Setelah diproses petugas menyerahkan koleksi pada peminjam kemudian menyimpan kartu buku dan kartu pinjam.
3.6.1.3 Pengembalian
Pelayanan pengembalian bahan pustaka merupakan langkah berikutnya dari pelayanan peminjam. Dalam pengembalian bahan pustaka, petugas pada bagian sirkulasi memeriksa apakah ada keterlambatan atau tidak, serta memeriksa keutuhan bahan pustaka. Prosedur pengembalian bahan pustaka di Perpustakaan UISU mempunyai prosedur sebagai berikut:
1. Pengguna mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya kepada petugas sirkulasi berserta kartu anggota.
2. Petugas menerima dan memeriksa keutuhan serta tanggal pada lembaran tanggal kembali.
3. Petugas mengambil kartu anggota peminjaman dari kotak kartu peminjam 4. Petugas memberi tanda kembali pada kartu peminjaman
6. Petugas menyerahkan kartu anggota kepada peminjam
7. Petugas menyusun buku ke rak dengan terlebih dahulu melakukan perincian dengan memeriksa, koleksi yang tidak rusak disusun kembali kedalam rak dan apabila buku rusak tetapi masih dapat diperbaiki dikirim ke bagian perawatan bahan pustaka.
3.6.1.4 Perpanjangan
Perpanjangan peminjaman maksudnya adalah menambah batas waktu pengembalian bahan pustaka. Pada perpustakaan UISU perpanjangan dilakukan dengan cara mencatat pada kartu peminjaman buku. Perpanjangan berlaku hanya satu kali, setelah itu bahan pustaka harus dikembalikan.
Adapun prosedur perpanjangan bahan pustaka di Perpustakaan UISU adalah sebagai berikut:
a. Pengguna datang ke bagian sirkulasi dan membawa buku yang akan diperpanjang.
b. Petugas mencatat tanggal peminjaman dan pengembalian pada buku yang akan diperpanjang.
c. Petugas menyerahkan buku pada pengguna yang memperpanjang buku. d. Perpanjangan buku hanya dapat dilakukan satu kali sedangkan lama
perpanjangan buku adalah 1 minggu.
Dari hasil pantauan penulis sebagian besar mahasiswa memperpanjang bahan pustaka yang dipinjam.
3.6.1.5 Pemberian Sanksi
Pemberian sanksi diberikan kepada anggota perpustakaan yang tidak mengembalikan bahan pustaka pinjamannya setelah lewat batas waktu yang ditentukan, merusak buku, dan menghilangkan buku. Pemberian sanksi terhadap pengguna perpustakaan yang tidak mematuhi peraturan yang telah ditentukan perpustakaan akan dikenakan sanksi antara lain:
a. Peminjam yang terlambat mengembalikan koleksi perpustakan diwajibkan membayar denda sebesar Rp. 500,-/eks/hari untuk koleksi umum.
b. Bila peminjam buku merusak buku cukup hanya diperbaiki saja, tetapi bila buku tersebut sangat fatal rusaknya maka peminjam akan dikenakan sanksi mengganti buku denah buku yang sama. Jika bahan pustaka hilang peminjam diwajibkan mengganti buku tersebut, atau dengan uang seharga buku tersebut di tambah dengan uang administrasi pengolahan buku tersebut seharga Rp. 2500.-.
c. Jika pengguna menggunakan kartu anggota mahasiswa lain, pemilik kartu anggota tersebut dikenakan sanksi tidak diperbolehkan meminjam selama 2 bulan .
d. Setiap pengguna harus bersedia untuk diperiksa pada saat keluar apabila diminta petugas.
Jenis pelanggaran yang sering terjadi di Perpustakaan UISU adalah keterlambatan mahasiswa dalam pengembalian buku. Dari kegiatan pemberian sanksi di Perpustakaan UISU dapat di katakan baik karena beratnya pemberian sanksi tersebut akan membuat pengguna atau peminjam merasa takut melakukan pelanggaran. Jadi dengan demikian koleksi perpustakaan tidak akan banyak yang hilang ataupun rusak.
3.6.1.6 Bebas Pustaka
Bagi mahasiswa yang telah menyelesaikan studi akademik, dan menuju jenjang wisuda harus memiliki surat keterangan bebas pustaka. Surat keterangan bebas pinjam diberikan adalah sebagai bukti bahwa tidak ada lagi pinjaman bahan pustaka yang belum dikembalikan ke perpustakaan. Prosedur pengurusan surat bebas pinjam pada Perpustakaan UISU adalah sebagai berikut :
1. Anggota perpustakaan meminta surat bebas pinjam ke bagian sirkulasi sesuai dengan keperluannya.
2. Petugas sirkulasi terlebih dahulu memeriksa kartu peminjaman apakah masih ada bahan pustaka yang belum dikembalikan. Jika mahasiswa tersebut sudah mengembalikan semua bahan pustaka yang dipinjam, maka petugas memberikan formulir surat bebas pustaka yang masih kosong untuk diisi identitas mahasiswa yang memrlukannya. Petugas
menerima kembali surat yang telah diisi tersebut untuk di tanda tangani oleh kepala perpustakaan, dan dibubuhi cap perpustakaan.
3.6.2 Pelayanan Referensi
Pelayanan referensi di perpustakaan UISU bersifat pelayanan sistem terbuka, dimana pengguna perpustakaan dapat mengambil sendiri koleksi yang diinginkannya dari rak buku dan membacanya diruangan yang telah disediakan, tetapi koleksi referensi tidak dapat dipinjamkan untuk dibawa pulang. Koleksi referensi penempatannya dipisahkan dari koleksi umum.
Pelayanan referensi yang diberikan hanya sebatas melayani pembaca/ anggota perpustakaan tanpa pelayanan dalam bentuk pertanyaan referensi. Koleksi referensi yang dimiliki perpustakaan adalah sebagai berikut:
a. Kamus b. Bibliografi c. Almanak d. Prosiding e. Laporan Tahunan f. Peraturan Perundang-undangan g. Tafsir h. Hand Book i. Sumber Biografi j. Indeks
Jumlah koleksi yang terdapat di Perpustakaan UISU berjumlah 345 judul dan 686 eksemplar. Pelayanan referensi pada Perpustakaan UISU belum dapat dikatakan memadai karena belum adanya petugas khusus yang melayani koleksi referensi. Pengguna koleksi referensi setiap tahun semakin meningkat akibat semakin meningkatnya kebutuhan mahasiswa terhadap keterpakaian koleksi referensi. Setiap mahasiswa yang kesulitan mencari koleksi referensi yang dibutuhkan, mereka meminta bantuan petugas perpustakaan untuk memperoleh koleksi yang mereka inginkan.
3.6.3 Pelayanan Pendidikan Pemakai
Konsep layanan pendidikan pemakai Perpustakaan UISU adalah layanan
yang menyiapkan pengguna perpustakaan untuk memiliki berbagai keterampilan dalam memanfaatkan perpustakaan dan keterampilan diberbagai bidang seperti teknologi informasi (TI) dan keterampilan menulis yang akan sangat membantu
dalam mendukung kelancaran proses belajar mahasiswa Universitas Islam
Sumatera Utara. Dalam rangka memperkenalkan keberadaan Perpustakaan, agar mereka mendapatkan informasi yang jelas tentang Pusat Perpustakaan dan memberikan wawasan yang luas bagaimana memanfaatkan fasilitas layanan perpustakaan sebagai sarana untuk belajar di Universitas Islam Sumatera Utara.
3.6.4 Pelayanan Fotokopi
Perpustakaan UISU menyediakan fotokopi bagi koleksi yang tidak dapat dipinjam seperti layanan referensi. Layanan ini juga berguna untuk pengguna luar yang tidak dapat meminjam buku yang dibutuhkan namun dapat memperolehnya dengan memfotokopi bahan pustaka yang mereka inginkan dengan perlembar fotokopi sebesar Rp 500.