∑ WPT Keterangan:
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.4. Penggunaan Waktu Kerja Pegawai Tata Usaha SMK Negeri 24 Jakarta Pengamatan mengenai penggunaan waktu kerja dilakukan dengan Pengamatan mengenai penggunaan waktu kerja dilakukan dengan
metode work sampling. Penggunaan metode work sampling bertujuan untuk
mengetahui persentase seorang karyawan menggunakan jam kerja mereka untuk bekerja dan tidak bekerja.
Kegiatan produktif yang berhasil diamati yaitu kegiatan yang berhubungan dengan penyelesaian pekerjaan yang terdapat pada tabel daftar unsur tugas pokok tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta (Tabel 4). Kegiatan tidak produktif yang berhasil diamati, yaitu mengobrol sesama pegawai, membaca koran atau majalah, menggunakan komputer untuk hal-hal yang tidak perlu, terlambat datang kerja. Kegiatan pribadi yang dilakukan oleh pegawai untuk menghilangkan penat atau kelelahan yang berhasil diamati meliputi kegiatan makan, minum, shalat, menyimak siaran televisi dan olahraga ringan. Tabel 5 memperlihatkan penggunaan waktu kerja pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta.
Tabel 5. Penggunaan waktu kerja pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta
Nama Unit Total Waktu (menit) Jumlah Persentase (%) Total Persentase (%) 1 2 3 1 2 3 Kepegawaian 740 130 150 1020 72.55 12.74 14.71 100 Keuangan 710 150 160 1020 69.61 14.71 15.68 100 Inventaris 730 140 150 1020 71.57 13.72 14.71 100 Kearsipan 720 150 150 1020 70.58 14.71 14.71 100 Kesiswaan 770 120 130 1020 75.49 11.77 12.74 100 Administrasi (kesekretariatan) 750 130 140 1020 73.54 12.74 13.72 100 Sistem informasi manajemen (SIM) 780 110 130 1020 76.47 10.79 12.74 100 Rata-rata 742.86 132.86 144.28 1020 72.83 13.03 14.14 100 Rata-rata per hari 371.43 66.43 72.14 510 Jam per hari 6.19 1.11 1.20 8.5 Keterangan:
1 = kegiatan produktif 2 = kegiatan tidak produktif 3 = kegiatan pribadi
21 0 76,47 75,49 73,54 72,55 71,57 70,58 69,61 72,83 0 10 20 30 40 50 60 70 80
90 Penggunaan Waktu Produktif (%)
Tabel 5 menunjukkan bahwa untuk jenis kegiatan yang bersifat produktif, jumlah penggunaan waktu oleh pegawai berkisar antara 69.61% - 76.47%. Jumlah penggunaan waktu oleh pegawai untuk kegiatan yang bersifat tidak produktif berkisar antara 10.79% - 14.71% dan untuk kegiatan yang bersifat pribadi berkisar antara 12.74% - 15.68%.
Gambar 2. Diagram batang statistik peringkat penggunaan waktu produktif
Penggunaan waktu untuk kegiatan produktif (Gambar 2), yang paling tinggi terletak pada unit SIM yaitu sebesar 76.47% atau 780 menit, sedangkan yang paling rendah terdapat pada unit keuangan yaitu sebesar 69.61% atau 710 menit.
Jika dilihat secara keseluruhan, maka penggunaan waktu produktif oleh pegawai di unit tata usaha adalah rata-rata 72.83% (Gambar 2). Ilyas (2004), menyatakan bahwa waktu kerja produktif seseorang yang optimum mencapai 80%. Mengacu pada pernyataan Ilyas (2004) tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta belum optimal dalam menggunakan waktu kerjanya. Dengan kata lain terjadi kontra produktif sebesar 7.17%. Menurut hasil pengamatan, pegawai lebih banyak melakukan kegiatan tidak produktif disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut.
22
Analisis Jumlah Kebutuhan Pegawai Tata Usaha SMK Negeri 24 Jakarta
1. Kurangnya pengawasan dari atasan langsung (kepala tata usaha)
dikarenakan segmentasi antara ruangan atasan langsung dengan tempat pegawai bekerja.
2. Pekerjaan tata uaha yang bersifat periodik fluktuatif, artinya ada
waktu-waktu tertentu pegawai sangat sibuk bekerja dan ada pula waktu tertentu dimana pekerjaan relatif sedikit.
Pegawai menggunakan waktu sebesar 14.14% atau sebesar 144.28 menit untuk kegiatan pribadi. Jika dirata-ratakan per hari, maka pegawai menghabiskan sebanyak 1.20 jam untuk kegiatan pribadi. Hal ini mengindikasikan terjadinya deviasi waktu untuk keperluan pribadi seperti makan, shalat, dan sebagainya yang ditetapkan bagi pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta yaitu satu jam (12.00 - 13.00 WIB).
4.5.
Analisis jumlah kebutuhan pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta dilakukan dengan menggunakan metode perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja. Perhitungan jumlah kebutuhan pegawai tersebut menggunakan pendekatan tugas per tugas jabatan. Langkah-langkah perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas per tugas jabatan sesuai Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: KEP/75/M.PAN/7/2004 sebagai berikut.
1. Menetapkan waktu kerja
Waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja terdiri dari hari kerja efektif dan jam kerja efektif. Waktu kerja efektif berlaku sama di setiap unit tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta. Hari kerja efektif dapat dihitung dengan langkah-langkah berikut. Jumlah hari menurut kalender dalam setahun berdasarkan kalender tahun pelajaran 2012/2013 (Juli 2012 - Juni 2013) adalah sebanyak 365 hari. Jumlah hari sabtu dan minggu pada rentang waktu dalam tahun tersebut sebanyak 105 hari. Hari libur nasional pada pada rentang waktu dalam tahun tersebut adalah sebanyak 12 hari efektif dan cuti tahunan berdasarkan hasil wawancara dengan kepala tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta yaitu sebanyak 12 hari.
23
Total hari libur diperoleh dengan menjumlahkan hari sabtu dan minggu dengan hari libur nasional dan cuti tahunan yaitu sebesar 129 hari. Hari kerja efektif diperoleh dengan mengurangi hari dalam tahun pelajaran 2012/2013 (365 hari) dengan total hari libur sehingga diperoleh sebanyak 236 hari.
Pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta bekerja selama 8.5 jam per hari atau sebanyak 2550 menit per minggu. Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang
karena tidak bekerja (allowance), seperti buang air, melepas lelah,
makan, dan sebagainya. Allowance sebesar 30% dari jumlah jam kerja
formal. Dengan demikian, dapat diperoleh bahwa jam kerja efektif
pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta adalah 1785 menit
per minggu atau 92820 menit per tahun.
2. Menyusun waktu penyelesaian tugas
Setiap tugas pokok memiliki beban tugas yang menggambarkan seberapa banyak tugas tersebut dilakukan dalam satuan hasil dan jangka waktu tertentu. Misalnya pada unit administrasi (kesekretariatan) (Lampiran 7), beban tugas untuk membuat surat-surat dinas atau surat tugas selama setahun adalah rata-rata 2100 surat.
Standar kemampuan rata-rata menunjukkan waktu yang diperlukan oleh pegawai untuk menyelesaikan pengetikan satu surat, yaitu dalam hal ini rata-rata 20 menit per surat. Waktu penyelesaian tugas untuk kegiatan membuat surat-surat dinas dihitung dengan mengalikan beban tugas
tersebut selama setahun dengan standar kemampuan rata-ratanya, yaitu 2100 surat x 20 menit per surat, sehingga menghasilkan waktu
peyelesaian tugas (WPT) sebesar 42000 menit per tahun. Hasil perkalian antara beban tugas dan standar kemampuan rata-rata
untuk setiap tugas pokok kemudian dijumlahkan, sehingga menghasilkan
total waktu penyelesaian tugas (∑ WPT) sebesar 56160 menit per tahun
24
3. Menghitung jumlah kebutuhan pegawai
Jumlah kebutuhan pegawai dapat dihitung berdasarkan data yang diperoleh dari tahapan-tahapan perhitungan sebelumnya. Berdasarkan Lampiran 7, diketahui bahwa total waktu penyelesaian tugas pada unit administrasi (kesekretariatan) adalah 56160 menit per tahun. Jam kerja efektif adalah 92820 menit per tahun. Jumlah kebutuhan pegawai pada unit administrasi (kesekretariatan) dapat dihitung dengan membagi
jumlah total waktu penyelesaian tugas (∑ WPT) dengan jam kerja
efektif. Hasil pembagian kemudian dikalikan dengan satu orang sehingga diperoleh angka kebutuhan pegawai yaitu sebesar 0.61 orang, dibulatkan ke atas menjadi satu orang. Rincian perhitungan jumlah kebutuhan pegawai pada unit tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta dapat dilihat pada lampiran 2 - 8. Tabel 6 memperlihatkan ringkasan hasil perhitungan jumlah kebutuhan pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta.
Tabel 6. Ringkasan hasil perhitungan jumlah kebutuhan pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta
No. Nama Unit Kebutuhan
Pegawai Pembulatan (orang) 1 Kepegawaian 0.55 1 2 Keuangan 0.09 1 3 Inventaris 0.36 1 4 Kearsipan 0.20 1 5 Kesiswaan 0.47 1 6 Administrasi (kesekretariatan) 0.61 1 7 Sistem informasi manajemen (SIM) 0.98 1
Tabel 6 menunjukkan bahwa angka kebutuhan pegawai di unit keuangan adalah paling kecil. Hal ini dikarenakan tugas pokok secara riil pada unit keuangan relatif sedikit. Angka kebutuhan pegawai pada unit sistem informasi manajemen (SIM) adalah paling tinggi, yaitu 0,98. Berdasarkan hasil pengamata hal tersebut dikerenakan relatif banyaknya pekerjaan secara riil pada unit SIM dan terjadinya tumpang pekerjaan.
25
Penilaian Efisiensi dan Prestasi Unit Tata Usaha SMK Negeri 24 Jakarta 4.6. Komparasi Formasi Pegawai Tata Usaha SMK Negeri 24 Jakarta
Berdasarkan analisis jumlah kebutuhan pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta, diperoleh gambaran mengenai jumlah pegawai yang dibutuhkan pada unit tata usaha. Tabel 7 memperlihatkan komparasi formasi pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta.
Tabel 7. Komparasi formasi pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta T a b e l
Tabel 7 menunjukkan bahwa formasi pegawai tata usaha
SMK Negeri 24 Jakarta adalah telah ideal atau sesuai (fit), namun
keberadaan pegawai dengan kapasitas yang lebih tinggi tetap diperlukan untuk meminimalisir terjadinya tumpang pekerjaan yang berpotensi memicu overload suatu unit pada tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta.
4.7.
Efisiensi dan prestasi unit merupakan indikator yang menunjukkan tingkat kinerja suatu unit. Berdasarkan serangkaian perhitungan sebelumnya dalam penelitian analisis beban kerja dan kebutuhan pegawai tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta, maka Tabel 8 berikut menyajikan informasi efisiensi dan prestasi unit tata usaha SMK Negeri 24 Jakarta.
No. Nama Unit Kebutuhan Pegawai (orang) Jumlah Pegawai Aktual (orang) Keterangan Komparasi Formasi Pegawai 1 Kepegawaian 1 1 fit 2 Keuangan 1 1 fit 3 Inventaris 1 1 fit 4 Kearsipan 1 1 fit 5 Kesiswaan 1 1 fit 6 Administrasi (kesekretariatan) 1 1 fit 7 Sistem informasi manajemen (SIM) 1 1 fit
Tabel 8. Penilai SMK N No. Nama U 1 Kepega 2 Keuang 3 Inventa 4 Kearsipa 5 Kesisw 6 Admini (kesekr 7 Sistem Manaje Gambar 3. D Gambar 3 tata usaha SMK Hal tersebut me dibanding denga 4.8. Implikasi Manaj
