TIP & TRIK MENGELOLA ARSIP DENGAN “SiMARDi”
7.3 Pengolahan Data Arsip Pada Setiap Akhir Tahun
1. Khusus bagi unit kerja yang menerapkan sistim Desentralisasi, buatlah Nota Dinas pimpinan SKPD kepada seluruh Bagian/Seksi yang bertujuan untuk penarikan/mutasi seluruh arsip-arsip yang berada di Unit Pengolah agar diserahkan/ditarik kembali ke Bagian Tata Usaha dalam rangka memenuhi persiapan pengolahan arsip. Nota Dinas disampaikan dengan melampirkan Data Agenda Surat berdasarkan Unit Kerja agar unit kerja dapat mengetahui arsip-arsip manasaja yang akan memenuhi permintaan untuk ditarik kembali ke bagian TU. Bagi SKPD yang melakukan penataan arsip secara Sentralisasi maka proses pengolahan arsip dapat segera dilaksanakan tanpa harus membuatkan Nota Dinas untuk penarikan arsip-arsipnya dengan melaksanakan kegiatan point 4 dari langkah-langkah ini.
2. Cetak DPA berdasarkan Unit Kerja :
Gambar DPA Berdasarkan Unit Kerja
3. Penataan Pra Manufer Arsip
Lakukan penataan arsip-arsip yang telah diserahkan dari Unit Kerja dengan mengelompokan dengan jenis surat Masuk dengan Box tersendiri demikian pula dengan jenis surat keluar dengan Box
ARPUSINDO SURAKARTA SiMARDi Offline
86
tersendiri, susunlah arsip-arsip tersebut berdasarkan dengan urut Nomor Agenda Surat Masuk/Keluar.
Buatlah Catatan Nomor berkas (Nomor Agenda) pada label Box Arsipnya, guna untuk mempermudah penelusuran arsip ketika akan dilakukan manufer.
4. Manufer Arsip
a. Melakukan proses pengolahan arsip dengan dibantu aplikasi SiMARDi dengan Login Kegiatan Arsiparis Pengolahan Arsip Pengolahan Arsip Aktif.
b. Memuat Data Yang Akan Diolah.
ARPUSINDO SURAKARTA SiMARDi Offline
87
Untuk menetapkan surat-surat yang telah jatuh tempo retensinya, ada 2 opsi dalam menentukan pemilihan arsip-arsip yang ikut diolah.
Opsi 1 – Upload data arsip dengan memilih tahun
retensinya melalui tombol combo yang tersedia.
Opsi 2 – Upload semua data arsip dengan menekan
tombol Upload Alldata. Opsi kedua ini dilakukan jika pengolahan sudah tidak lagi mempertimbangkan surat-surat mana saja yang telah jatuh tempo retensi aktifnya sesuai dengan tahun pada tahun pengolahan dilakukan.
Beberapa pertimbangan dengan melihat kondisi arsip dilapangan, maka pada pengolahan tingkat level pertama ini disarankan agar pengelola sebaiknya tidak terlebih dahulu memilih-milih surat manasaja yang sudah masuk masa retensinya, tetapi dalam rangka penyelamatan data arsip dan melakukan penertiban arsip maka lakukanlah proses pengolahan arsip-arsip tersebut dengan tanpa memperhatikan jadwal yang telah ditentukan melalui pemilihan masing-masing klasifikasi. Karena kita masih memiliki kegiatan Penilaian Arsip yang dapat dilakukan dikemudian hari. Hal ini dimaksudkan agar arsip-arsip yang kita miliki benar-benar harus diselamatkan informasinya dalam keadaan tertib dan tertata rapi sesuai dengan kelompok keterangan retensinya (Permanen, Musnah dan Dinilai Kembali). Kegiatan pemindahan arsip dalam rangka akuisisi arsip dari Intansi ke Lembaga Kearsipan Daerah benar-benar berjalan tertib dan dapat dipertanggung-jawabkan kelengkapannya melalui Berita Acara Penyerahan Arsip.
ARPUSINDO SURAKARTA SiMARDi Offline
88 c. Pemberian Nomor Seri DPA
Berikanlah nomor seri DPA (Daftar Pertelaan Arsip) terhadap arsip-arsip yang akan di olah, dengan mengisi nomor DPA pada kolom isian Nomor Seri DPA. Contoh : DPA-T001, inisial ini hanya sebagai contoh saja dengan mengartikan DPA (sebagai istilah Daftar Pertelaan Arsip), T adalah Tekstual dan 001 adalah digit nomor urut DPA. Jumlah digit dapat diatur secara luwes, biasa langsung dengan menuliskan angka 1 atau diawali dengan sejumlah digit 0 sperti T001 atau T0001 atau T00001 dst….
Pemberian nomor DPA sangatlah penting agar Database arsip yang terhimpun menjadi satu dari kumpulan data-data arsip seluruhnya maka harus dapat dibedakan antara kelompok arsip yang telah terdaftar pada DPA yang satu dengan DPA arsip lainnya. Hal ini disebabkan proses pengolahan arsip terjadi secara bertahap sedangkan setiap tahapanya selalu menghasilkan sebuah DPA tersendiri. Sebuah DPA pun sudah mencerminkan penataan arsipnya, maka untuk bisa membedakan antara arsip yang terdaftar pada setiap DPA yang berbeda maka dibutuhkan nomor seri untuk setiap DPA-nya.
d. Pemberian Nomor Depenitif Arsip
Pemberian nomor defenitif adalah guna untuk menetapkan nomor bagi setiap berkas/arsip yang penetapannya diproses dengan melakukan pengindekan (mengurutkan) terhadap ; Keterangan JRA, Klasifikasi, Tahun dan Bulan Arsip-arsip tersebut. Nomor defenitif ini merupakan nomor urut berkas yang menjelaskan tempat dimana arsip terebut ditempatkan disetiap box arsip, hal dimaksudkan untuk dapat dengan udah membantu
ARPUSINDO SURAKARTA SiMARDi Offline
89
dalam penelusuran arsip. Cara melakukan proses pemberian nomor defenitif.
Isikan nomor seri DPA yang akan di proses
Pilihlah Salah satu keterangan JRA dari 3 pilihan yang tersedia (Permanen, Musnah atau Dinilai Kembali).
Tekan tombol Proses Nomor Defenitif, tunggulah sampai komputer melakukan prosesnya.
Lakukan pemantauan melalui Preview dari masing-masing keterangan JRA (Preview Permanen, Preview Musnah, Preview Dinilai Kembali)
e. Mencetak Laporan DPA-Sementara
Cetaklah DPA Sementara untuk melakukan manufer arsip. Caranya dengan memilih DPA-S pada kolom jenis DPA. Laporan DPA-Sementara seperti contoh di bawah ini:
Gambar. Daftar Pertelaan Arsip Sementara (DPA-S)
Gunakan DPA-S yang telah dicetak sebagai panduan untuk melakukan manufer arsip (surat masuk dan keluar anda). Pindahkan arsip-arsip yang terletak pada Box sebelumnya kedalam Box Arsip
ARPUSINDO SURAKARTA SiMARDi Offline
90
yang baru dengan berpedoman pada Nomor Defenitif dan Nomor Agenda Surat Masuk dan Keluar seperti Contoh gambar diatas, letakanlah surat masuk yang bernomor agenda 2 yang terdapat dalam box arsip surat masuk pada urutan pertama dalam box arsip yang baru sebagai kelompok Arsip dengan retensi Arsip Dinilai Kembali, kemudian ambilah arsip pada box arsip keluar dengan urutan agenda 16 untuk diletakan pada box arsip yang baru dengan urutan berkas nomor 2, demikian seterusnya hingga arsip-arsip yang terdapat pada box pertama habis disusutkan ke Box yang baru.
Lakukan hal yang sama terhadap Arsip Musnah dan Arsip Permanen, hingga kita mendapatkan arsip-arsip yang telah tertib dan rapi.
f. Penataan Surat Masuk/Keluar dan Retensi Arsip
Menata Surat Masuk dan Keluar
Tatalah surat masuk dan keluar anda sesuai dengan urutan jenis suratnya misalnya untuk Surat Masuk urut dari 1 dan seterusnya, untuk Surat Keluar Urut dari satu dan seterusnya. Sediakanlah Map Gantung dan catatlah disetiap kupingnya diberikan nomor 1 – 50, 51 – 100, 101 – 150 dan seterusnya artinya kita menyediakan ruang penyimpanan surat dalam setiap Map Gantung sebanyak 50 surat. Contoh sperti pada gambar dibawha ini : 101 - 150
051 - 100 001 - 050
ARPUSINDO SURAKARTA SiMARDi Offline
91
Secara manual penataan biasanya disusun berdasarkan klasifikasi, dan yang telah mengelola dengan SiMARDi sebaiknya disusun berdasarkan nomor urut surat masuk dan keluar, hal ini dimaksudkan untuk mempermudah para pengelola kearsipan melakukan manufer arsip dengan berpedoman pada Daftar Pertelaan Sementara (DPAS) melihat nomor defenitif dan nomor fisik arsip (nomor agenda yang tertulis pada lembar Disposisi Masuk dan Keluar) dalam rangka melaksanakan kegiatan penyusutan arsip di setiap akhir tahun anggaran.
Lakukanlah perekaman data lokasi arsip dengan memakai menu PENATAAN sesuai dengan nomor label box yang baru. Jumlah arsip untuk menempati Box Arsip bisa bervariatif sesuai dengan perkiraan, hal ini disebabkan ketebalan dari masing-masing arsip tidaklah sama, bisa 1 Box Arsip menempati 25 arsip juga dapat dimungkinkan dengan jumlah 40, 50 berkas. Komputer akan merekam setiap lokasi arsip pada setiap Box Arsipnya akan diberi nomor lokasi dari angka 1 dan seterusnya sebagai kode urutan berkas pada setiap Boxnya.
Misalnya jumlah data ada sebanyak 20 data, jika sejumlah data tersebut akan ada tempatkan dalam lokasi simpan yang sama maka anda mengisinya sebagai berikut :
Menata Arsip Yang Telah Diolah
Arsip-arsip yang telah di olah tentu sudah berada di setipa box arsip yang baru, dan pada setiap box sudah diberikan label Box Arsip dengan nomor boxnya. Karena arsip telah ditempatkan dilokasi box maka updating nomor lokasi pada database juga harus dilakukan, agar jika dilakukan penelusuran data arsip komputer dapat menginformasikan lokasi arsip sesuai dengan lokasinya yang baru. Box arsip diberikan label nomor urut untuk
ARPUSINDO SURAKARTA SiMARDi Offline
92
setiap retensinya ditu;is dari nomor urut satu, misalkan untuk Box Arsip Permanen di urutkan dari box nomor 1, untuk arsip musnah dimulai dari nomor box 1 juga untuk arsi[ yang dinilai kembali diurutkan mulai dari nomor 1 dst.
Gambar. Form Pengisian Penataan Nomor Berkas Arsip Aktif
Contoh :
Rencana Pertama :
Anda akan menyimpan arsip pada Rak.01 dan Boks.001 sebanyak 20 berkas tanda garis miring akan diiukuti dengan nomor urut berkas yang ditulis oleh computer secara otomatis. Proses ini akan berakibatkan kolom Lokasi akan tertuliskan hingga record terakhir R.01/B.001/1, 2, 3, 4 ……… dst sampai dengan angka 20. Angka 1 sampai dengan 20 adalah menunjukan identitas nomor berkas yang di susun dalam satu boks arsip.
Rencana Kedua :
Jika anda menghendaki jumlah 27 data arsip akan ditempatkan sebanyak 3 box dengan pembagian Box 1 sebanyak
ARPUSINDO SURAKARTA SiMARDi Offline
93
7 arsip, box ke 2 sebanyak 8 arsip/berkas dan box ke 3 sebanyak 12 arsip. Maka anda dapat melakukannya sebagai berikut :
1) Pertama lakukanlah pengetikan elemen isian seperti pada gambar berikut ini :
Maka hasilnya computer akan memperlihatkan tampilan data pada Rak 01 dan Box 001 dengan mengurutkan nomor berkasnya sesuai dengan pembagian yang anda kehendaki.
2) Selanjutnya:
Maka komputer secara otomatis akan menuliskan nomor urut berkas 8 sampai dengan berkas nomor 15 berada dalam alamat Rak.001 dan Box 002. Lakukan seperti contoh sampai selesai.
g. Pencetakan DPA Akhir
Untuk mencetak DPA Akhir caranya kembali ke tab Cetak
DPA. Cetak seluruh DPA baik yang Musnah, Dinilai Kembali maupun
Permanen. DPA ini menampilkan hasil proses penataan arsip, sehingga dapat diketahui letak arsip sekarang (seperti yang dilingkari pada gambar berikut ini). DPA yang telah dicetak diberikan keterangan pada kovernya secara rinci memuat nama instansi pencipta, tahun penciptaan, nomor depenitif dan jumlah arsipnya, serta nomor Seri DPAnya. Sebaiknya untuk masing-masing retensi
ARPUSINDO SURAKARTA SiMARDi Offline
94
arsip diberikan warna kover yang berbeda-beda, misalnya warna biru untuk kover arsip permanen, warna merah untuk kover arsip musnah dan warna kuning untuk arsip dinilai kembali.
Gambar. Daftar Pertelaan Arsip Final
h. Penataan Arsip Pada Rak Arsip
Lakukan penataan Box Arsip pada Rak Arsip yang telah tersedia, selama arsip-arsip tersebut belum diserahkan kepada Lembaga Kearsipan Daerah.
i. Penyerahan Arsip ke LKD
Buatlah Berita Acara Serah Terima asip-arsip yang akan diserahkan dengan menyiapkan box arsip yang telah tertib dan disertakan dengan perekaman database arsip ke dalam CD untuk diserahkan arsipnya ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) dalam bentuk Hardcopy (Surat-surat) dan Softcopy (Database DPA). Administrator LKD akan mengupload ke dalam server portal
ARPUSINDO SURAKARTA SiMARDi Offline
95
kearsipan daerah sebagai akumulasi data arsip dalam rangka penyediaan pelayanan informasi kearsipan daerah.