BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.2 Saran
1. Penentuan tanggal kadaluarsa untuk produk non beta laktam perlu dilakukan sebagai pengawasan mutu terhadap obat yang beredar.
2. Dengan semakin ketatnya peraturan dan semakin majunya teknologi sistem manajemen pergudangan maka industri farmasi sudah harus memikirkan bagaimana menyusun strategi manajemen pergudangan yang baik dengan menggunakan aspek-aspek yang dimiliki seefektif dan seefisien mungkin.
DAFTAR PUSTAKA
Anonim, http://www.inventoryops.com/warehouse_management_systems.htm
Anonim, http://investa-bostinco.com/products.htm
Anonim, http://actmagazine.com
Anonim, http:// who.or.id
Anonim,http://www.google.com/search?q=cache:aA9ClPCru1wJ:searchstorage.t echtarget.com/tip/1,289483,sid5_gci928358,00.html+good+storage+prac tices&hl=id&ct=clnk&cd=16&gl=id
Anonim, Indonesian Human Resource Management - PortalHR_com.mht
Badan POM. 2001. Petunjuk Operasional Cara Pembuatan Obat yang Baik.
Jakarta.
Badan POM. 2006. Petunjuk Operasional Cara Pembuatan Obat yang Baik.
Jakarta.
Lachman, L. dkk. 1986. Teori dan Praktek Farmasi Industri. UI Press.
Jakarta.
Lembaga Farmasi Direktorat Kesehatan TNI Angkatan Darat. 1998. Vademikum.
Priyambodo,B. 2007, Manajemen Farmasi Industri, Edisi ke-1, Cetakan ke-1, Global Pustaka Utama, Yogyakarta
World Health Organization, 2002, WHO Technical Report Series, No. 902,
WHO, 2003, Management Of drug Purchasing, Storage and Distribution, 34th. Geneva
Lampiran 1. Struktur Organisasi LAFI DITKESAD
Ka. Lafi
BagMin PA
SI
Kasilit Kasiban
Kasi Kasi Bio
Ins Ins Ins Ins Ins
Kaur Kaur
Ka Si Ka Si Dia Ka Si Ka Si
-Tablet - - Kapsul
- Sirup - Cairan obat luar
Lampiran 4. Alur Proses Produksi Tablet
C
E T A K
L G
A A
R
N N
U
L G
A
S S
I U
--- Wastu (IPC) N
B G
A S A H
--- Wastu (IPC)
--- Wastu (IPC)
--- Wastu (IPC) Penimbangan
Pencampuran Ins. Simpan
granulasi
Pengeringan
Pengayakan
Stripping Penyalutan Pencetakan Pencampuran
--- Wastu (IPC) QC
Sie. Kemas
Lampiran 5. Alur Proses Produksi Kapsul
Ins. Simpan
Penimbangan
--- Wastu (IPC)
Pencampuran
--- Wastu (IPC) Pengisian
Polishing
--- Wastu (IPC)
Stripping
Sie. Kemas
QC
Lampiran 6. Alur Proses Produksi Sirup kering
Botol Ins.Simpan
Penimbangan Pencucian
--- Wastu (IPC)
Pencampuran Pengeringan
Botol Bersih Pengisian & Penutupan
--- Wastu (IPC) Labelling
Sie. Kemas
QC
Lampiran 7. Alur Proses Produksi Salep
Ins.Simpan
Penimbangan
Pelelehan Basis
--- Wastu (IPC) Pencampuran
--- Wastu (IPC) Pengisian dan Penutupan
Sie. Kemas
QC
Lampiran 8. Alur Proses Produksi Sirup Basah
Botol Ins.Simpan
Penimbangan Pencucian
--- Wastu (IPC)
Pencampuran / Pelarutan Pengeringan
Botol Bersih Pengisian & Penutupan
--- Wastu (IPC) Labelling
Sie. Kemas
QC
Lampiran 9. Denah Instalasi Pengolahan Air Limbah
Limbah Aman
Pipa pengalir
cairan dari bak penampung
Limbah Cair Beta Laktam
Limbah Cair
Non Beta Laktam BAK KONTROL 10
BAK PENAMPU NGAN Pump
Bidang Miring
BAK FLOKULASI Dosing Pump
Pengaduk
Dosing Pump
Pengaduk BAK KOAGULASI
BAK SEDIMENTASI 3
Karung Penyaring Endapan
BAK SEDIMENTASI 2 (CLARIFIER) 5
BAK AERASI DAN STABILISASI
3
Pengaduk
BAK EQUALISASI
Pump
2
BAK SEDIMENTASI 1
Aerator
8b
8a 7
6
9
4
BAK PENAMPUNGAN
AWAL
1
Lampiran 10. KARTU PERSEDIAAN
Nama Barang : Bentuk Sediaan :
Kemasan : Nama Pabrik : No. Registrasi :
Surat Pesanan Faktur Pesanan
SPB Penerimaan Pengeluaran No Terima Dari/ Keluar
Kepala
Tgl No Tgl No Tgl No Tgl Jml Tgl Jml Sisa Persed
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Lampiran 11. KARTU BARANG
Nama Barang : Bentuk Sediaan :
Kemasan : Nama Pabrik : No. Registrasi :
Penerimaan Pengeluaran No
Tgl Jml Tgl Jml
Sisa Persediaan No. Bets Exp. Dat
1 2 3 4 5 6 7 8
Lampiran 12. KARTU GUDANG
Nama Barang : Bentuk Sediaan :
Kemasan : Nama Pabrik : No. Registrasi :
Surat Pesanan SPB Penerimaan Pengeluaran No Terima Dari/ Keluar
Kepala Tgl No Tgl No Tgl Jml Tgl Jml
Sisa Persediaan No.
Bets
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
TUGAS KHUSUS
MANAJEMEN PERGUDANGAN MENURUT WHO
A. Pendahuluan
Latar Belakang
Cara penyimpanan obat yang baik adalah bagian dari sistem manajemen mutu yang akan menjamin kualitas dari bahan baku obat sampai dengan obat jadi yang dikendalikan secara konsisten untuk mencapai standar mutu yang sesuai dengan tujuan penggunaan dan dipersyaratkan dalam izin edar dan spesifikasi produk.
Didalam CPOB juga diatur bagaimana cara penyimpanan obat yang baik (GSP). Sehingga dalam merencanakan suatu gudang penyimpanan harus mengikuti ketentuaan CPOB seperti sarana dan prasarana, personalia, hygiene dan sanitasi serta pengawasan mutu dan dokumentasi.
Gudang adalah tempat penyimpanan bahan baku obat dan bahan pendukung sampai pada saat digunakan, juga aobat jadi yang akan didistribusikan.
Gudang berfungsi untuk menerima, menyimpan dan mengeluarkan barang atau obat secara efektif dan efisien sesuai dengan ketentuan yang berlaku, juga memelihara agar obat senantiasa dalam keadaan terlindung baik dan terhindar dari kemungkinan terjadinya kerusakan (Badan POM, 2006).
Dalam paradigma bisnis modern sistem pergudangan telah berkembang menjadi keunggulan kompetitif dalam meningkatkan kelancaran usaha, baik dari segi sistem distribusi, kapasitas stock, efisiensi biaya, efektifitas kerja dan sebagainya, yang pada akhirnya meningkatkan keuntungan perusahaan maka dengan alasan ini mengapa GSP dianut oleh perusahaan-perusahaan pesat diseluruh dunia (http://investa-bostinco.com/products.htm).
Untuk memahami tentang pengkajiaan dan mengetahui hal – hal apa saja yang harus diperhatikan dalam cara penyimpanan yang baik, serta untuk dapat menjamin penyimpanan yang tepat dan tidak akan mempengaruhi kualitas serta mampu memberi perlindungan terhadap bahan yang disimpan didalamnya maka tugas khusus ini diberi judul manajemen pergudangan. Manajemen pergudangan merupakan pengelolaan bahan mulai dari perencanaan, penyiapan, penyimpanan, dan pendistribusian.
B. Tujuan dan Manfaat
Tujuan
1. Untuk mengetahui manajemen pergudangan
2. Cara penyimpanan bahan baku obat yang baik sesuai dengan CPOB.
3. Memahami pentingnya fungsi pergudangan di industri farmasi.
4. Memahami kegiatan-kegiatan utama dalam manajemen pergudangan.
5. Memahami aspek-aspek yang mempengaruhi efektifitas kegiatan
Manfaat
Dapat memberikan gambaran tentang bagaimana mempersiapkan, merencankan, dan mengelola pergudangan yang sesuai dengan CPOB.
C. Metode Penulisan
Metode yang digunakan dalam penulisan ini berdasarkan studi pustaka.
D. Tinjauan Pustaka
Definisi
Cara penyimpanan obat yang baik (GSP) adalah bagian dari sistem manajemen mutu yang menjamin mutu dari bahan obat sampai obat jadi yang dikendalikan secara konsisten untuk mencapai standar mutu yang sesuai dengan tujuan penggunaan dan dipersyaratkan dalam izin edar dan spesifikasi produk
Pergudangan adalah tempat untuk menyimpan barang untuk produksi atau hasil produksi dalam jumlah dan rentang waktu tertentu, kemudian didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan permintaan (http://www.inventoryops.com/warehouse_management_systems.htm).
Gudang merupakan sarana pendukung kegiatan produksi dan operasi industri farmasi yang berfungsi untuk menyimpan bahan baku, bahan kemas dan obat jadi yang belum didistribusikan. Selain untuk penyimpanan gudang juga berfungsi untuk melindungi bahan (baku, pengemas dan obat jadi) dari pengaruh luar dan hewan pengerat, serangga dan melindungi obat dari kerusakan. Agar
dapat menjalankan fungsi tersebut maka harus dilakukan pengelolaan pergudangan secara benar atau yang sering disebut sebagai manajemen pergudangan.
Manajemen Umum
Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Ada lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Kegiatan seorang manajer adalah menyusun rencana. Menyusun rencana berarti memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Agar dapat membuat rencana secara teratur dan logis, sebelumnya harus ada keputusan terlebih dahulu sebagai petunjuk langkah-langkah selanjutnya.
Fungsi perencanaan mencakup proses merumuskan masalah, membangun strategi untuk mencapai sasaran tersebut, dan mengembangkan rencana guna memadukan dan mengoordinasikan sejumlah aktivitas.
Pengorganisasian dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut.
Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan (1) tugas apa yang harus dikerjakan, (2) siapa yang harus mengerjakannya, (3) bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, (4) siapa yang bertanggung jawab atas tugas-tugas tersebut, (4) pada tingkatan mana keputusan harus diambil.
Mengarahkan atau actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau penuh kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan (leadership).
Mengendalikan atau controling dalah proses pengawasan performa perusahaan untuk memastikan bahwa jalannya perusahaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Seorang manajer dituntut untuk menemukan masalah yang ada dalam operasional perusahaan, kemudian memecahkannya sebelum masalah itu menjadi semakin besar.
Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan diperlukan alat-alat sarana (tools). Tools merupakan syarat suatu usaha untuk mencapai hasil yang ditetapkan. Tools tersebut dikenal dengan 6M, yaitu men, money, materials, machines, method, dan markets. Man merujuk pada sumber daya manusia yang dimiliki oleh perusahaan. Dalam manajemen, faktor manusia adalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh karena itu, manajemen timbul karena adanya orang-orang yang berkerja sama untuk mencapai tujuan.
Money atau Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan.
Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang penting untuk mencapai tujuan karena segala
sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari suatu perusahaan.
Material terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi.
Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan manusia tidaki dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki.
Machine atau Mesin digunakan untuk memberi kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja.
Metode adalah suatu tata cara kerja yang memperlancar jalannya pekerjaan manajer. Sebuah metode daat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun metode baik, sedangkan orang yang melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman maka hasilnya tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam manajemen tetap manusianya sendiri.
Market atau pasar adalah tempat di mana organisasi menyebarluaskan (memasarkan) produknya. Memasarkan produk sudah barang tentu sangat penting sebab bila barang yang diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan berhenti. Artinya, proses kerja tidak akan berlangsung. Oleh sebab itu,
menentukan dalam perusahaan. Agar pasar dapat dikuasai maka kualitas dan harga barang harus sesuai dengan selera konsumen dan daya beli (kemampuan) konsumen (http://investa-bostinco.com/products.htm).
Manajemen Pergudangan
Manajemen pergudangan merupakan pengelolaan obat mulai dari perencanaan, penyiapan, penyimpanan, dan pendistribusian. Perencanaan pergudangan dimulai dengan mempersiapkan langkah-langkah apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Tujuan dari managemen pergudangan adalah pengelolaan pergudangan yang sesuai dengan CPOB khususnya GSP.
Untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan pengaturan aspek-aspek manajemen seperti men, money, materials, machines, method, dan markets.
Man merujuk pada sumber daya manusia yang terampil, jujur, bertanggung jawab dan ahli dalam bidangnya. yang dimiliki oleh industri farmasi.
Money (uang) juga merupakan aspek yang penting dalam manajemen pergudangan. Dengan adanya keuangan yang cukup maka suatu industri farmasi dapat mimiliki gudang yang sesuai dengan standar GSP. Industri farmasi dapat memiliki gudang dengan fasilitas pendukung yang cukup dan pengolahan data yang terkomputerisasi.
Manajemen juga harus dapat mengolah material-material yang dimiliki untuk kelancaran sistem pergudangan termasuk mengolah bahan yang disimpan agar tetap memiliki mutu sesuai dengan yang disyaratkan. Industri-industri besar farmasi telah menggunakan mesin-mesin yang terkomputerisasi untuk meminimalkan penggunaan sumber daya manusia.
Industri farmasi juga harus memikirkan metoda-metoda apa yang dapat digunakan untuk menjamin kelancaran sistem pergudangannya.
Market (pasar) adalah tempat dimana industri farmasi menyalurkan hasil produksinya. Agar dapat menguasai pasar maka kwalitas barang harus dijaga, salah satunya adalah menjamin kwalitas barang pada saat penyimpanan.
Manajemen pergudangan memiliki cakupan antara lain 1. Mengatur orang atau petugas (SDM),
2. Mengatur penerimaan barang,
3. Mengatur penataan atau penyimpanan barang dan 4. Mengatur pelayanan akan permintaan barang.
Pengelolaan manajemen dilakukan oleh seorang manajer pergudangan yang mempunyai tugas :
a) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pergudangan, pengiriman, persediaan, dan pembelian agar proses permintaan dan pengadaan barang dapat terpenuhi sesuai dengan kebutuhan, tepat waktu, efisien dan efektif.
b) Menganalisa total kebutuhan barang dan mengatur penyediaan, pengadaan, dan pengiriman barang sedemikian rupa agar alokasi barang di setiap tempat dapat memenuhi kebutuhan dengan efisien, efektif dan tepat waktu.
c) Merencanakan dan mengkoordinasikan pengiriman barang dari pemasok dan atau gudang, termasuk menentukan ekspedisi dan rute, untuk memastikan pengiriman dilakukan dengan tepat waktu dan efisien, serta barang diterima oleh setiap cabang sesuai dengan yang telah ditentukan.
d) Menerima dan memproses permintaan barang dari setiap tempat, dan mengontrol pengiriman barang dari pemasok (supplier) agar barang dapat diterima oleh gudang, sesuai dengan waktu, kuantitas, kualitas dan biaya yang telah ditetapkan.
e) Menyusun anggaran biaya logistik dan menjaga agar kegiatan operasional
dialokasikan (Indonesian Human Resource Management - PortalHR_com.mht).
Seorang menajer pergudangan juga harus dapat mengatur persediaan (stock) yang ada di gudang. Ada beberapa jenis persediaan :
1) Fluktuation stock merupakan persediaan untuk menjaga terjadinya fluktuasi permintaan yang tidak diperkirakan sebelumnya, adanya penyimpangan waktu produksi atau pengiriman barang.
2) Antisipation stock merupakan persediaan untuk menghadapi permintaan yang dapat diramalkan misalnya pada waktu permintaan tinggi kapasitas produksi tidak mampu memenuhi, juga dimaksudkan untuk menjaga kemungkinan sukarnya diperoleh bahan baku.
3) Lot size inventory merupakan persediaan yang diadakan dalam jumlah besar dari pada kebutuhan saat itu untuk mendapatkan keuntungan dari potongan harga sehingga mendapatkan penghematan dari biaya pengangkutan perunit yang lebih rendah.
4) Pipeline inventory merupakan persediaan yang sedang dalam proses pengiriman dari tempat asal ketempat barang tersebut akan digunakan yang dapat memakan waktu beberapa hari atau beberapa minggu.
Adapun sasaran pengelolaan gudang (manajemen pergudangan) adalah : 1. Fasilitas
a. Penyediaan serta pengaturan yang baik terhadap fasilitas/
perlengkapan/peralatan yang dibutuhkan dalam gudang.
b. Pemakaian ruang seefektif mungkin
c. Memungkinkan pemeliharaan yang baik dan mudah untuk semua fasilitas gudang.
d. Fleksibilitas terhadap perubahan
2. Tenaga Kerja
a. Penggunaan tenaga kerja seefektif mungkin b. Mengurangi resiko kecelakaan kerja
c. Memungkinkan pengawasan yang baik 3. Barang
a. Menghindari kerusakan barang ataupun yang mempengaruhi kualitas
b. Menghindari terjadinya kehilangan barang c. Mengatur letak agar hemat tempat atau ruang
d. Pengaturan aliran keluar masuknya barang (Priyambodo,B. 2007).
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam Manajemen Pergudangan:
Dalam mempersiapkan manajemen pergudangan perlu diperhatikan hal – hal dibawah ini :
a) Bagaimana mempersiapkan gudang obat.
b) Bagaiman mengatur persediaan obat c) Bagaimana membuat catatan
d) Bagaimana membuat kartu persediaan obat e) Membuat catatan persediaan yang akurat
f) Bagaiamana mempersiapkan personalia (http:// who.or.id).
a. Mempersiapkan Gudang Obat
Bahan baku obat harus selalu disimpan diruang penyimpanan yang layak.
Bangunan untuk menyimpan obat hendaklah dibangun dan dipelihara untuk melindungi bahan baku obat dan obat jadi yang disimpan dari pengaruh temperatur dan kelembaban, banjir, rembesan melalui tanah masuk dan besarangnya binatang kecil tikus, burung dan binatang lain. Gudang penyimpanan
teratur berbagai macam bahan dan produk seperti bahan awal dan bahan pengemas, produk antara, produk ruahan, produk jadi, pruduk dalam status karantina, produk yang telah diluluskaan, produk yang ditolak, produk yang dikembalikan atau produk yang ditarik dari peredaran (Badan POM, 2006).
Hal-hal yang perlu diperhatikan untuk menjaga gudang dalam keadaan baik :
1. Awasi sruktur fisik gudang secara teratur. Perbaiki setiap kerusakan diatap, dinding, pintu, jendela dan lantai. Gudang harus cukup luas agar udara bebas bergerak, memudahkan untuk keluar masuk barang dan troli, serta memudahkan pekerjaan pengawasan oleh petugas.
2. Atur suhu dalam gudang biarkan udara hangat keluar buka pintu dan jendela bila seseorang berada dalam gudang. Buat ventilasi udara didinding atau plafon. Gunakan air conditioner (AC). Gunakan kawat nyamuk untuk mencegah serangga. Amankan seluruh tempat terbuka dengan teralis untuk mencegah pencurian. Penyimpanan ditempat kering, yaitu berventilasi baik pada temperatur 15-25 oC atau, tergantung pada kondisi cuaca, sampai 30oC. Bahan yang berbau kuat atau indikasi pencemaran lain dan tak kuat cahaya harus dipisahkan.
3. Gudang hendaklah dapat melindungi isinya dari pengaruh cahaya, panas yang berlebih, sehingga bagian dalam atap sebaiknya dilapisi dengan alumunium foil.
4. Atur sinar dalam gudang. Bila sinar masuk melalui jendela blok sinar langsung tersebut dengan mencat jendela warna putih.
5. Atur kelembaban dan cegah kerusakan oleh air. Kelembaban relatif tidak lebih dari 60 %. Periksa apakah saluran pembuangan air baik. Harus ada saluran pembuangan disekitar gudang. Atap harus mempunyai talang.
Biarkan udara bergerak bebas. Amankan ventilasi udara dan jendela.
Lakukan perbaikan segera saat bocor terjadi untuk mengurangi kelembaban dan kerusakan air. Wadah tablet dan kapsul dapat diisi dengan kantong pengering (Dessicant = kristal pengering yang tidak dapat dimakan).
6. Jaga agar gudang bebas hama.
7. Bersihkan gudang dan jaga kerapihan, pel lantai, bersihkan debu dari rak dan dinding secara teratur.
8. Simpan persediaan bahan baku obat yang berukuran kecil di atas rak.
Barang dalam ukuran besar diletakkan diatas pallet yang terbuat dari plastik. Penggunaan rak adalah cara mudah untuk mengatur persediaan.
Hindari penggunaan rak dan pallet dari bahan yang terbuat dari kayu. Pada tiap rak atau palet diberi penomoran untuk mempermudah pencarian barang. Setiap barang yang masuk diletakkan pada rak atau palet tersebut kemudian dicatat pada catatan / dokumen. Catatan tersebut berisi tanggal masuk, nomor rak atau palet, nama barang, jumlah barang, nama petugas yang meletakkan.
9. Gunakan lemari pendingin untuk menyimpan bahan baku obat yang peka terhadap panas.
10. Simpan bahan obat golongan narkotika dan psikotropika di ruang penyimpanan yang dikunci ganda. (http:// who.or.id).
11. Produk dengan status karantina disimpan dalam area yang terpisah, area ini harus dengan jelas, ditandai dan memiliki akses yang terbatas untuk setiap personil. Setiap sistem untuk produk karantina harus menjamin keamanan fisiknya. Sebagai contoh, sistem terkomputerisasi dapat
digunakan, dengan ketentuan bahwa mereka disahihkan untuk menjamin keamanan.
12. Bahan yang sangat aktif dan bahan radioaktif, narkotika dan obat-oabatan dan bahan berbahaya dan bahan lainnya, seperti halnya bahan yang beresiko disalahgunakan, menimbulkan ledakan atau api (bahan cair atau padat yang mudah terbakar maupun yang bertekanan gas) harus disimpan didalam area yang tingkat pengamannya tinggi (Badan POM, 2006).
b. Mengatur Persediaan Obat
Pesediaan obat diatur berdasarkan : 1. Susun obat berdasarkan abjad
Penyusunan dengan cara ini dapat dilakukan pada industri yang mempunyai gudang yang cukup luas.
2. Susun obat berdasarkan bentuk dan jenis sediaan:
a) Bahan baku b) Bahan pengemas c) Produk antara d) Obat jadi
e) Produk yang dikarantina f) Produk yang disetujui g) Produk yang ditolak
h) Produk yang ditarik kembali i) Produk yang dikembalikan j) Bahan-bahan yang berbahaya k) Bahan-bahan yang mudah terbakar
l) Bahan cair
3. Simpan obat sesuai tanggal kadaluarsa dengan menggunakan prosedur FEFO (First Expired First Out).
Periksa semua bahan dalam gudang untuk tanggal kadaluarsa.
Pisahkan semua obat kadaluarsa dari gudang. Tempatkan bahan dengan tanggal kadaluarsa yang lebih pendek di depan bahan yang berkadaluarsa lebih lama. Bila obat mempunyai kadaluarsa sama, tempatkan obat yang baru diterima dibelakang obat yang sudah berada diatas rak.
4. Simpan bahan tanpa kadaluarsa dengan menggunakan prosedur FIFO.
(First In First Out).
Simpan barang tanpa kadaluarsa sesuai urutan penerimaan. Tempatkan barang yang baru diterima dibelakang barang yang sudah berada diatas rak. Mungkin ada tanggal pembuatan dalam wadah. Tanggal menunjukkan barang lama harus digunakan terlebih dahulu.
5. Simpan obat dengan menggunakan metode FUFO (First Unstable First Out). Tempatkan barang yang tidak stabil dibelakang barang yang lebih stabil.
6. Simpan obat dengan menggunakan metode LIFO (Last In First Out) Asumsinya nilai barang yang terjual / terpakai dihitung berdasarkan harga pembelian barang yang terakhir masuk
Bahan baku obat yang rusak, kadaluarsa dan ditolak harus dipisahkan.
Obat ini dapat dikembalian ke pemasok atau dimusnahkan dan dibuat catatan pemusnahan obat termasuk tanggal, jam, saksi dan cara pemusnahan.
c. Membuat Catatan / Dokumen
Setiap kegiatan yang dilakukan dalam pergudangan harus didokumentasikan dan dicatat dengan benar. Dokumentasi merupakan suatu bagian dari sistem informasi manajemen yang berguna untuk perencanaan, pelaksanaan atau penerapan, penyelidikan atau pengendaliaan dan evaluasi dalam seluruh aktifitas pergudangan. Disamping itu diperlukan untuk memonitor dan mengendalikan bangunan, fasilitas, peralatan dan personil.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat catatan / dokumen : 1. Dokumen didisign dan dibuat dengan cermat agar dapat digunakan dengan
mudah, benar dan efektif.
2. Dokumen mencakup seluruh data yang diperlukan dan diperbaharui.
3. Penggunaan dokumen yang telah diganti dicegah.
4. Instruksi / prosedur (misalnya : protap, metode analisa) jelas.
5. Dalam modus perintah, disusun sesuai urutan langkah.
6. Mudah dipahami oleh pelaksana.
7. Dokumen diberi tanggal dan tanda tangan untuk otorisasi, mencakup penerima copy.
8. Dokumen selalu tersedia bagi semua pihak yang bersangkutan.
9. Pengkoreksian dilakukan sedemikian rupa sehingga data sebelumnya tidak hilang dan diletakkan dekat dengan data pertama. Identitas orang yang melakukan koreksi dan tanggal koreksi ditampilkan.
10. Dokumen disimpan selama jangka waktu ayng ditentukan minimal 5 tahun.
Untuk mengetahui apa yang ada digudang, jumlah masing-masing barang, kapan suatu barang harus dipesan, harus dibuat catatan yang akurat. Adanya catatan dapat menghemat waktu, mengetahui apa yang ada digudang, mengetahui kapan menggunakan persediaan, untuk apa persediaan digunakan, dan mengetahui