BAB IV. PEMBAHASAN MASALAH
A. Pengolahan Koleksi terbitan Berkala Jurnal di UPT Perpustakaan UNY 50
Terbitan Berkala bukan hanya jurnal, tetapi semua jenis koleksi terbitan lainya, baik yang dilanggan maupan hadiah atau pemberian. Jurnal ilmiah, tabloid, majalah populer dan lain-lain, yang berbahasa indonesia maupun bahasa asing. Pengolahan terbitan berkala merupakan kegiatan pengolahan koleksi majalah, jurnal dan surat kabar. Sebelum disajikan ke pembaca perlu diadakan pengolahan agar menjadi bentuk infomasi yang dapat diatur pada tempat tertentu dan disusun secara sistematis sesuai dengan sistem yang berlaku. Sehingga siap digunakan oleh siapa saja yang memerlukan koleksi terbitan berkala yang diterima perpustakaan harus segera diproses.
Pada praktisnya jurnal tidak diregistrasi pada buku induk, tetapi cukup dengan kartu registrasi (recordcard atau kardeks). Penggunaan kartu memungkinkan pengelolaan koleksi jurnal /terbitan berkala melakukan kontrol lebih mudah terhadap kelengkapan nomor-nomor yang dikoleksinya. Pada setiap kesempatan kita mengetahui bahwa nomor atau edisi yang seharusnya sudah datang ternyata masih kosong, maka kita dapat segera konfirmasi kepada penjual (agen) seandainya itu adalah berasal dari pembelian.
Data yang harus dicatat dari jurnal antara lain keterangan mengenai judul, ISSN, kala terbit (frekuensi), penerbit (redaksi), alamat dan nomor terbitan yang diterima, serta asal perolehannya. Seandainya koleksi tersebut
lxii
berasal dari pembelian, maka dicantumkan pula besarnya harga. Informasi tersebut lalu diisikan dalam kolom-kolom recordcard.
Jurnal yang baru pertama kali diterima, dibuatkan recordcard baru. Selanjutnya recordcard difile secara alfabetis berdasarkan judul. Dari
recordcard kita dapat mengetahui jumlah judul yang dikoleksi oleh perpustakaan. Dengan perhitungan setiap lembar menunjukkan satu judul terbitan berkal. Untuk mempermudah pengelolaan kita dapat membedakan antara terbitan yang berasal dari pembelian ataupun berasal dari sumbangan atau hadiah.
Jurnal tidak perlu diberi label nomor panggil. Namun demikian untuk mempermudah pergerakan perlu kiranya dibuatkan kode yang memungkinkan membedakan antara judul satu dengan judul lainnya. Penyusunan dalam rak, jika koleksinya tidak terlalu besar cukup menurut abjad judul majalah / jurnal terbitan berkala tersebut. Selanjutnya dalam judul itu sendiri, penyusunannya dilakukan menurut volume, nomor, dan tahun terbit majalah tersebut. Jurnal dapat pula dikelompokkan menurut subsektor (subyek luas), lalu pada setiap subsektor majalah disusun lagi menurut abjad judul, dan selanjutnya menurut tahun terbit, volume, dan nomor.
Rak penyimpanan Jurnal harus dipisahkan dari rak koleksi tersebut. Jurnal yang baru diterima dapat ditempatkan pada rak pameran, tentunya setelah diproses terlebih dahulu, seperti pencatatan dalam recordcard, tidak lupa distempel lalu ditempel kode yang berfungsi sebagai pembeda dengan judul yang identik. Karena lazimnya perpustakaan hanya memiliki satu copy (eksemplar) dari masing-masing judul terbitan, maka dalam layanannya koleksi
lxiii
ini hanya dapat dibaca di ruang penyimpanan koleksi yang tentunya sudah dilengkapi dengan meja dan kursi baca.
Jenis-Jenis Koleksi Terbitan Berkala Jurnal Di UPT Perpustakan Universitas Negeri Yogyakarta.
TABEL 4.1
KOLEKSI TERBITAN BERKALA PERPUSTAKAAN UNY TH. 2005 S/D 2008
Nama Jurnal Volume Keterangan
OLAHRAGA: Jurnal Ilmiah
Volume 9 Edisi Agustus 2005 Volume 10 Edisi April 2006 Volume 10 Edisi Agustus 2006 Volume 12 No.1 April 2008 Volume 12 No.2 Agustus 2008
Membeli
Jurnal Penelitian Saintek Volume 6 No.1 Oktober 2005 Volume 7 No.1 April 2004 Volume 11 No.2 Oktober 2008
Membeli
IMAJI : Jurnal Seni dan Pendidikan Seni
Volume 1 No.1 Februari 2005 Volume 3 No.1 Februari 2007 Volume 4 No.2 Agustus 2008
Membeli
Jurnal Penelitian dan Evaluasi
Volume I No.1 2001 Volume II No.3 2003 Volume III No.4 2004 Volume VI No.7 2007 Volume VII No.1 2008
lxiv Jurnal Penelitian
Humaniora
Volume 6 No.1 Juli 2002 Volume 7 No.1 April 2003 Volume 12 No.1 April 2008
Membeli
Paradigma : Jurnal Psikologi Pendidikan Konseling
Volume 1 No.01 Januari 2008 Volume 1 No.02 Juli 2008
Membeli
Medikora : Jurnal ilmiah Kesehatan Olahraga
Volume I No.1 April 2007 Volume I No.2 Oktober 2007 Volume II No. 1 April 2008
Membeli
INOTEK : Jurnal Inovasi dan Aplikasi Teknologi
Volume 9 No.2 Agustus 2006 Volume 10 No.1 Februari 2007 Volume 10 No.2 Agustus 2007 Volume 11 No.01 Januari 2008
Membeli
Dinamika Pendidikan : Majalah Ilmu Pendidikan
Volume VII No.3 Nov. 2001 Volume VIII No.1 Maret 2002 Volume VIII No.2 Nov. 2002 Volume 4 No.1 Mei 2008
Membeli
Litera : Jurnal Penelitian Bahasa, Sastra dan pengajarannya
Volume 3 No.1 Januari 2005 Volume 4 No.1 Januari 2006 Volume 6 No. 1 Januari 2008
Membeli
Jurnal Pendidikan Matematika dan Sains
Volume IX Edisi khusus April 2006
Volume X No.1 Juni 2007
lxv
Volume X No.2 November 2007
Volume XI No.1 Juni 2008
Kreativa : Jurnal Kreatif Bahasa, Sastra dan Seni
Volume VI No.III April 2008 Hadiah
Jorpres : Jurnal Olahraga Prestasi
Volume 1 No.2 Juli 2007 Volume 2 No.1 Januari 2008
Hadiah
Jurnal Pendidikan Jasmani Indonesia
Volume 3 No.1 April 2007 Volume 5 No.1 November 2007 Volume 5 No.1 April 2008
Hadiah
Sumber : Laporan Pelaksana Program Kerja UNY Tahun 2008
Dengan adanya perkembangan teknologi informasi saat ini, koleksi terbitan berseri banyak yang diterbitkan dalam bentuk elektronik. Contoh dari hal itu adalah: jurnal elektronik, kliping elektronik, online newspaper dan lain-lainnya. Koleksi elektronik ini bisa diakses melalui internet dari manapun.
Terbitan berkala memiliki ciri-ciri khusus seperti yang telah disebutkan di atas maka cara pengolahannya berbeda dengan jenis koleksi perpustakaan lainnya. Penyimpanan koleksi terbitan berkala sebaiknya diletakkan dalam ruangan tersendiri dalam arti tidak dicampur dengan koleksi buku. Adapun langkah- langkah pengelolaan terbitan berkala jurnal adalah sebagai berikut: 1. Setiap terbitan berkala jurnal yang diterima hendaknya diperiksa terlebih
dahulu, apakah sebagai hadiah / membeli. Terbitan berkala tidak diregitrasi pada buku induk, tetapi cukup dengan kartu registrasi (record card atau
lxvi
kardeks). Kardeks disimpan dalam rak tertentu dan disusun menurut abjad judul jurnal.
2. Terbitan berkala diberi tanda stempel kepemilikan dari perpustakaan pada halaman sampul, halaman judul, halaman tertentu dan seterusnya.
3. Data yang dicatat dari jurnal antara lain keterangan mengenai judul, ISSN, kala terbit (frekuensinya), penerbit, dan nomor terbitan yang diterima, serta asal perolehannya. Kemudian dicatat kedalam kartu Kardeks untuk memisahkan antara jenis Jurnal.
4. Jurnal yang baru pertama kali diterima, setelah di registrasi diproses ke data base. Inventaris jurnal cukup dilakukan satu kali untuk setiap judul seri, sedangkan nomor-nomor lanjutan sejak nomor yang pertama kali dikoleksi perpustakaan, cukup dicantumkan pada kartu registrasi.
GAMBAR 4.1
TAMPILAN INPUT JURNAL DARI DATA BASE SIPISIS
Form Pemesanan - Bookmark ] Tampilan berdasarkan : [ Nama Tag –
Nomor Tag - XML ]
<< Kembali ke hasil pencarian
Judul
Jurnal Pendidikan Jasmani Indonesia
Bahasa Ind
lxvii
5. Jurnal tidak perlu diberi label nomor panggil, namun diberi label judul jurnal. Misalnya, judul jurnal ”Jurnal Penelitian Saintek volume 6 No.1 Oktober 2005” jadi pada sampul jurnal ditulis sebagai berikut : JPS 1-2005 6. Penyusunan koleksi terbitan berkala dalam rak, jika koleksinya tidak terlalu
besar cukup menurut abjad judul terbitan berkala tersebut. Selanjutnya di dalam judul itu sendiri, penyusunannya dilakukan menurut volume, nomor, dan tahun terbit majalah tersebut.
7. Terbitan berkala dapat pula dikelompokkan menurut subsektor (subjek luas), lalu pada setiap subsektor majalah disusun lagi menurut abjad judul, dan selanjutnya menurut tahun terbit, volume dan nomor.
8. Rak penyimpanan terbitan berkala harus dipisahkan dari rak koleksi untuk buku.
ISSN 979924613
Edisi/Volume Volume 5 No.1 April 2008 Tempat
Terbit Yogyakarta
Penerbit Adicita Karya Nusa
Tahun Terbit 2008
lxviii
9. Terbitan berkala yang baru diterima dapat ditempatkan pada rak pameran setelah terbit jurnal yang baru.
Pada umumnya koleksi terbitan berkala dilayankan dengan sistem terbuka tetapi pemakai hanya boleh membaca di dalam perpustakaan, tidak boleh dipinjam dibawa pulang. Pemakai boleh memfotokopi artikel dari jurnal / majalah yang diinginkan. Selain itu pada layanan terbitan berkala ini terdapat juga layanan informasi terpilih. Layanan ini menyajikan informasi-informasi terpilih yang dapat diakses oleh pengguna untuk menemukan informasi yang sesuai dengan kebutuhannya. Perpustakaan dalam hal ini menyajikan koleksi ataupun informasi sekunder yang akan membawa pengguna kepada informasi utama, misalnya dengan menyediakan indeks artikel, indeks jurnal yang terpilih seperti jurnal elektronik dan lain –lain.
Cara pengindeksan jurnal ilmiah/ artikel:
- Dicari no.klasifikasi kemudian ditentukan tajuk subyeknya dan ditulis nama pengarang artikel (penulisan nama dibalik).
- Tulis judul artikel dan anak artikel. - Judul jurnal.
- Ditulis tahun, volume, no.jurnal, bulan terbit, tahun terbit dan jumlah halaman.
Kegunaan indek sama seperti katalog pada umumnya, agar pembaca tahu dimana letak dari jurnal.
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penujang perguruan tinggi bersama – sama dengan unsur penunjang lainnya berperan serta melaksanakan kegiatan demi tercapainya visi dan misi perguruan tinggi. Peran
lxix
perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai pengumpul, penyusun dan memelihara informasi, serta menyebarkan informasi.
Hal ini sesuai dengan yang dikatakan oleh Ibu Hartati, selaku Kepala UPT Perpustakaan UNY yang Mengatakan :
”Selain mengoleksi koleksi jurnal yang tercetak UPT Perpustakaan UNY, juga mengoleksi jurnal yang berbentuk non cetak yaitu Jurnal Pendidikan dan Jurnal Ilmu Pengetahuan. Penambahan jurnal prosesnya melalui kerjasama dari beberapa pihak yang kemudian dimasukkan ke pangkalan data”.
(hasil wawancara 10 Maret 2009)
Proses digitalisasi dimasukkan ke pangkalan data supaya dapat digunakan secara online oleh pembaca dari jurnal cetak di scan menjadi jurnal digital, kemudian jurnal dikirim dan disebarkan oleh oriental skulear. Kemudian diadakan pengeditan atau pengabungan file dimasukkan ke website Universitas Negeri Yogyakarta (library.uny.ac.id) dan dapat dibrowsing oleh pembaca di UPT Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta mempunyai 1245 judul jurnal non cetak terdiri dari 745, Judul jurnal pendidikan dan 500
judul jurnal ilmu pengetahuan. Jurnal non cetak bapat diakses melalui website (www.pruquest.com) agar lebih lengkap semua mahasiswa, para karyawan, dan dosen harus mempunyai email masing-masing karena untuk mengakses jurnal tersebut harus menggunakaan password yang tiap bulannya berubah maka bila
password baru akan dikirim ke email semua mahasiswa dan para karyawan. Kelebihan dari jurnal elektronik adalah :
- Informasinya selalu baru (namun artikel yang terdapat pada jurnal ilmunya belum sepenuhnya teruji)
lxx
- Tidak memerlukan tempat yang luas, cukup dengan 1 komputer. - Mengurangi biaya perawatan
- Biayanya lebih murah
- Dapat digunakan oleh banyak orang dan secara bersamaan.
Dengan demikian Pengolahan terbitan berkala berupa jurnal merupakan salah satu kegiatan pengolahan koleksi dari berbagai macam pengolahan yang dilakukan oleh Staf UPT Perpustakaan UNY. Khususnya dalam pengolahan koleksi – koleksi elektronik seperti jurnal elektronik, yang sekarang banyak diminati oleh para mahasiswa sebagai informasi yang cepat didapat,mudah diakses dan lengkap informasinya. maka dari itu setiap perguruan tinggi memiliki koleksi jurnal elektronik.
lxxi
B. Hambatan - Hambatan Dalam Pengolahan Koleksi Terbitan Berkala di UPT Perpustakan Universitas Negeri Yogyakarta.
1. Kurangnya pegawai di perpustakaan bagian pengolahan terbitan jurnal menghambat pengolahan jurnal.
2. Alat pengolahan misalnya komputer yang tidak lancar memperlambat proses pengolahan jurnal, apalagi dalam proses digitalisasi.
3. Tempat/ruangan yang sempit mengakibatkan tatanan koleksi tidak rapi. 4. Kurangnya perhatian dari petugas, karena adanya rotasi kerja dalam satu
bulan.