KESIMPULAN DAN SARAN
KAJIAN PUSTAKA
2.7 Pengertian Terbitan Berseri
2.7.5 Pengolahan Terbitan Berseri
Setiap terbitan berseri yang diterima oleh perpustakaan harus segera diproses, agar informasi yang ada di dalamnya dapat secepatnya disebarluaskan kepada pengguna perpustakaan. Keterlambatan pengolahan bahan pustaka berarti menghambat proses penyampaian informasi kepada masyarakat/pengguna. Hal
Kartu Registrasi Majalah
Judul : Kala Terbit :
Issn : Harga Langganan: Penerbit : Beli/Hadiah/Tukar:
Alamat : Subjek :
pertama yang dilakukan dalam mengolah koleksi terbitan berseri adalah pengklasifikasian. Klasifikasi terbagi menjadi dua jenis yaitu klasifikasi artificial (artificial classification) dan klasifikasi fundamental (fundamental classification) (Suwarno 2010, 118)
Pengkasifikasian secara umum telah dilaksanakan oleh masyarakat, yaitu mengumpulkan satu kelompok, bahan-bahan sejenis atau yang hampir bersamaan antara yang satu dengan yang lainnya. Pekerjaan ini dilaksanakan untuk memudahkan dalam pencarian kembali apabila bahan bahan tersebut dibutuhkan. Demikian pula pengklasifikasian bagi terbitan berseri tidak terkecuali. Klasifikasi bagi terbitanini sangat diperlukan sebab dengan dilaksanakannya klasifikasi akan memudahkan dalam pelayanan. Terbitan yang sejenis atau yang sama menjadi satu kelompok, sedangkan yang hampir sejenis atau berhubungan erat akan berdekatan letaknya. Majalah yang terjilid (dibundel) diangggap sebagai monograf.
Oleh karena itu diproses pengklasifikasinya menurut subjek sebagaimana melakukan klasifikasi terhadap monograf. Untuk menentukan sistem klasifikasi yang dipergunakan sebaiknya sistem klasifikasi yang sudah umum dipergunakan sehingga tidak menyulitkan pelaksanaanya.
Untuk menentukan nomor klasifikasi terbitan berseri isi subjek harus diperiksa dengan teliti walaupun subjek terbitan berseri sudah tertera pada judulnya namun ada terbitan berseri yang meragukan antara lain judul dengan subjeknya. Untuk hal tersebut dapat diketahui dari daftarisi atau informasi lain
diketahui subjeknya atau masalah yang dikemukakan dalam terbitan berseri itu. Bila subjek telah dapat diketahui maka dapat ditentukan pula nomor klasifikasinya. Menurut Lasa (1994, 34) terdapat beberapa langkah dalam proses pengolahan terbitan berseri yakni:
a. Pemeriksaan
b. Pemberian cap, tanda kepemilikan
c. Pencatatan (dalam kartu registrasi maupun buku inventarisasi) d. Pembuatan kartu catalog
Untuk membuat deskripsi bibliografi katalog terbitan berseri, perpustakaan memerlukan sumber informasi pengatalogan. Sumber informasi tersebut antara lain:
a. Halaman Judul.
b. Halaman lain seperti halaman judul singkat, samping halaman judul, balik halaman judul dan kolofon.
c. Bagian lain dari buku seperti kata pengantar praktis kulit buku teks dan bibiliografis serta indeks.
d. Luar buku (publikasi). ( Suhendar 2005, 44)
Informasi tersebut dapat membantu kataloger untuk menentukan subjek terbitan berseri. Dalam melakukan pengatalogan terbitan berseri ada beberapa informasi yang perlu dicantumkan pada deskripsinya katalog yaitu:
a. Judul majalah, judul pararel, anak judul.
b. Nomor, volume dan tahun terbit pertama kali. Apabila tidak diketahui maka cukup dicantumkan nomor, bulan yang paling lama dimiliki.
c. Frekuensi kala terbit.
d. ISSN (International Standard Serial Number). e. Kota terbit.
f. Nama lembaga.
g. Tahun, volume, nomor maupun bulan majalah yang dimiliki perpustakaan.
h. Nama pemimpin redaksi/editor. Terutama apabila nama itu cukup dikenal oleh kalangan luas.
i. Ukuran tinggi majalah. j. Edisi.
k. Catatan. (Saleh dan Yulia 1996, 51)
Di bawah ini dapat dilihat contoh kartu katalog terbitan berseri
(Gambar 2; kartu katalog terbitan berseri) 2.7.6 Penjajaran Terbitan Berseri
Setelah mengalami proses pengolahan, maka terbitan dapat dipajang di rak khususnya untuk terbitan terbaru dengan demikian setiap perpustakaan yang menerima terbitan baru harus segera memproses dan menjajarkan kedalam rak agar informasi yang didalamnya dapat secepatnya dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan. Menurut Lasa Hs (1994, 86) terdapat beberapa cara/sistem pejajaran terbitan berseri yaitu:
a. Terbitan Berseri Disusun Berdasarkan Alfabetis Sistem ini memiliki kecenderungan dalam penelusuran informasi karena pengguna lebih menitikberatkan pada judul. Sistem ini sangat cocok untuk perpustakaan atau lembaga yang hanya memiliki terbitan terbatas. b. Disusun Perkelompok Bidang Dalam sistem ini lebih dititikberatkan
pada bidang. Dengan demikian pengguna akan mencari judul terbitan sesuai dengan minat dan bidang masing-masing. Cara ini lebih cocok untuk perpustakaan yang menerima terbitan dalam jumlah banyak. c. Disusun Kronologis Penerimaan Terbitan yang diterima tanggal
tertentu disusun pada rak pertama dengan memberi petunjuk, misalnya: majalah hari ini. Kemudian esok harinya dipindah ke rak berikutnya. Sedangkan rak pertama diisi dengan terbitan yang baru diterima. Perpindahan terbitan dari satu rak kerak berikutnya dilakukan setiap hari.
Majalah peranian Indonesia Volume 1 no 1 (1974- )
Bogor : institut pertanian bogor, 1874 Jilid : i1. ; 24cm
Kuartalan ISSN 0216-0455
Tahun volume nomor
Sistem penjajaran koleksi terbitan berseri dalam rak disesuaikan dengan ketentuan yang dibuat oleh perpustakaan. Kartu kartu terbitan berseri dimuat dalam satu tempat yang disusun secara alfabetis menurut judul terbitan berseri dalam satu kotak yang berukuran 30x22x10cm. Dengan demikan kartu kartu dapat tersusun dalam posisi berdiri sehingga memudahkan pengecekan karena setiap saat dibutuhkan baik untuk melihatterbitan berseri yang ada/tidak ada ataupun untuk pencatatan terbitan berseri yang baru masuk ke perpustakaaan. 2.7.7 Pelayanan Terbitan Berseri
Tugas perpustakaan perguruan tinggi yaitu memberikan pelayanan pada seluruh aktivitas akademika yang terdiri darimahasiswa, staf pengajar, peneliti, dan staf administrasi. Untuk melaksanakan kegiatan pelayanan perpustakaan dengan baik, maka perpustakaan harus dapat menyediakan bahan pustaka yang sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Dikatakan demikian karena bahan pustaka merupakan sumber informasi yang sangat penting bagi mahasiswa dalam penyelesaian tugas yang telah diberikan oleh dosen, bagi staf pengajar untuk keperluan mengajar, sedangkan bagi peneliti untuk menyelesaikan tugas penelitian yang sedang dilakukannya.
1. Sistem Layanan Terbuka (open access).
Sistem layanan terbuka memungkinkan pengguna untuk mengambil langsung bahan pustaka ke rak. Hal ini sesuai seperti yang dimuat dalam Pedoman Umum Pengolahan Koleksi PerpustakaanPerguruan Tinggi (2000, 24) bahwa: Layanan terbuka adalah suatu sistem layanan yang memungkinkan pengguna menelusur jajaran koleksi penempatan relatif akan lebih menguntungkan karena
pengguna memiliki kesempatan menemukan pustaka lain yang berkaitan dengan pustaka yang dibutuhkannya. Dalam melaksanakan sistem pelayanan terbuka perpustakaan harus dapat melakukan beberapa hal antara lain:
a. Penataan Koleksi
Koleksi perpustakaan harus ditata dan diatur secara sistematis menurut klasifikasi agar pengguna mudah mencari dan menemukan bahan pustaka yang dibutuhkan.
b. Rambu-rambu
Rambu-rambu petunjuk arah pencarian bahan pustaka harus dibuat dengan jelas tetapi singkat serta ditempatkan pada tempat yang tepat. Rambu-rambu tersebut dapat berwujud panah atau tulisan.
c. Tata Ruang
Tata ruang harus baik sehinggamemungkinkan pengawasan petugas kepada setiap pengunjung secara seksama.
d. Katalog
Meskipun pengunjung perpustakaan dapat memilih bahan pustaka secara langsung ke rak, katalog perpustakaan tetap diperlukan dan harus ada. (Soeatminah 1992, 130)
2. Sistem Layanan Tertutup (Closed Access)
Layanan tertutup adalah suatu sistem layanan yang tidak memungkinkan pengguna perpustakaan masuk ke ruang koleksi. Dalam sistem ini pengguna perpustakaan tidak diberi izin untuk masuk dan mengambil langsung bahan pustaka ke rak, tetapi bahan pustaka yang diminta pengguna diambil oleh petugas perpustakaan. Pengguna memilih bahan pustaka yang ingin dipinjam melalui katalog perpustakaan dan setelah ditemukan sandi bukunya maka petugas perpustakaan dapat mengambil koleksi ke rak akan tetapi dibantu oleh petugas sirkulasi. Sehubungan dengan uraian diatas pelaksanaan sistem layanan tertutup perpustakaan perlu memperhatikan beberapa hal yaitu:
Koleksi pada sistem tertutup tidak harus ditata secara sistematis menurut urutan klasifikasi. Sehingga pengambilan bahan pustaka dan pengembaliannya tidak dapat dilakukan dengan cepat. Nomor urut lebih memungkinkan pengambilan dan pengembalian dilakukan dengan cepat.
b. Rambu-rambu
Petugas yang sudah hafal letak pustaka, rambu-rambu petunjuk arah kurang diperlukan.
c. Tata ruang
Berhubungan karena pengguna tidak boleh masuk, ruang koleksi harus di pisahkan dari ruang pengguna.
d. Katalog perpustakaan
Katalog perpustakaan sangat vital karena merupakan satu-satunya alat untuk mencari dan menentukan bahan pustaka yang ingin dibaca atau dipinjam. Perpustakaan dengan sistem tertutup tidak mungkin tanpa katalog. (Soeatminah 1992, 131).
Menurut Yusuf dan Suhendar (2005, 69) menggolongkan pelayanan menjadi dua bagian yang berbeda yaitu:
a. Pelayayan Langsung
Dikenal dengan nama pelayanan langsung karena bentuk pelayanannya berupa pemberian pelayanan secara langsung oleh petugas kepada pengguna dan hasilnya bisa secara langsung diterima oleh pengguna tersebut.
b. Pelayanan Tidak Langsung
Bentuk pelayanan yang tidak langsung memberikan hasil seketika. Pelayanan ini merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan oleh perpustakaan dalam rangka pembinaan dan pemberian motivasi kepada pengguna agar pendayagunaan koleksi tetap terpelihara.