- ISO 9001:2008 klausul 8
- OHSAS 18001:2007 klausul 4.5
Untuk memastikan keefektifan sistem manajemen MK3 PT. ADIWARNA
ANUGERAH ABADI diperbaiki secara terus-menerus, termasuk untuk
memperagakan kesesuaian Jasa serta kesesuaian sistem manajemen MK3 maka dilakukan perencanaan dan upaya penerapan proses-proses pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan yang diperlukan.
Prosedur untuk pemantauan dan pengukuran harus ditetapkan dan dipelihara dilaksanakan secara teratur dan terdokumentasi, terutama kegiatan yang mempunyai dampak penting terhadap lingkungan dan bahaya kerja yang berpotensi resiko tinggi.
Prosedur ini menjamin dihasilkannya catatan dari pemantauan dan pengukuran serta informasi untuk mendapatkan :
a. Kinerja MK3
b. Pengendalian operasinal yang relevan
c. Kesesuaian dengan tujuan dan sasaran MK3.
1. Kepuasan Pelanggan
Sebagai salah satu pengukuran kinerja sistem manajemen MK3 di PT. ADIWARNA ANUGERAH ABADI dilakukan pengukuran terhadap kepuasan
pelanggan. Metode untuk mendapatkan informasi tentang kepuasan pelanggan ditetapkan melalui mekanisme yang telah disepakati dengan pelanggan yang
umumnya berupa Berita Acara – Provisional Hand Over dan Final Hand Over yang dilakukan setelah melakukan pemeriksaan Fisik terhadap hasil pekerjaan/ proyek yang dilakukan oleh pelanggan apakah itu berupa Test dan Commisioning, SAT, FAT atau metode lainnya yang relevan..
Kebijakan ini ditetapkan sebagai wujud komitmen PT. ADIWARNA ANUGERAH ABADI dalam usaha meningkatkan kepuasan pelanggan.
2. Audit Internal
Untuk mengevaluasi penerapan dan efektivitas sistem manajemen MK3 di PT. ADIWARNA ANUGERAH ABADI, maka dilakukan Audit Internal secara berkala, sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam setahun atau berdasarkan kebutuhan tertentu.
Dalam melaksanakan audit internal ini PT. ADIWARNA ANUGERAH ABADI mempertimbangkan :
• Status dan pentingnya proses dan bidang yang diaudit • Kriteria, lingkup, frekwensi dan metode audit
• Auditor yang independen (tidak mengaudit proses yang menjadi tangung jawabnya)
Tanggung jawab, persyaratan perencanaan dan pelaksanaan audit serta pelaporan hasil auit dicatat dan dipelihara. Peraturan yang berkaitan dengan interal audit ditetapkan dalam sebuah prosedur.
3. Pemantauan dan Pengukuran Proses
Di dalam memperagakan kemampuan proses untuk mencapai hasil yang direncanakan ditetapkan metode yang sesuai untuk pemantauan dan jika dapat
dilakukan pengukuran dari proses sistem manajemen MK3 yang ada di
PT. ADIWARNA ANUGERAH ABADI. Metode pemantauan terhadap proses dilakukan oleh Project Manager/ Site Manager dan MK3 juga dari pihak pelanggan melalui pengawas yang ditunjuk pelanggan. Pemantauan dan pengukuran proses juga dilakukan melalui aktivitas audit internal.
Jika dalam proses pemantauan dan pengukuran tidak sesuai dengan yang direncanakan, maka harus dilakukan koreksi dan tindakan koreksi seperlunya untuk memastikan kesesuaian Jasa.
4. Pemantauan Dan Pengukuran Jasa
Berdasarkan perencanaan realisasi Jasa yang telah ditetapkan dalam MK3 Plan, Project Manager, Site Manager dan MK3 harus melakukan pemantauan, inspeksi dan pengujian dan pengukuran karakteristik Jasa yang mencakup hal berikut : • Inspeksi dan Pengujian Penerimaan
• Inspeksi dan Pengujian Dalam Proses • Inspeksi dan Pengujian Akhir
• Bukti kesesuaian dan keberterimaan Jasa akan dipelihara
Pelepasan dan penyerahan Jasa tidak boleh dilanjutkan sampai semua pengaturan yang direncanakan (sesuai rencana MK3 terkait) diselesaikan secara memuaskan, kecuali kalau disetujui oleh kewenangan yang relevan dan bila dapat oleh pelanggan secara langsung.
5. Pengendalian Produk/Jasa Tidak Sesuai
Untuk memastikan Jasa yang tidak sesuai (kesalahan pengerjaan/ ketidaksesuaian dengan spesifikasi) dikendalikan agar tercegah/tidak diteruskan ke proses berikutnya secara tidak sengaja, maka MR/ PM/ Site Manager dan bagian terkait lainnya bertanggung jawab terhadap pengendaliannya. Pengendalian ini mencakup :
o Identifikasi dan Pengelompokan, dimana material dan pekerjaan yang tidak
sesuai diidentifikasi pada tempat khusus dan dianalisa
o Melakukan penanganan dengan tindakan untuk menghilangkan
ketidaksesuaian yang ditemukan : Diperbaiki/kerja ulang (rework) Penggunaan alternatif
Persetujuan pemakaian atau pelepasan melalui konsesi oleh orang berwenang yang relevan dan bila dapat oleh pelanggan.
o Rekaman sifat ketidaksesuaian dan tindakan apapun berikutnya, termasuk konsesi yang di peroleh, harus dipelihara.
o Terhadap Jasa yang telah dikerjakan ulang/diperbaiki harus dilakukan verifikasi ulang untuk memperagakan kesesuaian pada persyaratan.
o Untuk Jasa yang tidak sesuai, jika ditemukan setelah penyerahan atau pemakaian dimulai, PT. ADIWARNA ANUGERAH ABADI harus melakukan tindakan yang sesuai dengan pengaruh atau pengaruh potensial dari ketidaksesuaian tersebut (penanganan keluhan pelanggan).
6. Analisis Data
Berdasarkan data yang didapat dari pemantauan dan pengukuran, maka Manajemen memastikan bahwa pengukuran, pengumpulan dan validasi data dilakukan dengan tepat, akurat dan lengkap guna memastikan kinerja perusahaan serta menjamin kepuasan pelanggan sehingga analisa data dirahkan pada :
• Tingkat kepuasan pelanggan/ Bohir dan pihak terkait lainnya
• Tingkat kesesuaian MK3 yang mencakup pengukuran dan evaluasi produk proyek yang dihasilkan yang dapat dilihat melalui laporan dan foto
• Karakteristik MK3 proses • Kinerja pemasok
Hasil analisis dipergunakan sebagai dasar untuk melakukan perbaikan berkelanjutan terhadap efektivitas sistem manajemen MK3 PT. ADIWARNA ANUGERAH ABADI.
Setiap bagian terkait bertanggung jawab terhadap penetapan, penghimpunan dan analisa data menetapkan metode yang dipakai untuk menganalisis data terkait diatas
7. Perbaikan Berkelanjutan
Sesuai dengan kebijakan MK3-nya PT. ADIWARNA ANUGERAH ABADI selalu melakukan perbaikan berkelanjutan melalui peninjauan Kebijakan MK3, Sasaran MK3, Hasil Internal Audit, Analisis Data, Tindakan Perbaikan dan Pencegahan serta Tinjauan Manajemen.
8. Tindakan Korektif / Perbaikan
Pada setiap ketidaksesuaian yang timbul berkaitan dengan sistem manajemen MK3 PT. ADIWARNA ANUGERAH ABADI dilakukan tindakan perbaikan yang sesuai untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian dan mencegah terulangnya hal tersebut.
Tindakan Perbaikan mencakup : • Peninjauan ketidaksesuaian
• Identifikasi penyebab ketidaksesuaian
• Menetapkan dan menerapkan tindakan yang sesuai • Peninjauan tindakan koreksi
Tindakan perbaikan ditetapkan dalam suatu prosedur.
Catatan yang berkaitan dengan tindakan perbaikan disimpan dan dipelihara.
9. Tindakan Pencegahan
Pada setiap penyebab ketidaksesuaian yang potensial dapat terjadi dan belum
terjadi, maka Manajemen menetapkan tindakan pencegahan untuk
menghilangkan penyebab ketidaksesuaian tersebut yang bertujuan selain untuk mengurangi kerugian pelaksanaan proyek juga untuk memastikan kepuasan Bohir/ Pemberi Proyek dengan menggunakan alat analisis yang sesuai, meninjau kebutuhan, Analisis pasar, koordinasi proyek, keluaran dari analisis data (kurva S), data dari pengalaman proyek yang lalu.
Tindakan pencegahan mencakup :
• Penetapan ketidaksesuaian potensial dan penyebabnya • Penetapan dan penerapan tindakan yang sesuai
• Peninjauan tindakan pencegahan
Tindakan pencegahan ditetapkan dalam suatu prosedur.
VII. PEMETAAN PROSES PT. ADIWARNA ANUGERAH ABADI
VIII. ORGANISASI PERUSAHAAN