a. Pengurusan arsp d kwartr-kwartr dlaksanakan oleh sekretars kwartr, kepala bro umum atau pmpnan-pmpnan kwartr yang ada katannya dengan surat-menyurat dengan memperhatkan prnsp pokok tata kearspan sebaga berkut:
1) Arsp yang bernla harus tersmpan dan yang tdak bernla harus dhapus/ dmusnahkan.
2) Arsp harus dapat dtemukan kembal dengan mudah dan cepat. 3) Arsp harus dapat djadkan sebaga bahan bukt.
4) Arsp harus aman dar kerusakan yang dtmbulkan oleh alam, hewan dan manusa, bak fsk maupun snya.
b. Pelaksanaan penympanan arsp d kwartr datur dalam 3 (tga) sstem sebaga berkut: 1) Menurut waktu.
Dalam sstem n yang menonjol adalah tahun pengeluaran dar tap-tap jens tulsan, msalnya: a) Keputusan b) Surat Keputusan. c) Surat Tugas. d) Surat-surat lannya. 2) Menurut persoalan.
Dalam sstem n pelaksanaannya dsusun menurut permasalahan, msalnya: a) Organsas dan Manajemen
b) Perencanaan dan Pengembangan c) Penddkan dan Pelathan
d) Kegatan Kepramukaan e) Hubungan Luar Neger f) Hubungan Masyarakat g) Dana dan Keuangan h) Masalah-masalah khusus. 3) Campuran.
Yang dmaksudkan dalam sstem n adalah arsp yang tergolong tulsan-tulsan yang bersfat naskah/surat:
a) Laporan. b) Surat. c) Nota
c. Masng-masng sstem tersebut d atas agar dsesuakan dengan kebutuhan dalam penggunaannya.
1) Pelaksanaan pengurusan arsp n dlakukan oleh Bagan Tata Usaha dengan melalu proses sebaga berkut:
a) Pencatatan. b) Penympanan. c) Pemelharaan. d) Penyajan kembal. e) Penlaan. f) Pemusnahan. g) Penyaluran. 2) Klasfkas arsp.
Penympanan arsp dlakukan dengan menggunakan klasfkas berkode. Contoh:
Nomor Kode Arsp Macam Arsp Keterangan
1 01 Surat Keluar
2 02/C Surat Masuk Pembnaan anggota dewasa
3 03 Surat Tugas
Setap kwartr mengatur klasfkas arspnya sesua dengan kepentngan dan kemampuannya masng-masng.
2. Pencatatan
a. Semua surat/tulsan yang dterma sebaga arsp, dcatat dalam buku agenda yang memuat kolom-kolom:
1) Nomor urut.
2) Tanggal penermaan. 3) Dterma dar sapa. 4) Nomor naskah dnas.
5) Tanggal surat/tulsan naskah dnas.
6) Petunjuk arsp (menunjukkan sstem penympanan arsp).
b. Untuk pencatatan tersebut dperlukan 2 macam buku agenda arsp yang dpergunakan: 1) Naskah dnas yang dklasfkaskan basa.
2) Naskah dnas yang dklasfkaskan rahasa dan terbatas.
3. Penympanan
a. Semua jens tulsan penympanan dmasukkan dalam map jeptan besar (ordner). b. Susunan penympanan arsp dalam ordner datur sebaga berkut:
1) Naskah dnas keluar, memuat urutan nomor dan tanggal dar naskah dnas yang bersangkutan.
2) Naskah dnas masuk datur sesua dengan nomor urut agenda arsp.
c. Tap-tap ordner pada sebelah luar dapat dber judul, tahun atau nomor kode sesua dengan apa yang tersusun ddalamnya.
d. D sampng d tempat yang telah dsedakan sesua dengan petunjuk lokas arsp dan d rak atau lemar arsp.
4. Pemelharaan
a. Pemelharaan arsp dselenggarakan secara tertb, teratur, dan rap, sehngga aman dan terhndar dar segala kemungknan yang merugkan, antara lan kerusakan, kehlangan, kebakaran, dan sebaganya.
b. Tempat pemelharaan arsp tersebut perlu dlengkap dengan bahan kma, alat pemadam kebakaran, dan lan-lan sesua dengan keperluan pengamanan.
5. Penyajan Kembal
a. Naskah dnas yang sudah dsmpan sebaga arsp, pada suatu waktu dperlukan kembal, maka untuk memudahkan penyajan kembal, penympanan arsp dlakukan dengan sstem pencatatan dan pemelharaan yang teratur/tertb secara terus-menerus.
b. Pemnjaman naskah dnas perlu dselenggarakan secara seksama untuk menjaga agar naskah dnas yang dpnjam tdak hlang.
c. Dengan menggunakan klasfkas arsp sepert tersebut d atas penyajan kembal akan lebh teratur.
d. Sstem pemnjaman arsp datur sebaga berkut: 1) Tap pnjaman dserta bon pnjaman.
2) Tap-tap bon pnjaman harus dbuat catatan-catatan: a) Macam naskah dnas
b) Nama pemnjam
3) Bon Pnjaman arsp tersebut dcatat dalam buku pnjaman arsp. 4) Bon dan buku pnjaman arsp (lhat contoh lampran).
5) Lama pnjaman 1 mnggu, dan bla perlu dapat dperpanjang dengan terlebh dahulu dlaporkan kepada Bagan Tata Usaha
6) Arsp naskah dnas yang boleh dpnjamkan hanya arsp yang jumlahnya lebh dar satu eksemplar, sedangkan arsp yang hanya tnggal satu exemplar, boleh dperlhatkan saja atau dsaln/dfotokop.
6. Penlaan
a. Penlaan dan penentuan jangka waktu arsp dlakukan berdasarkan suatu standar yang dtetapkan oleh ketua kwartr.
b. Wewenang penlaan dlaksanakan oleh sekretars jenderal/sekretars kwartr/kepala bro umum.
c. Dasar penlaan harus dtnjau dar seg pentng atau tdaknya arsp tu untuk kebjakan selanjutnya atau dar seg kemungknan dapat dgunakan bahan sejarah perkembangan organsas Gerakan Pramuka.
d. Penentuan nla arsp ddasarkan pada tngkat kegunaan, jangka waktu penympanan naskah dnas atau surat dan bahan admnstras lannya dengan memperhatkan:
1) Art dan nla admnstras sebaga bahan bukt alat pengngat. 2) Art dan nla s persoalan.
4) Ketentuan-ketentuan menurut undang-undang, peraturan pemerntah dan peraturan lannya, terutama terhadap surat-surat dan bahan-bahan bukt mengena persoalan keuangan dan perbendaharaan.
e. Jka dalam menla sesuatu tulsan mendapatkan keraguan, dtentukan nla yang lebh tngg.
f. Atas dasar ketentuan tersebut d atas, nla arsp dtentukan sebaga berkut: 1) Arsp 2 tahun.
2) Arsp 5 tahun. 3) Arsp 10 tahun. 4) Arsp lebh 10 tahun. g. Penggolongan Arsp:
1) Arsp dnams alah arsp yang danggap berguna untuk menunjang kegatan admnstras sehar-har.
Arsp dnams melput:
a) Arsp aktf, alah arsp yang mash dperlukan dan dpergunakan untuk menunjang kegatan admnstras sehar-har, msalnya:
(1) Peraturan-peraturan (jukran, juklak, jukns, dll) yang mash dgunakan sebaga pedoman kerja.
(2) Naskah-naskah dnas lannya yang belum tuntas penyelesaannya.
Arsp aktf dsmpan d lemar-lemar kabnet atau rak-rak d unt kerja masng- masng kwartr.
b) Arsp naktf, alah arsp yang frekuens penggunaannya untuk menunjang kegatan admnstras sehar-har sudah menurun, melput:
(1) Arsp yang bernla 2 tahun: (a) Surat pengantar.
(b) Surat lamaran yang dtolak.
(c) Surat tugas yang telah dlaksanakan dan tdak ada hubungannya dengan perstwa sejarah.
(d) Telegram.
(e) Undangan yang tdak ada hubungannya dengan perstwa sejarah. (f) Surat edaran yang bersfat sementara dan tdak ada hubungannya dengan
perstwa sejarah.
(g) Laporan yang telah selesa persoalannya.
(h) Surat lan yang telah selesa persoalannya dan tdak ada hubungannya dengan bograf seseorang, organsas Gerakan Pramuka, hasl peneltan dan perstwa bersejarah.
Arsp yang bernla 2 tahun dsmpan oleh Arsp I. (2) Arsp yang bernla 5 tahun:
Arsp tersebut butr (1) d atas yang oleh Arsp I dnla mash perlu dsmpan, karena dduga sewaktu-waktu mash dperlukan.
Arsp yang bernla 5 tahun dsmpan oleh Arsp II. (3) Arsp yang bernla 10 tahun:
Arsp tersebut butr (2) d atas yang oleh Arsp II dnla mash perlu dsmpan, karena dduga sewaktu-waktu mash dperlukan.
2) Arsp Stats, alah arsp yang danggap tdak berguna lag dalam menunjang kegatan admnstras sehar-har, namun berguna sebaga bahan pertanggungjawaban yurds, bahan penulsan sejarah dan bahan peneltan.
Arsp stats bernla lebh dar 10 tahun dan melput:
a) Arsp tersebut butr (3) d atas yang oleh Arsp III dnyatakan bernla sejarah. b) Surat yang bers soal organsas atau sejarah Gerakan Pramuka.
c) Surat yang bers kebjaksanaan d) Petunjuk Penyelenggaraan e) Prosedur dan Tatacara
f) Surat-surat yang bers transaks atau kontrak yang mempunya akbat yurds, umum dan berlaku terus menerus.
g) Surat-surat yang bers ketetapan mengena kedudukan hukum personl/karyawan. h) Surat-surat yang bers dokumen-dokumen mengena organsas Gerakan Pramuka,
penddkan, personl/karyawan, materl yang kemungknan besar untuk dsempurnakan.
) Surat-surat mengena perencanaan organsas Gerakan Pramuka.
Arsp yang danggap stats harus segera dserahkan kepada Arsp Nasonal Republk Indonesa (ANRI) atau Arsp Nasonal Daerah (ARNAD).
7. Pemusnahan
a. Pemusnahan arsp dlakukan setap tahun oleh panta yang dbentuk kwartr atau pejabat yang dber wewenang dengan suatu surat tugas.
b. Panta bertugas melaksanakan penlaan dan penggolongan arsp dar setap jens tulsan yang menurut jangka waktu tertentu telah dapat dmusnahkan.
c. Setap pelaksanaan pemusnahan dbuat berta acara pemusnahan
d. Sebaga hasl penlaan, maka arsp-arsp yang dnla 10 tahun keatas, oleh kwartr daerah dserahkan kepada ARNAD dan untuk kwarnas dserahkan kepada ANRI.
8. Penyaluran
a. Untuk memudahkan penyaluran, maka tngkatan arsp dbag dalam 3 tngkat sebaga berkut:
1) Arsp tngkat 1, selanjutnya dsebut Arsp I alah yang menurut penlaan setelah 2 tahun dapat dmusnahkan.
2) Arsp tngkat II, selanjutnya dsebut Arsp II alah yang menurut penlaan setelah 5 tahun dapat dmusnahkan.
3) Arsp tngkat III, selanjutnya dsebut Arsp III alah yang menurut penlaan setelah 10 tahun dapat dmusnahkan.
b. Penyaluran arsp datur sebaga berkut:
1) D lngkungan kwartr cabang Gerakan Pramuka oleh para sekretars kwarcab. 2) D lngkungan kwartr daerah Gerakan Pramuka oleh para sekretars kwarda.
3) D lngkungan Kwartr Nasonal Gerakan Pramuka datur oleh kepala bagan tata usaha kwarnas.
4) Arsp-arsp tersebut yang dsalurkan penympanannya dpertanggungjawabkan kepada kepala bagan tata usaha atau pmpnan pengurusan arsp d kwartr-kwartr.
c. Penyaluran arsp d lngkungan kwartr rantng, datur oleh kwarcabnya.
BAB X
PENDATAAN DAN POTENSI