PIHAK BERKUASA TEMPATAN
MAJLIS DAERAH KUALA LANGAT
39.5 PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI
39.4.2 Pengurusan Deposit
Majlis menyelenggara 9 jenis akaun deposit berjumlah RM7.96 juta pada akhir tahun 2006. Pihak Audit mendapati jumlah deposit telah meningkat sejumlah RM7.7 juta berbanding tahun 2005 berjumlah RM7.19 juta. Peningkatan jumlah deposit menunjukkan terdapat deposit yang tidak dituntut untuk satu jangka masa yang lama. Selain itu, pihak Audit juga mendapati senarai individu deposit disediakan secara manual. Pihak Majlis perlu mewujudkan satu sistem berkomputer untuk mengawal setiap akaun deposit individu terutamanya apabila melibatkan pembayaran balik wang deposit yang dituntut.
Pada pendapat Audit, Majlis telah menyelenggara akaun amanah dengan memuaskan kecuali bagi akaun deposit ia perlu dipertingkatkan lagi dengan menggunakan sistem berkomputer.
139
penting untuk menentukan harta dan inventori yang diperolehi direkod, diguna dan diselenggara dengan sempurna mengikut peraturan yang ditetapkan. Antara jenis harta yang dimiliki oleh Majlis ialah kenderaan, peralatan pejabat, perabot dan lain-lain. Pemerhatian Audit terhadap pengurusan Harta Modal di Majlis Daerah Kuala Langat adalah seperti berikut:
39.5.1 Daftar Harta Modal, Daftar Inventori Dan Daftar Bekalan Pejabat
Pembelian setiap barang yang bernilai lebih dari RM500 hendaklah direkodkan ke dalam Daftar Harta Modal, manakala barang yang bernilai kurang dari RM500 direkodkan di dalam Daftar Inventori. Pengurusan Harta Modal Majlis dibuat oleh Bahagian Pentadbiran Majlis. Semakan Audit mendapati Kad Harta Modal dan Kad Inventori ada disediakan. Bagaimanapun, tiada bukti pemeriksaan harta modal dibuat oleh pegawai bertanggungjawab. Majlis adalah disarankan supaya mematuhi Tatacara Pengurusan Stor perenggan 238 yang menghendaki pemeriksaan dibuat 2 tahun sekali. Bahagian Pentadbiran Majlis juga bertanggungjawab terhadap bekalan pejabat seperti kertas, sampul surat dan alat tulis. Majlis ada menyediakan stor berkunci untuk menempatkan bekalan pejabat. Selain dari itu, seorang Pembantu Tadbir dilantik khusus untuk menyelenggara stor tersebut. Hasil pemeriksaan fizikal dan semakan Audit terhadap Daftar Bekalan Pejabat mendapati daftar tersebut diselenggarakan dengan kemas kini.
39.5.2 Pengurusan Kenderaan
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980 menggariskan tatacara berhubung dengan penggunaan kenderaan Kerajaan, penjagaan dan penyelenggaraan kenderaan, pelantikan pegawai pengangkutan, penyelenggaraan buku log, pembaikan kenderaan, tugas pemandu kenderaan serta prosedur pelupusan. Semakan Audit terhadap pengurusan kenderaan adalah seperti berikut:
a) Pelantikan Pegawai Pengangkutan
Majlis memiliki sebanyak 21 kenderaan yang terdiri daripada 5 jentera berat, sebanyak 2 Pajero, sebanyak 1 Isuzu, sebanyak 2 van, sebanyak 6 kereta dan 5 motosikal. Sebagaimana Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 tahun 1980 menyatakan, jabatan yang memiliki kenderaan melebihi 20 buah kenderaan dikehendaki melantik seorang Pegawai Pengangkutan yang mempunyai kelulusan mekanikal untuk menguruskan hal ehwal kenderaan berkenaan. Semakan Audit mendapati Majlis tidak melantik Pegawai Pengangkutan dari Jabatan Kejuruteraan sebaliknya pengurusan kenderaan diletakkan pada Jabatan Pentadbiran. Semakan Audit juga mendapati setiap kenderaan majlis telah direkodkan dalam Kad Daftar Harta Modal sebagaimana yang dikehendaki oleh pekeliling tersebut. Pemeriksaan ke atas fail
kenderaan pula mendapati fail-fail dan daftar diselenggarakan dengan kemas kini dan rekod penyelenggaraan menunjukkan kenderaan telah diselenggarakan secara berkala dan mengikut keperluan. Dari aspek penyimpanan, Majlis tidak mempunyai tempat khusus untuk meletakkan kenderaan Majlis. Kenderaan Majlis diletakkan di kawasan pejabat Majlis sekiranya tidak digunakan.
b) Buku Log Kenderaan
Buku Log kenderaan pula perlu diselenggara dengan lengkap dan kemas kini. Ini bagi memastikan pergerakan kenderaan dapat dikawal dengan lebih berkesan dan penyelenggaraan dapat dibuat secara ekonomik. Semakan Audit terhadap Buku Log kenderaan di Bahagian Pentadbiran mendapati 4 Buku Log tidak diselenggarakan dengan kemas kini sehingga tarikh pengauditan pada bulan Mac 2007.
c) Pelupusan Kenderaan
Mengikut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 tahun 1995, tindakan pelupusan hendaklah diambil terhadap aset yang tidak boleh digunakan lagi. Pegawai bertanggungjawab perlu memastikan pelupusan dan hapus kira dilakukan sekurang-kurangnya 2 kali setahun. Pada tahun 2006 Majlis telah membuat dua kali pelupusan yang melibatkan sebuah kenderaan pacuan 4 roda dan sebuah van. Semakan Audit terhadap fail pelupusan mendapati Majlis telah melupuskan kenderaan pacuan 4 roda jenis Isuzu yang dibeli pada tahun 1984 dan sebuah van jenis Isuzu yang dibeli pada tahun 1993. Kedua-dua kenderaan ini telah berusia melebihi 10 tahun. Pelupusan telah dibuat mengikut peraturan yang telah ditetapkan.
Pada pendapat Audit, pengurusan harta modal, inventori dan kenderaan Majlis adalah memuaskan. Bagaimanapun, pegawai yang bertanggungjawab hendaklah membuat semakan dari semasa ke semasa dan memastikan rekod berkenaan lengkap dan kemas kini.
39.6 PENGURUSAN PELABURAN
Semakan Audit mendapati semua pelaburan Majlis dalam bentuk simpanan tetap. Pada akhir tahun 2006, Simpanan Tetap berjumlah RM16 juta berbanding RM13.5 juta pada tahun 2005. Simpanan Tetap telah menunjukkan peningkatan sebanyak RM2.5 juta. Simpanan Tetap ini dilaburkan dalam pelbagai bank yang melibatkan 6 buah bank
141
Jadual 67
Baki Simpanan Tetap Majlis Dan Faedah Yang Diterima Pada Tahun 2006
Jumlah Pelaburan
Bil. Jenis Bank
2005 (RM Juta) Masuk (RM Juta) Keluar (RM Juta) 2006 (RM Juta) Faedah Diterima 2006 (RM Juta)
1. Hong Leong Bank 0.5 0.01 0.01 0.5 0.01
2. MayBank 3.0 - 1.0 2.0 0.07 3. BIMB 4.0 1.0 1.0 4.0 0.10 4. AmBank 2.0 4.0 2.0 4.0 0.17 5. Bank Pertanian 2.0 1.0 1.0 2.0 0.07 6. Bank Rakyat 2.0 3.04 1.54 3.5 0.16 Jumlah 13.5 9.04 6.54 16.0 0.58
Sumber: Jabatan Perbendaharaan, Majlis Daerah Kuala Langat
Pada pendapat Audit, Majlis telah menguruskan pelaburan dalam simpanan tetap dengan memuaskan. Daftar Simpanan Tetap telah diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.
40. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT
Secara keseluruhannya, pengurusan kewangan Majlis Daerah Kuala Langat adalah memuaskan. Majlis perlu berusaha untuk meningkatkan pengurusan kewangan terutamanya kutipan hasil cukai. Selain itu kawalan serta pemantauan terhadap pengurusan sewaan premis perniagaan termasuk kutipan sewaan perlu diberi keutamaan supaya tunggakan hasil sewa dapat dikurangkan. Majlis juga disyorkan mengambil tindakan seperti berikut:
a) Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun bagi membincangkan
hal-hal pengurusan kewangan dan akaun Jabatan.
b) Menyelenggara dan mengemaskinikan Buku Vot mengikut peraturan yang ditetapkan.
c) Mewujudkan satu sistem berkomputer untuk menyelenggara akaun deposit.
d) Menyediakan senarai tugas yang terkini dengan mencatat nama pegawai/kakitangan,
jawatan, tarikh berkuatkuasa dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan.