Penempatan Guru Pelatih j-QAF(KPLI Mod LPBS j-QAF) di sekolah rendah
11.0 Carta Aliran Kerja
C A R T A A L I R A N
11.1 PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN SEKOLAH
Aktiviti 1: Merancang , menyelaras dan mengurus mesyuarat/Taklimat Guru Besar Sekolah j-QAF,
Menerima arahan daripada Pengarah / TP berkaitan Mesyuarat Guru Besar Sekolah j-QAF
Mengenal pasti tempat mesyuarat dan membuat tempahan sewajarnya
Membuat permohonan kemudahan secara pakej (untuk mesyuarat di luar pejabat sahaja)
Query
semak & mohon semula
Memohon kepada Unit Kewangan BPI untuk penyediaan ’Local Order’ setelah permohonan
pakej diluluskan
Mengurus keperluan mesyuarat dan menyediakan serta menyampaikan surat jemputan mesyuarat kepada semua ahli mesyuarat
Mengenal pasti dan melantik urus setia mesyuarat (jika perlu)
Mengendalikan mesyuarat dan mencatat minit
Menyediakan minit mesyuarat dan menyerahkannya kepada pengerusi mesyuarat untuk semakan
perlu ubah suai kemas kini
Menyediakan dan mendapatkan maklum balas tindakan minit mesyuarat
Mendapatkan pandangan KS SKSA / TP mengenai maklum balas tindakan minit mesyuarat
perlu ubah suai kemas kini
Menyerahkan minit mesyuarat kepada ahli mesyuarat
Aktiviti 2:
Merancang , menyelaras dan mengurus mesyuarat/Taklimat Guru Penolong Kanan 1r Sekolah j-QAF,
Menerima arahan daripada Pengarah / TP berkaitan Mesyuarat Guru Penolong Kanan 1 Sekolah j-QAF
Mengenal pasti tempat mesyuarat dan membuat tempahan sewajarnya
Membuat permohonan kemudahan secara pakej (untuk mesyuarat di luar pejabat sahaja)
Query
semak & mohon semula
Memohon kepada Unit Kewangan BPI untuk penyediaan ’Local Order’ setelah permohonan
pakej diluluskan
Mengurus keperluan mesyuarat dan menyediakan serta menyampaikan surat jemputan mesyuarat kepada semua ahli mesyuarat
Mengenal pasti dan melantik urus setia mesyuarat (jika perlu)
Mengendalikan mesyuarat dan mencatat minit
Menyediakan minit mesyuarat dan menyerahkannya kepada pengerusi mesyuarat untuk semakan
perlu ubah suai kemas kini
Menyediakan dan mendapatkan maklum balas tindakan minit mesyuarat
Mendapatkan pandangan KS SPI mengenai maklum balas tindakan minit mesyuarat
perlu ubah suai kemas kini
Menyerahkan minit mesyuarat kepada ahli mesyuarat
Membentangkan minit mesyuarat dalam mesyuarat berikutnya untuk pengesahan
Mula
Aktiviti 3:
Merancang , menyelaras dan mengurus mesyuarat/Taklimat Guru Penolong Kanan Ko Kurikulum Sekolah j-QAF,
Menerima arahan daripada Pengarah / TP berkaitan Mesyuarat Guru Penolong Kanan Kokurikulum Sekolah j-QAF
Mengenal pasti tempat mesyuarat dan membuat tempahan sewajarnya
Membuat permohonan kemudahan secara pakej (untuk mesyuarat di luar pejabat sahaja)
Query
semak & mohon semula
Memohon kepada Unit Kewangan BPI untuk penyediaan ’Local Order’ setelah permohonan
pakej diluluskan
Mengurus keperluan mesyuarat dan menyediakan serta menyampaikan surat jemputan mesyuarat kepada semua ahli mesyuarat
Mengenal pasti dan melantik urus setia mesyuarat (jika perlu)
Mengendalikan mesyuarat dan mencatat minit
Menyediakan minit mesyuarat dan menyerahkannya kepada pengerusi mesyuarat untuk semakan
perlu ubah suai kemas kini
Menyediakan dan mendapatkan maklum balas tindakan minit mesyuarat
Mendapatkan pandang KS mengenai maklum balas tindakan minit mesyuarat
perlu ubah suai kemas kini
Menyerahkan minit mesyuarat kepada ahli mesyuarat
Membentangkan minit mesyuarat dalam mesyuarat berikutnya untuk
Mula
Aktiviti 4:
Merancang , menyelaras dan mengurus mesyuarat/Taklimat Guru Pembimbing j-QAF Sekolah j-QAF,
Menerima arahan daripada Pengarah / TP berkaitan Mesyuarat Guru Pembimbing j-QAF Sekolah j-QAF
Mengenal pasti tempat mesyuarat dan membuat tempahan sewajarnya
Membuat permohonan kemudahan secara pakej (untuk mesyuarat di luar pejabat sahaja)
Query
semak & mohon semula
Memohon kepada Unit Kewangan BPI untuk penyediaan ’Local Order’ setelah permohonan
pakej diluluskan
Mengurus keperluan mesyuarat dan menyediakan serta menyampaikan surat jemputan mesyuarat kepada semua ahli mesyuarat
Mengenal pasti dan melantik urus setia mesyuarat (jika perlu)
Mengendalikan mesyuarat dan mencatat minit
Menyediakan minit mesyuarat dan menyerahkannya kepada pengerusi mesyuarat untuk semakan
perlu ubah suai kemas kini
Menyediakan dan mendapatkan maklum balas tindakan minit mesyuarat
Mendapatkan pandangan KS mengenai maklum balas tindakan minit mesyuarat
perlu ubah suai kemas kini
Menyerahkan minit mesyuarat kepada ahli mesyuarat
Membentangkan minit mesyuarat dalam mesyuarat berikutnya untuk pengesahan
Mula
Aktiviti 5:
Merancang , menyelaras dan mengurus mesyuarat/Taklimat Ketua Panitia Pendidikan Islam Sekolah j-QAF,
Menerima arahan daripada Pengarah / TP berkaitan Mesyuarat Ketua Panitia Pendidikan Islam Sekolah j-QAF
Mengenal pasti tempat mesyuarat dan membuat tempahan sewajarnya
Membuat permohonan kemudahan secara pakej (untuk mesyuarat di luar pejabat sahaja)
Query
semak & mohon semula
Memohon kepada Unit Kewangan BPI untuk penyediaan ’Local Order’ setelah permohonan
pakej diluluskan
Mengurus keperluan mesyuarat dan menyediakan serta menyampaikan surat jemputan mesyuarat kepada semua ahli mesyuarat
Mengenal pasti dan melantik urus setia mesyuarat (jika perlu)
Mengendalikan mesyuarat dan mencatat minit
Menyediakan minit mesyuarat dan menyerahkannya kepada pengerusi mesyuarat untuk semakan
perlu ubah suai kemas kini
Menyediakan dan mendapatkan maklum balas tindakan minit mesyuarat
Mendapatkan pandangan KS mengenai maklum balas tindakan minit mesyuarat
perlu ubah suai kemas kini
Menyerahkan minit mesyuarat kepada ahli mesyuarat
Membentangkan minit mesyuarat dalam mesyuarat berikutnya untuk
Mula
Aktiviti 6:
Merancang , menyelaras dan mengurus mesyuarat/Taklimat Penyelia Pendidikan Islam PPD.
Menerima arahan daripada Pengarah / TP berkaitan Mesyuarat Penyelia Pendidikan Islam PPD
Mengenal pasti tempat mesyuarat dan membuat tempahan sewajarnya
Membuat permohonan kemudahan secara pakej (untuk mesyuarat di luar pejabat sahaja)
Query
semak & mohon semula
Memohon kepada Unit Kewangan BPI untuk penyediaan ’Local Order’ setelah permohonan
pakej diluluskan
Mengurus keperluan mesyuarat dan menyediakan serta menyampaikan surat jemputan mesyuarat kepada semua ahli mesyuarat
Mengenal pasti dan melantik urus setia mesyuarat (jika perlu)
Mengendalikan mesyuarat dan mencatat minit
Menyediakan minit mesyuarat dan menyerahkannya kepada pengerusi mesyuarat untuk semakan
perlu ubah suai kemas kini
Menyediakan dan mendapatkan maklum balas tindakan minit mesyuarat
Mendapatkan pandangan KS mengenai maklum balas tindakan minit mesyuarat
perlu ubah suai kemas kini
Menyerahkan minit mesyuarat kepada ahli mesyuarat
Membentangkan minit mesyuarat dalam mesyuarat berikutnya untuk pengesahan
Mula
Aktiviti 7 :
Menyelaras Penyediaan jawapan dan maklum balas terhadap Usul/Isu yang berkaitan dengan j-QAF
Menerima arahan daripada Pengarah / TP berkaitan maklum balas hal-hal yang berkaitan PI dan BA yang diterima dari agensi luar
Mengedarkan borang maklum balas mesyuarat untuk tindakan sektor / unit / pegawai berkaitan
Mengurus maklum balas mesyuarat dalam tempoh yang telah ditentukan
Mengumpul maklum balas mesyuarat
Menyelaras maklum balas mesyuarat dan menyerahkannya kepada TP untuk semakan
perlu ubah suai kemas kini
Menyerahkan maklum balas mesyuarat kepada pihak berkenaan
Menfailkan maklum balas mesyuarat berkenaan
Mula
Aktiviti 8 :
Menyelaras Pengumpulan Maklumat dan Data Operasi j-QAF
Membentangkan kertas penyelarasan maklumat dan data operasi j-QAF KPM dalam Mesyuarat Pengurusan BPI
Menyediakan kertas penyelarasan maklumat dan data operasi IPA KPM
Membentangkan kertas penyelarasan maklumat dan data operasi IPA KPM dalam Mesyuarat PIPA dan Mesyuarat Pengurusan BPI
perlu pindaan SKT pindaan dokumen
Mendapatkan kertas penyelarasan maklumat dan data operasi IPA KPM terkini daripada SPI JPN
Membuat permohonan kemudahan secara pakej (untuk mesyuarat di luar pejabat sahaja)
query semak & mohon
semula
Memohon kepada Unit Kewangan BPI untuk penyediaan
’Local Order’ setelah permohonan pakej diluluskan
Mengendalikan Mesyuarat Penyelarasan maklumat dan data operasi IPA KPM
Menggabung dan mengemas kini maklumat dan data operasi IPA KPM
Menghasilkan data / buku maklumat dan data operasi IPA KPM yang lengkap dan dikemas kini
Menghantar laporan kepada Pengarah / TP dan laporkan dalam Mesyuarat j-QAF / Mesyuarat Pengurusan BPI
Mula
Aktiviti 9 :
Menyelaras peruntukan Kewangan j-QAF
Menerima arahan daripada Pengarah / TP (PPI) berkaitan hal ehwal kewangan j-QAF
Menyemak peruntukan ABM PPI tahun semasa yang diluluskan oleh Bahagian Kewangan KPM dan mendapatkan SKT IPA tahun semasa
Mengadakan mesyuarat penyelarasan antara SKT dan peruntukan kewangan semasa yang diluluskan
Perlu pindaan SKT Pindaan dokumen
Membuat agihan peruntukan kewangan yang diluluskan dengan SKT yang telah dipersetujui
Membentangkan SKT dan peruntukan kewangan IPA dalam mesyuarat PPI
Perlu pindaan SKT Pindaan dokumen
Membuat salinan dan edarkan agihan peruntukan dan SKT kepada semua pegawai.
Membuat agihan sub-waran kepada semua sekolah berdasarkan kepada agihan yang telah ditetapkan (jika perlu) dan mendapatkan laporan perbelanjaan Mengemaskinikan dan mengawal baki bulanan peruntukan kewangan tahun semasa IPA daripada Unit Kewangan JPN
Melaporkan status kewangan J-QAF dalam Mesyuarat SPI
Mula
Aktiviti 10 :Merancang, menyelaras, mengurus Unjuran dan Keperluan Guru j-QAF
Menerima arahan daripada Pengarah / KS mengenai Unjuran Guru j-QAF
Mendapatkan ABM dari sumber SPI dan KPM
Mengadakan Mesyuarat Penyelarasan Unjuran Bersama PPD
Membuat penyelarasan antara dapatan PPD dan data emis
Mengarahkan Penyelia Data Menghadiri Mesyuarat Data bersma KPM
Menyerahkan Kertas Laporan Unjuran
Mendapatkan Laporan Kajian Akhir Tahun dan Pencapaian Sebenar SKT SPI
Mengadakan Mesyuarat Kajian Akhir Tahun dan Pencapaian Sebenar SKT SPI
Perlu pindaan SKT
pindaan SKT
Menyerahkan Kertas Penyelarasan Laporan Kajian Akhir Tahun dan Pencapaian Sebenar SKT SPI kepada semua sektor
Mula
Aktiviti 11. :Penempatan dan PertukaranGuru j-QAF
ml
MULA
Menerima Arahan Penempatan Semla
Perbincangan dengan Penyelia Kekosongan Guru di PPD
Memenuhi Keperluan ? Pemantauan dan Penyeliaan
ya
Membuat pen empatan semula
Melapor kepada Ketua Sektor
TAMAT
Simpan Salinan Laporan Ke Dalam Fail tidak
Tindakan Pembetulan
Aktiviti 12. : Penempatan Semula Guru j-QAF
MULAMesyuarat dan Perbincangan Dengan Penyelia
Menentukan jadual aktiviti dan Skop Kerja
Memenuhi Keperluan ? Pemantauan dan Penyeliaan
ya
Menerima laporan analisis
Melapor kepada Ketua Sektor
TAMAT
Simpan Salinan Laporan Ke Dalam Fail tidak
Tindakan Pembetulan
Aktiviti 13.0: Penempatan dan Pertukaran Guru j-QAF Dari Dalam dan Luar Negeri
MULAMesyuarat dan Perbincangan Dengan Penyelia
Menentukan jadual aktiviti dan Skop Kerja
Memenuhi Keperluan ? Pemantauan dan Penyeliaan
ya
Menerima laporan analisis
Melapor kepada Ketua Sektor
TAMAT
Simpan Salinan Laporan Ke Dalam Fail tidak
Tindakan Pembetulan