TATA PERSURATAN DAN KEARSIPAN
B. Pengurusan Surat
1) Pengurusan Surat Masuk
Proses pengurusan surat masuk dilaksanakan oleh petugas tata usaha sekolah. Banyaknya petugas di sesuaikan dengan kebutuhan. Urusan kerjanya: menerima surat masuk dan mengecek kebenaran alamatnya, membubuhkan tanda tangan atau paraf pada buku ekspedisi pengantar surat, kemudian memilah surat untuk memisahkan surat dinas dan pribadi, memilah surat dinas atas dasar rahasia (tertutup) dengan tidak rahasia (terbuka). Begitu juga membuka surat surat yang tidak rahasia mengeluarkan dari sampulnya,
memilah surat surat yang penting dan tidak penting (rutin), dan menyampaikan surat dinas yang sudah dipilah kepada petugas pencatat surat.
Selanjutnya proses pengurusan surat dilaksanakan melaui kegiatan-kegiatan pengurusan surat masuk biasa (rutin), penting dan rahasia (tertuttup).
a. Pengurusan Surat Masuk Biasa (Rutin)
Pengurusan surat biasa tidak menggunakan kartu sebagai sarana pencatat surat, melainkan menggunakan lembar pengantar surat rutin.
Setiap surat yang diterima oleh satuan kerja yang menangani surat menyurat dan kearsipan dikelompokkan berdasarkan instansi atau satuan kerja asl surat. Selanjutnya masing masing kelompok surat dicatat pada lembar pengantar surat berdasarkan satuan kerja pengolah surat yang bersangkutan.
Prosedur pengurusan surat biasa dilaksanakan sebagai berikut : 1. Penerima surat bertugas :
a) Menerima surat masuk dan memeriksa kebenaran alamat;
b) Membubuhkan paraf atau tanda tangan pada buku ekspedisi pengantar surat;
c) Memilah surat antara surat dinas dan surat pribadi;
d) Memilah surat dinas antara yang bersifat rahasia dan yang tidak bersifat rahasia;
e) Membuka surat yang tidak bersifat rahasia, memilah antara surat biasa dan surat penting, meneliti kelengkapan lampiran jika ada, dan membubuhkan cap/stempel penerimaan, serta menuliskan tanggal dan nomor urut tiap bulan.
2. Pencatat surat bertugas :
a) Menerima surat dari pengirim surat;
b) Mencatat surat dalam lembar pengantar surat biasa (rutin) rangkap dua;
c) Menyampaikan surat beserta lembar pengantar rangkap dua kepada pengarah surat.
3. Pengarah surat bertugas :
a) Menerima surat beserta lembar pengantar surat;
c) Menyampaikan surat beserta lembar pwengantar rangkap dua kepada petugas tata usaha pengolah surat;
d) Menerima kembali satu lembar pengantar asli dari petugas tata usaha pengolah surat dan menyimpannya.
4. Petugas tata usaha pengolah surat bertugas :
a) Menerima dan meneliti surat dan lembar pengantar rangkap dua yang diterima dari pengarah surat;
b) Memaraf lembar penganraer dan mengembalikan satu lembar pengantar asli kepada pengarah surat;
c) Menyimpan lembar pengantar kedua;
d) Menyampaikan surat disertai lembar disposisi rangkap dua kepada pimpinan pengolah surat.
e) Pimpinan pengolah surat bertugas :
f) Menerima surat dan lembar disposisi dari petugas tata usaha pengolah surat;
g) Memberikan disposisi kepada pelaksana pengolah surat.
b. Pengurusan Surat Masuk Penting
Suatu surat diidentifikasi sebagai surat penting apabila :
1. surat yang bersangkutan terlambat sampai di unit pengolah sehingga dapat berakibat terganggunya kelancaran pekerjaan;
2. surat tersebut hilang atau terlambat sampai di unit pengolah sehingga dapat menimbulkan kerugian yang berarti;
3. surat tersebut memerlukan tindak lanjut;
4. surat tersebut mempengaruhi kelanjutan hidup organisasi yang bersangkutan; dan/atau
5. surat tersebut hilang sehingga sulit memperoleh informasi tentang surat itu di tempat lain.
Prosedur pengurusan surat penting dilaksanakan sebagai berikut 1. Penerima surat melaksanakan tugas
a. Menerima surat masuk dan memeriksa kebenaran alamat;
b. Membubuhkan paraf atau tanda tangan pada bukunekspedisi pengantar surat;
d. Memilih surat dinas yang bersifat rahasia dan yang tidak bersifat rahasia;
e. Membuka surat yang tidak bersifat rahasia, memilah antara surat biasa dan surat penting, meneliti kelengkapa lampiran jika ada, dan membubuhkan cap/stempel penerimaan, serta menuliskan tanggal dan nomor urut tiap bulan.
2. Pencatat surat bertugas :
a. Menerima surat penting dari petugas penerima surat; b. Mencatat surat penting pada kartu kendali;
c. Menyampaikan surat beserta kartu kendali rangkap tiga kepada pengarah surat.
3. Pengarahan surat bertugas :
a. Menerima surat beserta kartu kendali rangkap tiga dari pencatat surat dan meneliti kebenaran pengisi kartu kendali;
b. Menentukan kessatuan kerja dengan cara memlilih surat yang harus di arahkan, dengan menuliskannya pada kolom pengolahan yang tercantum dalam kartu kendali;
c. Menyampaian surat beserta kartu kendali pada oetugas tata usaha penelola surat;
d. Menerima kembali kartu kendali dari petugas tata usaha pengolah lembar kartu kesatu dan kedua;
e. Menyampaikan kartu kendali lembar kedua kepada penata arsip; f. Menyimpan kartu kendali lembar kesatu.
4. Penata arsip bertugas :
a. Menerima kartu kendali lembar kedua dari pengarah surat dan menyimpan di dalam file kartu kendali; dan
b. Menerima kartu kendali lembar ketiga bersama surat aslinya dari unit pengolah untuk disimpaan kalau sudah inaktif serta menyerahkan kartu kendali lembar kedua kepada petugas tata usaha pengolah surat.
5. Petugas tata usaha pengolah surat bertugas :
a. Menerima surat beserta kartu kendali rangkap tiga dari pengarah surat;
b. Memaraf kartu kendali pada kolom paraf dan mengembalikan kartu kendali lembar kesatu dan kedua kepada pengarah surat; c. Menyimpan kartu kendali lembar ketiga;
d. Menyampaikan surat kepada pimpinana pengolah surat dengan dilampiri lembar disposisi rangakap dua.
e. Menerima kembali surat dari pimpinan pengolah surat dan meneruskannya kepada pelaksana pengolah surat sesuai dengan isi disposisi; dan
f. Menyimpan lembar disposisi kedua; 6. Pimpinan pengolah surat bertugas:
a. Menerima surat dari petugas tata usaha pengolah surat;
b. Memberikan disposisi pada lembar disposisi surat rangkap dua; dan c. Menyampaikan suart kepada tugas tata usaha pengolah surat untuk diteruskan ke pelaksana pengolah surat agar diproses sesuai dengan isi disposisi surat.
7. Pelaksana pengolah surat bertugas :
a. Menerima surat yang sudah dilampiri lembar disposisi pimpinan pengolah surat
b. Mempelajari dan meproses surat selanjutnya sesuai dengan disposisi pimpinan pengolah surat; dan
c. Menyampaikan hasil pengolah surat kepada pimpinan pengolah surat melalui petugas tata usaha pengolah surat.
Prosedur pengurusan surat rahasia dilaksanakan sebagai berikut: 1. Penerima surat melaksanakan tugas:
a. Menerima surat masuk dan memeriksa kembali alamat;
b. Membubuhkan paraf atau tanda tangan pada buku ekspedisi pengantar surat;
c. Memilih surat antara surat dinas dan pribadi;
d. Memilih surat dinas antara yang bersifat rahasia dan yang tidak bersifat rahasia;
e. Membuka surat yang tidak bersifat rahasia, memilih antara surat biasa dan surat penting, meneliti kelengkapab lampran jika ada, dan membubuhkan cap/stempel penerimaan, serta menuliskan tanggal dan nomor urut tiap bulan.
2. Mencatat surat bertugas:
a. Mencatat nomor dan tanggal surat rahasia pada lembar surat rahasia rangkap dua;
b. Menyampaikan surat dalam keadaan tertutup bersama lembar pengantar kepada petugas tata usaha pengolah surat.
3. Pengarah surat bertugas :
a. Menerima surat dalam keadaan tertutup bersama lembar pengantarnya;
b. Menyampaikan surat dalam keadaan tertutup bersama lembar pengantar pada petugas tata usaha pengolah surat.
4. Petugas tata usaha pengolah bertugas :
a. Menerima surat dalam keadaan tertutup bersama lembar pengantar rangkap dua dari pengarah surat;
b. Memaraf lembar pengantar surat rahasia dan menyampaikan kembali satu lembar pengantar tersebut kepada pengarah surat; c. Menyimpan satu lembar pengantar surat rahasia;
d. Menyampaikan surat dala keadaan tertutup disertai lembar disposisi rangkap dua kepada pimpinan pengolah surat;
e. Menerima kembali surat yang di anggap tidak rahasia lagi dengan disposisi pimpinan pengolah surat sesuai dengan isi disposisi. 5. Pimpinan pengolah surat bertugas:
a. Menerima surat dalam keadaan tertutup dari petugas tata usaha pengolah surat;
b. Membuka surat tersebut dan membaca isinya; c. Menyimpan surat yang bersifat rahasia;
d. Memberikan disposisi kepada pelaksana pengolah surat untuk surat yang di anggap tidak rahasia lagi;
e. Menyampaikan surat dan disposisi kepada petugas tata usaha pengolah surat untuk di teruskan kepada pelaksana petugas surat yang bersangkutan;
f. Petugas tata usaha pengolah surat memproses surat tersebut sebagai surat penting dengan menggunakan kartu kendali.
6. Pelaksana pengolah surat bertugas :
a. Menerima dan mempelajari surat dan disposisi dari pengolah/ pimpinan satuan organisasi;
b. Melaksanakan pengolahan sesuai disposisi;
c. Menyampaikan hasil pengolahan kepada pengolah/pimpinan.