Bab ini berisi uraian kesimpulan dan saran yang dapat diambil sesuai dengan hasil pembahasan.
6 BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pembelian
Pembelian adalah usaha pengadaan barang-barang untuk perusahaan. Dalam perusahaan dagang pembelian dilakukan dengan dijual kembali tanpa mengadakan perubahan bentuk barang, sedangkan pada perusahaan manufaktur pembelian dilakukan dengan mengubah bentuk barang.
Pembelian (purchases) adalah harga pembelian (harga pokok) barang dagang yang diperoleh perusahaan selama periode tertentu (Aliminsyah dan Padji, 2003). Menurut Soemarso S.R (1994) kegiatan pembelian dalam perusahaan dagang adalah:
a. Membeli barang secara tunai atau kredit.
b. Membeli aktiva produksi untuk digunakan dalam kegiatan perusahaan. c. Membeli barang dan jasa lain sehubungan dengan kegiatan perusahaan.
Sehingga dapat diperoleh kesimpulan bahwa pembelian merupakan perkiraan yang digunakan untuk mencatat semua pembelian barang dagang dalam suatu periode tertentu.
2.2 Pemakaian
Menurut Eeng Ahman (2003) pemakaian atau konsumsi merupakan suatu kegiatan mengurangi atau menghabiskan nilai guna ekonomi suatu barang atau jasa baik secara sekaligus maupun secara berangsur-angsur.
Kegiatan konsumsi dilakukan dengan tujuan untuk:
a. Mengurangi nilai guna suatu barang dan jasa secara bertahap. b. Menghabiskan atau mengurangi nilai guna suatu barang sekaligus. c. Memuaskan kebutuhan jasmani dan rohani.
2.3 Administrasi
Administrasi berdasarkan etimologis (asal kata) bersumber dari bahasa latin, yang terdiri ad + ministrate, yang secara operasional berarti melayani, membantu dan memenuhi. Dalam bahasa asalnya dari perkataan itu dapat terbentuk kata benda administratio dan kata sifat administrativus. Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi administration yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuwan dan praktisi sekarang ini. Di bawah ini terdapat beberapa pendapat, arti atau definisi dari administrasi, yaitu:
A. Menurut Hendi Haryadi dalam bukunya Administrasi Perkantoran untuk Manajer & Staf (2009:1) mengatakan bahwa ada dua pengertian administrasi, yaitu dalam arti sempit dan administrasi dalam arti luas.
a. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam satu hubungan satu sama lain.
b. Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
B. Menurut Sondang P. Siagian dalam bukunya Administrasi Pembangunan (1947:2) mengatakan bahwa Administrasi adalah ”Keseluruhan proses pelaksanaan daripada keputusan yang telah diambil dan pelaksanaan itu pada umumnya dilakukan oleh dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya”.
C. Menurut J. Wayong dalam bukunya Fungsi Administrasi Negara terbitan tahun 1961, mengemukakan bahwa Administrasi adalah ”Kegiatan yang dilakukan untuk mengendalikan suatu usaha (pemerintah) agar tujuan tercapai”.
Administrasi seperti telah banyak disebutkan dalam uraian terdahulu adalah rangkaian kegiatan atau proses pengendalian suatu organisasi agar secara keseluruhan selalu terarah pada pencapaian tujuannya. Dengan demikian administrasi berarti rangkaian kegiatan atau proses pengendalian cara atau sistem kerja sama sejumlah orang agar berlangsung efektif dan efisien dalam mewujudkan tujuan bersama.
2.4 Desain Sistem
Setelah tahap analisis dan perancangan sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Lalu tahap selanjutnya adalah desain sistem.
Desain sistem adalah tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi, menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.
Menurut Jogiyanto (2005) pada tahap desain secara umum, komponen-komponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan
dengan pemakai sistem, bukan pemrogram. Komponen sistem informasi yang didesain adalah model, input, output, database, teknologi, dan kontrol.
Analisis sistem dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan dalam bentuk physical system dan logical model. Bagan alir sistem (system flowchart) merupakan alat yang tepat untuk menggambarkan physical system. Simbol-simbol bagan alir sistem ini menunjukkan secara tepat arti fisiknya seperti simbol terminal, harddisk, dan laporan-laporan.
Logical model dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada pemakai sistem bagaimana nantinya fungsi-fungsi pada sistem informasi secara logika akan bekerja. Logical model dapat digambarkan dengan diagram arus data (data flow diagram). Arus data pada data flow diagram dapat dijelaskan dengan kamus data atau data dictionary. Sketsa dari physical system dapat menjelaskan kepada pemakai sistem bagaimana nantinya sistem secara fisik akan diterapkan.
Maka dari itulah pada akhirnya physical system dan logical model sangat diperlukan di tahap desain sistem ini, karena sangat berguna untuk menjelaskan kepada pemakai, pemrogram dan ahli teknik yang terlibat tentang kerja sistem.
2.4.1 System Development Life Cycle (SDLC)
Pengertian dari SDLC ini adalah suatu pendekatan yang sistematis dan berurutan. Model yang digunakan biasa disebut dengan model waterfall atau disebut juga classic life cycle. Tahapan-tahapannya adalah Requirements (analisis sistem), Analysis (analisis kebutuhan sistem), Design (perancangan), Coding (implementasi), Testing (pengujian) dan Maintenance (perawatan) (Pressman, 1997).
Model eksplisit pertama dari proses pengembangan perangkat lunak, berasal dari proses-proses rekayasa yang lain. Model ini memungkinkan proses pengembangan lebih terlihat. Hal ini dikarenakan bentuknya yang bertingkat ke bawah dari satu fase ke fase lainnya, model ini dikenal dengan model waterfall, seperti terlihat pada Gambar 2.8.
. Gambar 2.1 System Development Life Cycle (SDLC) Model Waterfall (Pressman, 1997)
Penjelasan SDLC ModelWaterfall, adalah sebagai berikut: a. Requirement (Analisis Sistem)
Dalam merancang sebuah perangkat lunak, yang pertama harus dilakukan adalah membangun semua elemen sistem yang diperlukan. Sistem merupakan hal yang penting dalam membuat sebuah perangkat lunak, karena perangkat lunak harus berhubungan langsung dengan elemen lainnya seperti perangkat keras, basis data, dan manusia. Tahap ini didefinisikan sebagai sebuah tahap yang menghasilkan sebuah kondisi yang diperlukan oleh pengguna untuk
Requirements (analisis sistem) Analysis (analisis kebutuhan sistem) Design (perancangan) Coding (implementasi) Testing (pengujian) Maintenance (perawatan)
menyelesaikan permasalahan ataupunmencapai sebuah tujuan. Tahap ini bertujuan untuk mengumpulkan kebutuhan-kebutuhan pengguna dan kemudian mentransformasikan ke dalam sebuah deskripsi yang jelas dan lengkap.
b. Analysis (Analisis Kebutuhan Sistem)
Pada tahap ini dalam perancangan perangkat lunak, perlu mengetahui karakteristik dasar dari perangkat lunak yang akan dirancang, seperti fungsi, bentuk, dan tampilan dari perangkat lunak tersebut. Tahap analisis sistem ini bertujuan untuk menjabarkan segala sesuatu yang nantinya akan ditangani oleh perangkat lunak. Tahapan ini adalah tahapan pemodelan yang merupakan sebuah representasi object di dunia nyata.
c. Design (Perancangan)
Untuk membuat suatu perangkat lunak perlu dirancang struktur datanya, arsitektur perangkat lunak, detil prosedur dan karakteristik tampilan yang akan disajikan. Tahap perancangan perangkat lunak yang merupakan proses multi langkah dan berfokus pada beberapa atribut perangkat lunak yang berbeda, yaitu: struktur data, arsitektur perangkat lunak dan detil algoritma. Proses ini menterjemahkan kebutuhan ke dalam sebuah model perangkat lunak yang dapat diperkirakan kualitasnya sebelum memulai tahap implementasi.
d. Coding (Implementasi)
Rancangan yang telah dibuat dalam tahap sebelumnya akan diterjemahkan ke dalam suatu bentuk atau bahasa yang dapat dibaca dan diterjemahkan oleh komputer untuk diolah. Tahap ini juga dapat disebut dengan tahap implementasi, yaitu tahap yang mengkonversi apa yang telah dirancang
sebelumnya ke dalam sebuah bahasa yang dimengerti oleh komputer. Kemudian komputer akan menjalankan fungsi-fungsi yang telah didefinisikan sehingga mampu memberikan layanan-layanan kepada penggunanya.
e. Testing (Pengujian)
Pengujian program dilakukan untuk mengetahui apabila terjadi kesalahan pada program yang telah dibuat. Dapat juga digunakan untuk memastikan apakah input proses dengan benar, sehingga dapat menghasilkan output yang sesuai. Tahap ini terdapat 2 metode pengujian perangkat yang dapat digunakan, yaitu: metode black-box dan white-box. Pengujian dengan metode black-box merupakan pengujian yang menekankan pada fungsionalitas dari sebuah perangkat lunak tanpa harus mengetahui bagaimana struktur di dalam perangkat lunak tersebut. Sebuah perangkat lunak yang diuji menggunakan metode black-box dikatakan berhasil jika fungsi-fingsi yang ada telah memenuhi spesifikasi kebutuhan yang telah dibuat sebelumnya. Pengujian dengan menggunakan metode white-box yaitu menguji struktur internal perangkat lunak dengan melakukan pengujian pada algoritma yang digunakan oleh perangkat lunak.
f. Maintenance (Perawatan)
Jika aplikasi tersebut telah sesuai, akan diberikan kepada pengguna dan terdapat penyesuaian atau perubahan sesuai dengan keadaan yang diinginkan, sehingga membutuhkan perubahan terhadap aplikasi tersebut. Tahap ini dapat pula diartikan sebagai tahap penggunaan perangkat lunak yang disertai dengan perawatan dan perbaikan. Perawatan dan perbaikan suatu perangkat lunak diperlukan, termasuk didalamnya adalah pengembangan, karena dalam
prakteknya ketika perangkat lunak digunakan terkadang masih terdapat kekurangan ataupun penambahan fitur-fitur baru yang dirasa perlu.
2.5 Testing Software
Menurut Romeo (2003) testing software adalah proses mengoperasikan software dalam suatu kondisi yang di kendalikan, untuk verifikasi apakah telah berlaku sebagaimana telah ditetapkan (menurut spesifikasi), mendeteksi error, dan validasi apakah spesifikasi yang telah ditetapkan sudah memenuhi keinginan atau kebutuhan dari pengguna yang sebenarnya. Verifikasi adalah adalah pengecekan atau pengetesan entitas-entitas, termasuk software, untuk pemenuhan dan konsistensi dengan melakukan evaluasi hasil terhadap kebutuhan yang telah ditetapkan. Validasi adalah melihat kebenaran sistem, apakah proses yang telah dilakukan adalah apa yang sebenarnya diinginkan atau dibutuhkan oleh user. Jadi, dapat disimpulkan bahwa testing merupakan tiap-tiap aktifitas pengumpulan informasi yang dibutuhkan untuk melakukan evaluasi atau mengukur suatu atribut dari software.
Testing software dilakukan untuk mendapatkan informasi reliable terhadap software dengan cara termudah dan paling efektif, antara lain:
a. Apakah software telah siap digunakan? b. Apa saja resikonya?
c. Apa saja kemampuannya? d. Apa saja keterbatasannya? e. Apa saja masalahnya?
2.5.1 Test Case
Test case merupakan suatu tes yang dilakukan berdasarkan pada suatu inisialisasi, masukan, kondisi ataupun hasil yang telah ditentukan sebelumnya. Adapun kegunaan dari test case ini, adalah sebagai berikut:
a. Untuk melakukan testing kesesuaian suatu komponen terhadap spesifikasi (Black Box Testing).
b. Untuk melakukan testing kesesuaian suatu komponen terhadap desain (White Box Testing).
Menurut Ganesan (2011) tujuan dasar dari penulisan test case adalah untuk melakukan validasi cakupan testing dari sebuah aplikasi. Test case yang ditulis dengan baik dapat membuat siklus testing menjadi lebih efisien. Sebuah test case yang baik dapat dengan mudah menentukan apakah suatu fitur dari aplikasi bekerja dengan benar.
2.5.2 Black Box Testing
Black box testing, dilakukan tanpa pengetahuan detil struktur internal dari sistem atau komponen yang ditest, juga disebut sebagai behavioral testing,specification-based testing, input / output testing atau functional testing. Black boxtesting berfokus pada kebutuhan fungsional pada software, berdasarkan pada spesifikasi kebutuhan dari software. Kategori error yang akan diketahui melalui black box testing adalah sebagai berikut:
a. Fungsi yang hilang atau tidak benar. b. Error dari antar muka.
c. Error dari struktur data atau akses eksternal database. d. Error dari kinerja atau tingkah laku.
e. Error dari inisialisasi dan terminasi.
Test di desain untuk menjawab pertanyaan sebagai berikut: a. Bagaimana validasi fungsi yang akan ditest?
b. Bagaimana tingkah laku kinerja dari sistem yang akan ditest? c. Kategori masukan apa saja yang bagus digunakan untuk test case? d. Apakah sebagian sistem sensitif terhadap suatu nilai masukan tertentu? e. Bagaimana batasan suatu kategori masukan ditetapkan?
f. Sistem mempunyai toleransi jenjang dan volume data apa saja?
g. Apa saja akibat dari kombinasi data tertentu yang akan terjadi pada operasi dari sistem?
15
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1. Identifikasi Masalah
Langkah awal yang dilakukan untuk melakukan perancangan sistem adalah melakukan identifikasi masalah. Diperlukan proses identifikasi dari sistem yang ada agar diketahui masalah yang mengganggu berjalannya kegiatan operasi perusahaan. Proses identifikasi dimulai dengan mempelajari proses-proses dari sistem administrasi pembelian dan pemakaian barang yang sedang berjalan pada PT Suparma.
Administrasi pembelian dan pemakaian barang terdiri dari berbagai pekerjaan dan tugas yang harus dilakukan untuk menjaga kelancaran kegiatan pembelian dan pemakaian barang. Setiap bagian yang terlibat dengan fungsinya masing-masing saling berkomunikasi dalam pekerjaan administrasi pembelian dan pemakaian barang.
Pekerjaan yang terdapat dalam administrasi pembelian dan pemakaian barang adalah:
a. Mengelola kegiatan pemakaian barang.
b. Mengelola kegiatan pembelian barang.
c. Mengelola kegiatan penerimaan barang dari supplier.
d. Mengelola kegiatan retur pemakaian barang.
e. Mengelola kegiatan retur pembelian barang.
Lingkungan kerja untuk pekerjaan administrasi pembelian dan pemakaian barang bervariasi tergantung tanggung jawab atau jenis pekerjaan dari setiap bagian. Tugas mereka memerlukan kerjasama yang erat antar sesama pekerja administrasi pembelian dan pemakaian barang di tiap bagian yang berbeda-beda fungsinya.
Dokumen dan formulir yang ada pada kegiatan administrasi pembelian dan pemakaian barang antara lain:
a. Bon Pemakaian Sparepart, adalah dokumen yang dibuat oleh pemakai barang
sebagai pengajuan pemakaian barang. Dokumen ini disahkan oleh bagian
sparepart warehouse bersamaan dengan dikeluarkannya barang dari gudang. b. Nota Permintaan Pembelian, adalah dokumen yang dibuat oleh pemakai
barang yang berisi daftar barang yang diajukan untuk dilakukan pembelian.
Dokumen ini selanjutnya diserahkan kepada bagian sparepart warehouse
untuk diproses lebih lanjut.
c. Nota Internal Pembelian Barang, berisi daftar barang yang perlu dilakukan pembelian. Daftar barang yang tercantum didasarkan pada permintaan pembelian oleh pemakai barang yang ada pada Nota Permintaan Pembelian. d. Purchase Order, adalah dokumen yang berisi daftar barang yang akan
dilakukan proses pembelian. Dokumen tersebut dibuat oleh bagian
purchasing berdasarkan Nota Internal Pembelian Barang. Selanjutnya
Purchase Order diserahkan kepada supplier.
e. Bukti Penerimaan, merupakan dokumen yang dibuat berdasarkan barang
kiriman dari supplier sesuai dengan Purchase Order yang sudah diserahkan
f. Bukti Retur Pemakaian, dokumen ini dibuat apabila ada kondisi dimana barang dalam keadaan rusak atau cacat sehingga harus dikembalikan ke
sparepart warehouse untuk dilakukan proses retur ke supplier. Kondisi lain yang menyebabkan perlu dilakukan retur pemakaian adalah apabila terdapat kelebihan barang yang tidak terpakai oleh pemakai barang dan hendak
dikembalikan lagi ke sparepart warehouse. Kelebihan barang tersebut bisa
terjadi salah satunya karena kondisi pekerjaan yang dapat berubah sewaktu-waktu di luar dari rencana kerja yang sudah ditetapkan.
g. Bukti Retur Pembelian, dokumen ini dibuat apabila terdapat barang yang belum dipakai tetapi keadaannya rusak atau cacat sehingga perlu di retur ke
supplier.
3.2. Analisis Permasalahan
Sistem administrasi pembelian dan pemakaian barang yang membantu PT Suparma dalam menyelesaikan permasalahan administrasi pembelian dan
pemakaian barang masih dilakukan secara manual. Pencatatan yang dilakukan
belum terintegerasi antar bagian sehingga bagian yang membutuhkan data tertentu menjadi ketergantungan pada bagian yang menyimpan data tersebut. Proses
pencatatan yang bertahap dan dilakukan secara manual menjadi masalah ketika
dokumen atau informasi yang diperlukan oleh staf purchasing masih belum
selesai diproses oleh staf sparepart warehouse, padahal output dari bagian
sparepart warehouse menjadi input di bagian purchasing untuk dilakukan proses
pembelian barang lebih lanjut. Kelancaran proses administrasi pembelian dan
pemakaian barang sangatlah diperlukan. Proses pembelian yang terhambat mengakibatkan barang yang diperlukan menjadi tertunda kedatangannya. Barang
yang tidak tersedia dapat mengganggu rencana pekerjaan perawatan atau perbaikan mesin produksi yang sudah direncanakan sebelumnya. Terhambatnya perawatan atau perbaikan mesin tersebut dapat menyebabkan kegiatan produksi menjadi terganggu.
Proses pencatatan yang dilakukan secara manual juga menjadi masalah
ketika dilakukan pengawasan terhadap kegiatan pembelian dan pemakaian barang.
Kepala bagian sparepart warehouse melakukan pengecekan secara berkala untuk
mengawasi kondisi stok barang pada sparepart warehouse. Adanya sebagian jenis
barang dengan stok yang menumpuk tidak dapat dilakukan tindakan penyelesaian akibat terkendala pada penelusuran data mengenai asal usul pemesan dari barang tersebut. Kendala saat penelusuran data historis menggunakan dokumen fisik yaitu lokasi pengarsipan dokumen-dokumen tersebut di bagian yang berbeda. Arsip dokumen tersebut berjumlah sangat banyak sehingga dibutuhkan ketelitian dan waktu yang lama.
3.2.1 Document Flow
Pada Document flow ini menjelaskan alur proses-proses yang terdapat pada sistem administrasi pembelian dan pemakaian barang pada PT Suparma. A. Document Flow Pembelian
Document flow pembelian melibatkan empat entitas yaitu pemakai
barang, sparepart warehouse, purchasing dan supplier. Proses dimulai dengan
adanya permintaan pembelian barang oleh pemakai barang kepada sparepart
warehouse. Pemakai barang membuat dokumen yang bernama Nota Permintaan
Pembelian yang kemudian diserahkan kepada sparepart warehouse. Selanjutnya
Barang untuk diserahkan kepada purchasing. Purchasing kemudian membuat
dokumen Purchase Order berdasarkan Nota Internal Pembelian Barang yang
diterima. Selanjutnya Purchase Order diserahkan kepada supplier untuk
dilakukan pembelian barang. Document flow pembelian dapat dilihat pada
Gambar 3.1.
Gambar 3.1. Document flow pembelian
B. Document Flow Penerimaan
Document flow penerimaan melibatkan dua entitas yaitu sparepart warehouse dan supplier. Supplier mengirim barang yang dipesan dengan
menyertakan Surat Jalan. Surat Jalan tersebut diserahkan kepada sparepart
warehouse. Kemudian sparepart warehouse melakukan pencocokan barang yang
mengesahkan Surat Jalan dan memperbarui stok barang pada Kartu Stok.
Document flow penerimaandapat dilihat pada Gambar 3.2.
Gambar 3.2. Document flow penerimaan
C. Document Flow Pemakaian
Document flow pemakaian melibatkan dua entitas yaitu pemakai barang dan sparepart warehouse. Pemakai barang melakukan pengecekan terlebih dahulu apakah stok barang yang dibutuhkan mencukupi. Proses selanjutnya yaitu
pemakai barang membuat dokumen Bon Pemakaian Sparepart dan diserahkan
kepada sparepart warehouse. Selanjutnya sparepart warehouse melakukan
pengesahan dan barang dapat dikeluarkan dari gudang. Document flow pemakaian
dapat dilihat pada Gambar 3.3.
Gambar 3.3. Document flow pemakaian
D. Document Flow Retur Pembelian
Document flow retur pembelian melibatkan tiga entitas yaitu sparepart warehouse, purchasing dan supplier. Proses retur pembelian kepada supplier
dan selanjutnya diserahkan kepada purchasing. Purchasing melakukan pengesahan terhadap Bukti Retur Pembelian dan menyerahkan dokumen tersebut
kepada supplier. Document flow retur pembeliandapat dilihat pada Gambar 3.4.
Gambar 3.4. Document flow retur pembelian
E. Document Flow Retur Pemakaian
Document flow retur pemakaian melibatkan dua entitas yaitu pemakai
barang dan sparepart warehouse. Proses retur pemakaian dimulai dengan pemakai
barang membuat dokumen Bukti Retur Pemakaian dan selanjutnya diserahkan
kepada sparepart warehouse. Sparepart warehouse melakukan pengesahan
terhadap Bukti Retur Pemakaian dan barang yang diretur dapat diterima.
Gambar 3.5. Document flow retur pemakaian
3.2.2 Analisis Kebutuhan
Beberapa perangkat dibutuhkan sebagai sarana dalam penyelesaian permasalahan yang terjadi. Sistem administrasi pembelian dan pemakaian barang
yang dirancang membutuhkan dukungan perangkat-perangkat dalam
implementasinya. Perangkat yang dibutuhkan meliputi software dan hardware,
antara lain sebagai berikut: A. Software
a. Sistem operasi menggunakan Microsoft Windows XP Professional.
c. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Microsoft Visual Basic .NET 2005.
d. .Net Framework Minimal Versi 2.0.
e. Untuk report menggunakan Crystal Reports for Visual Studio .NET
2005.
B. Hardware
a. Processor Intel Pentium IV, atau lebih.
b. Memory 512 Mb atau lebih. c. Harddisk 40 Gb atau lebih.
d. Monitor dengan resolusi minimal 1024 x 768.
e. VGA Card 64 MB, Printer, Mouse, dan keyboard.
3.3 Perancangan Sistem
Perancangan sistem dilakukan untuk mengumpulkan informasi yang berkenaan dengan sistem yang dibangun serta untuk memudahkan pemahaman terhadap sistem. Pemodelan yang digunakan dalam perancangan sistem adalah
system flow, data flow diagram (DFD) dan entity relational diagram (ERD).
Arsitektur dari sistem yang dibuat menggunakan teknologi client-server.
Client-server digunakan untuk mendukung sistem yang terintegrasi. Data disimpan pada
satu lokasi server dan dapat diakses oleh semua bagian yang terlibat dalam
kegiatan administrasi pembelian dan pemakaian barang. Gambaran mengenai desain arsitektur dari sistem yang dibuat dapat dilihat pada Gambar 3.6.
Gambar 3.6. Desain arsitektur aplikasi administrasi pembelian dan pemakaian barang
3.3.1 System Flow
Pada System flow ini menjelaskan alur proses aplikasi administrasi
pembelian dan pemakaian barang pada PT Suparma. A. System Flow Pembelian
System flow pembelian melibatkan empat entitas yaitu pemakai barang,
sparepart warehouse, purchasing dan supplier. Proses dimulai dengan adanya
permintaan pembelian barang oleh pemakai barangkepada sparepart warehouse.
Pemakai barang membuat Nota Permintaan Pembelian dan kemudian
diteruskan ke bagian sparepart warehouse. Sparepart warehouse selanjutnya
menindaklanjuti dengan membuat Nota Internal Pembelian Barang dan diteruskan
kepada bagian purchasing. Lalu purchasing melakukan order barang kepada
selanjutnya dicetak dan diserahkan kepada supplier. System flow pembeliandapat dilihat pada Gambar 3.7.
Gambar 3.7. System flow pembelian
B. System Flow Penerimaan
Document flow penerimaan melibatkan dua entitas yaitu sparepart warehouse dan supplier. Proses penerimaan dimulai ketika supplier mengirim
barang kepada sparepart warehouse dengan menyertakan dokumen Surat Jalan.
Surat Jalan yang diterima kemudian dicocokkan dengan Purchase Order yang
sudah dibuat sebelumnya. Proses penerimaan dilakukan dengan mengesahkan
Surat Jalan dan membuat Bukti Penerimaan. System flow penerimaandapat dilihat