Bab ini berisi kesimpulan dari evaluasi program, serta saran – saran yang bermanfaat guna peningkatan efisiensi sistem dan pengembangan sistem.
6
2.1 Sejarah
STIKES Yayasan RS Dr. Soetomo adalah perguruan tinggi swasta milik Yayasan RS. Dr. soetomo yang memperoleh ijin operasional berdasar Surat keputusan Dirjen Dikti Kemendikbud Nomor 31/E/O/2012 Tanggal 26 Januari 2012 tentang Perubahan Bentuk Akademi Perekam Medik dan Informatika Kesehatan (APIKES) Pena Husada menjadi Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan (STIKES) Yayasan RS. Dr. Soetomo.
Kampus STIKES Yayasan RS. Dr. Soetomo di Jl. Karangmenjangan 12, Surabaya, dan mempunyai 2 (dua) Program Studi (Prodi), yaitu prodi D-III Rekam Medik dan Informatika Kesehatan dan Prodi S-1 Administrasi Rumah Sakit. Pilihan dua program studi tersebut berdasar analisis bahwa tenaga kesehatan Ahli madya Perekam Kesehatan serta Sarjana Administrasi Rumah Sakit adalah tenaga kesehatan yang mempunyi peran strategis untuk meningkatkan mutu pelayanan kesehatan dan pengelolaan RS di era persaingan global.
Pertumbuhan perumahsakitan di Indonesia lima tahun terakhir mengalami peningkatan cukup signifikan pertumbuhan RS swasta jauh lebih cepat sejak adanya regulasi tentang kemudahan perijinan. Secara nasional pertumbuhan RS swasta adalah 12,6% sedangkan RS pemerintah sekitar 4,6%.
Undang nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit dan Undang-undang nomor 36 tahun tahun 2009 tentang Kesehatan mengamanatkan bahwa
rumah sakit harus memiliki tenaga tetap di bidang manajemen rumah sakit dan tenaga perekam medis. Kebutuhan manajer madya yang mempunyai kemampuan dan keahlian di bidang perumahsakitan dan rekam medis akan sangat dibutuhkan dibutuhkan dimasa-masa yang akan datang. Pendidikan S1 Administrasi Rumah Sakit dan DIII Rekam Medik dan Informasi Kesehatan didesain untuk menyiapkan lulusan yang memiliki kualifikasi manajerial di bidang manajemen dan rekam medis di Rumah Sakit.
2.2 Visi dan Misi
Adapun visi dan misi dari STIKES Yayasan RS. Dr. Soetomo Surabaya adalah sebagai berikut:
2.2.1 Visi
Menjadi Lembaga Pendidikan Tinggi Swasta yang mandiri, mencetak lulusan yang profesional di bidangnya, beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
2.2.2 Misi
1. Mengelola lembaga perguruan tinggi yang profesional, transparan dan akuntabel.
2. Mendorong pelaksanaan Tri Dharma perguruan tinggi dimasing-masing program studi secara proporsional.
3. Mendorong penyusunan kurikulum dimasing-masing program studi berbasis kompetensi dengan berorientasi pada perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
4. Mendorong pelaksanaan proses belajar mengajar masing-masing program studi menggunakan pendekatan kurikulum berbasis kompetensi dan berorientasi pada keseimbangan antara hard skill dan soft skill.
5. Mendorong pelaksanaan proses belajar mengajar dimasing-masing program studi agar dapat meningkatkan kemandirian dan profesionalisme lulusan. 6. Melakukan kerjasama dengan mitra kerja dari berbagai perguruan tinggi dan
instansi terkait untuk memenuhi kebutuhan dan bursa kerja lulusan.
7. Mengevaluasi dan mengembangkan tata kelola di bidang akademik dan non akademik sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
2.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi yang ada di STIKES Yayasan RS. Dr. Soetomo merupakan bentukan sekolah ilmu kesehatan oleh yayasan RS. Dr. Soetomo. Sebagai yayasan mandat yang diberikan kepada Dewan Wali Amanah untuk mendirikan STIKES. Berikut gambar struktur organisasinya.
Dalam Kerja Praktek yang dilakukan di STIKES Yayasan RS. Dr. Soetomo adalah di bagian lingkup Urusan Administrasi Umum. Tugas Kaur. Administrasi Umum adalah sebagai berikut:
1. Mengkoordinasi dan mengagendakan seluruh proses surat masuk ke lembaga dan surat yang keluar ke lembaga atau instasi lain.
2. Menyusun dan membuat surat-surat keperluan perlengkapan di lingkungan STIKES Yayasan RS. Dr. Soetomo berdasarkan SK Dirjen DIKTI tentang kode surat dinas.
10
3.1 Dasar Surat Menyurat
Dalam makalah STMIK TEKNOKRAT (2010), Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan dan sebagainya.
Tujuan menulis surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam yaitu: menyampaikan informasi kepada pembaca surat, mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat dan ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat.
Fungsi surat dalam suatu organisasi antara lain: Surat sebagai media komunikasi, Surat sebagai barometer, Surat sebagai duta penulis, Surat sebagai bukti tertulis, Surat sebagai salah satu otak kegiatan suatu kantor.
Suatu surat dikatakan baik apabila memiliki syarat-syarat surat sebagai berikut:
a. Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar. b. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit.
c. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang baku atau benar berdasarkan EYD.
Penggolongan dan bentuk surat dapat dibedakan sebagai berikut: a. Berdasarkan kepentingan isi surat:
b.Surat dinas : surat keterangan, surat jalan, surat izin, surat kelakuan baik, dan sebagainya.
c.Surat niaga : surat perkenalan, surat penawaran permintaan, surat pesanan dan balasan, surat pengiriman pesanan, surat tagihan, surat klaim, surat ketatausahaan, dan sebagainya.
b. Berdasar wujud fisik surat: surat bersampul, surat tanpa sampul, kartu pos, faksimili, e-mail.
c. Berdasar cara pengiriman : surat kilat khusus, kilat, pengiriman biasa, surat-surat elektronik.
d. Berdasar tingkat kerahasiaan : sangat rahasia, rahasia, konfidensial (terbatas), biasa.
e. Berdasar jumlah sasaran : biasa, edaran dan pengumuman
f. Berdasarkan tingkat penyelesaian : sangat penting, penting, biasa. Fungsi bagian surat adalah sebagai berikut:
a. Kepala Surat (Kop Surat) b. Tanggal Surat
c. Nomor Surat d. Lampiran e. Hal atau perihal f. Alamat yang dituju g. Salam Pembuka h. Isi Surat
i. Tandatangan dan Nama terang penanggungjawab surat j. Jabatan penanggungjawab surat
k. Tembusan l. Inisial
3.2 Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah
Dalam PERMENPAN (2012), dalam hal Pengurusan naskah dinas korespondensi terdapat 2 jenis naskah korespondensi yaitu:
a. Naskah Dinas Korespondensi Intern (Nota Dinas/Memorandum)
Pengurusan nota dinas/memorandum adalah pengelolaan nota dinas/memorandum yang diterima dan yang akan dikirim. Pengurusan nota dinas/memorandum itu sebaiknya dipusatkan di kesekretariatan atau dibagian lain yang menyelenggarakan kesekretariatan untuk memudahkan pengawasan dan pengendaliannya.
b. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern 1. Ketentuan Penyusunan Surat Dinas 2. Pengurusan Surat Masuk
Surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan surat masuk sebaiknya dipusatkan di sekretariatan atau di bagian lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan. Penanganan surat masuk dilaksanakan melalui tahapan berikut
a. Penerimaan b. Pencatatan c. Penilaian d. Pengolahan e. Penyimpanan
3. Pengurusan Surat Keluar
Surat keluar adalah semua surat dinas yang akan dikirim kepada pejabat yang tercantum pada alamat surat dinas dan sampul surat dinas. Penanganan surat masuk, pencatatan, pemberian nomor/cap dan pengiriman surat keluar sebaiknya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian. Penanganan surat keluar dilakukan melalui tahap berikut.
a. Pengolahan b. Pencatatan c. Penggandaan d. Pengiriman e. penyimpanan Ketentuan Surat-menyurat 1. Komunikasi Langsung 2. Alur surat menyurat 3. Disposisi
Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan naskah dinas korespondensi. Ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar Disposisi merupakan satu kesatuan dengan naskah dinas yang bersangkutan.
3.3 Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut Simarmata & Paryudi (2006), menyatakan bahwa untuk mengilustraikan konsep model data, berikut disajikan dua model data yaitu entity
dan akan membantu mengorganisasi data dalam suatu proyek ke dalam entitas-entitas dan menentukan hubungan antarentitas-entitas. ER diagram disusun dalam tiga komponen, yaitu:
1. Entitas (entity)
Entitas adalah sesuatu yang nyata atau abstrak dimana akan menyimpan data. 2. Relasi (Relationship)
Relasi adalah hubungan yang terjadi antara satu atau lebih entitas. Kardinalitas menentukan kejadian suatu entitas untuk satu kejadian pada entitas yang berhubungan. Pemetaan kardinalitas terdiri dari berikut:
a) One-to-one
b) One-to-many
c) Many-to-one
d) Many-to-many
3. Atribut (Attribute)
Atribut adalah ciri umum atau sebagian besar instansi pada entitas tertentu. Atau disebut properti, elemen data, dan field.
3.4 Basis Data
Basis data oleh Simarmata & Paryudi (2006), adalah mekanisme yang digunakan untuk menyimpan informasi atau data. Informasi adalah sesuatu yang kita gunakan sehari-hari untuk berbagi. Dengan basisdata, pengguna dapat meyimpan data secara terorganisasi. Setelah data disimpan, informasi harus mudah diambil. Kriteria dapat digunakan untuk mengambil informasi. Cara data disimpan dalam basisdata menentukan seberapa mudah mencari informasi
berdasarkan banyak kriteria. Datapun harus mudah ditambahkan ke dalam basisdata, dimodifikasi, dan dihapus.
3.5 Hypertext Prepocessor (PHP)
Menurut Afriyudi (2008), PHP adalah singkatan dari hypertext prepocessor. Merupakan script untuk pemrograman berbasis web server-side. Dengan menggunakan PHP maka maintenance suatu situs web menjadi lebih mudah. Proses update data dapat dilakukan dengan menggunakan aplikasi yang dibuat dengan script PHP.
Sintaks PHP mirip dengan bahasa C, Perl, Pascal dan basic. PHP dapat dikembangkan sebagai web spesifik yang menyediakan fungsi-fungsi khusus yang membuat pengembangan suatu web dapat dilakukan dengan mudah. PHP juga menyediakan koneksi database, protokol dan modul fungsi lainnya.
3.6 Aplikasi WEB
Simarmata (2010), Aplikasi Web adalah sebuah sistem informasi yang mendukung interaksi pengguna melalui antarmuka berbasis web. Fitur-fitur aplikasi web biasanya berupa data persistence, mendukung transaksi dan komposisi halaman web dinamis yang dapat dipertimbangkan sebagai hibridisasi antara hipermedia dan sistem informasi.
Aplikasi web adalah bagian dari client-side yang dapat dijalankan oleh
browser web. Client-side mempunyai tanggung jawab untuk pengeksekusian
proses bisnis.
Interaksi Web dibagi ke dalam tiga langkah yaitu: 1. Permintaan
Pengguna mengirimkan permintaan ke server web, via halaman web yang ditampilkan pada browser web.
2. Pemrosesan
Server web menerima permintaan yang dikirimkan oleh pengguna kemudian memproses permintaan tersebut.
3. Jawaban
Browser menampilkan hasil dari permintaan pada jendela browser
Halaman web bisa terdiri dari beberapa jenis informasi grafis (tekstual dan multimedia). Kebanyakan komponen grafis dihasilkan dengan tool khusus, menggunakan manipulasi langsung dan editor WYSIWYG.
17
Setelah melakukan pengamatan pada Bagian Urusan Administrasi Umum di STIKES Yayasan RS. Dr. Soetomo tentang proses pengurusan surat masuk, pengurusan surat keluar dan disposisi. Maka secara garis besar penanganan surat masuk, surat keluar dan disposisi adalah proses yang berkaitan dengan pencatatan data surat masuk, surat keluar dan disposisi yang masih dilakukan dengan manual yaitu dengan surat masuk yang diterima dicatat pada buku agenda menurut tingkat keamanan kemudian pencatatan dilakukan pula pada lembar disposisi dan surat mengenai nomor agenda dan tanggal penerimaan. Proses ini juga terdapat pada pengolahan data surat masuk sampai sarana penanganan surat masuk. Hal ini juga memungkinkan pada pengurusan surat keluar. Akibatnya terjadi kesulitan dalam mengetahui posisi surat masuk dan disposisi dari penanggungjawab. Berkas surat masuk, surat keluar dan disposisi terjadi penggandaan oleh Urusan Administrasi Umum dikarenakan lembar disposisi terkadang belum tersampaikan atau hilang.
Dalam Kerja Praktek ini, berusaha menemukan permasalahan yang ada dan mempelajari serta mengatasi masalah tersebut, maka diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Menganalisis Sistem 2. Mendesain Sistem
3. Mengimplementasikan Sistem
Pada langkah-langkah diatas ditunjukkan untuk dapat menemukan solusi dari permasalahan yang ada pada STIKES Yayasan RS. Dr Soetomo. Untuk lebih jelasnya, dapat dijelaskan pada sub bab berikutnya.
4.1 Analisis Sistem
Menganalisis sistem adalah langkah awal untuk membuat suatu sistem baru. Dalam langkah ini harus dilakukan analisis permasalahan yang terdapat pada bagian Urusan Administrasi Umum STIKES YRSDS khususnya penanganan data pada surat masuk, surat keluar dan disposisi. Untuk dapat merancang sistem yang akan dibangun, langkah awal adalah mengetahui alur proses surat masuk, surat keluar dan disposisi yang digunakan oleh Kaur. AU sampai saat ini. Untuk menggambarkan proses bisnis pengolahan data surat masuk, surat keluar dan disposisi pada bagian AU STIKES YRSDS maka dibuatlah alur dokumen atau
document flow yang berfungsi untuk mengetahui detil alur proses bisnis
surat-menyurat tersebut.
Pengelolaan aktivitas surat-menyurat pada STIKES YRSDS saat ini adalah pemrosesan surat masuk, pemrosesan surat keluar dan disposisi. Pada pemrosesan surat masuk dimulai dari Ka. Urusan Administrasi Umum menerima surat masuk dari instansi atau lembaga luar. Kemudian Ka. Urusan Administrasi Umum mencatat dan memberi kode surat dalam buku agenda. Lalu, menulis di lembar disposisi dan di naikkan kepada Ketua. Ka. Urusan Administrasi Umum akan melaksanakan perintah sesuai isi lembar disposisi yang diberikan dari ketua dan wakil ketua berupa menindaklanjuti membalas atau tidak surat masuk dan mengarsipkan surat tersebut.
Pemrosesan surat keluar dimulai dari pejabat membuat konsep surat dinas. Dan Ka. Urusan Administrasi Umum mengetik surat sesuai konsep dan meneruskan surat kepada ketua. Setelah konsep tersebut mendapat persetujuan dari ketua dan Ka. Bag. Administrasi Umum dan Keuangan kemudian Ka. Urusan Administrasi Umum mengetik konsep yang sudah mendapatkan persetujuan dari ketua. Surat ditandatangani oleh pejabat dan Ka. Urusan Administrasi Umum mengagendakan dan memberi nomor, tanggal dan stempel pada surat keluar terakhir, surat keluar dikirim melalui bagian umum dan arsip surat disimpan di bagian umum.
Untuk lebih jelasnya, document flowchart disposisi surat ini dapat dilihat pada Gambar 4.1 dan Gambar 4.2 .
Surat Masuk
Ketua
Kaur. Administrasi umum Wakil ketua
mulai
Surat masuk
Lembar disposisi
Lembar disposisi Lembar disposisi
Validasi ketua Lembar disposisi Validasi wakil Balas? selesai ya tidak Memberi kode di buku agenda Menyetujui disposisi dari ketua Otorisasi lembar disposisi Membuat surat balasan Surat keluar
Lembar disposisiLembar disposisi ketua
c
Lembar disposisi Validasi wakil&ketua
a
Surat Keluar
Kaur. Administrasi Umum Ketua Wakil ketua Ka. BAUK
mulai Membuat konsep surat
dinas Konsep surat
surat Surat validasi ketua
Surat validasi BAUK
Surat fix
Surat keluar
Surat keluar fix otorisasi
Surat keluar
selesai Memberi nomer surat, tanggal, dan
stempel, perihal Mencatat nomer agenda Mengetik konsep surat Meneliti surat surat Persetujuan surat Mengetik surat keluar Memberi paraf Meneliti surat Validasi surat keluar
Surat keluar validasi BAUK Surat keluar validasi
Wakil ketua
4.2 Mendesain Sistem
Setelah melakukan analisis sistem, langkah berikutnya yaitu mendesain sistem. Dalam mendesain sistem diperlukan langkah-langkah yang harus dilakukan sebagai berikut:
1. System flowchart.
2. Context diagram
3. Data flow diagram(DFD)
4. Entity relationship diagram(ERD)
5. Database management system(DBMS)
6. Desain input output
Ketujuh langkah diatas dapat dijelaskan pada sub bab sebagai berikut:
4.2.1 System Flowchart
System flowchart adalah gambaran tentang sistem yang akan dibangun. System flow yang akan dibangun ini berisi ketika pengguna menjalankan aplikasi
pertama kali harus melewati otentikasi masuk terlebih dahulu. Hal ini berfungsi memberi hak akses kepada pengguna. Pengguna terdiri dari Ketua, Wakil Ketua, Ka. BAUK, Ka. Urusan Administrasi Umum dan Ka.Prodi.
Sistem dimulai dari menampilkan halaman login dari browser. Setelah itu, pengguna mengisi username , password dan menekan buttonlogin. Kemudian sistem akan mencocokkan username dan password, apabila username dan
password salah maka sistem akan menampilkan pesan “username dan password
salah”. Apabila username dan password benar, maka sistem akan menampilkan
halaman utama sesuai hak akses masing-masing pengguna. Untuk aliran otentikasi hak akses dapat dilihatpada Gambar 4.3.
Sistem halaman utama dapat dijalankan Ka. Urusan Administrasi Umum dan pengguna yang berkepentingan. Sistem ini dimulai dari pengguna memilih menu dari masing-masing pengguna. Apabila yang menggunakan adalah Ka. Urusan Administrasi Umum maka dapat mengakses semua fitur di halaman utama tanpa ada batasan. Selain itu maka hanya dapat mengkases menu fitur disposisi. Untuk lebih jelasnya, system flowchart surat masuk dapat dilihat pada Gambar 4.4.
Otentikasi Login
Pengguna Sistem
mulai
Membuka aplikasi
Menampilkan menu login
Form login
user a e da password
Mencocokkan username
dan password pegawai
Apakah cocok username dan password?
Mencocokkan hak akses user Konfirmasi gagal login Konfirmasi login Menampilkan pesan berhasil login Halaman transaksi surat disposisi selesai tidak ya 1
Halaman Utama Pengguna Sistem mulai Memilih menu 1 Ka. Ur AU? Mencocokkan pilihan menu dengan Ka.Ur AU Menu Ka Ur? Mencocokkan pilihan menu selain
Ka.Ur Au Menu disposisi surat ya tidak tidak Menu surat keluar Menu surat masuk Menu disposisi Menu transaksi disposisi dashboard ya ya tidak tidak tidak selesai tidak ya 2 3 4 5 ya ya ya ya Keluar halaman utama tidak tidak
Sistem pengolahan surat keluar terdapat fitur menyimpan, memperbarui, mencari data surat masuk, dan sistem ini dapat diakses Ka. Urusan Administrasi Umum. Sistem ini dimulai dari pengguna memilih opsi tambah surat keluar kemudian mengisi formulir surat keluar yaitu nomor agenda, tujuan, nomor surat keluar,tanggal surat, perihal, dan upload file scan surat keluar. Setelah selesai mengisi formulir surat keluar, pengguna memilih opsi simpan. Sistem akan menyimpan data surat keluar ke dalam tabel surat keluar, sistem akan menampilkan data surat keluar tersimpan kemudian pengguna mengkonfirmasi data surat keluar tersimpan. Sistem akan menampilkan daftar data surat keluar terbaru.
Apabila Ka. Urusan Administrasi Umum akan memperbarui data surat keluar, maka Ka. Urusan Administrasi Umum memilih salah satu dari daftar surat keluar yang ada kemudian memilih linkedit. Sistem akan menampilkan data surat keluar, kemudian Ka. Urusan Administrasi Umum memperbarui data surat keluar yang ingin di ubah yaitu nomor agenda, tujuan, tanggal surat, perihal, dan upload file scan surat keluar. Ka. Urusan Administrasi Umum memilih opsi simpan, maka sistem akan memperbarui data surat keluar ke dalam tabel surat keluar. Selanjutnya sistem menampilkan daftar surat keluar yang terbaru.
Apabila Ka. Urusan Administrasi Umum ingin mencari data surat keluar, Ka. Urusan Administrasi Umum mengetik kata kunci pada kolom pencarian yang sudah disediakan di halaman daftar data surat keluar. Kata kunci dapat berupa nomor agenda surat, tujuan, tanggal surat dan perihal surat. Sistem akan menyaring data surat keluar dari tabel surat keluar sesuai dengan kata kunci.
Selanjutnya, sistem akan menampilkan data surat keluar. Untuk lebih jelasnya.
System flowchart pengolahan data surat keluar dapat dilihat pada Gambar 4.5.
Pengolahan data surat keluar
Kaur AU Sistem Mulai Menampilkan tab surat keluar Form surat keluar entry Nomor_agenda, tujuan, no_surat_keluar, tgl_surat, perihal, upload_surat_keluar Menyimpan data surat keluar Surat keluar Menampilkan data surat keluar Data surat keluar tersimpan selesai 2 Menambahkan surat keluar Memperbarui surat keluar Mencari data surat keluar
Memilih opsi simpan Memilih opsi tambah data surat
keluar
Menampilkan form tambah data surat
keluar
Konfirmasi ok
Daftar surat keluar
Memilih opsi edit surat keluar
Menampilkan form edit surat keluar
Kata kunci
Menyaring sesuai kata kunci data ya tidak ya ya tidak tidak 1 1
Sistem pengolahan surat masuk terdapat fitur menyimpan, memperbarui, mencari data surat masuk, dan sistem ini dapat diakses Ka. Urusan Administrasi Umum. Sistem ini dimulai dari pengguna memilih opsi tambah surat masuk kemudian mengisi formulir surat masuk yaitu nomor agenda, surat dari, nomor surat masuk, tanggal surat, terima tanggal, perihal, diteruskan kepada, dan upload
file scan surat masuk. Setelah selesai mengisi formulir surat masuk, pengguna
memilih opsi simpan. Sistem akan menyimpan data surat masuk ke dalam tabel surat masuk, sistem akan menampilkan data surat masuk tersimpan kemudian pengguna mengkonfirmasi data surat masuk tersimpan. Sistem akan menampilkan daftar data surat masuk terbaru.
Apabila Ka. Urusan Administrasi Umum akan memperbarui data surat masuk, maka Ka. Urusan Administrasi Umum memilih salah satu dari daftar surat masuk yang ada kemudian memilih linkedit. Sistem akan menampilkan data surat masuk, kemudian Ka. Urusan Administrasi Umum memperbarui data surat masuk yang ingin di ubah yaitu surat dari, nomor surat masuk, tanggal surat, terima tanggal, perihal, diteruskan kepada, dan uploadfilescan surat masuk. Ka. Urusan Administrasi Umum memilih opsi simpan, maka sistem akan memperbarui data surat masuk ke dalam tabel surat masuk. Selanjutnya sistem menampilkan daftar surat masuk yang terbaru.
Apabila Ka. Urusan Administrasi Umum ingin mencari data surat masuk, Ka. Urusan Administrasi Umum mengetik kata kunci pada kolom pencarian yang sudah disediakan di halaman daftar data surat masuk. Kata kunci dapat berupa nomor agenda surat, surat dari, tanggal surat dan perihal surat. Sistem akan menyaring data surat masuk dari tabel surat masuk sesuai dengan kata kunci.
Selanjutnya, sistem akan menampilkan data surat masuk. Untuk lebih jelasnya.
System flowchart pengolahan data surat masuk dapat dilihat pada Gambar 4.6.
