Dalam bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang sistem kearsipan di Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas
6 BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan. Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Ekonomi Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perugaruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan RI No. 64/1961 tentang Penegrian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan Pemasukan ke dalam lingkungan Universitas
Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No. 0535/0/1983, dan disusul dengan Surat Keputusan No. 23/ DIKTI/Kep/ 1987. No. 25/ DIKTI/ 1987, No. 26/ DIKTI/ Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang yaitu Program Pendidikan Strata- 1 Program Pendidikan D-III, Yaitu: a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa baru pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global
8
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
a. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut: Menghasilkan Lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi. Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan plaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu kailmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) danstakeholderslainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi professional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara Tujuan Fakultas Ekonom Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/perubahan.
Susunan Kepengurusan Dekan dan Pembantu Dekan dari Periode ke Periode.
I. Periode tahun 1961- 1963
Dekan : Prof. Dr.A.Sofyan Wakil Dekan : Prof.Dr.Tjung Ted Kozi Sekretaris : Drs.T.M.H.L.Tobing II. Periode Tahun 1963- 1965
Pejabat Dekan : Prof.Ny.Ani Abbas Manopo,SH Pembantu Dekan I : Dr.Suhaji Hadibroto,MA
Pembantu Dekan II : Drs.M.Adham Nasution Pembantu Dekan III : Drs.Saman Sembiring III. Periode Tahun 1965-1969
Dekan : Dr.S.Hadibroto,MA
Pembantu Dekan I :Drs.Sarimuda Pulungan/ Drs Bachrum Saleh Harahap Pembantu Dekan II : O.K.Harmaini,SE
Pembantu Dekan III : Drs.Saman Sembiring IV. Periode Tahun 1970- 1972
Dekan : Drs.Saman Sembiring
Pembantu Dekan I : Drs.Bachtiar Hasan Miraza Pembantu Dekan II : Drs. Bangsa Perangin- Angin Pembantu Dekan III : Drs. Bahauddin Darus
10
V. Periode Tahun 1972- 1976
Dekan : Drs.Moenaf Hamid Regar,MASc
Pembantu Dekan I : Drs.Bachtiar Hasan Miraza Pembantu Dekan II : Drs.M.Adham Nasution Pembantu Dekan III : Drs. Bangsa Perangin- Angin VI. Periode Tahun 1976- 1978
Dekan : Drs.Bachtiar Hasan Miraza Pembantu Dekan I : Drs.Pantas Sinaga
Pembantu Dekan II : Drs.Sudardjat Sukadam Pembantu Dekan III : Drs. Bangsa Perangin- Angin VII. Periode Tahun 1978- 1981
Dekan : Drs. Bahauddin Barus
Pembantu Dekan I : Drs.A.Rahim Siregar,MA Pembantu Dekan II : Drs.Arnita Zainuddin
Pembantu Dekan III : Drs.Sobat Sembiring VIII. Periode Tahun 1981- 1984
Dekan : O.K.Harmaini,SE
Pembantu Dekan I : Drs.Syarbaini Zain Pembantu Dekan II : Drs.Armin Sipahutar
IX. Periode Tahun 1984- 1988
Dekan : O.K.Harmaini,SE
Pembantu Dekan I : Drs.Sudardjat Sukadam,MBA Pembantu Dekan II : Drs.T.Ezmel
Pembantu Dekan III : Drs.Harison Sembiring X. Periode Tahun 1988- 1991
Dekan : Drs.T.Ezmel
Pembantu Dekan I : Drs.Syarbaini Zain Pembantu Dekan II : Drs.Arifin Siregar
Pembantu Dekan III : Drs.Harison Sembiring XI. Periode Tahun 1991- 1994
Dekan : Dr.Amrin Fauzi
Pembantu Dekan I : Drs.Syarbaini Zain
Pembantu Dekan II : Drs.Azwani Malik Miraza Pembantu Dekan III : Drs.Parentahen Purba XII. Periode Tahun 1994- 1997
Dekan : Dr.Amrin Fauzi
Pembantu Dekan I : Drs.Sudardjat Sukadam,MBA Pembantu Dekan II : Drs.Azwani Malik Miraza
12
XIII. Periode Tahun 1997- 2002
Dekan : Drs.Sudardjat Sukadam,MBA
Pembantu Dekan I : Drs.A.Samad Zaino,MS Pembantu Dekan II : Dra.Adja Syafinat
Pembantu Dekan III : Drs.Arifin Siregar XIV. Periode Tahun 2002- 2004
Dekan : Drs.Sudardjat Sukadam,MBA
Pembantu Dekan I : Prof.Dr.Ade Fatma Lubis,MAFIS,MBA Pembantu Dekan II : Dra.Arifin Hamzah,SE,MM,Ak
Pembantu Dekan III : Drs.Arifin Siregar XV. Periode Tahun 2004- 2005
Dekan : Prof.Dr.Ade Fatma Lubis,MAFIS,MBA Pembantu Dekan I : Drs.A.Samad Zaino,MS
Pembantu Dekan II : Dra.Arifin Hamzah,SE,MM,Ak Pembantu Dekan III : Drs.Arifin Siregar
XVI. Periode Tahun 2005- 2010
Dekan : Drs.Jhan Tafbu Ritonga,M.Ec Pembantu Dekan I : Drs.Arifin Hamzah,MM,Ak
Pembantu Dekan II : Drs.Fahmi Natigor Nasution,MAcc,Ak Pembantu Dekan III : Ami Diliham,SE,MSi
B. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikannon-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat baik ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguran Tinggiyaitu : penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
14
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untu mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektfitas kerja dapat diwujudkan melaui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar berikut ini :
15 Pusat Kajian/
Pengembangan Unit PelaksanaTeknis
Tata Usaha Subbag Umum dan Perlengkap a n Subbag
Pendidikan Subbag Keuangandan Kepegawaian KemahasiswaanSubbag dan Alumni
Departemen Manajemen Departemen Akuntansi Departemen Ekonomi Pembanguanan
L A B O R A T O R I U M Dosen Manajemen S1 Reguler Manajemen S1 Ekstension DIII Keuangan DIII Kesekretariatan Dosen Dosen Akuntansi S1 Reguler Akuntansi S1 Ekstension DIII Akuntansi Ekonomi Pembangunan S1 Reguler Ekonomi Pembangunan S1 Ekstension
Gambar 2.1: Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber: Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
16
D. Uraian Tugas
Berikut ini adalah uraian tugas dari bagian Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU:
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas;
2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang- undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan
3. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan;
4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan
5. Melaksanaan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas;
6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat;
7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas;
8. Melaksanakan apemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas;
9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi; 10. Melaksanakan penyimpana dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas;
11. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh Fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetapdilaksanakan Fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Idul Fitri, Isra Mi raj, Natal, Paskah, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika
18
selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
D. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas SumateraUtara antara lain adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil 2. Perkuliahan semester genap/ganjil
3. Ujian Mid semester/ujian semester genap/ganjil 4. Wisuda mahasiswa
19
bahasa Inggris disebut archive berasal dari bahasa Yunani, yaitu Arche yang berartipermulaan. Kemudian dari kata arche berkembang menjadi kata ta archia yang berarticatatan. Selanjutnya kata ta archia berobah lagi menjadi kata archeon yang berarti gedung pemerintahan .Sedangkan dari bahasa Latin kita mengenal kata
archivum .
Dari kata-kata inilah timbul kata arsip ini, sedangkan pentingnya peranan arsip ini sudah dikenal dalam kehidupan kemasyarakatan sejak zaman Romawi sampai dewasa ini kita masih mengenal karya-karya dramawan Yunani Kuno seperti Sophocle, Archillus, Emipides, Socrates dan catatan rekor pertandingan Olimpiade dalam zaman itu yang ditulis pada papyrus, serta sejak saat ini masih dapat kita manfaatkan, sehingga kita dapat menggambarkan saat ini kehidupan manusia di masa yang telah lalu. Pada umunya masyarakat Indonesia belum jelas apa yang dimaksudkan dengan kata arsip dan bagaimana peranannya sebenarnya. (Abubakar 1996: 8-9).
Supaya pengertian menganai arsip ini seragam dan lebih jelas maka sebaiknya didasarkan saja kepada Undang-Undang No.7/1971 pasal 1 yaitu sebagai berikut:
20
Yang dimaksudkan dalam undang-undang ini dengan arsip ialah: a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga
Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehiidupan kebangsaan.(Saiman,2002:102)
Berdasarkan Undang-Undang No.7/1971 pasal 1 ini jelaslah, bahwa yang membuat, atau menerima arsip itu adalah bukan hanya Lembaga-lembaga Negara atau Badan Pemerintahan tetapi juga Badan Swasta. Berarti pula Badan Swasta harus menertibkan atau memperbaiki sistem kearsipan dalam rangka kehidupan kebangsaan. Dan berdasarkan pasal 4 Undang-Undang No.7/1971, bahwa pemerintah kewajiban untuk mengamankan arsip Badan Swasta tersebut sebagai bukti pertanggungjawaban Nasional. Yang pengesahannya dilakukan berdasarkan perundingan atau ganti rugi dengan pihak yang menguasai sebelumnya. (Abubakar,1996: 9-10).
Menurut Peraturan Presiden RI Ps. 1 No. 19 Tahun 1961 pasal 1 menjelaskan:
1. Pengertian secara umum ialah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, maupun
dalam satu kesatuan bentuk fungsi daripada usaha perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan pada umumnya.
2. Pengertian arsip secara khusus ialah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi Negara dibuat secara physis atau yuridis dengan perkembangan organisasi yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.(Wiyasa,MBA 2003: 43).
Menurut The Liang Gie Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali dipergunakan dapat secara cepat ditemukan kembali . (Sutarto,1997:200).
Pada Kantor Tata Usaha Arsip merupakan kumpulan warkat yang berisi surat- surat penting yang disatukan di dalam folder map sesuai subjeknya dan disimpan di lemari arsip yang suatu saat dibutuhkan dapat ditemukan kembali secara cepat.(Surojo,2006:32)
B. Ciri- ciri Arsip yang Baik.
Dari pengertian arsip tersebut diatas dapat dikemukakan bahwa arsip yang baik mempunyai ciri- ciri sebagai berikut:
1. Merupakan kumpulan warkat yang mempunyai nilai guna. Dalam aspek ini arsip mestinya terdiri dari warkat- warkat yang masih mempunyai nilai guna. Dengan demikian bilamana warkat yang dipandang sudah tidak berguna maka warkat tersebut tidak perlu
22
disimpan lagi sebagai arsip, tetapi dimusnakan saja. Nilai guna yang ada dalam suatu arsip biasa diakronimkan dengan ALFRED yang merupakan singkatan dariAdministrative value, Legal value, Financial value, Reach value, Educational value, dan Documentary value atau nilai- nilai administrasi, hukum, keuangan, penelitian, pendidikan, dan dokumentasi. Selain itu arsip dapat mengandung nilai haluan organisasi, nilai pelaksanaan kegiatan organisasi, nilai sejarah, ekonomi, sosial, politik, keamanan, kebudayaan, seni, dan agama. 2. Warkat- warkat disimpan secara sistematis yang tidak hanya berarti
arsip diletakkan dan disusun berurutan menurut abjad, tanggal atau nomor, tetapi juga menunjukkan penyimpanan arsip yang dilakukan dengan memperhatikan klasifikasi permasalahan, wilayah asal, organisasi atau unit kerja pencipta warkat. Penyimpanan arsip yang sistematis dilakukan oleh arsiparis dengan menggunakan fasilitas, prosedur dan metode kerja yang ada/ ditetapkan.
3. Arsip dapat disediakan dengan cepat ketika dibutuhkan. Ciri yang ketiga dari arsip yang baik ini dimungkinkan terjadi sebagai akibat dari penyimpanan arsip yang dilakukan secara sistematis. Karena penyimpanannya sistematis, maka arsip dapat dicari dan ditemukan dengan lancar. (Surojo,2006:33-34)
Pada Kantor Tata Usaha ciri- ciri arsip yang baik yaitu, arsip disusun secara sistematis, arsip dapat disediakan kembali apabila suatu
saat dibutuhkan, arsip yang disimpan memiliki nilai guna dan juga mempunyai nilai sejarah.
C. Kegunaan Arsip.
Dalam kehidupan organisasi ataupun perorangan, arsip berguna untuk:
1. Keperluan administrasi, hukum, keuangan, pendidikan, riset, dan pembuktian.
2. Memberikan sumbangan yang berupa arsip yang memuat data atau pun informasi sesuai kebutuhan setiap unit kerja, pejabat, pegawai, dan masyarakat.
3. Untuk kebutuhan studi, penelitian, penulisan berita, dan lainnya. 4. Sebagai salah satu sumber informasi bagi para manajer atas, manajer
menengah, manajer bawah atau supervisor, dan bagi karyawan dari setiap unit kerja dari semua tingkat manajemen. (Surojo,2006:34-35)
Pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Arsip juga sangat berguna dalam proses memperlancar pekerjaan maupun proses administrasi mahasiswa. Selain bagi mahasiswa arsip berguna bagi Para Dosen, Para Pegawai, maupun bagi Kasubag, Pembantu Dekan, dan Dekan.
Berikut Kegunaan Arsip pada Kantor Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara:
24
2. Untuk keperluan Riset dan Penelitian.
3. Sebagai salah satu sumber informasi penting. D. Klasifikasi Arsip.
1. Menurut Subjek atau isinya. a. Arsip keuangan.
b. Arsip kepegawaian. c. Arsip pemasaran. d. Arsip pendidikan. 2. Menurut nilai kegunaannya.
a. Arsip yang mempunyai nilai guna administrasi. b. Arsip yang mempunyai nilai guna kebijaksanaan. c. Arsip yang mempunyai nilai guna pelaksanaan kerja. d. Arsip yang mempunyai nilai guna hukum.
e. Arsip yang mempunyai nilai guna keuangan. f. Arsip yang mempunyai nilai guna penelitian. g. Arsip yang mempunyai nilai guna pendidikan.
h. Arsip yang mempunyai nilai guna pembuktian dan dokumentasi. i. Arsip yang mempunyai nilai guna sejarah.
3. Menurut sifat kepentingannya.
a. Arsip vital (terdiri dari warkat- warkat yang mempunyai nilai abadi).
b. Arsip penting (esensial).
Isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, memuat informasi penting, mengandung konsepsi kebijaksanaan, dan mempunyai nilai atau kegunaan tertentu.
c. Arsip Biasa.
Isinya tidak mengikat dan tidak menimbulkan adanya tindak lanjut. 4. Menurut keseringan penggunaannya.
a. Arsip aktif.
Arsip yang masih sering digunakan secara langsung dalam proses pelaksanaan tugas.
b. Arsip Inaktif.
Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan tugas.
c. Arsip Statis (Abadi).
Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam pelaksanaan tugas. Arsip ini sudah mencapai taraf nilai abadi, khususnya sebagai bahan pertanggungjawaban organisasional/nasional, pemerintah.
5. Menurut fungsinya. a. Arsip Dinamis .
Arsip yang masih dipergunakan dalam penyelenggaraan dan pelaksanaan tugas sehari- hari.
26
Arsip Dinamis dibedakan menjadi dua yaitu arsip aktif dan inaktif. Arsip dinamis bersifat rahasia.
b. Arsip Statis.
6. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. a. Arsip Sentral.
b. Arsip yang disimpan di unit kearsipan (Pusat Arsip) organisasi. c. Arsip yang disimpan di kantor Arsip Nasional di Jakarta, dan
tiap-tiap ibukota daerah tingkat I dan II. (Surojo,2006:36-37) E. Sistem Kearsipan.
1. Unsur Sistem Kearsipan.
Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur dasar yaitu: input kepada sistem, proses dariinput, danoutputsistem.
Sumber: Manajemen Kearsipan
Gambar 3.1 Unsur Sistem Kearsipan Sumber: Surojo(2006:20) INPUT
Data, Informasi, Arsiparis, Fasilitas, Uang PROSES KEARSIPAN Penciptaan, Pendistribusian, Penggunaan, Pemeliharaan, Penyimpanan, dan Penyusustan OUT PUT Warkat/Arsip TUJUAN Menjamin keselamatan
arsip dan penyediaan kembali arsip
a. KomponenInput.
Data adalah fakta yang dapat berupa hal- hal, barang, keadaandan peristiwa atau kejadian di dalam kehidupan individu atau pun organisasi. Data yang bersifat mentah perlu diolah supaya menjadi matang dan tersusun teratur.
Informasi adalah hasil pengelolahan data yang mempunyai sifat sudah matang dan tersusun teratur sehingga lebih berdaya guna.
Arsiparis terdiri dari personel yang bertanggung jawab dan melaksanakan pengurusan arsip.
Fasilitas atau peralatan yang digunakan untuk memperlancar proses pengarsipan seperti map, folder, kartu petunjuk, filling cabinet, meja, kursi, berkas kotak, rak arsip, almari cardex (card index), mesin- mesin kantor dan alat tulis secara lengkap yang jumlahnya mencukupi, kondisinya baik, dan mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang perkantoran khususnya kearsipan.
Uang merupakan suberdaya untuk belanja atau pengeluaran guna membiayai proses perencanaan, operasi pelaksanaan pekerjaan, dan pengawasan seluruh sistem administrasi atau manajemen kearsipan.
b. Komponen Proses.
Proses adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mencapai suatu hasil tertentu.
28
Sumber: Manajemen
Gambar 3.2 Daur Hidup Arsip Sumber:Surojo(2006:22) DISTRIBUSI Antarperusahaan Internal perusahaan Eksternal perusahaan PENCIPTAAN Korespondensi Memo Petunjuk Formulir Laporan Gambar Copian Output komputer PENGGUNAAN Pengambilan Keputusan Dokumentasi Respon /Tanggapan Keperluan Hukum PEMELIHARAAN Penyimpanan Pengambilan/Penyediaan kembali Menjaga kebersihan Pemberian pestisida Perbaikan PENYIMPANAN Aktif Inaktif Permanen Temporal PENYUSUTAN Pemindahan Penghancuran Pembuangan
c. KomponenOutput.
Output merupakan hasil dari proses kerja dari suatu sistem. Dalam sistem kearsipan outputnya adalah berupa sekupulan warkat yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan perorangan mengenai suatu peristiwa.
d. Komponen Tujuan.
Sistem kearsipan mempunyai tujuan yaitu menjamin keselamatn arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat bilamana dibutuhkan. Keselamatan arsip menunjukkan kondisi arsip yang awet (tidak rusak) dan aman (tidak hilang secara fisik atau isi informasi dan data yang termuat di dalam arsip tidak diketahui oleh pihak yang tidak berhak).
2. Sistem Kearsipan yang pada umumnya digunakan. a. Sistem Alfabet atau Abjad.
Dasar sistem alphabet adalah nama orang, perusahaan, dan organisasi sebagai kata kunci atau kata tangkap dari berkas- berkas yang diarsipkan.
Sarana yang dipergunakan pada sistem alfabetik adalah: a. Lembar Petunjuk atauGuides.
Lembar petunjuk ini berfungsi untuk membantu berdirinya berkas-berkas atau dokumen yang diarsipkan dan mempermudah kita untuk melihatnya.
30
b. Folder.
Ada dua macamfolderyaitu: a) Foldercampuran atau umum.
Folder umum berisikan surat yang bersifat sementara dimana