Pada bab ini berisi tentang Kesimpulan dan Saran terhadap hasil penelitian.
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh ) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara. Fakultas Ekonomi ini masuk ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 setelah berlakunya surat keputusan tersebut pada tanggal 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dn internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.
B. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba). Hal ini berbeda dengan perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas. Salah satu kegiatannya adalah melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial. Salah satu bentuk pengabdian sosial yang dilakukan Fakultas Ekonomi ini adalah pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.
Tri Dharma Perguruan Tinggi itu menunjukkan harapan Universitas (Fakultas Ekonomi) terhadap setiap lulusannya. Lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diharapkan dapat menjadi lulusan yang mempunyai kualitas tinggi dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya. C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk
mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 Berikut ini :
Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tata Usaha Departemen Ekonomi Pembangunan Departemen Akuntansi
DEKAN
PEMBANTU DEKAN I II III Senat Akademik Komisi-komisi Pusat Kajian / Pengembangan Unit Pelaksana Teknis Subbag Kemahasiswaan & Alumni Subbag Keuangan & Kepegawaian Subbag Umum & Perlengkapn Subbag Pendidikan Departemen Manajemen Dosen Manajemen S1 Reguler Manajemen S1 Ekstension DIII Keuangan DIII Kesekretasis Dosen Akuntansi S1 Reguler Akuntansi S1 Ekstension DIII Akuntansi Dosen Eko. Pembangunan S1 Reguler Eko. Pembangunan S1 Ekstension L A B O R A T O R I U MD. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :
1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin serta loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran
terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat. Kinerja usaha lain adalah dengan melakukan pengabdian kepada masyarakat melalui seminar-seminar, motivasi kepada masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, serta kegiatan bakti sosial dan kegiatan lain yang bermanfaat. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan - kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj, dan sebagainya). Sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
b. Perkuliahan semester genap/ganjil.
c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil d. Wisuda mahasiswa.
BAB III PEMBAHASAN A. Anggaran Biaya Administrasi
Dimaksudkan dengan Anggaran Biaya Administrasi ialah Budget yang merencanakan secara sistematis dan lebih terperinci tentang Biaya Administrasi yang ditanggung perusahaan dari waktu ke waktu (bulan ke bulan) selama periode tertentu yang akan datang. Di dalamnya mencakup perencanaan tentang Jumlah Biaya Administrasi, dan waktu (tahun) kapan biaya-biaya tersebut dibebankan, yang masing-masing dikaitkan dengan tempat (Program Studi) di mana biaya tersebut terjadi. Sedangkan yang dimaksud dengan Biaya Administrasi ialah semua biaya yang terdapat serta terjadi di dalam lingkungan Bagian Administrasi Umum.
Dari pengertian tersebut dapatlah diketahui bahwa bilamana Instansi membagi Bagian (Program Studi) Administrasi Umum menjadi beberapa bagian, maka rencana tentang Biaya Administrasi dari masing-masing bagian tersebut juga harus diperinci dan dipisahkan secara jelas. Adapun pembagian Bagian Administrasi Umum menjadi beberapa bagian banyak tergantung pada masing-masing Instansi.
Perusahaan besar, yang urusan administrasinya cukup banyak dan kompleks, akan membagi Bagian Administrasi Umum ke dalam banyak bagian. Sebaliknya, perusahaan kecil, yang urusan administrasinya cukup sederhana, hanya akan membagi Bagian Administrasinya cukup sederhana, hanya akan membagi Bagian Administrasi Umum ke dalam dua atau tiga bagian saja.
Dari pengertian administrasi dan umum tersebut di atas terdapat syarat penting di dalam pengawasan biaya administrasi dan umum adalah sebagai berikut :
1. Penggolongan secara tepat elemen biaya administrasi dan umum dalam rekening pembukuan.
2. Penentuan pertanggung-jawaban atas biaya administrasi dan umum pada tingkatan pimpinan tertentu secara individual.
Untuk dapat memenuhi kedua syarat tersebut, maka di dalam pengawasan biaya administarsi dan umum diperlukan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Menggolongkan elemen biaya administrasi dan umum atas dasar jenis biaya.
2. Mengalokasikan setiap jenis biaya administrasi dan umum kepada setiap bagian atau departemen yang berhubungan dengan fungsi administrasi dan umum.
3. Menentukan teknik pengawasan biaya administrasi dan umum untuk setiap fungsi.
1. Menggolongkan Elemen Biaya Administrasi dan Umum Atas Dasar Jenis Biaya.
Tujuan manajemen perusahaan adalah menggunakan secara efektif setiap rupiah biaya yang terjadi dan memaksimalkan laba, penggolongan secara tepat biaya administrasi dan umum menurut jenis biaya akan mempunyai dua manfaat yaitu :
a. Sebagai dasar mengadakan perbandingan antara biaya administrasi dan umum yang sesungguhnya dengan yang diharapkan akan terjadi untuk setiap elemen biaya.
b. Mempermudah alokasi setiap jenis biaya administrasi dan umum kepada setiap bagian atau departemen yang melaksanakan fungsi administrasi dan umum.
2. Mengalokasikan Setiap Jenis Biaya Administrasi dan Umum kepada Setiap Bagian atau Departemen
Tujuan alokasi setiap elemen biaya administrasi dan umum kepada setiap bagian atau departemen adalah dalam rangka menentukan pertanggung-jawaban atas biaya administrasi dan umum pada tempat biaya tertentu yang melaksanakan fungsi administrasi dan umum.
Agar supaya alokasi setiap elemen biaya kepada setiap bagian fungsional dapat relatif adil dan tepat, perlu menggolongkan setiap elemen biaya menurut :
a. Tingkat Perubahannya dengan Volume atau Kegiatan
Tingkat perubahan atau variabilitas biaya administrasi dan umum dapat dipengaruhi oleh kegiatan fungsi yang bersangkutan atau dapat pula dipengaruhi oleh kegiatan fungsi lainnya, yaitu fungsi produksi dan pemasaran.
b. Hubungannya dengan Setiap Fungsi Administrasi dan Umum
Dalam hubungannya dengan setiap fungsi administrasi dan umum biaya dapat digolongkan menjadi :
(1) Biaya langsung, yaitu biaya administrasi dan umum yang terjadi atau manfaatnya dapat diidentifikasikan kepada kegiatan fungsional tertentu. (2) Biaya tidak langsung, yaitu biaya administrasi dan umum yang
terjadinya atau manfaatnya tidak dapat diidentifikasikan kepada kegiatan fungsional tertentu atau biaya yang manfaatnya dinikmati bersama oleh beberapa kegiatan fungsional tertentu.
c. Dapat Terkendali dan Tidaknya Suatu Biaya
Penggolongan biaya terkendali bermanfaat untuk tujuan pengawasan biaya administrasi dan umum. Dalam rangka jangka pendek umumnya biaya variabel dapat dikendalikan oleh kepala bagian atau departemen tertentu, sedangkan elemen biaya tetap umumnya tidak dapat dikendali8kan oleh kepala bagian atau departemen tertentu sehingga merupakan tanggung jawab manajemen tingkat atas.
3. Menentukan Teknik Pengawasan Biaya Administrasi dan Umum
Dalam melaksanakan pengawasan biaya administrasi dan umum dapat digunakan teknik sebagai berikut :
a. Pengawasan biaya administrasi dan umum dengan menggunakan anggaran.
Jika anggaran dipakai sebagai alat pengawasan biaya administrasi dan umum, maka pada awal priode ditentukan anggaran biaya untuk setiap jenis biaya yang didistribusikan untuk setiap bagian atau departemen yang merupakan kegiatan fungsional. Anggaran biaya tersebut dipisahkan ke dalam elemen biaya variabel dan biaya tetap.
Untuk perusahaan yang relative besar anggaran yang disusun untuk setiap bagian atau departemen akan dirinci lebih lanjut di dalam sub-bagian atau sub-departemen, dengan tujuan agar dapat dilaksanakan pengawasan biaya dengan cara lebih cermat. Pada akhir priode tertentu, biasanya akhir bulan, dilakukan pembandingan antara biaya administrasi dan umum yang sesungguhnya dengan yang dianggarkan untuk setiap bagian atau departemen tertentu.
Selisih yang timbul dari pembandingan tersebut dianalisa dengan seksama oleh komite anggaran dan manajemen perusahaan, agar dapat diketahui penyebab timbulnya selisih dan siap yang bertanggung jawab atas selisih biaya tersebut.
b. Pengawasan biaya administrasi dan umum dengan menggunakan standar.
Teknik lain untuk mengawasi biaya administrasi dan umum adalah dengan menggunakan standar. Dalam hal ini tujuan pemakaian standar adalah untuk lebih meningkatkan efisiensi kegiatan fungsi administrasi dan umum dengan cara mengaitkan antara prestasi dari kegiatan dengan biaya yang terjadi.
Langkah-langkah dalam rangka pemakaian standar biaya administrasi dan umum adalah sebagai berikut :
(1) Observasi dan analisa pendahuluan
Langkah ini penting di dalam memastikan semua masalah yang harus diketahui, dan memilih luasnya kegiatan yang dapat distandarisasi.
(2) Memilih fungsi atau kegiatan yang disusun standarnya
Standar biaya administrasi dan umum hanya dapat disusun untuk fungsi atau kegiatan prestasinya dapat diukur secara pasti, dalam bentuk satuan standar pengukur.
(3) Penentuan satuan standar pengukur kegiatan
Satuan standar pengukur untuk suatu bagian atau sub-bagian kegiatan administrasi dan umum tergantung kepada kegiatan khusus yang dilaksanakan oleh bagian yang bersangkutan, sehingga dapat dipakai alat mengukur prestasi.
(4) Menentukan metode dan perhitungan standar
Penelitian gerak dan waktu hanya dilakukan terhadap bagian atau sub-bagian dar8i fungsi administrasi dan umumyang dapat disusun standarnya.
(5) Testing atas biaya standar
Setelah biaya standar dihitung, maka standar tersebut harus dites lebih dahulu untuk mengetahui apakah praktis dipakai.
(6) Aplikasi akhir
Dalam aplikasi akhir dari standar memerlukan penjelasan dan keikutsertaan para pelaksana, sesuai dengan tanggung jawab atas pekerjaannya masing-masing, Karena yang diukur prestasinya adalah para pelaksana tersebut.
B. Prosedur Penyusunan Anggaran Biaya Administrasi dan Umum
Salah satu cara untuk menyajikan informasi biaya adalah dengan menggunakan pengklasifikasian biaya. Dengan adanya pengklafikasian biaya manajemen akan lebih mudah dalam mengadakan pengawasan dan pengendalian penggunaan biaya. Selain itu pengklafikasian dapat dijadikan dasar untuk mengadakan biaya yang sesungguhnya dengan biaya yang telah dianggarkan, serta akan mempermudah pengalokasian biaya pada setiap bagian yang bersangkutan.
Tabel 3.1
Penggolongan Biaya Administrasi dan Umum Beserta Mata Anggaran
MAK MATA ANGGARAN
512111 Belanja Uang Honor Tetap 512112 Belanja Uang Honor Tidak Tetap 512211 Belanja Lembur
512311 Belanja Vakasi
521111 Belanja Keperluan Perkantoran 521114 Belanja Pengiriman Surat Dinas Pos
Pusat
521119 Belanja Barang Operasional Lainnya 521211 Belanja Bahan
522111 Belanja Langganan Daya dan Jasa 522113 Belanja Jasa Konsultan
522114 Belanja Sewa 522116 Belanja Jasa Profesi
523111 Belanja Pemeliharaan Gedung dan Bangunan
523121 Belanja Pemeliharaan Peralatan dan Mesin
524111 Belanja Perjalan Biasa (Dalam Negeri) 524211 Belanja Perjalan Biasa (Luar Negeri) 532111 Belanja Modal dan Peralatan Mesin 533111 Belanja Modal Gedung dan Bangunan 534131 Belanja Modal Jaringan
535111 Belanja Pemlhr. Gdg & Bangunan Kapitalisasi
535121 Belanja Pemlhr.Perlt. & Mesin Kapitalisasi
C. Fungsi Anggaran dalam Pengendalian Biaya Administrasi dan Umum Secara umum, Anggaran Biaya Administrasi mempunyai tiga fungsi utama, yaitu berfungsi sebagai pedoman kerja, berfungsi sebagai alat manajemen untuk menciptakan koordinasi kerja, dan sebagai alat manajemen untuk melakukan evaluasi atau pengawasan kerja. Seringkali fungsi tersebut semacam ini disebut juga sebagai kegunaan manajerial, karena berkaitan erat dengan fungsi manajemen, terutama di bidang perencanaan, pengkoordinasian, dan pengawasan.
Sedangkan secara khusus, Anggaran Biaya Administrasi mempunyai fungsi penting, antara lain sebagai dasar untuk menyusun Anggaran Kas, karena sebagian dari Biaya Administrasi memerlukan pembayaran dan pengeluaran Kas. Sedangkan sebagian lain dari Biaya Administrasi tidak memerlukan pembayaran atau pengeluaran Kas, seperti misalnya biaya depresiasi dari Aktiva Tetap yang ada di lingkungan bagian (kantor) Administrasi Umum.
Bagian atau departemen di dalam organisasi perusahaan yang termasuk fungsi administrasi dan umum misalnya:
1. Direktur dan Staf
2. Bagian Umum dan Personalia 3. Bagian Humas dan Hukum 4. Bagian Keuangan
Dari fungsi administrasi dan umum tersebut di atas dapat didifinisikan pengertian biaya administrasi dan umum sebagai berikut :
“Biaya administrasi dan umum adalah semua biaya yang terjadi dan berhubungan dengan fungsi administrasi dan umum. Meliputi biaya dalam rangka penentuan kebijaksanaan, perencanaan, pengarahan, dan pengawasan terhadap kegiatan perusahaan secara keseluruhan. Termasuk dalam biaya ini adalah biaya untuk direktur dan staf (pimpinan tertinggi perusahaan), bagian umum dan personalia, bagian humas dan hokum, bagian keuangan, bagian akuntansi, dan sebagainya.”
Dari pengertian fungsi administrasi dan umum terdapat perbedaan pendapat dalam perlakuan biaya administrasi dan umum yang dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu :
1. Biaya Administrasi dan Umum Dialokasikan kepada Fungsi Produksi dan Fungsi Pemasaran
Pendapat pertama ini memandang bahwa fungsi pokok perusahaan adalah produksi dan pemasaran, biaya administrasi dan umum dikeluarkan atau terjadi untuk membantu kedua fungsi pokok tersebut.
2. Biaya Administrasi dan Umum Dipisahkan dari Fungsi Produksi dan Fungsi Pemasaran
Banyak pihak yang menentang pendapat pertama tersebut di atas dan memandang fungsi administrasi dan umum merupakan fungsi yang terpisah dan sejajar dengan fungsi produksi dan fungsi pemasaran.
Pengendalian Anggaran Biaya Administrasi dan Umum meliputi struktur organisasi, metode, dan ukur-ukur yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan, mengecek ketelitian, kehandalan data akuntansi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
