1.
1. Hakikat penyimpanan sarana dan prasaranaHakikat penyimpanan sarana dan prasarana Pe
Penynyimimpapananan n adadalalah ah kekegigiatatan an yayang ng didilalakukukkan an ununtutukk me
menamnampunpung g hashasil il penpengadgadaan aan dan dan umumumumnya nya barbarang ang tertersebsebutut ada
adalah lah milmilik ik negnegara ara padpada a wadwadah/ah/temtempat pat yanyang g teltelah ah disdisediediakakan.an. Penyimpanan sarana dan prasarana pendidikan adalah kegiatan Penyimpanan sarana dan prasarana pendidikan adalah kegiatan menyimpan suatu barang baik berupa perabot, alat tulis kantor, menyimpan suatu barang baik berupa perabot, alat tulis kantor, surat-surat maupun barang elektronik dalam keadaan
surat-surat maupun barang elektronik dalam keadaan baru ataupunbaru ataupun sudah rusak yang dapat dilakukan oleh seorang beberapa orang sudah rusak yang dapat dilakukan oleh seorang beberapa orang yang ditunjuk atau
yang ditunjuk atau ditugditugaskaaskan n pada lembaga pendidikpada lembaga pendidikan. an. AspeAspekk yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan adalah aspek fisik dan yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan adalah aspek fisik dan aspek administratif. Aspek fisik dalam penyimpanan adalah wadah aspek administratif. Aspek fisik dalam penyimpanan adalah wadah yang diperluka
yang diperlukan n untuk menampuntuk menampung ung baranbarang g milik negara milik negara berasberasalal da
dari ri pepengngadadaaaan. n. AsAspepek k inini i bibiasasa a didisesebubut t gugudadangng, , yayang ng dadapapatt dibedakan menjadi:
dibedakan menjadi: a.
a. GudanGudang pusag pusat, yaitu gut, yaitu gudang ydang yang dipang diperlukerlukan untuan untuk menk menampuampungng bar
barang ang hashasil il penpengadgadaaaan n yanyang g terterletletak ak padpada a uniunit. t. BiaBiasansanyaya gudang pusat juga digunakan untuk menyimpan barang yang gudang pusat juga digunakan untuk menyimpan barang yang akan dijadikan stok/persediaan.
akan dijadikan stok/persediaan. b
b.. GGuuddaanng g ppeennyyaalulurr, , yyaaititu u gguuddaanng g yyaanng g ddiigguunnaakkaan n uunnttuukk menyimpan barang sementara sebelum disalurkan ke unit atau menyimpan barang sementara sebelum disalurkan ke unit atau satuan kerja yang membutuhkan.
c.
c. Gudang transit, yaitu gudang yang digunakan untuk menyimpanGudang transit, yaitu gudang yang digunakan untuk menyimpan barang sementar
barang sementara sebelum a sebelum disalurkan ke udisalurkan ke unit atau satuan knit atau satuan kerjaerja yang
yang membutuhkamembutuhkan.n. d
d.. GGuuddaanng g ppeemmaakkaai, i, yyaaiittu u gguuddaanng g yyaanng g ddiigguunnaakkaan n uunnttuukk me
meyiyimpmpan an babararangng-b-bararanang g yayang ng akakan an dadan n tetelah lah digdigununakakanan dalam pelaksanaan kegiatan.
dalam pelaksanaan kegiatan. Asp
Aspek ek admadminiinistrstratif atif adaadalah lah halhal-ha-hal l yanyang g dipdiperlerlukaukan n ununtuktuk mend
mendukung ukung pelakpelaksanasanaan an kegikegiatan atan dalam dalam penypenyimpaimpanan nan sepeseperti:rti: be
bendndahahararawawan an kekepapala la gugudadangng, , ururususan an tatata ta ususahaha, a, ururususanan pen
penerimerimaanaan, , uruurusan san penpenyimyimpapanannan, , dan dan pempemelieliharharaanaan, , uruurusansan pengeluaran.
pengeluaran.
Struktur organisasi penyimpanan. Struktur organisasi penyimpanan.
2.
2. ProseProsedur dur dan dan tata tata cara cara penypenyimpanimpanan ban barangarang
a.
a. Penerimaan, hal-hal yang dilakukan dalam penerimaan barangPenerimaan, hal-hal yang dilakukan dalam penerimaan barang antara lain: antara lain: Bendaharawan Bendaharawan Kepala Kepala
Urusan Tata Usaha Urusan Tata Usaha
Urusan Penerima
Urusan Penerima Urusan PenyimpanUrusan Penyimpan dan Pemeliharaan dan Pemeliharaan Urusan Urusan Pengeluaran Pengeluaran
1)
1) MeMeneneririma ma pepembmbererititahahuauan n pepengngiriirimaman n babararang ng dadari ri pipihahakk yang menerima barang.
yang menerima barang. 2)
2) MeMempmperersisiapapkakan n sesegagala la sesesusuatatu u yayang ng didipeperlrlukukan an dadalalamm penerimaan dan pemeriksaan barang.
penerimaan dan pemeriksaan barang. 3
3)) MMeemmeerrikikssa a bbaarraanng g yyaanng g ddiitteerriimma a bbaaik ik ffiissiik k mmaauuppuunn kelengkapan administrasi seperti surat kepemilikan.
kelengkapan administrasi seperti surat kepemilikan. 4)
4) MemMembuabuat t berberita acarita acara a penpenerierimaamaan n dan hasidan hasil l pempemerikeriksaasaann barang.
barang.
b.
b. PenyimpanPenyimpanan an baranbarang g dan dan kegikegiatan-katan-kegiategiatan an yang yang dilakdilakukanukan dalam hal ini adalah:
dalam hal ini adalah:
1)
1) Meneliti barang-barang yang akan disimpanMeneliti barang-barang yang akan disimpan
2)
2) MMenenyyiaiapkpkaan n bbararanang-g-bbararanang g tetersrseebubut t bbererdadassaarkrkanan pengelompokk
pengelompokkan-pengelompokkan-pengelompokkan an tertentu/hargatertentu/harga
3)
3) Mencatat barang tersebut ke dalam buku penerimaan, kartuMencatat barang tersebut ke dalam buku penerimaan, kartu barang dan kartu stok.
barang dan kartu stok. 4)
4) MemMembuabuat t dedenah lokanah lokasi baransi barang-bg-baraarang yang disimng yang disimpan agar pan agar dapat dikeluarkan secara tepat.
dapat dikeluarkan secara tepat. 5)
5) PenPengelgeluaruaran an barbarang dilakang dilakukaukan n berberdadasarsarkan surat kan surat perperintintahah mengeluarkan barang (SPMB).
mengeluarkan barang (SPMB). c.
c. PenPenyimyimpanpanan saranan sarana a dapdapat at dikdikataatakan suatkan suatu u kegkegiatiatan an simsimpanpan menyimpan suatu barang baik berupa perabot, alat tulis kantor, menyimpan suatu barang baik berupa perabot, alat tulis kantor, sur
maupun rusak dapat dilakukan oleh seorang beberapa orang maupun rusak dapat dilakukan oleh seorang beberapa orang yang ditunjuk pada suatu sekolah.
yang ditunjuk pada suatu sekolah. d.
d. PenPenyimyimpanpanan an barbarang ang dildilaksaksanaanakakan n memelalulalui i kegkegiatiatan-an-kekegiagiatantan sebagai beikut:
sebagai beikut: 1)
1) BarBarangang-ba-baranrang g yanyang g sudsudah ah ditditerierimama, , dicdicataatat, t, digdigudaudangkngkan,an, diatur, dirawat, dan dijaga secara tertib, rapi dan aman.
diatur, dirawat, dan dijaga secara tertib, rapi dan aman. 2
2)) MMeennyyeelelennggggaarraakkaan n aaddmmininisisttrarassi i ppeennyyiimmppaannaan n ddaann penggunaan atas semua barang yang ada dalam ruang atau penggunaan atas semua barang yang ada dalam ruang atau gudang.
gudang. 3)
3) SecSecara berkaara berkala la ataatau u insinsideidentantal l diadiadakdakan an penpengogontrntrolaolan n dandan pe
perhrhituitungngan an babararang ng pepersrsedediaiaan an agagar ar didikeketatahuhui i apapakakahah memenuhi kebutuhan.
memenuhi kebutuhan. 4)
4) LaLapoporaran n tetentntanang g kekeadadaaaan n pepenynyimimpapananan n didibubuat at sesesusuaiai dengan ketentuan yang berlaku.
dengan ketentuan yang berlaku.
e.
e. Kegiatan Kegiatan penypenyimpaimpanan nan melipmeliputi uti menmenerimaerima, , menmenyimpyimpan, an, dandan meng
mengeluarkeluarkan an baranbarang g di di gudagudang. ng. GudanGudang g dibedibedakan menurutdakan menurut bentuknya menjadi:
bentuknya menjadi:
1)
1) Gudang terbuka adalah gudang yang tidak berdinding danGudang terbuka adalah gudang yang tidak berdinding dan tidak beratap, tetapi berlantai dan harus dikeraskan sesuai tidak beratap, tetapi berlantai dan harus dikeraskan sesuai dengan berat barang-barang yang akan
dengan berat barang-barang yang akan disimpan.disimpan. 2)
2) GuGudadang ng teterturtututup p adadalalah ah gugudadang ng beberdrdinindiding ng dadan n beberaratatapp yang konstruksinya disesuaikan dengan fungsi gudang itu. yang konstruksinya disesuaikan dengan fungsi gudang itu.
f.
f. Dalam mengatur penyimpanan barang hendaknya diperhatikanDalam mengatur penyimpanan barang hendaknya diperhatikan si
sifafat-t-sisifafat t babararang ng sesehinhingggga a niniloloai ai guguna na babararang ng tidtidak ak susususutt sebelum barang itu dipakai.
sebelum barang itu dipakai. 3.
3. PrPrininsisip pep penynyimimpapananann
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan barang dengan menggunakan prinsip 5W+1H, yaitu:
barang dengan menggunakan prinsip 5W+1H, yaitu:
a.
a. What: apa saja barang yang disimpan?What: apa saja barang yang disimpan?
Jenis barang disimpan adalah barang-barang yang terbuat dari: Jenis barang disimpan adalah barang-barang yang terbuat dari: 1 1)) KKeerrttaass 2 2)) KKaayyuu 3 3)) PPllaassttiikk 4 4)) BBeessii 5)
5) Lain-lain, misalnya alat tulis seperti pensil, pulpen, spidol,Lain-lain, misalnya alat tulis seperti pensil, pulpen, spidol, penghapus, penggaris, globe, alat peraga matematika, dan penghapus, penggaris, globe, alat peraga matematika, dan sebagainya.
sebagainya.
b.
b. Why: mengapa barang-barang perlu disimpan?Why: mengapa barang-barang perlu disimpan? Hal ini berkaitan dengan tujuan penyimpanan, yaitu: Hal ini berkaitan dengan tujuan penyimpanan, yaitu: 1)
1) MemMemelieliharhara a agaagar r barbaranang-bg-baraarang ng yanyang g disdisimpimpan an tidtidak ak cepcepatat rusak.
rusak. 2)
2) DapaDapat digunt digunakan dakan dengan engan cepacepat dan mut dan mudah jikdah jika dipera diperlukanlukan.. 3)
3) MenjaMenjaga kebga kebersihersihan baran barang daang dari debri debu dan ku dan kotoraotoran.n. 4)
4) MenjaMenjaga kga keamaeamanan nan baranbarang dag dari keri kehilanghilangan.an. c.
Hal ini berkaitan dengan tempat penyimpanan barang, yaitu di Hal ini berkaitan dengan tempat penyimpanan barang, yaitu di gu
gudadang ng sesepepertrti i yayang ng tetelalah h didijejelalaskskan an sesebebelulumnmnya ya tetentntanangg gudang.
gudang. d.
d. WhenWhen: kap: kapan waan waktunyktunya bara barang hang harus arus disimdisimpan?pan? Bar
Barangang-ba-baranrang g yanyang g sudsudah ah diadianggnggarkarkan an daldalam am penpengadgadaanaan barang jika sudah terealisasi sebaiknya langsung disimpan ke barang jika sudah terealisasi sebaiknya langsung disimpan ke ba
bagigian an pepenynyimimpapananan n babararangng, , seselalanjnjututnynya a diditeteririma ma dadann di
diininveventntararisisasasi i dadan n didicacatatat t keketitika ka babararang ng tetersrsebebut ut akakanan dikeluarkan agar terlihat tertib dan rapi.
dikeluarkan agar terlihat tertib dan rapi. e.
e. Who: Who: siapa siapa yang yang bertubertugas mgas menyimenyimpan bpan barangarang?? Un
Untutuk k sesekokolalah-h-sesekokolalah h bebesasar r bibiasasananya ya adada a seseororanang g yayangng ditunjuk sebagai petugas penyimpanan barang di gudang, baik ditunjuk sebagai petugas penyimpanan barang di gudang, baik bar
barang ang yanyang g babaru ru dirdirencencanaanakan kan daldalam am pepengangadaadaan n babaranrangg ma
mapupununun n yayang ng susudadah h titidadak k didipapakakai i atatau au rurusasak. k. NaNamumun n didi sekolah yang sedang biasanya dilakukan oleh beberapa warga sekolah yang sedang biasanya dilakukan oleh beberapa warga sekolah diantaranya penjaga sekolah dan
sekolah diantaranya penjaga sekolah dan guru.guru. f.
f. How: How: bagabagaimanimana caa cara mra menyimenyimpan bpan barang arang yang yang baik baik dan dan benabenar?r? Cara menyimpan barang yang baik dan benar antara lain:
Cara menyimpan barang yang baik dan benar antara lain:
1)
1) Barang yang sudah diterima, dicatat, digudangkan, diatur,Barang yang sudah diterima, dicatat, digudangkan, diatur, dirawat, dan dijaga secara tertib, rapi, dan aman.
dirawat, dan dijaga secara tertib, rapi, dan aman. 2)
2) DibDibuatuatkan daftkan daftar nama tempar nama tempat at barbarang penyang penyimpimpanaanan n agagar ar mudah ditemukan.
3)
3) Barang yang mudah rusak dimasukan ke dalam pelindungBarang yang mudah rusak dimasukan ke dalam pelindung (lemari).
(lemari). 4)
4) BaBararangng-b-bararanang g yayang ng kekecicil l sesepepertrti i babararang ng ATATK K didisisimpmpanan dalam sebuah wadah yang mudah dijangkau dan
dalam sebuah wadah yang mudah dijangkau dan ditemukan.ditemukan. 5)
5) BarBarangang-ba-baranrang g yanyang g bebesar ditemsar ditempatpatkan dengkan dengan an amaman danan dan nyaman.
nyaman. 6)
6) BaranBarang elektrg elektronik seonik sebaiknbaiknya disimya disimpan di ruapan di ruangan yngan yang lebiang lebihh aman seperti besi teralis.
aman seperti besi teralis. 7)
7) BaranBarang yang teg yang terbuat darbuat dari kertari kertas diusas diusahakahakan jauh dan jauh dari tempri tempatat basah, lembab, dan air.
basah, lembab, dan air. 8)
8) BaranBarang yang disg yang disimpan dimpan dalam lemalam lemari sebaari sebaiknyiknya sering dia sering dibukabuka untuk menghindari penjamuran bila lembab.
untuk menghindari penjamuran bila lembab. 9)
9) SemuSemua alat-a alat-alat daalat dan perlenn perlengkapgkapan haruan harus disims disimpan di tepan di tempatmpat yang bebas dari faktor perusak seperti panas, lembab, dan yang bebas dari faktor perusak seperti panas, lembab, dan lapuk.
lapuk.
10)Mudah ditemukan bila
10)Mudah ditemukan bila sewaktu-waktu diperlukan.sewaktu-waktu diperlukan. 11
11)Sem)Semua ua pepenynyimimpapananan n haharurus s didiadadmimininiststrarasisikakan n memenunururutt k
ketetenentutuaan n babahhwa wa ppererseseddiaiaaan n llamama a hhararus us lelebibih h dudululu digunakan (metode FIFO).
digunakan (metode FIFO). 12)Harus
12)Harus diadakan inventarisasi secara berkala.diadakan inventarisasi secara berkala.
13)
13) SebSebaikaiknya nya dildilakuakukakan n konkontrotrol l ataatau u serservicvice e terterhadhadapap barang-barang tertentu agar tidak mudah rusak.
14
14)Lap)Lapororan an tetentntanang g kekeadadaaaan n pepenynyimimpapananan n didibubuat at sesesusuaiai dengan ketentuan yang berlaku.
dengan ketentuan yang berlaku. 4
4.. TTuuggaas s ddaan n ttaanngggguunng g jjaawwaab b ddaallaam m ppeennyyiimmppaannaan n ddaann pendistribusian
pendistribusian Ta
Tangnggugung ng jajawawab b ununtutuk k pepelalaksksananaaaan n yayang ng tetepapat t ununtutukk peny
penyimpaimpanan nan harus dirumuskharus dirumuskan an secasecara ra terperterperinci inci dan dan dipadipahamihami d
deennggaan n jjeellaas s oolleeh h sseemmuua a piihphaak k yyaanng g beberkrkeeppeennttininggaann.. Pen
Pendisdistribtribusiusian an perperlatalatan n dan dan perperlenlengkagkapan pan penpengajgajaraaran n harharusus be
berarada da dadalalam m tatangnggugung ng jajawawab b sasalalah h sasatu tu ananggggotota a ststaf af yayangng dit
ditunjunjuk uk karkarena ena pelpelaksaksanaanaan an tantangguggung ng jawjawab ab ini ini hanhanya ya berbersifsifatat ketatausahaan, maka kurang tepat jika kepala sekolah atau guru ketatausahaan, maka kurang tepat jika kepala sekolah atau guru sendiri yang langsung melaksanakannya, yang paling tepat adalah sendiri yang langsung melaksanakannya, yang paling tepat adalah pegawai tata usaha.
pegawai tata usaha.
Administrasi peralatan dan perlengkapan pengajaran harus Administrasi peralatan dan perlengkapan pengajaran harus senantiasa ditinjau dari segi pelayanan untuk turut memperlancar senantiasa ditinjau dari segi pelayanan untuk turut memperlancar pelaksanaan program pengajaran. Kondisi di atas akan terpenuhi pelaksanaan program pengajaran. Kondisi di atas akan terpenuhi j
jikika a adadmmininisistrtratator or mmeengngikikututsserertatakakan n ssememua ua ggururu u dadalalamm peren
perencanacanaan an selekseleksi si distrdistribusi ibusi dan dan pengpenggunaagunaan, n, penypenyimpaimpanan,nan, serta pengawasan peralatan dan perlengkapan pengajaran yang serta pengawasan peralatan dan perlengkapan pengajaran yang sem
semuauanya nya menmendordorong ong mermereka eka untuntuk uk memmemikiikirkarkan n proproses ses palpalinging tepat dalam melayani
tepat dalam melayani kebutuhan-kebutuhan mereka.kebutuhan-kebutuhan mereka.