BAB III PEMBAHASAN
A. Penyusunan Efisiensi Kerja
Menurut Zaenudin (2007:59) kata efisiensi berasál dari bahasa latin eficere yang berarti menghasilkan, mengadakan, menjadikan. Menurut kamus besar bahasa Indonesia efisien adalah tepat atau sesuai untuk mengerjakan (menghasilkan) sesuatu (dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga, biaya), mampu menjalankan tugas dengan tepat dan cermat, berdaya guna, bertepat guna sedangkan efisiensi adalah penggunaan sumber daya secara minimum guna pencapaian hasil yang optimum.
Efisiensi dapat dirumuskan menurut suatu pengertian tertentu yaitu memaksimumkan perbandingan antara hasil bersih yang nyata dengan pengorbanan yang diberikan. Beberapa pengertian lain mengenai efisiensi yaitu :
1. Menurut Sedarmayanti (2001:112), efisiensi kerja adalah merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya yang merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek jaraknya.
2. Menurut Syamsi (2004 : 4), efisiensi adalah usaha mencapai prestasi yang sebesar-besarnya dengan menggunakan kemungkinan-kemungkinan yang tersedia (material, mesin, dan manusia) dalam tempo yang sependek-pendeknya, di dalam keadaan yang nyata (sepanjang keadaan itu berubah) tanpa mengganggu
Konsepsi tentang efisiensi sebagai perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya itu dapat diterapkan dalam berbagai bidang, dan kehidupan pribadi yang bersifat perseorangan sampai lapangan pekerjaan yang luas. Apabila diharapkan dalam bidang kerja apa pun, maka terdapatlah efisiensi kerja.
2. Manfaat Efisiensi Kerja
Berdasarkan pengertian dan uraian yang ada maka manfaat yang dapat diperoleh dari efisiensi kerja adalah:
a. Efisiensi Kerja sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan kerja yang nyata.
b. Melalui efisiensi kerja maka setiap pekerjaan dapat terlaksana dengan stabil dan fleksibel.
c. Efisiensi Kerja sangat bermanfaat baik untuk semua pihak yang berkepentingan dan untuk dapat dijadikan pedoman kerja dan juga dapat dijadikan penerapan bagi setiap ruang kantor.
3. Syarat-syarat Tercapainya Efisiensi Kerja
Mengingat pentingnya efisiensi kerja sebagaimana telah diuaraikan, maka dalam teknik penyusunan dan penentuan efisiensi kerja harus dipakai dalam setiap organisasi hendaknya dapat dipenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
24
a. Berhasil guna atau efektif
Untuk menyatakan bahwa kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat, artinya target tercapai sesuai dengan waktu yang ditetapkan.
Pada bagian Kemahasiswaan, uraian tugas yang dibebankan dari fakultas sudah cukup baik. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dilakukan dengan memakai sarana yang dapat memudahkan pelaksanaan jenis pekerjaan yang bersangkutan. Sehingga pekerjaan dapat tercapai sesuai dengan waktu yang ditetapkan. Misalnya, pemakaian komputer, faximile, dan lain lain.
b. Ekonomis
Untuk menyebutkan bahwa didalam usaha pencapaian efektif adalah termaksud pada biaya, tenaga kerja, material, peralatan, waktu dan ruangan telah tercapai dan dipergunakan dengan setepat-tepatnya.
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU setiap benda dan alat yang sering dipakai dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan diletakkan pada tempat yang mudah dicapai tanpa menggerakkan badan atau tanpa gerakan yang berlebihan. Setiap alat tulis kantor (ATK) selalu disediakan tempat penyimpanannya dan alat tulis kantor tersebut selalu berada ditempatnya.
c. Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan
Yakni untuk membuktikan bahwa didalam pelaksanaan kerja, sumber-sumber telah dimanfaatkan dengan setepat-tepatnya dan dilaksanakan penuh tanggung jawab sesuai dengan yang telah ditetapkan.
Pada bagian Kemahasiswaan, tanggung jawab para pegawai pada tugas yang dibebankan sudah cukup baik. Bagian Kemahasiswaan dapat mempertanggungjawabkan setiap pekerjaan yang sudah selesai.
d. Pembagian kerja yang nyata
Berdasarkan pemikiran bahwa tidak mungkin manusia seorang diri mengerjakan segala macam pekerjaan dengan baik. Sebab bagaimanapun juga kemampuan setiap orang terbatas, oleh sebab itu harus ada pembagian kerja yang nyata, yaitu benar-benar berdasarkan beban kerja, ukuran kemampuan kerja dan waktu yang tersedia.
Uraian tugas pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU disusun/ dibuat dalam suatu prosedur yang sudah diatur sedemikian rupa menjadi suatu rangkaian yang memperlancar setiap jenis pekerjaan yang dilakukan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dan mengikuti aliran pekerjaan menurut urutan yang tepat.
e. Rasionalitas wewenang dan tanggungjawab
Jangan sampai terjadi pegawai mempunyai wewenang yang lebib besar dari tanggung jawabnya (W>T), sebaliknya jangan sampai terjadi wewenang lebih kecil dari tanggung jawabnya (W<T). Wewenang harus sama dan seimbang dengan tanggung jawabnya.
Pada bagian Kemahasiswaan, wewenang seimbang dengan tanggung jawab dan para pegawai. Rencana kerja yang sudah dibebankan pada bagian Kemahasiswaan harus dapat tercapai dengan tepat dan dapat dipertanggungjawabkan.
26
f. Prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan
Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggung jawabkan serta pelayanan kerja yang memuaskan tersebut haruslah merupakan kegiatan operasional yang dapat dilaksanakan dengan lancar.
Setiap pekerjaan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU diklasifikasikan dan pekerjaan yang sejenis dibuat dalam satu proses, dengan tujuan supaya langkah pekerjaan yang sama tidak dilakukan secara berulang- ulang.
4. Asas-asas Efisensi Kerja
Beberapa asas yang perlu diperhatikan dalam penyusunan efisiensi kerja, sebagai berikut :
a. Asas Perencanaan
Merencanakan berarti menggambarkan mengenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan.
Rencana kerja pada bagian Kemahasiswaan disusun secara terstruktur. b. Asas Penyederhanaan
Menyederhanakan berarti membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudah dan ringan.
Alat tulis kantor (ATK) pada bagian Kemahasiswaan letaknya dekat dengan pegawai yang menggunakannya. Misalnya, benda-benda kecil yang sering dipakai adalah alat-alat tulis. Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
USU alat-alat tulis secara umum setiap pegawai meletakkannya diatas meja kerja mereka dengan rapi guna mempercepat pekerjaan.
c. Asas Penghernatan
Menghemat berarti mencegah, pemakaian benda atau bahan secara berlebihan, sehingga biaya pekerjaan termaksud menjadi tidak mahal.
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU benda-benda sisa seperti kertas dimanfaatkan kembali untuk keperluan lain. Pemakaian telepon dan faximile dilakukan setepat mungkin.
d. Asas Penghapusan
Menghapuskan berarti meniadakan kegiatan dalam melaksanakan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai.
Pada bagian Kemahasiswaan, pekerjaan yang dianggap kurang perlu akan dihapus dari rencana kerja yang sudah ditetapkan.
e. Asas Penggabungan
Menggabungkan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang memiliki persamaan atau bahan-bahan yang mungkin dapat dikerjakan sekaligus dalam satu langkah, sehingga dapat menghemat waktu kerja.
Pekerjaan pada bagian Kemahasiswaan dilaksanakan sesuai jadwal kerja yang sudah ditetapkan.
28
B. Penerapan Efisiensi Kinerja pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Sumber utama efisiensi kerja pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah manusia, karena dengan akal dan fikiran dan pengetahuan yang ada, manusia mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur- unsur yang melekat pada manusia adalah:
a. Kesadaran
Kesadaran manusia akan sesuatu merupakan modal utama bagi keberhasilannya. Dalam hal efisiensi ini, kesadaran akan arti dan makna efisiensi sangat membantu usaha-usaha ke arah efisiensi ini. Efisiensi sesungguhnya berkaitan erat dengan soal tingkah laku dan sikap hidup seseorang. Artinya bahwa tingkah laku dan hidup seseorang dapat mengarahkan perbuatan yang efisien atau sebaliknya. Karena itu perbuatan yanag efisien tidak dapat diharapkan timbul seketika pada seseorang, melainkan merupakan hasil dari proses yang panjang. Adanya kesadaran mendorong orang untuk berkeinginan membangkitkan semangat atau kehendak untuk melakukan sesuatu sesuai dengan kesadarannya. Kesadaran sebagai sumber efisiensi perlu dipupuk sehingga usaha-usaha dapat berhasil tanpa pemborosan tenaga, biaya dan waktu.
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, kesadaran atas tanggungjawab para pegawai dalam menyelesaikan tugas yang dibebankan fakultas sudah baik.
b. Keahlian
Pekerjaan bagian suatu organisasi yang di kerjakan oleh staf yang ahli hasilnya akan lebih baik dan lebih cepat daripada dikerjakakan oleh staf yang bukan ahli. Unsur keahlian dalam efisiensi, melekat juga pada manusia sama halnya dengan kesadaran. Keahlian manusia akan sesuatu perlu didukung dengan peralatan, supaya efisiensi yang akan dicapai dapat lebih tinggi dan lebih baik daripada tanpa menggunakan alat. Sebab keahlian tanpa disertai fasilitas, tidak mungkin dapat diterapkan guna menghasilkan sesuatu yang terbaik dan menerapkan efisiensi kerja. Keahlian itu sendiri sudah merupakan unsure jaminan didapatkan hasil yang efisien.
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, beberapa pegawai telah memiliki keahlian dalam mengoperasikan komputer, melakukan pengarsipan, dan lain-lain. Komputer merupakan fasilitas kerja yang sangat dibutuhkan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
c. Disiplin
Kesadaran dan keahlian belum bisa menjamin hasil kerja yang baik, kalau tidak disertai dengan unsur disiplin. Disiplin mengandung unsur waktu, maka antara efisiensi dan disiplin hubungannya sangat erat. Karena itu, disiplin adalah salah satu unsur penting dalam efisiensi. Unsur disiplin berkaitan erat dengan unsur kesadaran, sebab disiplin bersumber dari kesadaran. Perbedaannya kalau kesadaran timbulnya atau prosesnya dapat memakan waktu lama dan sulit dilaksanakan, tetapi disiplin dapat ditumbuhkan dalam waktu yang relatif singkat dan pada mulanya dapat dipaksakan melalui atau menggunakan suatu aturan.
30
Kata disiplin mengandung dua faktor yang penting yaitu faktor waktu dan faktor kegiatan atau perbutan. Dari segi waktu, pegawai dituntut untuk hadir setiap hari kerja dan tepat pada waktunya. Dari segi kegiatan, pegawai melaksanakan kegiatani tugas melalui penyebaran pembagian tugas dan wewenang yang jelas dari atasan mereka, menerapkan tata cara atau tata kerja (prosedur kerja) yang sederhana tapi memadai. Penyederhanaan kerja merupakan segala aktivitas memperbaiki pelaksanaan setiap kerja apa pun dengan maksud untuk senantiasa menemukan cara kerja yang lebih sempurna agar menghemat pikiran, tenaga, waktu, ruang, dan benda. Dalam hal ini, pegawai harus mengetahui dengan tepat dimana posisi mereka dan bagaimana posisi mereka. Selain itu, pegawai juga menciptakan keseimbangan kepentingan antara organisasi dan kepentingan pribadi.
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, pelaksanaan disiplin kerja pegawai sudah baik, karena para pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Disiplin kerja pegawai membuat mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal.
Disiplin kerja di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah: 1) Hari Senin sampai dengan Kamis jam kerja pukul 08.00-14.00 wib 2) Hari Jumat jam kerja pukul 08.00-11.00 wib
3) Hari Sabtu jam kerja pukul 08.00-13.00 wib
Komunikasi antara pimpinan dengan para pegawai juga terlihat baik. Pimpinan melihat secara langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan dapat secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja bermalas-
dengan pegawai terjalin hubungan kerja yang baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan secara efektif dan efisien.
C. Kendala Kerja Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas
