PROSES PENGADAAN BARANG/JASA YANG MEMERLUKAN PENYEDIA BARANG/JASA
C. Penyusunan Kontrak Kontrak terdiri dari :
1. Surat Perjanjian
Kerangka surat perjanjian pengadaan barang/jasa terdiri dari : a. Pembukaan (Komparisi)
Pembukaan adalah bagian dari surat perjanjian yang meliputi : 1) Judul Kontrak
a) Menjelaskan tentang judul dari kontrak yang akan ditandatangani;
b) Menjelaskan jenis pekerjaan (pekerjaan jasa
pemborongan, pengadaan barang, jasa lainnya, dan jasa konsultansi).
2) Nomor Kontrak
a) Menjelaskan nomor kontrak yang akan ditandatangani; b) Bilamana kontrak berupa perubahan kontrak maka
nomor kontrak harus berurut sesuai dengan berapa kali mengalami perubahan.
3) Tanggal Kontrak
Menjelaskan hari, tanggal, bulan, dan tahun kontrak ditandatangani oleh para pihak.
4) Kalimat Pembuka
Merupakan kalimat pembuka dalam kontrak yang menjelaskan bahwa para pihak pada hari, tanggal, bulan, dan tahun mereka membuat dan menandatangani kontrak.
5) Penandatanganan Kontrak
Kontrak ditandatangani setelah ada penunjukan penyedia barang/jasa. Oleh karena itu, tanggal penandatanganan kontrak tidak boleh mendahului tanggal surat penunjukan penyedia barang/jasa.
6) Para Pihak Dalam Kontrak
a) Menjelaskan identitas dari para pihak yang
menandatangani kontrak. Identitas para pihak meliputi : nama, jabatan, dan alamat serta kedudukan para pihak dalam kontrak tersebut, apakah sebagai pihak pertama atau pihak kedua;
b) Para pihak dalam kontrak terdiri dari dua pihak yaitu : (1) Pihak pertama adalah pihak pengguna barang/jasa; (2) Pihak kedua adalah pihak penyedia barang/jasa
yang telah ditunjuk untuk melaksanakan pekerjaan; (3) Menjelaskan bahwa pihak-pihak tersebut bertindak
untuk dan atas nama siapa dan dasar ia bertindak; (4) Penjelasan mengenai identitas para pihak harus jelas
dan terinci dan menerangkan hal yang sebenarnya; (5) Apabila pihak kedua dalam kontrak merupakan suatu
konsorsium, kerjasama, joint venture, dan bentuk kerjasama lainnya, maka harus dijelaskan nama bentuk kerjasamanya, siapa saja anggotanya, dan siapa yang memimpin dan mewakili kerjasama tersebut.
b. Isi
1) Pernyataan bahwa para pihak telah sepakat atau setuju untuk mengadakan kontrak mengenai obyek yang dikontrakkan sesuai dengan jenis pekerjaannya;
2) Pernyataan bahwa para pihak telah menyetujui besarnya harga kontrak. Harga kontrak harus ditulis dengan angka dan huruf, serta rincian sumber pembiayaannya;
3) Pernyataan bahwa ungkapan-ungkapan dalam perjanjian harus mempunyai arti dan makna yang sama seperti yang tercantum dalam kontrak;
4) Pernyataan bahwa kontrak yang dibuat ini meliputi beberapa dokumen dan merupakan satu kesatuan yang disebut kontrak; 5) Pernyataan bahwa apabila terjadi pertentangan antara
ketentuan yang ada dalam dokumen-dokumen
perjanjian/kontrak maka yang dipakai adalah dokumen urutannya lebih dulu;
6) Pernyataan mengenai persetujuan para pihak untuk
melaksanakan kewajiban masing-masing, yaitu pihak pertama membayar harga kontrak dan pihak kedua melaksanakan pekerjaan yang diperjanjikan dalam kontrak;
7) Pernyataan mengenai jangka waktu pelaksanaan pekerjaan, yaitu kapan dimulai dan diakhirinya pekerjaan tersebut;
8) Pernyataan mengenai kapan mulai efektif berlakunya kontrak. c. Penutup
Penutup adalah bagian surat perjanjian yang memuat:
1) Pernyataan bahwa para pihak dalam perjanjian ini telah menyetujui untuk melaksanakan perjanjian sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia pada hari dan tanggal penandatanganan perjanjian tersebut; 2) Tanda tangan para pihak dalam surat perjanjian dengan
dibubuhi materai.
2. Syarat-Syarat Umum Kontrak Syarat-syarat umum kontrak meliputi : a. Ketentuan Umum
Ketentuan-ketentuan umum ini berlaku untuk semua jenis kontrak. Ketentuan-ketentuan pokok yang dapat diterapkan pada semua jenis kontrak adalah:
1) Definisi
Definisi adalah uraian atau pengertian mengenai istilah-istilah yang digunakan dalam kontrak. Istilah-istilah tersebut
dijelaskan dan diberi arti atau tafsiran sehingga isi kontrak mudah dipahami oleh setiap orang yang membacanya dan tidak ditafsirkan atau diartikan lain.
Penerapan adalah ketentuan bahwa syarat-syarat umum dalam kontrak ini diterapkan secara luas tetapi tidak boleh melanggar ketentuan-ketentuan yang ada dalam kontrak. 3) Asal Barang dan Jasa
Asal barang dan jasa adalah ketentuan mengenai penjelasan dari negara mana asal barang atau jasa yang menjadi obyek perjanjian dalam kontrak.
Asal barang adalah tempat barang diperoleh, antara lain tempat barang ditambang, tumbuh, atau diproduksi.
Dalam ketentuan ini juga harus dirinci komponen dalam negeri dan komponen impornya. Asal barang harus dibedakan
dengan negara penjual. Penjelasan dan rincian komponen dalam negeri dan impor dijelaskan pada syarat-syarat khusus kontrak.
4) Penggunaan Dokumen-Dokumen Kontrak dan Informasi Penggunaan dokumen-dokumen kontrak dan informasi adalah ketentuan mengenai penggunaan dokumen-dokumen kontrak atau dokumen lainnya yang berhubungan dengan kontrak, misalnya ketentuan-ketentuan kontrak, spesifikasi tehnik, gambar-gambar, pola, contoh serta informasi-informasi yang berkaitan dengan kontrak oleh penyedia barang/jasa dengan ijin tertulis dari pengguna barang/jasa.
5) Hak Paten, Hak Cipta, dan Merek
Hak paten, hak cipta, dan merek adalah ketentuan yang mengatur kewajiban penyedia barang/jasa untuk melindungi pengguna barang/jasa dari segala tuntutan atau klaim dari pihak ketiga atas pelanggaran hak paten, hak cipta, dan merek.
6) Jaminan
Jaminan adalah ketentuan mengenai jaminan yang harus disediakan oleh penyedia barang/jasa yaitu:
a) Jaminan uang muka diberikan kepada pengguna barang/jasa dalam rangka pengambilan uang muka
dengan nilai minimal 100% (seratus persen) dari besarnya uang muka;
b) Jaminan pelaksanaan diberikan kepada pengguna barang/jasa sebelum dilakukan penanda-tanganan kontrak dengan besar jaminan ditentukan dalam syarat-syarat khusus kontrak;
c) Besarnya jaminan pelaksanaan bagi penawaran yang dinilai terlalu rendah (lebih kecil dari 80% (delapan puluh persen) HPS), dinaikan menjadi sekurang-kurangnya persentase jaminan pelaksanaan yang telah ditetapkan dalam dokumen pengadaan dikalikan dengan 80 % (delapan puluh persen) HPS;
d) Jaminan pemeliharaan diberikan kepada pengguna barang/jasa setelah pekerjaan dinyatakan selesai 100% (seratus persen);
e) Besarnya jaminan, bentuk, dan masa berlakunya jaminan-jaminan tersebut di atas disesuaikan dengan ketentuan dalam dokumen pengadaan.
7) Asuransi
Asuransi adalah ketentuan mengenai asuransi yang harus disediakan oleh pihak penyedia barang/jasa dalam rangka pelaksanaan pekerjaan yaitu :
a) Pihak penyedia barang/jasa harus mengasuransikan semua barang dan peralatan-peralatan yang mempunyai resiko tinggi terjadi kecelakaan, pelaksanaan pekerjaan, serta pekerja-pekerja untuk pelaksanaan pekerjaan kontrak atas segala resiko yaitu kecelakaan, kerusakan-kerusakan, kehilangan, serta resiko lain yang tidak dapat diduga;
b) Pihak penyedia barang/jasa harus mengasuransikan pihak ketiga sebagai akibat kecelakaan di tempat kerjanya; c) Besarnya asuransi ditentukan di dalam dokumen
pengadaan. 8) Pembayaran
Pembayaran adalah ketentuan mengenai cara-cara dan termin pembayaran serta mata uang yang digunakan. Cara
pembayaran harus disesuaikan dengan ketentuan dalam dokumen anggaran.
9) Harga
Harga adalah ketentuan mengenai harga yang harus dibayarkan oleh pengguna barang/jasa kepada penyedia barang/jasa atas pelaksanaan pekerjaan dalam kontrak. Harga kontrak harus jelas, pasti, dan dirinci sumber pembiayaannya. 10) Amandemen Kontrak
Amandemen kontrak adalah ketentuan mengenai perubahan kontrak. Perubahan kontrak dapat terjadi apabila :
a) Perubahan pekerjaan disebabkan oleh sesuatu hal yang dilakukan oleh para pihak dalam kontrak sehingga
mengubah lingkup pekerjaan dalam kontrak;
b) Perubahan jadual pelaksanaan pekerjaan akibat adanya perubahan pekerjaan;
c) Perubahan harga kontrak akibat adanya perubahan pekerjaan dan perubahan pelaksanaan pekerjaan; d) Amandemen bisa dilaksanakan apabila disetujui oleh
para pihak yang membuat kontrak tersebut. 11) Hak dan Kewajiban Para Pihak
Hak dan kewajiban para pihak adalah ketentuan mengenai hak-hak yang dimiliki serta kewajiban-kewajiban yang harus
dilaksanakan oleh pengguna barang/jasa dan penyedia
barang/jasa dalam melaksanakan kontrak. Hak dan kewajiban para pihak adalah :
a) Hak dan kewajiban pihak pengguna barang/jasa (1) Mengawasi dan memeriksa pekerjaan yang
dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa;
(2) Meminta laporan-laporan secara periodik mengenai pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh pihak penyedia barang/jasa;
(3) Membayar pekerjaan sesuai dengan harga kontrak yang telah ditetapkan kepada pihak penyedia
barang/jasa;
(4) Memberikan fasilitas berupa sarana dan prasarana yang dibutuhkan oleh pihak penyedia barang/jasa untuk kelancaran pelaksanan pekerjaan sesuai ketentuan kontrak.
b) Hak dan kewajiban Pihak Penyedia Barang/Jasa
(1) Menerima pembayaran untuk pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan harga yang telah ditentukan dalam kontrak;
(2) Berhak meminta fasilitas-fasilitas dalam bentuk sarana dan prasarana dari pihak pengguna barang/jasa untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan sesuai ketentuan kontrak;
(3) Melaporkan pelaksanaan pekerjaan secara periodik kepada pihak pengguna barang/jasa;
(4) Melaksanakan dan menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan jadual pelaksanaan pekerjaan yang telah ditetapkan dalam kontrak;
(5) Memberikan keterangan-keterangan yang diperlukan untuk pemeriksaan pelaksanaan yang dilakukan pihak pengguna barang/jasa;
(6) Menyerahkan hasil pekerjaan sesuai dengan jadual penyerahan pekerjaan yang telah ditetapkan dalam kontrak;
(7) Kontraktor harus mengambil langkah-langkah yang cukup memadai untuk melindungi lingkungan baik di dalam maupun di luar tempat kerja dan membatasi perusakan dan pengaruh/ gangguan kepada
masyarakat maupun miliknya, sebagai akibat polusi, kebisingan dan kerusakan lain sebagai akibat kegiatan kontraktor.
12) Jadual Pelaksanaan Pekerjaan
Jadual pelaksanaan pekerjaan adalah ketentuan mengenai : a) Kapan kontrak mulai berlaku;
b) Kapan pekerjaan mulai dilaksanakan;
c) Kapan penyerahan hasil pekerjaan dari penyedia barang/jasa kepada pengguna barang/jasa.
13) Pengawasan
Pengawasan adalah ketentuan tentang kewenangan pengguna barang/jasa melakukan pengawasan dan
pemeriksaan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang sudah dan sedang dilaksanakan oleh pihak penyedia barang/jasa. Apabila diperlukan oleh pengguna barang/jasa karena pengguna barang/jasa tidak dapat melakukan pemeriksaan atau pengawasan, maka pengguna barang/jasa dapat memerintahkan kepada pihak ketiga untuk melakukan pengawasan dan pemeriksaan atas semua pelaksanaan pekerjaan yang sudah atau sedang dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa.
14) Keterlambatan Pelaksanaan Pekerjaan
Keterlambatan pelaksanaan pekerjaan adalah ketentuan mengenai :
a) Hal-hal yang berkaitan dengan keterlambatan dalam pelaksanaan pekerjaan oleh pihak penyedia barang/jasa atau pengguna barang/ jasa dari jadual yang ditentukan dalam kontrak;
b) Sanksi yang diberikan kepada pihak penyedia barang/jasa atau pengguna barang/jasa jika terjadi keterlambatan pelaksanaan pekerjaan;
c) Pengecualian dari ketentuan butir b) akibat keadaan kahar.
15) Keadaan Kahar
a) Yang dimaksud keadaan kahar adalah suatu keadaan yang terjadi diluar kehendak para pihak sehingga
kewajiban yang ditentukan dalam kontrak menjadi tidak dapat dipenuhi;
b) Yang digolongkan keadaan kahar adalah : (1) Peperangan;
(2) Kerusuhan; (3) Revolusi;
(4) Bencana alam : banjir, gempa bumi, badai, gunung meletus, tanah longsor, wabah penyakit, dan angin topan;
(5) Pemogokan; (6) Kebakaran;
(7) Gangguan industri lainnya.
c) Keadaan kahar ini tidak termasuk hal-hal yang
merugikan yang disebabkan oleh perbuatan atau kelalaian para pihak;
d) Keterlambatan pelaksanaan pekerjaan yang diakibatkan oleh karena terjadinya keadaan kahar tidak dapat dikenai sanksi;
e) Siapa yang menanggung kerugian akibat terjadinya keadaan kahar, diserahkan pada kesepakatan para pihak; f) Tindakan yang diambil untuk mengatasi terjadinya
keadaan kahar, diserahkan kepada kesepakatan dari para pihak.
16) Itikad Baik
a) Para pihak bertindak berdasarkan asas saling percaya yang disesuaikan dengan hak-hak yang terdapat dalam kontrak;
b) Para pihak setuju untuk melaksanakan perjanjian dengan jujur tanpa menonjolkan kepentingan masing- masing pihak. Jika selama kontrak, salah satu pihak merasa dirugikan, maka diupayakan tindakan yang terbaik untuk mengatasi keadaan tersebut.
17) Pemutusan Kontrak
Pemutusan Kontrak adalah ketentuan mengenai kapan kontrak dapat diputuskan, dibagi dua yaitu :
a) Pemutusan kontrak oleh pihak penyedia barang/jasa; b) Pemutusan kontrak oleh pihak pengguna barang/jasa. 18) Penyelesaian Perselisihan
Penyelesaian perselisihan adalah ketentuan mengenai penyelesaian perselisihan atau sengketa antara para pihak dalam kontrak. Cara yang diambil dapat melalui pengadilan atau di luar pengadilan yaitu melalui musyawarah, mediasi, konsiliasi atau arbitrase di Indonesia.
19) Bahasa dan Hukum
Bahasa dan hukum adalah ketentuan mengenai bahasa dan hukum yang digunakan dalam kontrak. Bahasa kontrak harus
dalam Bahasa Indonesia kecuali dalam rangka pinjaman/hibah luar negeri dapat menggunakan bahasa Inggris. Hukum yang digunakan adalah hukum yang berlaku di Indonesia.
20) Perpajakan
Perpajakan adalah ketentuan mengenai perpajakan sesuai dengan ketentuan perpajakan yang berlaku di Indonesia. 21) Korespondensi
Korespondensi adalah ketentuan kontrak mengenai semua korespondensi yang dapat berbentuk surat, telex, atau kawat dan ditujukan kepada alamat para pihak. Dijelaskan alamat para pihak yang digunakan sebagai alamat korespondensi. 22) Penggunaan Penyedia Barang/Jasa Usaha Kecil
Termasuk Koperasi Kecil
a) Apabila penyedia barang/jasa yang ditunjuk adalah penyedia barang/jasa usaha kecil termasuk koperasi kecil, maka dalam kontrak dimuat ketentuan bahwa pekerjaan tersebut harus dilaksanakan sendiri oleh penyedia barang/jasa yang ditunjuk dan dilarang diserahkan atau disubkontrakkan kepada pihak lain;
b) Apabila penyedia barang/jasa yang terpilih adalah penyedia barang/jasa bukan usaha kecil termasuk koperasi kecil, maka dalam kontrak dimuat :
(1) Penyedia barang/jasa wajib bekerja sama dengan penyedia barang/jasa usaha kecil termasuk koperasi kecil, antara lain dengan mensubkontrakkan sebagian pekerjaannya;
(2) Dalam melaksanakan kewajiban di atas penyedia barang/jasa terpilih tetap bertanggung-jawab penuh atas keseluruhan pekerjaan tersebut;
(3) Bentuk kerjasama tersebut hanya untuk sebagian pekerjaan, dilarang mensubkontrakkan seluruh pekerjaan tersebut;