Perabotan dan perlengkapan perpustakaan sangatlah penting untuk menunjang kelancaran kegiatan di perpustakaan, oleh karena itu perlu adanya perencanaan pengadaan perabot dan perlengkapan agar kegiatan di perpustakaan berjalan dengan efisien. Dalam buku Pedoman Perlengkapan Perpustakaan Khusus (1992: 5) dinyatakan bahwa yang dimaksud dengan perabot perpustakaan adalah:
Segala sesuatu barang berupa kelengkapan yang dibutuhkan di perpustakaan khusus yang mana untuk tempat melakukan aktivitas kerja karyawan, aktivitas pemakai jasa layanan, dan untuk tempat meletakkan atau menyimpan sesuatu. Barang – barang tersebut lazim juga disebut dengan mebiler, seperti rak, almari, meja, kursi, kabinet dan sebagainya. “Sedangkan perlengkapan adalah segala sesuatu kelengkapan yang diperlukan perpustakaan berupa perkakas atau alat yang berfungsi untuk membantu kemudahan pelaksanaan pekerjaan dan pemanfaatan sumber – sumber informasi yang tersedia di perpustakaan khusus, baik berupa mesin atau tidak seperti: mesin tik, stempel, penggaris, pemotong kertas (cutter) dan lain – lain.
Sedangkan dalam Buku Pedoman Perencanaan Perabotan dan Perlengkapan Perpustakaan (1986:6) yang dimaksud dengan perabotan perpustakaan adalah:
barang – barang yang berfungsi sebagai wadah atau wahana penunjang fungsi perpustakaan seperti: meja, kursi, rak buku, papan peragaan atau lainnya.” Dan yang dimaksud dengan perlengkapan perpustakaan yaitu”barang – barang yang merupakan perlengkapan dari suatu komponen dan atau kegiatan perpustakaan, seperti: mesin ketik, komputer, layar proyektor, kartu katalog, kartu buku, lembar pengembalian (date due slip) dan sebagainya.
Sehubungan dengan hal di atas menurut Siregar (2008: 18), mengemukakan yang dimaksud dengan perabot adalah :
“Barang – barang yang berfungsi sebagai wadah atau wahana penunjang fungsi perpustakaan seperti meja, kursi, rak buku, dan lain – lain”. Sedangkan perlengkapan adalah “barang – barang yang merupakan perlengkapan dari suatu komponen atau kegiatan perpustakaan antara lain mesin tik, komputer, layar proyektor, dan lain – lain”.
Kebutuhan perabot dan perlengkapan pada sebuah perpustakaan bergantung kepada fungsi spesifik dan ragam kegiatan yang berlangsung di perpustakaan. Menurut Pedoman Perlengkapan Perpustakaan Khusus (1992: 6) ada beberapa pertimbangan yang harus di perhatikan yaitu:
a. Pertimbangan fungsi spesifik
Meskipun semua perpustakaan secara umum mempunyai fungsi yang sama, tetapi setiap jenisnya mempunyai fungsi spesifik tersendiri. Untuk perpustakaan khusus, karena koleksi terbatas pada subyek khusus yang dibutuhkan sebagai sumber informasi oleh karyawan instansi tempat perpustakaan itu berada, berarti aktivitas layanannya tidak membutuhkan perabot dan perlengkapan untuk pemakai anak – anak.
b. Pertimbangan ragam kegiatan.
Kegiatan perpustakaan khusus pada hakikatnya sama dengan perpustakaan lain, yang terdiri atas tiga kegiatan pokok, yaitu:
• Kegiatan pengelolaan administratif. • Kegiatan pengelolaan teknis.
• Kegiatan pengelolaan layanan pemakai.
2.9.1. Pemilihan dan Pembuatan Perabot dan perlengkapan.
Untuk menghindari kesalahan dalam pemilihan perabot yang dibutuhkan, pustakawan harus lebih cermat dalam melakukan pemilihan bahan untuk perabot dengan mempertimbangkan kelebihan dan kekurangan bahan tersebut. Bahan perabot dapat terbuat dari dua jenis bahan yaitu kayu dan logam.
Siregar (2008: 19) menyatakan bahwa:
Ada beberapa kelebihan bahan dari kayu antara lain:
a. Tersedia dan mudah didapat baik dikota kecil maupun besar. b. Mudah dan banyak orang yang dapat membuatnya.
c. Memiliki banyak unsur dekoratif. d. Mudah diperbaiki bila terjadi kerusakan.
Kekurangan bahan dari kayu adalah: daya tahannya kurang; mudah terbakar dan kayu yang baik harganya mahal.
Memilih bahan logam akan memberi keuntungan karena tahan lama dan mudah dibongkar pasang. Sedangkan kekurangan bahan ini adalah pemesanan tidak dapat dilakukan disemua tempat, hanya dapat dipesan di tempat tertentu saja dan mudah berkarat.
Disain perabot sebaiknya dibuat sederhana dan mudah diberihkan. Selain itu perlu diperhatikan faktor ergonomi dan fungsionalnya. Bentuk dan konstruksi perabot sebaiknya, dibuat sedemikian rupa sehingga kuat dengan kualitas bahan yang baik dan enak dipandang, serta bentuk tepi dan ujung perabot harus tumpul.
Warna yang dipergunakan harus serasi dengan warna ruangan, untuk ini perlu diperhatikan tentang sifat warna. Pustakawan juga harus cermat dalam penggunaan dana agar dana yang dibuthkan sesuai dengan kemampuan perpustakaan itu.
2.9.2 Perabot dan perlengkapan yang dibutuhkan.
Sesuai dengan penjelasan pembagian ruang perpustakaan yang telah diuraikan sebelumnya, maka perpustakaan memiliki beberapa ruang diantaranya yaitu ruang koleksi, ruang baca, ruang operasional perpustakaan, dan ruang khusus dimana setiap ruangan tersebut memiliki perabotan masing – masing dan sesuai dengan fungsinya.
Menurut Siregar (2008: 19-21) secara garis besarnya perabot dan perlengkapan yang dibutuhkan untuk masing – masing ruangan adalah seperti berikut:
a. Perabot dan perlengkapan pokok untuk ruang koleksi.
1. Rak buku 10. Lemari pamplet dan brosur 2. Rak majalah 11. Lemari/rak kaset.
3. Rak buku anak – anak 12. Lemari/ video kaset. 4. Penyangga atau standar buku 13. Kotak majalah/brosur. 5. Tangga injakan. 14. Alat pemadam api. 6. Label tanda penunjuk rak. 15. Telepon
7. Gantungan surat kabar 16. AC/ kipas angin. 8. Rak atlas 17. Rak Display. 9. Rak kamus
b. Perabot dan perlengkapan untuk ruang baca.
1. Meja baca
2. Kursi baca
Tambahan jika sudah berkembang
3. Sice untuk membaca santai 8. Telepon 4. Karel/meja baca perorangan 9. Kipas angin 5. Karpet lantai untuk anak – anak 10. AC
6. Bantal duduk untuk anak – anak 11. Booklet/pamplet 7. Poster dinding/ hiasan
c. Perabot dan perlengkapan untuk ruang pelayanan. 1. Meja peminjaman
2. Lemari/ tempat penitipan barang 3. Lemari katalog, kardeks
4. Kartu katalog
5. Papan pengumuman 6. Kotak/ kartu peminjaman
7. Perlengkapan peminjaman dan buku pengunjung. Tambahan jika sudah berkembang
8. Rak pameran display 17. Steples 9. Gantungan topi/ mantel 18. Telepon
10. Tanda – tanda petunjuk 19. Mikrofil reader/printer 11. Kotak saran 20. Video casette/ tv
13. Kereta buku (book troley) 22. Book charger 14. Mesin photocopy 23. AV/ kipas angin 15. Stempel, cap tanggal/bantalan 24. Kartu pembatas
16. Peruncing pensil 25. Kartu anggota/peminjaman. d. Perabot dan perlengkapan untuk ruang kerja teknis dan administrasi.
1. Meja/kursi kerja 7. Buku induk bahan pustaka
2. Lemari arsip 8. Cap
3. Rak/lemari 9. gunting
4. Mesin ketik 10. Steples
5. Kartu blanko 11. Alat tulis kantor (atk) 6. Alat/ kelengkapan bahan pustaka
Tambahan sesudah berkembang
13. Alat pengepel 23. Label, kantong, due slip 14. Sice tamu 24. Stempel/ bantalan 15. Meja pengolahan 25. Peruncing pensil 16. Mesin/ pisau potong. 26. Pelobang kertas 17. Alat fumigasi 27. Book charger
18. Alat penjilidan 28. Kartu pemesanan koleksi
19. Telepon 29. Komputer analisa
20. Kipas angin 30. Kartu duplikator katalog
21. AC 31. Kartu pencatatan majalah dan koran 22. Kalkulator. 32. Kartu statistik.
e. Perabot dan perlengkapan untuk ruang khusus.
1. Ember 4. Papan tulis
2. Meja/ kursi 5. Gelas, ceret, tatakan gelas. 3. Sabun
Tambahan sesudah berkembang
6. Alat penghisap debu. 11. komputer
7. Alat pengukur suhu udara 12. Overhead proyektor 8. Televisi/ video kaset 13. layar
9. Kaset/ perekam, tape recorder. 14. Proyektor slide/film strip
10. Mike, earphone 15. Interkom
f. Perabotan dan perlengkapan lain jika memungkinkan. 1. Alat pemadam api.
2.9.3. Teknik Penataan Perabot dan Perlengkapan
Menurut Tri (2007: 16) “Teknik penataan perabot dan perlengkapan merupakan pedoman yang dapat membimbing pustakawan dalam menata dan mengatur tata letak perabot dan perlengkapan dalam ruang perpustakaan”.
“Pedoman penataan perabot dan perlengkapan menurut Soejono (1985: 80) adalah sebagai berikut:
1. Rak buku
Rak buku dua sisi dapat berdiri sendiri ditengah ruangan. Penggunaan rak buku ini akan menghemat ruangan dan rak satu sisi sangat penting dipakai diruang referensi karena dapat dipakai sebagai penyekat ruangan menurut kehendak petugas perpustakaan.
2. Rak surat kabar
Rak surat kabar dapat ditempelkan pada ujung rak – rak buku atau dimana saja yang lebih menarik.
3. Rak majalah
Rak majalah dapat ditempatkan diruang peminjaman atau ruang baca. Dua buah rak dapat ditempatkan saling bertolak belakang, untuk menghemat tempat dan agar kelihatan cantik.
4. Kabinet katalog
Kabinet katalog ditempatkan diruang pelayanan umum, ruang gudang dan ruang referensi.
5. Studi carrel
Biasanya perabot ini dipasang diruang belajar atau diruang referensi. Meja ini digunakan untuk menghilangkan semaksimal mungkin gangguan – gangguan yang tidak diinginkan oleh para pengunjung perpustakaan.
6. Meja baca berkelompok
Meja ini diletakkan tepat pada ruang baca. Perabot ini harus kuat dan kaki – kakinya sedapat mungkin diberi keset agar jika tidak dipakai atau ditarik tidak membuat berisik.
7. Papan pameraan
Digunakan untuk memamerkan book jackets dari buku – buku yang baru datang. Biasanya diletakkan didekat pintu masuk atau tempat – tempat yang strategis. 8. Meja petugas perpustakaan
Setiap petugas perpustakaan mempunyai meja dan kursi kerja sendiri. Meja kerja dibuatkan dengan ukuran standar yang sekaligus dapat digunakan untuk keperluan mengetik. Meja kerja seharusnya diletakkan diruang kerja atau tempat–tempat strategis dalam rangka melayani pengunjung.
Sedangkan menurut Rompas (1986: 121-122) letak perabot dan perlengkapan perpustakaan sebagai berikut:
1. Rak buku
Penempatan rak – rak buku, harus memperhatikan pula keadaan cahaya, dan pertukaran udara. Bagian muka harus menghadap pada sumber cahaya (matahari atau lampu/ listrik). Koleksi rak – rak hendaknya juga ditempatkan diruang yang pertukaran udaranya baik, namun tidak di daerah yang lembab udara
2. Meja baca
Tempat meja baca harus ditempat yang terang dan berudara yang segar dan sejuk. Masing – masing meja baca dilengkapi dengan kursi baca.
3. Meja sirkulasi
Meja sirkulasi yang berada diruang pelayanan, harusnya diletakkan ditempat yang dapat mengawasi seluruh orang – orang yang keluar masuk perpustakaan. Diusahakan pula posisinya berada di tempat dimana petugas yang berada di belakang meja dapat melihat keadaan ruang baca dan koleksi.
4. Lemari titipan barang
Lemari titipan barang atau tas berada diruang pelayanan dekat pintu masuk atau keluar tetapi sebelum meja sirkulasi.
5. Meja katalog
Meja katalog berisi kartu yang ditempatkan di ruang pelayanan berada dijalur masuk yang menuju ruang koleksi.
6. Papan/ rak peragaan (display)
Papan/ rak ini ditempelkan diruang pelayanan namun dapat dipindah–pindahkan, ditempatlkan diteras depan bagian luar, dekat pintu masuk. Papan rak/ ini harus mudah dilihat secara dekat oleh pengunjung.
7. Papan pengumuman
Papan pengumuman merupakan perlengkapan yang dapat diangkat dan dipindahkan. Papan pengumuman ini digantung di dinding atau di tempat di ruang pelayanan atau teras depan, dekat pintu masuk perpustakaan yang mudah sekali dilihat dan memungkinkan pengunjung membaca dari dekat.
2.9.4. Gambar Perabotan dan Perlengkapan