EFEK PSIKIS
2.12 Peralatan dan Furnitur Perkantoran
Pembahasan mengenai lay out kantor tidak luput dari keberadaan peralatan maupun furniture yang akan digunakan oleh organisasi. Meskipun lay
out sangat bagus, namun apabila peralatan yang dimiliki atau terpasang terlalu using, maka tujuan penataan lay out tidak akan tercapai. Begitu pula apabila furniture yang digunakan kurang sesuai dengan konsep lay out yang dipakai. Misalnya, jika yang digunakan adalah konsep kantor terbuka, namun furniturnya cenderung sulit dimodifikasi penempatannya sehingga akan menyulitkan administrator maupun pegawai itu sendiri.
Berikut adalah faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam memilih peralatan kantor, yang oleh Quible (dalam Sukoco, 2007) diklasifikasikan menjadi tiga, yaitu pertimbangan peralatan, penjual dan perawatan. Dari ketiga pertimbangan tersebut hanya pertimbangan peralatan yang berkaitan langsung dengan lay out kantor. Berikut ini hal-hal yang berkaitan dengan pertimbangan peralatan menurut Quible (dalam Sukoco, 2007):
1. Tujuan penggunaan peralatan. Sebelum memilih peralatan, tujuan harus ditentukan. Misalnya, apakah aktivitas pekerjaan administrasi tergantung sepenuhnya pada peralatan tersebut atau hanya sebagian saja. Hal yang juga perlu dipertimbangkan adalah perusahaan sering membeli atau menyewa peralatan yang terlalu canggih daripada yang dibutuhkan, hanya untuk prestise atau bujukan pemasok. Untuk itu sebaiknya pembelian peralatan baru di kantor (misalnya, mesin fotokopi atau scanner baru) melibatkan pegawai yang akrab dengan aktivitas maupun teknologi yang dibutuhkannya.
2. Menentukan peralatan yang sesuai. Setelah peralatan ditentukan, memilih merek peralatan yang akan digunakan juga menjadi pertimbangan yang penting. Hal ini sangat penting berkaitan dengan layanan purna jual yang disediakan merek tersebut maupun harga jual kembali jika perusahaan nantinya berencana meng-upgrade peralatannya dengan yang baru.
3. Tingkat kegunaan peralatan. Ketika beberapa merek telah diketahui, tingkat kegunaan harus dipertimbangkan, apakah alat itu bisa diharapkan
memenuhi kebutuhan perusahaan dengan maksimal. Saat ini banyak peralatan kantor menawarkan solusi all-in-one, misalnya mesin fotokopi,
scanner, printer dan faksimili. Solusi yang terintegrasi tersebut menjadikan harganya relatif mahal. Oleh karena itu, hendaknya perusahaan juga mempertimbangkan apakah kegunaan yang ditawarkan tersebut memang sangat diperlukan bagi aktivitas di kantor.
4. Spesifikasi peralatan. Untuk beberapa peralatan, spesifikasi harus ditentukan terlebih dahulu, karena akan menyangkut penempatan peralatan di ruangan, jumlah listrik yang dibutuhkan, pemasangannya dan struktur yang dibutuhkan. Spesifikasi teknis maupun fisik dari peralatan sebaiknya dijadikan bahan pertimbangan.
5. Biaya peralatan. Biaya peralatan mempunyai dampak yang signifikan terhadap pengembalian investasi perusahaan. Meskipun kegunaan merupakan hal yang penting, efisiensi juga harus tetap dipertimbangkan. Banyak peralatan baru membutuhkan biaya operasional yang cukup tinggi. Untuk itu, analisis yang mendalam perlu dilakukan. Misalnya, jika penggunaan printer hitam putih sudah memadai, pemasangan printer berwarna hanya akan menambah biaya operasional saja, mengingat harga
toner berwarna mencapai 3-5 kali harga toner hitam putih.
6. Proses operasional peralatan. Beberapa tipe peralatan membutuhkan perlengkapan khusus, seperti alat fotokopi dan printer. Kebutuhan ini juga harus menjadi pertimbangan dalam memilih peralatan. Saat ini banyak printer baru membutuhkan cartridge atau toner orisinal dengan harga sangat mahal, sehingga pemakaian printer lama yang bisa diisi ulang tentunya lebih mudah.
7. Fitur keamanan. Hal yang juga dipertimbangkan adalah fitur keamanan. Meskipun beberapa peralatan kantor tidak berbahaya, namun fitur ini tetap harus dipertimbangkan. Beberapa peralatan kantor saat ini menyediakan
user id dan password yang memungkinkan tidak setiap orang bisa memanfaatkannya, seperti mesin fotokopi atau printer berkecepatan tinggi yang berbiaya operasi sangat tinggi.
8. Fleksibilitas peralatan. Fleksibilitas peralatan juga sangat penting. Beberapa peralatan dapat dimodifikasi dengan beberapa komponen jika dibutuhkan. Namun ada beberapa produsen yang tidak menjadikan peralatannya kompatibel dengan peralatan lain, misalnya komputer produk dari Apple Computer, yang tidak fleksibel dalam pengoperasiannya. Beberapa peralatan juga dapat digunakan untuk tugas kerja yang lebih luas dibandingkan peralatan lain, sehingga hal inilah yang menjadikan fleksibilitas sangat perlu menjadi pertimbangan.
9. Kemudahan penggunaan peralatan. Hal yang juga dipertimbangkan adalah kemudahan penggunaan peralatan, karena beberapa peralatan tidak udah digunakan dan membutuhkan training tambahan, yang membutuhkan waktu dan biaya yang seharusnya bisa dihindari jika peralatannya mudah dioperasikan.
10. Kecepatan operasi peralatan. Pada beberapa perusahaan kecepatan peralatan menjadi pertimbangan penting. Apabila peralatan yang dibutuhkan dengan cepat tidak dapat disediakan oleh supplier karena harus indent terlebih dahulu, hendaknya organisasi mempertimbangkan supplier yang dapat menyediakannya dengan cepat
11. Masukan dari operator peralatan. Karyawan yang akan mengoperasikan sering kali dibeikan kesempatan memberikan masukan dalam menentukan peralatan yang akan dipilih.
12. Standardisasi peralatan. Penggunaan hanya beberapa merek tertentu akan menghasilkan standardisasi peralatan kantor yang memberikan beberapa keuntungan saat membeli dan merawatnya. Keuntungan lain adalah kemudahan bagi pegawai untuk mengoperasikannya, karena penggunaannya mempunyai kesamaan atau dapat diintegrasikan dengan peralatan lain. namun perlu juga dipertimbangkan apabila organisasi hanya menggunakan 1 atau 2 merek saja dapat menimbulkan tingkat ketergantungan yang tinggi, sehingga apabila ada gangguan supply atau kenaikan harga spare parts yang sangat signifikan, organisasi tidak dapat dengan cepat eralih ke supplier yang lain. oleh krena itu, Manajer
Administrasi mempertimbangkan diversifikasi peralatan kantor jika hal tersebut di anggap lebih efektif dan efisien.
Adapun beberapa contoh peralatan kantor menurut The (2007), yaitu sebagai berikut:
1. Komputer
Secara umum komputer telah menggantikan mesin tik sebagai alat untuk membuat warkat dan dokumen sekaligus menggandakannya dengan alat pencetak yang disebut printer. Komputer dibagi menjadi dua bagian, yaitu perangkat keras
hardware dan perangkat lunak software. Contoh dalam bentuk perangkat keras yaitu :
a. CPU ( Central Processing Unit) merupakan bagian penting dalam sebuah komputer seperti halnya otak pada manusia yang berfungsi sebagai olah informasi yang dimasukkan oleh pengguna ke dalam komputer.
b. Monitor adalah layar sebagai alat yang digunakkan untuk menampilkan hasil komunikasi antara pengguna komputer dengan CPU, sehingga pemakai akan mengetahui apakah hasil dari komunikasinya benar atau salah (sesuai atau tidak) akan terlihat melalui layar komputer.
c. Papan Tuts yaitu bagian komputer yang terdiri atas deretan tuts huruf dan angka serta tombol lain.
d. Mouse digunakan sebagai komunikan sebagai penggerak kursob pada layar monitor atau lebih mudah dalam memindahkan kursor dan memilih objek, biasanya posisi diperlihatkan dengan gambar yang bergerak seiring pergerakan mouse.
Sumber:
http://3.bp.blogspot.com/_tmMbJKKFS9c/S7rR--OjG7I/AAAAAAAAABc/ouAmQNsQcH8/s1600/komputer_.jpg Gambar 2.9 Komputer
2. Printer
Digunakan untuk mencetak hasil komunikasi antara pengguna dengan CPU seperti yang nampak pada layar monitor ke dalam selembar kertas, bisa berupa tulisan atau kertas.
Sumber: http://www.plazadelatecnologia.com/ofertasLocatarios/HP_1102W1.jpg Gambar 2.10 Printer
3. Mesin Photocopy
Alat untuk menggandakan dokumen dengan memperbesar atau memperkecil ukuran dari aslinya. Mesin fotocopy merupakan alat pengganda yang praktis, karena siap sedia bila diperlukan. Fotocopy berarti proses penyalinan suatu warkat atau dokumen dengan sistem pemrotetan. Naskah asli yang digandakan dengan mesin fotokopi ini akan menghasilkan rekaman naskah yang baik kualitasnya dan mirip atau mendekati aslinya, tetapi berwarna hitam tulisannya. Oleh karena itu banyak orang yang mempergunakan jasa fotocopy untuk menggandakan naskah, baik untuk keperluan pribadi, dinas, maupun kepentingan pendidikan.
Sumber: http://wb7.itrademarket.com/pdimage/86/623986_typefortablecs-1116mfp.jpg
Gambar 2.11 Mesin Fotokopi
4. Mesin Scanner
Pemindai atau scanner merupakan suatu alat yang digunakan untuk memindai suatu bentuk maupun sifat benda, seperti dokumen, foto, gelombang, suhu, dan lain-lain. Hasil pemindaian itu pada umumnya akan ditransformasikan ke dalam komputer sebagai data digital.
Cara penggunaannya :
a. Scanner atau pemindai dihubungkan ke komputer dan nyalakan tombol kontak
b. Buka aplikasi scanner dengan yang terdapat di dalam komputer.
c. Buka tutup scanner lalu masukan file atau dokumen lain dengan halaman yang akan di scan menghadap ke bawah lalu di tutup dan tekan scan, maka aplikasi scanner yang ada di komputer secara otomatis men-scan data tersebut dan menaruhnya di dalam komputer.
Sumber:
http://2.bp.blogspot.com/-WCe5bNl-4m4/TnxrApildZI/AAAAAAAABng/ohAE6UmiG3s/s1600/FlipPal+M obile+Scanner+with+USB+Stick.png
Gambar 2.12 Scanner
5. Mesin Penghitung Uang
Di kantor khususnya di Bank, sering melakukan pekerjaan hitung-menghitung uang dalam jumlah besar yang tentunya hal ini memerlukan ketelitian dan kejujuran dari pegawai yang bertugas. Agar pekerjaan menghitung uang dapat cepat dan akurat maka diperlukan alat khusus yang dapat digunakan untuk menghitung uang dalam jumlah banyak. Alat seperti ini disebut dengan money
counter atau mesin penghitung uang.
Sumber: http://mitracomputindo.com/store/images/product/prime_dynamic_993_ v.jpg
Gambar 2.13 Mesin Penghitung Uang
6. Mesin Hitung Saku (Kalkulator)
Mesin hitung saku atau yang biasa disebut kalkulator adalah mesin hitung dengan menggunakan tenaga baterai atau ada pula yang menggunakan tenaga matahari. Mesin hitung saku memiliki ukuran dan bentuk yang bermacam-macam, begitu juga dengan jumlah digit yang berbeda-beda, antara lain dengan memiliki digit 6,10,12,14,dan 16 tergantung kebutuhan. Berdasarkan kegunaannya kalkulator dibagi menjadi 3 bagian yaitu :
a. office calculator, yaitu kalkulator yang banyak digunakan di kantor atau dunia perdagangan, kalkulator ini hanya digunakan untuk operasi sederhana seperti menambah, mengurangi, mengkali, membagi.
Sumber: http://www.chinatraderonline.com/files3/2010-9/21/12-digit-office-calculator-15424092240.jpg
Gambar 2.14 Office Calculator
b. scientific calculator, yaitu kalkulator yang memiliki tombol-tombol khusus yang hanya digunakan untuk hitungan matematika.
Sumber: http://justfrieza.files.wordpress.com/2010/07/scientific-calculator_114404.jpg
Gambar 2.15 Scientific Calculator
c. financial calculator, yaitu kalkulator yang memiliki tombol-tombol yang dapat digunakan untuk menyimpan hitungan dan menampilkan kembali hitungan yang biasa digunakan untuk hitungan keuangan.
Sumber: http://www.vicinno.com/wp-content/uploads/2011/01/BA-II-Plus-financial-calculator.png
Gambar 2.16 Financial Calculator
7. Printing Calculator
Kalkulator yang dilengkapi dengan printer untuk mencetak hasil hitungan. Mesin hitung elektronik jenis ini sering digunakan di kantor perusahaan atau toko-toko.
Sumber: http://images.bizrate.com/resize?sq=450&uid=11504805 Gambar 2.17 Printing Calculator
8. Mesin Tik
Dalam Wikipedia Bahasa Indonesia, Ensiklopedia Bebas menjelaskan bahwa mesin ketik atau mesin tik adalah mesin, atau alat elektronik dengan sebuah set tombol-tombol yang, apabila ditekan, menyebabkan huruf dicetak pada dokumen, biasanya kertas.
Sumber:http://etalasebelanja.com/sitebuilder/images/OLYMPIA_CARINA_3_M ESIN_TIK_MANUAL_13-INCH_IMG1-600x408.jpg
Gambar 2.18 Mesin Tik
Selain peralatan, dalam menyusun tata ruang kantor perlu pula mempertimbangkan perabot atau furnitur yang dibutuhkan dalam proses pelaksanaan pekerjaan. Menurut The (2007) perabot kantor dalam bahasa inggris disebut office furnishings atau office furnitures biasanya meliputi meja tulis dengan kursinya, lemari arsip dan perlengkapan untuk menyimpan warkat-warkat lainnya, meja biasa, rak, lemari besi, dan perabot lainnya semacam itu. Adapun penjelasan beserta persyaratannya menurut The (2007) adalah sebagai berikut: 1. Meja Tulis
Meja yang baik hendaknya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
a. Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup. Bagian bawahnya mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka. Dengan demikian peredaran udara dapat berlangsung secara lancar dan bagian kaki pegawai yang memakainya tidak terasa panas. Juga meja kerja yang terbuka bagian bawahnya memudahkan pembersihan lantai.
b. Permukaan meja tidak berkilat-kilat sehingga dapat menyilaukan mata dari pegawai yang memakainya. Permukaan itu hendaknya juga tidak berwaina hitam atau terlampau gelap, melainkan sebaiknya diberi warna muda dan terang. Pertentangan yang tajam antara warna meja yang gelap dan warna kertas yang umumnya putih mudah melelahkan mata dari pegawai.
c. Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan. Permukaan yang terlampau luas dalam prakteknya juga tidak dipergunakan untuk bekerja. Bahkan biasanya lalu menjadi tempat untuk menumpuk berkas-berkas atau benda-benda lainnya yang mestinya disimpan dalam lemari atau pada rak tersendiri.
Menurut The (2007) Untuk mengukur meja kantor telah lazim dipergunakan 3 satuan hitung, yaitu lebar, dalam, dan tinggi:
a. Lebar ialah jarak yang panjang dari suatu tepi permukaan meja ke tepi seberangnya. Apabila di lihat dari tempat duduk pegawai yang memakai meja itu, jarak ini adalah lebar meja dari arah tangan kiri ke tangan kanan. b. Dalam ialah jarak yang pendek dari tepi bagain depan permukaan meja
sampai tepi bagaian belakangnya. Bagian depan darisuatu meja tulis ialah bagian yang termasuk lingkungan tempat duduk pegawai yang memakai meja itu.
c. Tinggi ialah jarak dari permukaan meja yang dipakai untuk bekerja sampai lantai.
Lebih lanjut The (2007) menyebutkan bahwa dari berbagai macam meja yang ada dalam sebuah kantor dapat dibedakan sebagai berikut:
a. Menurut bahan yang digunakan
1. Meja Kayu, digunakan untuk meja tulis.
2. Meja Metal, terbuat dari sejenis baja tipis dan digunakan untuk meja tulis.
b. Menurut ukuran dan fungsinya
1. Meja besar atau satu biro, yaitu meja yang mempunyai ukuran panjang 121,5 cm atau 130 cm, lebar 71 cm atau 80 cm dan tinggi 74 cm. Meja satu biro biasa digunakan oleh direktur.
2. Meja ½ biro atau sedang, yaitu meja yang mempunyai ukuran panjang 96,5 cm, lebar 71 cm dan tinggi 74 cm. Meja tersebut digunakan oleh kepala bagian.
3. Meja biasa, yaitu meja yang biasa dipakai oleh para pegawai biasa, meja tersebut mempunyai ukuran panjang 120 cm, lebar 70 cm atau 72 cm, dan tinggi 75 cm.
4. Meja khusus, yaitu meja yang digunakan untuk mengerjakan pekerjaan tertentu, misalnya meja juru tik, meja gambar, meja lay out. Untuk meja tik tingginya kurang lebih 62 cm (lebih pendek dari meja biasa). 5. Meja rapat, yaitu meja yang digunakan untuk meja rapat; meja rapat
pengaturannya didasarkan pada jumlah peserta yang akan ikut rapat dan besar ruangan yang tersedia.
2. Kursi
Perabot kantor lainnya yang sama pentingnya seperti meja tulis adalah kursi. Karena tanpa kursi tidak mungkin kerja ketatausahaan dapat dilaksanakan. Kursi yang baik harus pula memenuhi syarat-syarat tertentu terutama dalam hubungannya dengan kesehatan dan kenikmatan dari pegawai yang memakainya.
Menurut Prof. Raplh Barnes (dalam The Liang The, 2007) kursi yang baik harus memenuhi 4 syarat yang berikut:
a. Kursi itu dapat diatur tinggi rendahnya sehingga cocok bagi pegawai yang memakainya.
b. Kursi itu dibuat secara kokoh, sebaiknya dengan kerangka dari baja serta tempat duduk dan penyangga dari kayu.
c. Kursi itu sesuai dengan bentuk badan orang, yaitu bagian yang akan diduduki menyerupai sadel sehingga berat badan terbagi merata dan pegawai yang duduk merasa enak. Tepi dengan dari tempat duduk itu hendaknya mempunyai bentuk yang bulat.
d. Kursi itu mempunyai penyangga belakang sehingga dapat menunjang tulang punggung karyawan.
3. Lemari arsip
Lemari arsip ini berbentuk, seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat
4. Filing Cabinet
Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drawer type filing cabinet. Lateral filing cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas untuk menyimpan arsip. Drawer type filing cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluar-masuk. Filing cabinet ini biasanya terdiri dari 5 atau 6 laci yang tersusun ke bawah. Filing cabinet terbuat dari jenis metal yang kuat, tahan lama, dan tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik. Fungsinya: untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi.