DESKRIPSI OBYEK PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Perusahaan 1.Sejarah dan Perkembangan
1. Peranan dan Aktivitas-aktivitas ASA CARGO sebagai Freight Forwarder
dalam Melaksanakan Ekspor Via Udara
a. Peranan ASA CARGO dalam melaksnakan ekspor via udara diantaranya
adalah:
1) ASA CARGO sebagai forwarding dapat bertindak sebagai
eksportir, yang dimaksud eksportir disini adalah pihak eksportir mengatasnamakan barang kirimannya atas nama ASA CARGO.
2) Membantu pengawasan dalam pengiriman barang.
Yaitu : Bahwa ASA CARGO akan terus memantau jalannya pengiriman barang hingga sampai di pihak importir atas anjuran pihak eksportir.
3) Peran freight forwarder dalam konsolidasi muatan.
Konsolidasi muatan (cargo consolidation) atau juga disebut
groupage, adalah pengumpulan beberapa kiriman barang dari beberapa eksportir atau shipper ditempat asal yang akan dikirimkan untuk beberapa consignee ditempat tujuan, yang dikemas dalam satu unit muatan. Lalu muatan yang terkonsolidasi tersebut di kapalkan lewat angkutan udara dan ditujukan ke agen konsolidator ditempat tujuan. Agen kemudian melaksanakan penyerahan barang kepada pihak consignee masing-masing. Jadi
commit to user
ASA CARGO sebagai pengumpul beberapa barang kiriman dari beberapa eksportir.
4) Mempermudah pengiriman barang bagi eksportir.
Yaitu: Eksportir yang kurang bisa melaksanakan ekspornya sendiri,
dapat meminta pelayanan jasanya kepada forwarding (ASA
CARGO) dalam pengurusan dokumen dan pengiriman barang keluar negeri untuk kemudahan ekspor.
5) Membantu mengamankan barang.
Yaitu: barang dari pihak eksportir yang telah sampai ditangan
forwarding akan dijaga keamanannya walaupun pengiriman barang via udara hanya satu hari disimpan digudang air line, tetapi pihak
forwarding akan tetap melakukan pengawasan.
b. Aktivitas-aktivitas ASA CARGO dalam melakukan ekspor via udara adalah:
1) Melaksanakan penerimaan barang, menyortir, mengepak,
menimbang berat, mengukur dimensi, kemudian menyimpan barang ke dalam gudang.
2) Mempelajari letter of credit barang, peraturan negara tujuan ekspor, negara transit, negara impor kemudian mempersiapkan dokumen-dokumen lain yang diperlukan
3) Memilih rute perjalanan barang, modal transportasi dan
pengangkutan yang sesuai, kemudian memesan ruang muat (space).
commit to user
4) Melaksanakan transportasi barang kepelabuhan udara, mengurus izin Bea dan Cukai, kemudian menyerahkan barang kepada pihak pengangkut (air line).
5) Membayar biaya-biaya handling serta membayarkan freight. 6) Mendapatkan Air Way B/L (AWB) dari pihak pengangkut (air line)
7) Mengurus Asuransi transportasi barang dan membantu mengajukan
klaim kepada pihak asuransi bila terjadi kehilangan/ kerusakan atas barang.
8) Memonitor perjalanan barang sampai ke pihak penerima,
berdasarkan informasi dari pihak pengangkut dan agen forwarder
di negara transit/ tujuan.
9) Melaksanakan penerimaan barang dari pihak pengangkut.
10) Mengurus izin masuk pada Bea dan Cukai serta menyelesaikan bea masuk dan biaya-biaya yang timbul di pelabuhan transit/ tujuan. 11) Melaksanakan transportasi barang dari pelabuhan udara ke tempat
penyimpanan barang di gudang.
12) Melaksanakan penyerahan barang kepada pihak consignee, dan melaksanakan pendistribusian barang Bila diminta.
c. Keuntungan dan kendala yang dihadapi ASA CARGO via udara:
Keuntungan yang didapat ASA CARGO dalam pengiriman lewat udara :
1) Semakin banyak eksportir yang meminta jasa, semakin banyak pula keuntungan yang di dapat.
commit to user
2) Kecepatan dalam segala hal, seperti proses dokumen yang cepat. Karena dalam pengiriman via udara dokumen dan barang yang dikirim bersamaan. Tetapi jika lewat laut barang yang dikirim dahulu, dokumen menyusul disebabkan via laut memakan waktu yang lumayan lama.
Kendala yang dihadapi ASA CARGO:
1) Dokumen yang kurang lengkap maka pengiriman juga akan
tertunda.
2) Jika barang dan dokumen telah siap, dari pihak penerbangan ada kendala seperti: Full Space, sehingga menjadikan barang tertunda keberangkatannya.
3) Informasi/ Komunikasi
Dalam pengiriman lewat udara harus dipantau perjalanan barangnya, contoh: barang yang dikirim ke Jerman, tetapi melalui Air Port di Singapore dulu, ternyata di penerbangan Singapore sedang libur 2 minggu bertepatan dengan hari Imlek dan Idul Fitri. Kita sebagai forwarding tidak tahu, karena tidak adanya informasi. Kita mengetahui dari Buyer yang komplain karena barang belum juga sampai.
4) Transportasi
Jarak yang terlalu jauh juga merupakan salah satu kendala. Contoh: dalam suatu Sales Contrak disebutkan pembayaran dengan L/ C sedangkan Air Port yang digunakan adalah Air Port Jakarta. Disini ASA CARGO berada di Solo, eksportir juga berada di Solo.
commit to user
Permintaan buyer barang harus dikirim dari Air Port Jakarta, padahal Air Port solo juga tersedia. Ini akan memakan banyak waktu karena barang harus dikirim ke Jakarta dulu dan biaya transportasi akan bertambah.
5) Cuaca
Cuaca yang buruk akan menunda keberangkatan pesawat dalam pengiriman barang.
6) Tempat (gudang)
Bila eksportir tidak mempunyai gudang untuk barang yang akan dikirim dan eksportir melimpahkan barangnya ke forwarding yaitu
ASA CARGO, sedangkan forwarding tersebut juga tidak
mempunyai gudang. Ada juga tempat forwarding yang sempit akan menghambat masuknya/ jalannya countainer dalam pengambilan barang.
2.
Prosedur Ekspor Barang Via Udara ASA CARGO:
a. Barang yang telah siap di ekspor, maka eksportir meminta penanganan pihak
ketiga yaitu forwarding kepada ASA CARGO. Setelah ASA CARGO
menerima infomasi, bahwa barang siap ekspor, maka ASA CARGO membuat shipping instruction ditujukan kepada Air Line guna memesan tempat (booking space) pesawat. Dalam shippimg instruction tersebut terdapat alamat penerima barang (consigne), notity party (penerima ke-II),
commodity (barang), yang dikirimkan, jumlah boxes, jumlah pieces, gross weight, nett weight, final destination, dan bahkan jadwal penerbangan (schedule). Data tersebut sangatlah penting karena kapasitas dipesawat
commit to user
sangatlah terbatas, terutama berat kotor (gross weight) harus benar-benar teliti.
b. Setelah air line menerima shipping instruction dari ASA CARGO, air line
memberikan space kepada ASA CARGO sesuai data atau permintaan dalam
shipping instruction. airline menerbitkan Air Way Bill yang berfungsi untuk
boking space
c. Sebelum barang masuk dalam pesawat, satu hari sebelumnya barang harus masuk dalam gudang (ware house) air line. Dalam hal ini untuk memudahkan pengaturan barang-barang dalam pesawat.
d. Kemudian barang-barang eskpor tersebut, ASA CARGO memberi tanda
atau penempelan label, stiker, atau spidol dulu sebagai tanda, supaya tidak tercecer waktu dibongkar di negara tujuan.
e. Dan bersamaan dengan barang ekspor, ASA CARGO melampirkan
dokumen invoice, packing list, dan COO. Adapun isi dari invoice adalah penjabaran dari shipping instruction ditambah data akurat nilai barang per pieces. Sedangkan packing list juga sama penjabarannya dari shipping instruction ditambah data konkret gross weight dan nett weight. COO adalah dokumen yang dikeluarkan Disperindag, sesuai dengan negara tujuan masing-masing. Isi COO juga penjabaran dari shipping instruction, invoice
dan packing list, ada nama eksportir, importir, jumnlah barang, box atau
pieces, gross weight dan nett weight.
f. Jika dokumen tersebut telah disahkan oleh Disperindag, untuk selanjutnya EMKU (ekspedisi muatan kapal udara) membuat PEB (pemberitahuan ekspor barang) sesuai dengan data diatas. Jika PEB telah siap, selanjutnya
commit to user
EMKU membawa PEB tersebut untuk disahkan di Bea Cukai, jika PEB telah disahkan, maka barang boleh atau bisa diberangkatkan dengan dilampiri invoice, packing list, COO asli. Jika yang diekspor binatang harus diajukan dulu ke Dinas Karantina, untuk mengetahui apakah binatang tersebut dapat diekspor.
Posisi peranan ASACARGO sebagai perantara jasa transportasi internasional dapat digambarkan sebagai berikut :
A1 B1 C1
Dalam Negeri
D Luar negeri
A2 B2 C2
Gambar 3.1 Posisi ASA CARGO dalam pengiriman barang eskpor. Keterangan Gambar :
Eskportir/ Konsumen/
Shipper ASA CARGO SOLO
Transporter (Shipping Line/
Airline)
Consignee/
importir ASA CARGO SOLO
Transporter(Land Transport/Shipping
commit to user
Shipper : Pengirim atau eksportir atau konsumen, yang sebelumnya
telah melakukan kontrak jual beli dengan consignee.
ASA CARGO : Perusahaan jasa transportasi internasional yang telah
ditunjuk oleh shipper atau eksportir untuk melakukan pengiriman komoditi ekspor.
Transporter : Agen pelayanan atau agen penerbangan yang ditunjuk oleh ASA CARGO untuk melakukan pengiriman barang.
A1, B1 dan C1 : Menerangkan bahwa posisi ASA CARGO dapat berperan sebagai jasa transportasi berskala lokal yaitu EMKU atau EMKL. Dari eksportir atau shipper atau konsumen (A1) sampai dengan perusahaan pelayaran atau perusahaan penerbangan (C1). Ruang lingkup EMKU atau EMKL tidak keluar dari batas negara.
A2, B2 dan C2 : Menerangkan bahwa ASA CARGO juga dapat berperan sebagai contractual shipper, berperan sebagai penanggung jawab tunggal atas semua mata rantai pengangkutan dari awal hingga tempat tujuan akhir.
D : Batas Negara (antara shipper dengan consignee)
Perincian Prosedur Pengiriman Barang Melalui udara pada ASA CARGO 1. Terima Shipping Instruction (SI) dari Shipper
· Shipping Instruction (SI) yang di fax oleh shipper akan digunakan untuk membuat SOP (Standart Operating System) sebagai acuan dalam
commit to user
pelaksanaan ekspor yang berisi mengenai selling rate (biaya yang ditagih kepada shipper atau eksportir yang sudah termasuk profit) , buying rate (biaya yang dikeluarkan oleh ASA CARGO dalam pelaksanaan ekspor sampai ke tempat tujuan)
· Setelah mendapat SOP (Standart Operating System) kemudian operasional
booking airline dengan cara fax Shipping Instruction (SI), dan selanjutnya follow up hingga mendapat jadwal (schedule) penerbangan.
2. Konfirmasi Data Shipper
A. Setelah mendapatkan schedule dari airline, selanjutnya forwarder melakukan kros cek ke shipper, apakah barang yang akan di ekspor sudah siap-siap ready to export, dan cek schedule airline yang akan di bocking tersebut.
B. Minta data kepada shipper dan data barang yang meliputi :
· SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan)
· TDP (Tabda Daftar Perusahaan)
· NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)
C. Minta data kepada shipper dan data barang yang meliputi :
· SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan)
· TDP (Tabda Daftar Perusahaan)
· NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)
commit to user
· Surat Kuasa
· Packing List dan Invoice
· COO(Certificate of Origin)
· Certificate Fumigasi
· Certificate ISMP
3. Terima Schedule dari Airline
Setelah mendapatkan fight detailnya ASA CARGO menginformasikan kepada shipper untuk schedulenya (jadwalnya) apakah sesuai dengan keinginan dan disetujui oleh shipper.
4. Pengambilan Barang ke Shipper
Memasukkan barang ke gudang bandara untuk ditimbang dan nanti kita akanmendapat resi dari gudang tentang berat dan volume barang. Dari sesi itu nanti yang ditulis oleh HAWB dan MAWB dan bayar biaya gudang.
5. Pembuatan Job dan Fight
· Requset clien ID, standart shipment&sale product jika job ini adalah shipment baru.
· Pembuatan House Airwaybill (HAWB), Master Airwaybill(MAWB), dan
dikirim bersama barangnya.
· Setelah stuffing selesai, ASA CARGO membuat Shipping Instruction (SI)
final yang berisi data packing list dan invoice yang sudah fix, kemudian SI final tersebut digunakan untuk membuat Persetujuan Ekspor (PE),
commit to user
Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB), dan BC.23 untuk kawasan berikat, fax draft PEB ke shipper.
· Pembuatan invoice dan Pre Alert ke Consignee
Sesuai dengan SOP apakah cara pembayaran yang digunakan prepaid atau collect, kirim dokumen ke shipper dan closing job
3. Dokumen-Dokumen yang diperlukan sekaligus yang dikerjakan pada ASA CARGO dalam pengiriman barang melalui udara
1. SI (Shipping Instruction)
Shipping Instruction (SI) adalah surat permohonan dari shipper atau eksportir kepada pihak Airline yang memuat data-data barang untuk dasar pembuatan Airwaybill. Isi dari shipping Instruction adalah sebagai berikut :
a) Nama shipper atau eksportir
b) Nama consigne dan alamatnya
c) Notify party yaitu pihak yang terlebih dahulu diberitahukan pada saat barang datang.
d) Negara yang dituju
e) Perusahaan tujuan (Destination of Airport)
f) Tanda (marking) dan nomornya
g) Deskripsi lengkap mengenai barang, antara lain jumlah collie, dimensi, dan gross weight barang yang akan dikirim.
h) Nama dan nomor maskapai penerbangan yang akan digunakan.
i) Rute dan jadwal penerbangan yang akan digunakan.
commit to user
k) Tanggal dilaksanakannya stuffing dan tempatnya. 2. Invoice
Invoice merupakan dokumen yang garis besarnya berisi tentang data, jenis, jumlah barang dan harganya. Fungsi invoice sebagai pelengkap Pabean sekaligus merupakan sumber data dalam pengisian PEB.
3. Packing List
Packing List merupakan dokumen yang berisi perincian lengkap mengenai jenis dan jumlah satuan yag terdapat dalam tiap peti atau kardus atau total dari keseluruhan harus sama dengan jenis dan jumlah yang tercantum dalam faktur perdagangan.
4. PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang)
PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang) adalah dokumen Pabean yang digunakan untuk pemberitahuan pelaksanaan ekspor barang yang isinya antara lain :identitas eksportir dan importer, NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak), Negara tujuan , pelabuhan muat, dan pelabuhan bongkar, nama kapal, nama barang, berat barang dan yang lainnya.
5. Air Way Bill
Air Way Bill adalah tanda bukti pengiriman barang melalui udara untuk orang lain dan alamat tertentu. Airwaybill bukanlah bukti kepemilikan , maka agar tidak jatuh ke tangan yang bukan semestinya, Airwaybill akan ditujukan ke penerima tertentu atau bank koresponden yang telah diperjanjikan. Airwaybill diberi cap penerbangan dari tanggal pengiriman . Airwaybill ini dibuat dalam rangkap tiga (3), yakni diperuntukan satu untuk pengirim (consignor), satu
commit to user
untuk maskapai penerbangan dan satu lagi untuk penerima
barang(consignee).Dua lembar yang ditandatangani adalah : a. Airwaybill untuk pengangkutan ditandatangani oleh consignor
b. Airwaybill untuk consigneeditandatangani oleh consignor dan disertakan dalam pesawat bersama-sama dengan barang consignee.
Jenis airwaybill yang digunakan oleh ASA CARGO dalam pelaksanaan barang ekspor melalui udara adalah sebagai berikut :
a. House Airwaybill (HAWB)
House Airwaybill (HAWB) adalah dokumen pengapalan yang diterbitkan oleh freight forwarder yang berisikan data-data pengiriman untuk mengcover dokumen Master Airwaybill (MAWB) atas dasar Shipping Instruction (SI) dari eksportir.Dengan diterbitkannya HAWB berarti pihak freight forwarder menerangkan bahwa mereka sudah menerima barang dan selanjutnya untuk bisa diangkut ke tempat tujuan dan bertanggung jawab melindungi keselamatan barang yang diangkut selama dalam perjalanan sehingga dapat disimpulkan bahwa fungsi dari dokumen HAWB adalah :
1. Merupakan bukti pengangkutan barang
2. Merupakan surat perijinan atau surat persetujuan pengangkutan antara esportir, importer dan freight forwarder
3. Merupakan surat kepemilikan atas barang-barang yang tercantum di dalamnya , baik bagi eksportir maupum importir.
b. Master Airwaybill (MAWB)
Master Airwaybill (MAWB) adalah dokumen pengapalan yang diterbitkan oleh Airline yang berisikan data-data pengiriman atas barang yang
commit to user
diangkut. Dengan diterbitkannya dokumen MAWB berarti pihak pengangkut (carrier) menerangkan bahwa mereka sudah menerima barang dan selanjutnya untuk diangkut ke tempat tujuan dan harus melindungi keselamatan barang yang diangkut selama perjalanan, sehingga fungsi dari dokumen MAWB, adalah :
1. Merupakan bukti penerimaan dan pengangkutan barang oleh pihak pengangkut.
2. Merupakan surat perijinan atau persetujuan pengangkutanan antara eksportir, importer dan carrier.
3. Merupakan surat bukti kepemilikan atas barang-barang yang tercantum di dalamnya.
6. Certificate of Origin (COO)
Certificate of Origin (COO) atau surat Keterangan Asal (SKA) adalah dokumen yang menerangkan bahwa barang yang tercantum dalam dokumen tersebut murni atau asli dari negara eksportir. Inti dari COO adalah pernyataan dari pemerintah Indonesia yang dalam hal ini diwakili oleh Dinas Perindustrian dan Perdagangan (DISPERINDAG)
7. Certificate Furnigation
Certificate Furnigation adalah dokumen yang diterbitkan oleh pihak furnigation yang menerangkan bahwa barang yang dikirim telah diberikan obat beracun anti hama.
Dokumen – dokumen lain yang terkait dalam pengiriman barang melalui udara A) Phitosanitary Certificate
commit to user
Phitosanitary Certificate adalahnsertifikat yang diterbitkan oleh
Departemen Karantina untuk pengiriman hewan atau tumbuhan. B) Shipper’s Declaration of Dangerous Goods
Shipper’s Declaration of Dangerous Goods adalah dokumen yang diterbitkan oleh shipper yang berisi pernyataan barang yang dikirim mengandung bahan-bahan berbahaya, missal bahan kimia dan barang-barang berharga.
C) Shipper’s Declaration for Live Animal
Shipper’s Declaration for Live Animal adalah dokumen yang diterbitkan oleh shipper yang menyatakan bahwa barang yang dikirim adalah binatang dalam keadaan hidup dan merupakan binatang yang dilindungi
D) Air Insurance Certificate
Adalah dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan asuransi yang menerangkan bahwa pihak asuransi berjanji akan menangani kerugian apabila terjadi kerusakan atau kehilangan atas barang yang dikirim yang telah disevutkan didalamnya
.E) Sanitary Health and Veterinary Certificate
Dokumen ini diperlukan untuk menyatakan bahwa bahan baku ekspor tanaman atau bahan hasil tanaman telah diperiksa dari hama penyakit. Dalam dokumen ini dijelaskan juga tingkat daya tahan barang , kebersihan serta aspek kesehatan lainnya.
commit to user
Adalah surat keterangan tentang berat barang yang dibuat oleh eksportir, diketahui oleh pihak surveyor atau penerbangan dan merupakan surat keterangan yang menerangkan tentang ukuran
G) Surat Kuasa
Surat kuasa adalah pemberian kuasa pengurusan fiat muat ekspor atas fiat keluar impor dari eksportir atau importer kepada Ekspedisi Muatan Kapal Udara (EMKU).
commit to user
BAB IV
PENUTUP
A.KESIMPULAN
1 ) Peran ASA CARGO sebagai Forwarding dalam penentuan dokumen ekspor melalui udara adalah :
a) ASA CARGO sebagai forwarding dapat bertindak sebagai eksportir.
b) Membantu pengawasan dalam pengiriman barang.
c) Peran freight forwarder dalam konsolidasi muatan.
d) Mempermudah pengiriman barang bagi eksportir.
e) Membantu mengamankan barang.
2 ) Prosedur atau tahapan yang dilakukan oleh ASA CARGOdalam proses pengiriman barang melalaui udara antara lain :
a. Barang yang telah siap di ekspor, maka eksportir meminta penanganan
pihak ketiga yaitu forwarding kepada ASA CARGO.Mengirimkan
shipping instruction ditujukan kepada Air Line guna memesan tempat (booking space) pesawat.
b. Setelah air line menerima shipping instruction dari ASA CARGO, air line airline menerbitkan Air Way Bill yang berfungsi untuk boking space
c. Sebelum barang masuk dalam pesawat, satu hari sebelumnya barang harus
masuk dalam gudang (ware house) air line.
d. Kemudian barang-barang eskpor tersebut, ASA CARGO memberi tanda
atau penempelan label, stiker, atau spidol dulu sebagai tanda, supaya tidak tercecer waktu dibongkar di negara tujuan.
commit to user
e. Dan bersamaan dengan barang ekspor, ASA CARGO melampirkan
dokumen invoice, packing list, dan COO.
f. Jika dokumen tersebut telah disahkan oleh Disperindag, untuk
selanjutnya EMKU (ekspedisi muatan kapal udara) membuat PEB (pemberitahuan ekspor barang) yang kemudian disahkan di Bea Cukai, kemudian dilampiri invoice,packing list ,dan COO dan barang siap untuk diekspor
3) Dokumen-Dokumen yang diperlukan sekaligus yang dikerjakan pada ASA CARGO dalam pengiriman barang melalui udara
A) SI (Shipping Instruction) B) Invoice
C) Packing List
D) PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang)
E) Air Way Bill
F) Certificate of Origin (COO) G) Certificate Furnigation
Dokumen-dokumen lain yang terkait dengan pengiriman barang ekspor melalui udara :
· Phitosanitary Certificate
· Shipper’s Declaration of Dangerous Goods
· Shipper’s Declaration for Live Animal
· Air Insurance Certificate
commit to user B) SARAN
1. ASA CARGO diharapkan selalu melakukan pendekatan kepada calon eksportir dan importir untuk menambah jumlah pelanggan dan menunjukan kelebihan atau nilai lebih yang dimiliki oleh ASA CARGO dalam melakukan
aktivitas dan peranannya sebagai forwarding dibanding forwarding
lainnya..Juga lebih mempromosikan pengangkutan barang melalui udara dan keunggulanya dibandingkan dengan pengangkutan barang melaui laut,dan mengubah persepsi lain di masyarakat bahwa pangangkutan udara biaya dan prosedur nya lebih mahal dan lebih membingungkan.yang sebenarnya biaya nya memang lebih mahal sedikit,tetapi tingkat keamanan barang serta waktu yang ditempuh akan lebih singkat.serta prosesnya malah lebih singkat dan mudah.
2. ASA CARGO diharapkan mengutamakan mutu pelayanan jasanya, komunikasi dan informasi antara eksportir dan importir harus tetap terjalin pada waktu pengiriman barang ke negara importir. Sehingga tidak ada yang merasa dirugikan baik importir, eksportir maupun ASA CARGO sendiri didalam melakukan ekspor.
3. Untuk kelancaran pengiriman barang ke luar negeri, ASA CARGO diharapkan lebih teliti didalam mengisi dan membuat dokumen dan dalam prosedur pelaksanaan pengiriman barang ekspor. Dengan adanya saran dan masukan yang bersifat membangun, semata-mata untuk keberhasilan ASA CARGO dalam mengelola perusahaannya dan meningkatkan jasa yang ditawarkannya.