BAB III : TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN
4.2 Peranan dan Fungsi Departemen Sumber Daya Manusia
Organisasi sumber daya manusia sesungguhnya memiliki artian penting bahwa setiap pemimpin atau pimpinan dalam suatu organisasi merupakan pimpinan atau manajer dari organisasi sumber daya manusia itu sendiri. Para manajer harus terlibat secara langsung dalam mengambil langkah dan kegiatan manajemen sumber daya manusia, mulai dari perencanaan ketenagakerjaan, penetapan kualifikasi jenis pekerjaan terhadap para calon karyawan, melakukan pelatihan serta pengarahan, hingga pengakhiran masa kerja pegawai atau karyawan.
Akan tetapi dalam suatu organisasi biasanya dibentuk suatu bidang kesatuan yang berguna untuk melakukan dan menjalankan fungsi sumber daya manusia dan bidang inilah yang secara fungsional bertanggung jawab dalam setiap jenis kegiatan dan mengambil langkah serta keputusan dalam sumber daya manusia. Ada beberapa alasan mengapa satuan kerja ini perlu dibentuk yaitu :
• Pertama, walaupun benar anggapan bahwa setiap manajer dan supervisor adalah juga manajer atau orang yang bertanggung jawab terhadap sumber daya manusia yang dimiliki, secara operasional manajer yang bersangkutan diserahi tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan-kegiatan lain, baik yang bersifat tugas pokok maupun tugas pendukung, sehingga perhatian utamanya tetap pada tanggung jawab fungsional itu.
• Kedua, manajemen sumber daya manusia harus ditangani secara profesional oleh tenaga-tenaga spesialis yaitu orang-orang yang benar mengerti dalam menempatkan dam menentukan segala keputusan yang sesuai dalam proses pekerjaan para pegawai karena hanya dengan cara demikianlah manajemen sumber daya manusia yang sangat kompleks itu dapat ditangani dengan baik. Berarti satuan bidang kerja menerima atau diserahi tugas dari para manajer yang memimpin satuan lainya agar sistem proses kerja berjalan sesuai dengan tujuan perusahaan dikarenakan fungsi pengawasan yang dilaksanakan dengan baik.
Satuan kerja yang mengelola sumber daya manusia itu merupakan bidang yang mendukung dan menunjang terhadap semua unit-unit satuan lainya didalam organisasi atau perusahaan. Besar atau kecilnya suatu satuan kerja tersebut tentunya tergantung antara lain pada besar kecilnya organisasi yang harus diorganisasikan.
Dengan kata lain adalah walau bagaimanapun tipe atau jenis organisasi yang digunakan oleh perusahaan selama satuan kerja kerja itu masih berjalan dan menjalankan fungsinya dengan baik sesuai tujuan fungsional maka dapat menangani masalah-masalah yang timbul dalam manajemen sumber daya manusia.
Karena sifat tugas tujuan fungsionalnya sebagai pendukung dan penunjang serta melayani satuan kerja lainnya dalam organisasi, seorang manajer
sumber daya manusia hanya bertanggung jawab terhadap staf atau pegawai sedangkan orang yang bertanggung jawab penuh atas perintah dan komando adalah para manajer bagian atau divisi maka oleh karena itu sudah seharusnya manajer sumber daya manusia selalu bekerja sama dengan para manajer bagian dalam menjalankan proses pengawasan proses sistem kinerja pegawai, serta seorang manajer sumber daya manusia harus menjembatani antara kepentingan karyawan atau staff dengan manajemen atau para manajer agar terjaganya alur komunikasi manajemen perusahaan yang baik.
Oleh karena itu fungsi manajemen sumber daya manusia harus melakukan cek and ricek terhadap keadaan karyawan dan interest karayawan terhadap pekerjaan yang dapat berpengaruh langsung terhadap kinerja karyawan itu sendiri. Dan sudah sepantasnya manajer sumber daya manusia menjadi shareholder bagi para karyawan agar manajemen juga mengerti terhadap kemauan dan keadaan para karyawan tersebut.
Tetapi hanya saja perlu ditekankan bahwa setiap wewenang yang dimiliki oleh kedua pihak tidak boleh diartikan memilki power lebih diatas wewenang yang lain melainkan sebagai dua jenis kewenangan yang apabila digunakan secara saling mengisi maka akan berakibat pada peningkatan kemampuan kinerja para setiap karyawan yang ada di perusahaan. Prinsip ini sangat perlu diangkat karena tidak jarang dalam proses organisasi tidak sedikit para manajer bagian yang memandang remeh kewenangan staff atau karyawan. Pandangan seperti ini memang sering timbul dikarenakan terkadang lemah atau
tidak adanya satuan unit yang mengawasi proses pengawasan tersebut atau manajemen sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan yang bertindak pro-management, seharusnya hal ini tidak boleh terjadi dikarenakan fungsi manajemen sumber daya manusia yang bertanggung jawab terhadap para staff yang sudah seharusnya berada dan mendukung staff dalam diskriminasi yang terjadi di perusahaan agar tercapainya tujuan bersama baik itu tujuan perusahaan maupun tujuan pribadi anggota yang sudah sepantasnya diperhatikan karena dengan hasil kinerja merekalah profit dan tujuan perusahaan dapat tercapai dengan baik.
Setiap anggota organisasi atau karyawan mempunyai pandangan sendiri-sendir tentang apa yang mereka butuhkan dari perusahaan ataupun hotel diamanapun mereka bekerja. Keberhasilan untuk memenuhi kebutuhan itu akan berpengaruh terhadap Etos kerja, semangat kerja, budaya kerja, yang selanjutnya juga berpengaruh pada mutu pelayanan dan produksi. Manajemen sumber daya manusia harus berudaha agar kebutuhan karyawan terpenuhi , sementara para karyawan juga harus mampu menunjukkan prestasi, produktivitas, serta kinerja yang baik. Manajemen sumber daya manusia melaksanakan perannya sebagai pengawas namun itu tidak akan efektif bila manajamen sumber daya manusia itu bekerja sendiri, seperti yang penulis bahas diatas bahwa perlu dibentuknya suatu unit kesatuan yang diberi tugas mengawasi setiap proses organisasi pada setiap departemen atau divisi yang dimiliki.
Melihat dari penjabaran diatas maka dapat ada beberapa poin peranan manajemen sumber daya manusia, yaitu sebagai berikut :
Merupakan pusat informasi dalam kepegawaian
Karyawan yang baru masuk dalam perusahaan biasanya masih buta kepada segala hal-hal yang ada didalam perusahaan tersebut, mulai dari peraturan dasar perusahaan, cuti, maupun sistematis pekerjaan yang harus dilakukan. Informasi-informasi tersebut bias diperoleh pada manajemen sumber daya manusia, dengan cara mereka boleh langsung datang dan bertanya kepada pihak personalia.
Menjembatani antara karyawan dan manajemen
Hak karyawan merupakan hal yang sangat penting. Ketika karyawan sudah memenuhi tanggung jawabnya, maka tidak bias dipungkiri mereka juga pasti akan menagih hak mereka. Atau bilamana ada kepentingan-kepentingan perusahaan yang tidak dimengerti atau diterima oleh karyawan departemen sumber daya manusia juga yang harus memenuhi serta menengahi antara manajemen dan karyawan.
Sebagai kordinator kegiatan-kegiatan kepegawaian
Untuk meningkatkan kinerja karyawan dalam bekerja, departemen sumber daya manusia harus senantiasa membuat program-program yang dapat mningkatkan kemampuan kinerja karyawan seperti ; Training, seminar, dan konseling
Merupakan wakil dari segala aspirasi
Departemen sumber daya manusia sangat berperan dalam menampung semua aspirasi karyawan dan juga bias dikatakan sebagai wadah tempat karyawan menumpahkan saran, kritikan, dan inovasi yang hasilnya akan diteruskan kepada pihak manajemen agar dijadikan tambahan dan pertimbangan dalam mengambil keputusan.
4.2.2 Fungsi Departemen Sumber Daya Manusia
Manajemen sumberdaya manusia memiliki beberapa fungsi didalam proses operasional perusahaan dalam menjaga kelancaran dan efesiensi dan efektifitas setiap elemen perusahaan, diantaranya yaitu dalam berbagai tindakan dan keputusan.
Perencanaan
Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja (Preparation and selection) Persiapan. Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul. Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan perkiraan/forecast akan pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu, dan lain sebagainya. Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan persiapan, yaitu faktor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi, departemen yang ada, dan lain-lain. Faktor eksternal seperti hukum ketenagakerjaan, kondisi pasa tenaga kerja, dan lain
sebagainya. Dalam perekrutan karyawan baru sangat perlu adanya kualifikasi yang sesuai dengan standar kualitas yang dibutuhkan bagi setiap posisi yang ada,bagi perusahaan kualifikasi tergolong dalam tiga jabatan yaitu :
1. Manager
- Berpendidikan Strata 1 ( satu ) / S1 Perhotelan.
- Memiliki pengalaman dibidang yang sama minimal 3 tahun. - Menguasai bahasa asing / English Fluently .
- Professional . 2. Supervisor
- Berpendidikan D1 / D3 Perhotelan.
- Memiliki pengalaman dibidang yang sama minimal 1 tahun.
- Menguasai bahasa asing / English Fluently 3. Staff
- Berpendidikan minimal SMK Pariwisata - Pernah bekerja di hotel bintang lima (*****) Rekrutmen&Seleksi
1. Rekrutmen tenaga kerja/Recruitment. Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan SDM organisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini diperlukan analisis jabatan yang ada untuk
membuat deskripsi pekerjaan/job description dan juga spesifikasi pekerjaan. Dalam hal ini biasanya perusahaan mengadakan sistem perekrutan yang berasal dari :
- Iklan Media seperti Koran, Internet, Dan lain-lain. - Job Fair .
- Internal Promotion yang dilakukan perusahaan, mengisi kekosongan jabatan dengan mempromosikan SDM internal yang dimiliki.
2. Seleksi tenaga kerja/Selection. Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat atau calon yang ada. Tahap awal yang perlu dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat hidup/cv/curriculum vittae milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Tahap-tahap yang harus dilalui oleh pelamar adalah sebagai berikut :
- Interview yang dilakukan oleh HRD Manager dan Manager Departmen.
- Medical test yang dilakukan agar menjamin calon karyawan sehat secara jasmani.
Pelatihan, Pengembangan & Penilaian Prestasi
1. Pengembangan dan evaluasi karyawan (development and evaluation). Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggungjawabnya. Untuk itu diperlukan suatu pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli di bidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu proses pengembangan dan evaluasi karyawan menjadi sangat penting mulai dari karyawan pada tingkat rendah maupun yang tinggi.
2. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai (Compensation and protection). Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Kompensasi yang tepat sangat penting dan disesuaikan dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat menyebabkan masalah ketenaga kerjaan di kemudian hari atau pun dapat menimbulkan kerugian pada organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga kinerja dan kontribusi perkerja tersebut dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu. Untuk kompensasi perusahaan sangat memperhatikan kesejahteraan para karyawan agar terciptanya motivasi dalam bekerja
serta terjaganya pelayanan yang memuaskan untuk tamu. Dalam hal ini perusahaan memberikan berupa uang dan libur bekerja, contohnya :
- Salary Basic atau gaji utama yang diterima oleh karyawan dan disesuaikan dengan Upah Minimum Regional ( UMR ) - Service fee atau gaji tambahan yang diterima oleh karyawab
setiap bulannya yang nominalnya disesuaikan dari 10 % keuntungan hotel setiap bulannya dan dibagikan secara prorata
- Public Holiday, hari libur yang diberikan kepada setiap karyawan pada setiap hari libur yang ada dan resmi oleh pemerintah.
- Extra off, dalam hal ini perusahaan membuat kebijakan dengan memberikan hari libur kepada karyawan yang biasa diberikan bersamaan dengan adanya Annual Leave / Cuti Promosi, Pemindahan dan Pemisahan
1. Promosi adalah sebuah jenis transfer yang meliputi penugasan kembali seorang pegawai pada sebuah posisi yang kemungkinan besar diberikan pembayaran yang lebih tinggi dan tanggung jawab, hak dan kesempatan yang lebih besar. Demosi, kadang-kadang disebut transfer ke bawah, hal ini disebabkan terjadinya kesalahan yang dilakukan pada saat bekerja oleh salah satu karyawan.
2. Pemisahan, disebut juga pemberhentian, bahkan sering disebut downsizing, adalah perpindahan sementara atau tidak definitif seorang pegawai dari daftar gaji. Umumnya adalah untuk mengurangi kelebihan beban biaya tenaga kerja dan permasalahan keuangan perusahaan semakin serius.
3. Terminasi adalah tindakan manajemen berupa pemisahan pegawai dari organisasi karena melanggar aturan organisasi atau karena tidak menunjukkan kinerja yang cukup.
4. Pemberhentian sukarela adalah pemisahan pegawai dari organisasi atas inisiatif organisasi atau kemauan pegawai sendiri. Dan Pengunduran diri adalah pemisahan pegawai yang telah menyelesaikan masa kerja maksimalnya dari organisasi atau umumnya di kenal dengan istilah pensiun.
4.3 Tindakan yang Dilakukan Dalam Meningkatkan Efesiensi dan Kinerja