DI HOTEL GRAND SWISS-BEL MEDAN
4.1 Peranan dan Fungsi Departemen Sumberdaya Manusia .1 Peranan Pengelola Sumberdaya Manusia
Sering kurang dipahami bahwa dalam arti kata yang sesungguhnya, setiap pejabat pimpinan dalam suatu organisasi merupakan manajer sumberdaya manusia. Artinya, para manajer ikut dan harus terlibat dalam langkah dan kegiatan manajemen sumberdaya manusia, mulai dari perencanaan ketenagakerjaan hingga pemensiunan pegawai.
Akan tetapi biasanya dalam suatu organisasi dibentuk satuan kerja yang melakukan kegiatan pengelolaan sumberdaya manusia dan satuan kerja tersebutlah yang secara fungsional bertanggung jawab dalam melakukan berbagai kegiatan dan mengambil berbagai langkah dalam manajemen sumberdaya manusia. Terdapat dua alasan kuat mengapa satuan kerja fungsional demikian perlu dibentuk. Pertama,
meskipun benar bahwa setiap manajer adalah juga manajer sumberdaya manusia, secara operasional manajer yang bersangkutan diserahi tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan-kegiatan lain, baik yang sifatnya tugas pokok maupun tugas penunjang, sehingga perhatian utamanya ditujukan kepada tanggung jawab fungsional itu. Kedua, dewasa ini manajemen sumberdaya manusia mutlak perlu ditangani secara profesional oleh tenaga-tenaga spesialis karena hanya dengan
demikianlah manajemen sumberdaya manusia yang sangat kompleks itu dapat ditangani dengan baik. Berarti satuan kerja yang mengelola sumberdaya manusia menerima pendelegasian tugas dari para manajer yang memimpin satuan-satuan kerja lainnya.
Satuan kerja yang mengelola sumberdaya manusia merupakan satuan kerja penunjang terhadap semua satuan kerja lain dalam organisasi. Besar kecilnya satuan kerja pengelola sumberdaya manusia tentunya tergantung antara lain pada besar kecilnya organisasi yang harus dilayaninya.
Dengan perkataan lain, tipe organisasi apapun yang digunakan apakah tipe “lini”, tipe “lini dan staf”, tipe “fungsional”, tipe “matriks” atau tipe-tipe lainnya, dalam struktur organisasi terdapat satuan kerja yang tanggung jawab fungsionalnya adalah menangani masalah-masalah manajemen sumberdaya manusia.
Karena sifat tugas fungsionalnya sebagai penunjang dan melayani satuan-satuan kerja lainnya dalam organisasi, seorang manajer sumberdaya manusia memang tidak memiliki kewenangan komando terhadap satuan kerja lainnya. Kewenangan yang dimiliki adalah kewenangan “staf”, sedangkan kewenangan komando hanya dimilikinya “ke dalam” dalam arti terhadap satuan-satuan kerja yang lebih kecil dalam lingkungan satuan pengelola sumberdaya manusia itu sendiri.
Hanya perlu ditekankan bahwa kedua jenis kewenangan itu tidak boleh dilihat secara dikotomikal karena penggunaan kedua jenis kewenangan tersebut bukanlah hal yang bersifat “mutually exclusive”, melainkan sebagai dua jenis kewenangan yang apabila digunakan secara saling isi mengisi akan berakibat pada peningkatan
kemampuan kerja para anggota organisasi. Prinsip ini perlu diangkat ke permukaan karena dalam praktek tidak sedikit manajer “lini” yang memandang remeh kewenangan staf yang dimiliki oleh para manajer sumberdaya manusia. Pandangan meremehkan itu bisa timbul karena memang harus diakui bahwa satuan kerja pengelola sumberdaya manusia tidak secara langsung menghasilkan barang atau jasa, bagi organisasi niaga, yang dapat dijual pada gilirannya mengakibatkan organisasi meraih keuntungan. Bagi organisasi lain, memang satuan kerja pengelola sumberdaya manusia tidak terlibat langsung dalam penyelesaian tugas pokok organisasi yang bersangkutan.
Melihat dari penjabaran di atas maka dapat diketahui ada beberapa peranan pengelola sumberdaya manusia, yaitu sebagai berikut :
• Merupakan wakil dari segala aspirasi karyawan
Departemen Sumberdaya Manusia sangat berperan sekali dalam menampung semua aspirasi karyawan dan juga bisa dikatakan tempat karyawan mengutarakan inovasi-inovasi yang selanjutnya akan di proses apabila disepakati dan didukung oleh semua karyawan yang lain.
• Merupakan pusat informasi dalam hal kepegawaian
Karyawan yang baru bergabung biasanya masih canggung dan banyak hal yang belum diketahuinya, baik itu sistem kerja, cuti, sampai ke peraturan perusahaan. Informasi-informasi tersebut bisa diperoleh mereka di departemen ini. Dengan kata lain mereka bisa langsung bertanya langsung kepada bagian personalia/sumberdaya manusia.
• Sebagai koordinator kegiatan-kegiatan kepegawaian
Untuk meningkatkan kinerja karyawan dalam bekerja, Departemen Sumberdaya Manusia harus senantiasa membuat program-program yang dapat menambah kemampuan karyawannya dalam melaksankan kewajibannya seperti training dan lain sebagainya. Sehingga membuat karyawan benar-benar mengerti tugas dan tanggung jawabnya.
• Berperan dalam menegakkan peraturan perusahaan
Terkadang ada sebagian karyawan yang meremehkan peraturan-peraturan perusahaan yang telah berlaku semenjak dia bergabung sebagai pegawai sebuah perusahaan. Disini yang berhak memberi sanksi dan bertanggung jawab sepenuhnya adalah Departemen Sumberdaya Manusia. Tentunya juga didampingi oleh general manager perusahaan tersebut.
• Mengedepankan hak karyawan
Hak karyawan merupakan hal yang sangat penting. Ketika karyawan sudah memenuhi tanggung jawabnya, maka tidak bisa dipungkiri mereka juga pasti akan menagih hak mereka. Kemudian, untuk mengantisipasi hal tersebut Departemen Sumberdaya Manusia juga diharapkan dapat memenuhi tagihan tersebut bahkan menambahnya jika diperlukan. Sehingga karyawan dapat bekerja dengan bersemangat dan penuh tanggung jawab.
4.1.2 Fungsi Departemen Sumberdaya Manusia
Manajemen sumberdaya manusia (MSDM) mempunyai berbagai fungsi yang merupakan tindakan-tindakan yang diambil untuk menyediakan dan mempertahankan lingkungan kerja yang tepat dalam perusahaan.
• Merencanakan Sumberdaya Manusia (Human Resources Planning)
Fungsi ini menekankan perbandingan antara permintaan organisasi yang meliputi kuantitas dan kualitas karyawan dengan penawaran yang tersedia. Permintaan berasal dari tingkat operasi perusahaan yang saat ini diperkirakan. Sisi penawaran terdiri atas ketersediaan SDM baik internal maupun eksternal. Penawaran internal terdiri atas karyawan yang ada dan potensinya untuk memberikan kontribusi pada perusahaan. Penawaran eksternal berada dalam populasi di luar perusahaan dan dipengaruhi oleh trend demografi, perkembangan pendidikan, dan tekanan kompetitif dari pasar tenaga kerja.
• Penarikan (recruitment)
Fungsi ini adalah untuk mencari para pelamar kerja dalam rangka menjamin pemenuhan kebutuhan organisasi tersebut. Sebelum penarikan dilakukan, analisis tugas/pekerjaan (job analysis) dilakukan. Analisis ini merupakan suatu proses untuk meneliti pekerjaan yang dilakukan oleh seorang karyawan dan analisis ini merupakan hasil penyiapan dari deskripsi pekerjaan (job description). Hasilnya adalah atribut-atribut kandidat yang tepat yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
• Penyaringan (selection process)
Sebagai kelanjutan dari proses penyaringan tersebut, dilakukan proses penyarigan pelamar yang disebut dengan proses seleksi (selection process).
Proses seleksi ini memilih karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang telah direncanakan dalam perencanaan SDM (human resources planning).
Bermacam-macam teknik seperti bentuk lamaran, wawancara, ujian, dan pusat-pusat latihan tersedia untuk menyeleksi kandidat terbaik dari pelamar.
• Pelatihan (training)
Para karyawan baru pada umumnya belum sesuai dengan tututan organisasi, sehingga mereka harus mendapat orientasi (orientation) dari pelatihan (training)
untuk dapat bekerja dengan efektif. Proses ini berkaitan dengan tipe pelatihan yang dibutuhkan dan siapa yang seharusnya menerimanya. Pelatihan mencakup mulai dari intruksi kerja sederhana sampai dengan pendidikan dan kursus yang ditawarkan. Pelatihan dan pengembangan (training and development) jelas menunjukkan bahwa organisasi merencanakan kemajuan bagi karyawannya.
• Penempatan (placement)
Fungsi aktivitas penempatan (placement) dilakukan meliputi pemindahan (transfer), promosi (promotion), demosi (demotion), dan pemutusan hubungan kerja (lay off).
4.2 Kemampuan Staf Departemen Sumberdaya Manusia Dalam Menangani
