a. Efisiensi Kerja
Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang dikehendaki dengan usaha yang disesuaikan dan dikaitkan dalam hubungannya dengan pemakaian tenaga jasmani, pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang. Efisiensi kerja juga merupakan suatu proses dan hasil-hasil efektif yang dicapai dari hasil-hasil usaha untuk mencari yang lebih baik dan yang lebih mudah untuk melaksanakan suatu pekerjaan berdasarkan suatu standart yang telah ditentukan.
Sumber utama efisiensi sebenarnya ada dalam diri individu masing-masing pegawai, karena dengan akal pikiran dan pengetahuan yang ada pegawai mampu menciptakan kerja yang efisien. Unsur-unsur efisien itu antara lain kesadaran, keterampilan atau skill, disiplin yang dimiliki oleh pegawai serta kerja sama yang baik antara pegawai dengan ruang lingkup pekerjaannya.
Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap orang untuk semua jenis pekerjaan, baik itu pekerjaan yang berat maupun pekerjaan yang ringan dengan menggunakan cara bekerja yang sederhana, dengan menggunakan alat dapat membantu mempercepat penyelesaian pekerjaan.
30
Pada Tabel 3.1 berikut ini dapat dilihat berupa indikator untuk untuk menilai efesiensi kerja pegawai
Tabel 3.1. Indikator Efisiensi Kerja Pegawai
Indikator Efisiensi Keterangan
Cepat Efisiensi waktu, berarti bahwa pelayanan dan penyelesaian pekerjaan menjadi lebih cepat. Waktu yang dibutuhkan menjadi berkurang, sedangkan hasil pekerjaan dapat dipertahahnakan dan ditingkatkan Akurat Efisiensi target, yakni hasil pekerjaan tersebut dapat
maksimal sesuai dengan target yang di tetapkan secara kuantitas maupun kualitas.
Murah Efisiensi biaya, artinya dengan menggunakan
teknologi komunikasi justru lebih hemat.
Mudah Efisiensi tenaga dan pikiran, bahwa dengan
menggunakan teknologi komunikasi penyelesaian pekerjaan akan lebih sederhana lebih ringan dan lebih mudah
Sumber : Suranto AW (2005)
Bila dilihat dari sistem informasi pada bagian Keuangan Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara, pegawai umumnya telah melaksanakan pekerjaan dengan relatif efisien. Dilihat dari indikator efisiensi kerja bahwa efisiensi waktu dan efisiensi target dalam pembuatan dan pencatatan laporan keuangan menjadi lebih cepat yang dulunya membutuhkan waktu yang lama sekarang dapat dilakukan lebih cepat karena didukung oleh komputer, mesin printer dan fasilitas internet. Dari segi biaya, dengan adanya printer, maka biaya dapat diminimalis yang biasanya mengeprint keluar perusahaan/organisasi dengan biaya lebih
sekarang dengan menggunakan fasilitas perusahaan/organisasi berupa kertas dan mesin printer sehingga biaya pada bagian Keuangan menjadi lebih hemat, lebih ringan dan lebih mudah. Sedangkan efisiensi tenaga dan pikiran pada bagian keuangan 30 orang pegawai mengerjakan job description masing-masing didukung oleh teknologi komunikasi berupa komputer, mesin printer, dan internet sehingga pekerjaan pada bagian keuangan menjadi lebih efektif dan efisien.
Sistem informasi berperan penting dalam organisasi/perusahaan pada proses bisnis dan aktivitas manajemen. Dengan adanya Teknologi Informasi (TI) yang diterapkan di dalam sistem informasi organisasi/perusahaan, maka produktivitas perusahaan akan meningkat. Tingginya tingkat penggunaan sumber daya pada organisasi tertentu yang tidak efisien, salah satunya ditandai dengan tingginya tingkat ketergantungan yang berlebihan pada sumber daya tertentu yang tidak sesuai dengan kebutuhan.
Model aliran kerja (workflow) akan mencoba meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan sebuah proses bisnis tradisonal yang terdapat dalam sebuah organisasi. Tahapan analisis efektivitas dan efisiensi kinerja, serta perancangan model aliran kerja (workflow) pada proses bisnis mengacu pada administrasi tradisional. Tahapan ini akan menggunakan metode geographic dan
functional flowchart. Metode geographic flowchart digunakan untuk menganalisa aliran fisik dari aktifitas, sehingga waktu yang digunakan untuk malakukan sebuah kegiatan dapat ditekan seminim mungkin. Sedangkan metode functional flowchart digunakan untuk memberikan gambaran tentang pemborosan sumber daya pada organisasi karena proses bisnis yang tidak efisien dan efektif.
32
Setelah hasil analisis dari inti permasalahan telah dilakukan, maka tahapan selanjutnya adalah melakukan perbaikan dengan metode yang sama serta didukung oleh aplikasi aliran kerja. Sehingga dimasa yang akan datang pemanfaatan sumber daya yang dimilki oleh organisasi secara efisien dapat dicapai dengan penerapan sistem yang terintegrasi dalam sebuah sistem informasi yang mendukung proses aliran kerja.
b. Kinerja Pegawai
Pemanfaatan dari fungsi teknologi informasi sebagai alat bantu atau sarana pengolahan data sampai dengan fungsi teknologi informasi sebagai alat bantu penyelenggaraan atau manajemen di Dinas Bina Marga pun melihat peranan strategis ini dalam konteks peningkatan kinerja karyawan Dinas Bina Marga.
Kinerja pegawai adalah cara kerja atau kemampuan seorang pegawai/karyaan dalam mengerjakan dan menyelesaikan pekerjaanya dengan baik sesuai dengan standart yang ditetapkan oleh organisasi/perusahaan. Pengaruh komunikasi dan informasi dalam meningkatkan efisiensi kerja pada bagian Keuangan Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara adalah pegawai dapat bekerja dan melaksanakan tugasnya dengan sungguh-sungguh, sehingga mereka dapat melaksanakan tugasnya masing-masing dengan job description yang diterapkan pada bagian tersebut. para pegawai juga dapat mengetahui batasan-batasan tugas, tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing bagian. Dengan adanya pembagian tugas yang berjalan secara teratur maka kesalah pahaman yang terjadi dapat dihindari.
Menurut Suranto AW (2005) ada beberapa faktor yang mempengaruhi kinerja pegawai dalam organisasi, yaitu :
a) Efektifitas dan efisiensi. Efektifitas suatu organisasi adalah suatu ukuran yang ditunjukkan oleh kenyataan bahwa tujuan organisasi tersebut dapat dicapai sesuai dengan kebutuhan yang direncanakan. Efisiensi berkaitan dengan jumlah pengorbanan yang dikeluarkan dalam upaya mencapai tujuan. Bila pengorbanannya terlalu besar maka dikatakan tidak efisien.
b) Otoritas dan tanggung jawab. Apabila setiap pegawai dapat melaksanakan tugas dan wewenang sesuai dengan otoritas dan tanggung jawabnya, maka akan meningkatkan kinerja organisasi.
c) Disiplin. Meliputi disiplin waktu dan disiplin kerja. Disiplin waktu dalam arti bahwa seorang pegawai memanfaatkan waktu secara baik untuk mendukung penyelesaian tugas formal. Sedangkan disiplin kerja adalah ketekunan bekerja meskipun tidak ada pengawasan secara langsung dari pimpinan.
d) Inisiatif dan kreatifitas, ialah kemampuan memberdayakan daya pikir untuk menyelesaikan pekerjaan kantor. Inisiatif sangat dibutuhkan dalam upaya menyelesaikan suatu pekerjaan. Tanpa inisiatif dan kreatifitas suatu pekerjaan tidak akan tercapai atau terselesaikan tujuannya secara efektif dan efisien.
Kesimpulannya adalah bahwa dengan kerja sama dan hubungan yang baik dari semua pihak dapat menciptakan informasi dan komunikasi yang efektif, sehingga efisieni kerja dapat tercapai dan berjalan dengan baik guna mewujudkan tujuan dan program organisasi yang diharapkan.
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari pembahasan, maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Penerapan sistem informasi pada Bagian Keuangan Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara masih terdapat masalah sehingga tidak efisiennya kinerja pegawai, seperti pada keterlambatan penerimaan informasi.
2. Sistem informasi pada Bagian Keuangan Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara masih ada yang dilakukan secara manual, seperti gaji pegawai, dan penyajian laporan keuangan.
3. Peranan sistem teknologi informasi sangat berpengaruh besar dalam konteks peningkatan kinerja dan mutu agar dapat tercipta sumber daya manusia yang handal dan berkompetensi.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan, maka dapat diberi saran sebagai berikut:
1. Di sarankan kepada Bagian Keuangan Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara agar memberikan informasi yang update dan batasan waktu kepada daerah-daerah untuk setiap pelaporannya sehingga semua informasi dapat terolah dengan baik dan dapat memaksimalkan kinerja pegawai.
2. Hendaknya Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara memanfaatkan fasilitas yang ada sepenuhnya sehingga pekerjaan yang sebelumnya secara manual dan membutuhkan waktu yang lama, nantinya akan lebih mudah dan cepat.
3. Pimpinan seharusnya memberikan fasilitas lebih untuk bagian keuangan khususnya fasilitas teknologi informasi. Sehingga Pegawai pada bagian Keuangan dapat memanfaatkan teknologi yang ada untuk menunjang kinerja, menciptakan efesiensi dan efektifitas kerja. Dan adanya pelatihan dalam menunjang kompetensi sumber daya kinerja yang handal.