BAB III PEMBAHASAN
G. Peranan Sistem Pengendalian Manajemen dalam Meningkatkan Kinerja.… 35
Kinerja
1. Sistem Pengendalian Manajemen
Sistem pengendalian manajemen pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang dimaksudkan adalah pengendalian intern. Pengendalian Intern merupakan prosedur-prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian data-data administrasi yang didalamnya sudah termasuk prosedur-prosedur akuntansi dan operasional. Prosedur-prosedur akuntansi pada Fakultas Ekonomi USU menggunakan sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi ini berfungsi untuk :
36
tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan yang akan merugikan, dapat menghemat biaya,
b. memproleh informasi yang akurat dan lengkap dan dapat mengumpulkan data data-data fakultas dengan cepat,
c. memproses data atau mengolah data akuntansi menjadi informasi yang valid,
d. memanage data fakultas (menyimpan data, lalu memunculkan kembali data-data tersebut yang artinya data tersebut dapat diakses oleh orang yang berkepentingan). Sistem informasi juga membantu manajemen untuk mengambil keputusan dengan tepat. Fakultas mendesain sistem informasi akuntansi juga untuk mendorong pegawai bertingkah laku sesuai dengan tujuan organisasi yaitu untuk menjaga aset-aset fakultas, mengukur kinerja pegawai, menunjang efektivitas, dan efisiensi penggajian.
Sistem informasi akuntansi di fakultas beroperasi secara manual dan beroperasi menggunakan komputer. Sistem informasi manual dapat terlihat pada sistem pencatatannya yang dilakukan di bagian keuangan.
Adapun pengendalian intern pada Fakultas Ekonomi dalam sistem informasi yang beroperasi manual pada bagian keuangan yaitu mencakup atas :
a. Pemisahan tugas
Dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya diadakan pembagian tugas. Ada yang bertugas menerima pembayaran dari mahasiswa yang berkenaan dengan uang seminar proposal skripsi, ada yang bertugas
37
untuk mengaudit hasil pembayaran mahasiswa dan ada yang menyimpan bukti pembayaran / kwitansi.
b. Prosedur Pencatatan
Contohnya: dalam membukukan bukti pembayaran dibuat nomor urut di bagian atas bukti pembayarannya. Kegunaannya adalah untuk menghindari kesalahan dalam pencatatan dan mudah untuk mengauditnya.
2. Proses Pengendalian Manajemen
Proses pengendalian manajemen yang ada pada fakultas ekonomi USU adalah :
a. Perencanaan
Sebelum melaksanakan tugas, terlebih dahulu dibuat perencanaan. Perencanaan merupakan pedoman atau acuan untuk melasanakan tugas.
b. Pelaksanaan
Setelah dibuat perencanaan, maka selanjutnya adalah pelaksanaan. Pegawai melaksanakan tugas nya masing-masing sesuai dengan bagiannya yang telah direncanakan sebelumnya.
c. Pemantauan Hasil
Pemantauan hasil dari pelaksanaan atau pekerjaan pegawai dilakukan oleh pihak yang mengepalai bagian kepegawaian yaitu Kasubag Kepegawaian
38
Dalam hal penilaian, yang berwewenang untuk menilai adalah Pembantu Dekan II. Pembantu Dekan II akan menilai hasil
pekerjaan pegawai, apakah baik atau buruk. e. Koreksi
Setelah dilakukan penilaian, maka tindakan selanjutnya adalah mengkoreksi kesalahan ataupun penyimpangan yang terjadi. Selanjutnya adalah kembali kepada pelaksanaan. Pelaksanaan yang dimaksud disini adalah pelaksanaan tugas atau pekerjaan yang telah dikoreksi.
3. Keterbatasan Sistem Pengendalian Manajemen
Patut disadari bahwa sebaik apapun manajemen merancang suatu sistem pengendalian manajemen dalam organisasi, kelemahan atau keterbatasan tetap ada. Kunci utamanya ada pada manusia. Beberapa keterbatasan yang ada pada Fakultas Ekonomi Universitas Utara yang dapat diidentifikasikan antara lain:
a. Kurang matangnya suatu pertimbangan
Efektivitas pengendalian seringkali dibatasi oleh adanya keterbatasan manusia dalam pengambilan keputusan. Suatu keputusan diambil oleh pimpinan umumnya didasarkan pada pertimbangan-pertimbangan yang ada pada saat itu, antara lain informasi yang tersedia, keterbatasan waktu, dan beberapa variabel lain baik internal maupun eksternal (lingkungan). Dalam kenyataannya, sering dijumpai bahwa beberapa keputusan yang diambil secara demikian memberikan hasil yang kurang efektif dibandingkan dengan apa yang
39
diharapkan. Keterbatasan ini merupakan keterbatasan alamiah yang dihadapi dalam Fakultas.
b. Kegagalan menterjemahkan perintah
Pengendalian telah didisain dengan sebaik - baiknya, namun kegagalan dapat terjadi yang disebabkan adanya pegawai yang salah menterjemahkan perintah dari pimpinan. Kesalahan dalam menterjemahkan suatu perintah dapat disebabkan dari ketidaktahuan atau kecerobohan pegawai yang bersangkutan. Terjadinya kegagalan dapat lebih diperparah apabila kegagalan menterjemahkan perintah dilakukan oleh seorang pimpinan.
c. Pengabaian manajemen
Suatu pengendalian manajemen dapat berjalan efektif apabila semua pihak atau unsur dalam organisasi mulai dari tingkat tertinggi hingga terendah melaksanakan tugas dan fungsinya sesuai dengan kewenangan dan tanggung jawabnya. Meskipun suatu organisasi memiliki pengendalian manajemen yang memadai sekalipun, pengendalian tersebut tidak akan dapat mencapai tujuannya jika pegawai atau bahkan seorang pimpinan mengabaikan pengendalian. 4. Kinerja Pegawai
Kinerja (prestasi kerja) merupakan jawaban dari berhasil atau tidaknya tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Menurut Mink (1996:76) individu yang memiliki kinerja tinggi memiliki beberapa karakteristik, yaitu diantaranya :
40 b. memiliki percaya diri,
c. berpengendalian diri, d. kompetensi.
Faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja pegawai Fakultas Ekonomi adalah :
a. Faktor Kemampuan Psikologis
Secara psikologis, kemapuan (ability) pegawai terdiri dari kemampuan potensi (IQ) dan kemampuan realita (pendidikan).
b. Faktor Motivasi
Motivasi terbentuk dari sikap (attitude) pegawai dalam menghadapi situasi kerja. Motivasi merupakan kondisi yang menggerakkan pegawai terarah untuk mencapai tujuan kerja.
Ada 5 karakteristik pegawai pada fakultas yang memiliki motif yang tinggi yaitu :
a. memiliki tanggung jawab yang tinggi, b. memiliki tujuan yang realistis,
c. memiliki rencana kerja dan berjuang untuk merealisasi tujuan,
d. memanfaatkan umpan balik yang kongkrit dalam seluruh kegiatan kerja yang dilakukan,
e. mencari kesempatan untuk merealisasikan rencana kerja yang telah diprogramkan.
5. Penilaian Kinerja Pegawai FE USU
41
mengembangkan fakultas secara efektif dan efisien, karena adanya kebijakan atau program yang lebih baik atas sumber daya manusia yang ada di fakultas. Penilaian kinerja ini sangat bermanfaat bagi pertumbuhan fakultas secara keseluruhan, melalui penilaian tersebut maka diketahui kondisi sebenarnya tentang bagaimana kinerja pegawai. Penilaian kinerja pegawai FE USU dilihat dari :
a. daftar hadir pegawai,
b. disipilin waktu (apakah pegawai masuk kerja tepat waktu), c. pekerjaan yang diselesaikan,
d. kerajinan dan keterampilan pegawai,
e. kontribusi yang diberikan pegawai untuk fakultas.
Secara umum para pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah menanamkan sikap disiplin dan menghargai waktu. Hal ini terlihat pada kinerja para pegawai setiap harinya dan dapat juga dilihat dari daftar hadir pegawai. Penilaian kinerja tidak terlepas dari jenis pekerjaan yang dilakukan pegawai yang dalam pelaksanaannya didukung oleh sistem pengendalian manajemen. Sistem pengendalian manajemen berperan dalam meningkatkan kinerja pegawai. Adapun peranannya adalah :
a. sebagai pedoman agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan, b. membantu pegawai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing, c. menciptakan disiplin kerja bagi pegawai.
42
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini penulis akan menyajikan kesimpulan dari pembahasan yang telah dilakukan pada bab sebelumnya. Penulis juga memberikan saran yang mungkin bermanfaat demi kebaikan dan kemajuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Kesimpulan yang penulis sajikan sesuai dengan saran pada bab ini.