PROGRAM DIPLOMA III Keuangan
C. Peranan Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor merupakan salah satu faktor yang memiliki peranan penting dalam menentukan kelancaran suatu pekerjaan lembaga atau organisasi. Sukses tidaknya suatu lembaga / organisasi tergantung pada tata ruang kantor (Ahyari,1986:128). Tata ruang kantor yang baik akan memberikan manfaat antara lain arus pekerjaan akan berjalan lancar, lalu lintas kantor lebih baik,
mempermudah pengawasan, dapat mendatangkan suasana kerja yang menyenangkan dan mengurangi ketegangan yang akhirnya dapat membangkitkan semangat kerja dan selanjutnya meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja.
Lingkungan kerja baik itu fisik maupun non fisik sangat berperan penting dalam suatu lembaga atau organisasi. Kebersihan yang terjaga, keamanan yang terjamin serta fasilitas umum yang memadai akan membuat kenyamanan dan ketenangan pegawai dalam bekerja. Selain itu lingkungan non fisik yang terjalin dengan baik akan meningkatkan hubungan yang baik dengan atasan maupun teman sekerja (Handoko,1995:84).
Pada dasarnya, tata ruang kantor berhubungan langsung dengan Manajemen perkantoran. Penggunaan ruang kantor merupakan hal penting dari perencanaan manajemen perkantoran, untuk mendukung setiap segi proses perkantoran yang produktif. Kantor yang dilengkapi dengan alat-alat kantor bertujuan untuk mendukung pekerjaan kantor, meletakkan perlengkapan kantor pada tempatnya serta pengaturan ruangan secara efisien. Efisien maksudnya adalah susunan ruangan kantor yang jauh dari pemborosan tenaga, waktu maupun hal-hal yang dianggap merugikan, tanpa mengurangi tujuan yang hendak dicapai perusahaan. Tata ruang kantor yang baik merupakan pengaturan tempat kerja yang dapat menjadikan pekerjaan kantor lebih lancar, efisien dan bagaimana cara menyusun: perabot, mesin dan sebagainya dalam ruangan kantor yang disediakan. Ruangan yang tidak sehat dan tidak menyenangkan akan menghasilkan pekerjaan yang kurang baik (Steward dan Stewart, 1983:53).
Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menerapkan peranan tata ruang kantor sebagai rangkaian efektivitas seperti
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, dan pengendalian pekerjaan kantor untuk mencapai tujuan serta memberikan perhatian terhadap aspek-aspek tujuan organisasi perencanaan dan peralatan kerja Pegawai terhadap ruang kantor.
D. Pengertian Efektivitas Kerja
Pengertian Efektivitas kerja terdiri dari dua kata yaitu efektivitas dan
kerja. Sedangkan pengertian Efektivitas Kerja Pegawai menurut beberapa Ahli, yaitu :
1) Menurut Steers (2000: 1)
Efektivitas yang berasal dari kata efektif, yaitu suatu pekerjaan dikatakan efektif jika suatu pekerjaan dapat menghasilkan satu unit keluaran (output). Suatu pekerjaan dikatakan efektif jika suatu pekerjaan dapat diselesaikan tepat pada waktunya sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
2) Menurut Siswanto (2001:62)
Efektivitas berarti menjalankan pekerjaan yang benar. 3) Menurut Sutarto (2000:95)
Efektivitas kerja adalah suatu keadaan dimana aktifitas jasmaniah dan rohaniah yang dilakukan oleh manusia dapat mencapai hasil akibat sesuai yang dikehendaki. Efektivitas kerja merupakan suatu ukuran tentang pencapaian suatu tugas atau tujuan (Schermerhorn, 2000:5)
4) Menurut Handoko (2001:7)
Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang ditetapkan.
5) Menurut Siagian (2005:152)
Efektivitas kerja berarti penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya seperti yang telah ditetapkan sebelumnya.
6) Menurut Devung
Efektivitas adalah tingkat kemampuan untuk mencapai tujuan dengan tepat dan baik (Devung, 1999:25).
7) Menurut kamus Administrasi perkantoran
Efektivitas berasal dari kata efektif yang berarti terjadinya suatu efek yang dikehendaki dalam suatu perbuatan.
Selanjutnya akan peneliti kemukakan pengertian kerja menurut Gie (1990:42) yaitu: "Kerja adalah keseluruhan pelaksanaan aktivitas-aktifitas jasmaniah dan rohaniah yang dilakukan oleh manusia untuk mencapai tujuan tertentu atau mengandung suatu maksud tertentu. Terutama yang berhubungan dengan kelangsungan hidupnya."
Berdasarkan pada pengertian efektivitas dan kerja tersebut, maka penulis akan menarik kesimpulan bahwa pengertian efektivitas kerja ialah tercapainya usaha atau pekerjaan dengan baik sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.
Untuk lebih jelasnya berikut ini pengertian efektivitas kerja menurut Siagian (1985:151), sebagai berikut: "Efektivitas berarti penyelesaian pekerjaan tepat pada waktu yang telah ditetapkan. Artinya apakah pelaksanaan tugas dinilai
baik atau tidak sangat tergantung pada bilamana cara melaksanakannnya dan berapa biaya yang dikeluarkan untuk itu."
Berdasarkan dari uraian diatas, tercapai atau tidaknya suatu tujuan organisasi, terutama ditentukan oleh cara-cara bekerja yang efektif dan efisien. Semua pekerjaan perlulah mengembangkan dan memelihara jiwa efektivitas dan efisiensi dalam dirinya. Ini merupakan perubahan sikap mental, kebiasaan bertindak dan cara bekerja yang selama ini dianut. Keberatan terhadap perubahan-perubahan itu dapat diringankan apabila disadari sepenuhnya faedah efektivitas dan efisiensi kerja pada diri pribadi maupun tujuan masyarakat.
Alat Ukur Efektivitas Kerja Menurut Richard dan Steers (1985:220) meliputi unsur kemampuan menyesuaikan diri
1. Kemampuan Menyesuaikan Diri
Kemampuan manusia terbatas dalam sagala hal, sehingga dengan keterbatasannya itu menyebabkan manusia tidak dapat mencapai pemenuhan kebutuhannya tanpa melalui kerjasama dengan orang lain. Hal ini sesuai pendapat Ricard M. Steers yang menyatakan bahwa kunci keberhasilan organisasi adalah kerjasama dalam pencapaian tujuan. Setiap organisasi yang masuk dalam organisasi dituntut untuk dapat menyesuaikan diri dengan orang yang bekerja didalamnya maupun dengan pekerjaan dalam organisasi tersebut. Jika kemampuan menyesuaikan diri tersebut dapat berjalan maka tujuan organisasi dapat tercapai.
2. Prestasi Kerja
Prestasi kerja adalah suatu hasil kerja yang dicapai seseorang dalam melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dan didasarkan atas kecakapan, pengalaman, kesungguhan dan waktu.
Dari pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa dengan kecakapan, pengalaman, kesungguhan waktu yang dimiliki oleh pegawai maka tugas yang diberikan dapat dilaksanakan sesuai dengan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.
3. Kepuasan Kerja
Tingkat kesenangan yang dirasakan seseorang atas peranan atau pekerjaannya dalam organisasi. Tingkat rasa puas individu bahwa mereka mendapat imbalan yang setimpal, dari bermacam-macam aspek situasi pekerjaan dan organisasi tempat mereka berada.
Ada pula teori yang memperlihatkan bahwa keefektifitasan adalah “ukuran dari sesuatu yang luas kedalam sebuah alternative kebijakan yang dipertemukan pada sasaran-sasaran yang sudah ditetapkan tanpa memperhatikan/menghiraukan banyaknya biaya-biaya yang dikeluarkan atau dilibatkan.
Berdasarkan urian di atas dapat disimpulkan sementara bahwa efektifitas merupakan dampak atau pengaruh dari membuat atau menghasilkan produk yang sesuai dengan keinginan atau sasaran yang ingin dicapai, akan tetapi tetap menjadi tanggung jawab yang juga akan dirasakan dan dialami sendiri oleh individu yang menciptakan dan menjalankannya dan pada akhirnya akan kembali lagi kepada apa yang menjadi fokus atau tujuan semula tanpa harus menghiraukan hal-hal atau
melibatkan pengorbanan yang menyangkut biaya sekalipun. Sering kali efektifitas tersebut dalam kenyataan di lapangan kerja diukur dan dikatakan memiliki efektifitas tinggi dinilai atau dilihat dari tingkat keamanan dalam bekerja, kepuasan kerja, upah yang tinggi dan kualitas hidup pekerja itu sendiri.
Dalam hal ini pada Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyatakan bahwa efektivitas merupakan suatu konsep yang sangat penting karena mampu memberikan gambaran mengenai keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai sasarannya, atau dapat dikatakan bahwa efektivitas merupakan tingkat ketercapaian tujuan dari aktivasi-aktivasi yang telah dilaksanakan dibandingkan dengan target yang telah ditetapkan sebelumnya.
BAB IV