PERANCANGAN SISTEM E-DOCUMENT PADA CABANG BANK DKI
3. Perancangan Dan Implementasi
Tahapan dalam pembuatan aplikasi ini terdiri dari Analisis dan perancangan sistem, perancangan input-output, implementasi dan spesifikasi komputer.
3.1 Analisis dan Perancangan Sistem 3.1.1 Proses Penyimpanan
• Sebelum menggunakan E-Document
Gbr 3.1 Proses penyimpanan arsip sebelum E-Document Sebelum menggunakan E-Document, data dari transaksi dalam satu hari di teller diinput oleh teller ke komputer, sedangkan arsip fisik dari bukti transaksi sepanjang hari tersebut diberikan kepada kurir untuk diantarkan kepada kepala pengawas gudang penyimpanan arsip untuk kemudian disimpan di brankas.
KNSI 2014
551
Gambar 3.2 Proses penyimpanan dengan E-Document Proses penyimpanan dengan menggunakan E-Document mempunyai perbedaan dengan proses penyimpanan yang tidak menggunakan E-Document. Teller memberikan arsip data transaksi yang terjadi selama satu hari kepada kurir dan bagian pengoperasian E-Document. Kemudian user dari E-Document melakukan proses penyimpanan arsip yang diberikan oleh teller, dengan cara melakukan scanning untuk menyimpan lembaran data transaksi dalam bentuk digital ke dalam komputer. Perbedaan dengan cara penyimpanan yang lama adalah, data yang tersimpan dalam komputer adalah gambar dari lembaran bukti transaksi, sedangkan yang tersimpan dalam komputer jika menggunakan cara yang lama hanya data-data seperti tanggal dan jenis transaksi (bukan gambar dari lembaran bukti transaksi). Kurir mengantarkan arsip-arsip tersebut kepada kepala pengawas gudang penyimpanan arsip untuk kemudian disimpan di brankas. Dengan demikian arsip dari data transaksi tersimpan dalam dua tempat penyimpanan. Kelebihan dari E-Document tidak hanya memudahkan pada saat penyimpanan, tapi juga memudahkan dalam proses pencarian.
3.1.2 Proses Pencarian
• Proses Pencarian tanpa menggunakan
E-Document
Gambar 3.3 Proses pencarian tanpa E-Document
Langkah pertama pada proses pencarian tanpa menggunakan E-Document adalah nasabah datang melapor kehilangan bukti transaksi kepada bagian customer service untuk mencetak kembali bukti transaksi, dan untuk melakukan pencarian, nasabah harus memberikan data kepada customer service berupa tanggal dan jenis transaksi. Kemudian data tersebut akan di bawa oleh customer service dan diserahkan kepada bagian audit IT untuk pencarian letak penyimpanan bukti transaksi yang ingin dicetak. Setelah mendapatkan letak penyimpanan, data tersebut diberikan kepada kurir untuk melakukan pengambilan lembaran bukti transaksi di gudang penyimpanan data. Kurir memberikan data tersebut kepada pengawas gudang setelah itu pegawas gudang akan mencari sesuai dengan data yang diberikan. Kemudian pengawas gudang memberikan arsip yang sudah difotocopy kepada kurir untuk diberikan kepada customer service yang kemudian diberikan kepada nasabah. Proses ini memerlukan waktu lama, yaitu sekitar 3 (tiga) hari. • Pencarian menggunakan E-Document
KNSI 2014
552
Gambar 3.4 Pencarian menggunakan E-Document Pencarian dengan menggunakan E-Document berbeda dengan pencarian tanpa menggunakan E-Document, pencarian menggunakan E-Document lebih cepat dan mudah, langkah awal dari proses ini adalah nasabah datang melapor kehilangan bukti transaksi kepada bagian customer service untuk mencetak kembali bukti transaksi, dan untuk melakukan pencarian, nasabah memberikan data kepada customer service berupa tanggal, nama dan jenis transaksi. Kemudian customer service membawa data tersebut kepada bagian E-Document. Setelah itu arsip tersebut diprint kemudian diberikan kepada customer service untuk diserahkan kepada nasabah. Proses ini membutuhkan waktu sekitar 10-15 menit. Jauh lebih cepat dan mudah dibandingkan dengan proses pencarian tanpa menggunakan E-Document.
3.2 Perancangan Login
Gambar 3.5 Tampilan Login pada aplikasi E-DOCUMENT 3.2.1. Fungsi Command ( Tombol )
Tombol-tombol pada aplikasi ini mempunyai
fungsi sebagai berikut:
1. Tombol OK berfungsi untuk masuk ke dalam aplikasi setelah memasukkan User Id dan Password yang telah terdaftar.
2. Tombol Exit berfungsi untuk keluar dari aplikasi.
3.2.2 Perancangan Scanner
Gambar 3.6 Tampilan Scanner pada aplikasi e-document 3.2.3 Fungsi Command ( Tombol)
Tombol-tombol pada aplikasi ini mempunyai fungsi sebagai berikut:
1. Tombol ActiveX Date Control di samping TextBox pada tanggal transaksi untuk tampilkan kalender dan pilih tanggal sesuai dengan tanggal transaksi warkat.
2. Tombol Scan berfungsi untuk mengCapture gambar untuk dijadikan image dan secara otomatis gambar akan langsung tersimpan ke dalam database.
3. Tombol Exit berfungsi untuk keluar dari aplikasi.
3.2.4 Perancangan Cari Warkat
Gambar 3.7 Tampilan Cari Warkat pada aplikasi E-DOCUMENT 3.2.5 Fungsi Command ( Tombol )
Tombol-tombol pada aplikasi ini mempunyai
fungsi sebagai berikut:
1. Tombol ActiveX Date Control di samping TextBox pada tanggal transaksi untuk tampilkan kalender dan pilih tanggal sesuai dengan tanggal transaksi warkat.
2. Tombol Kiri berfungsi untuk melihat gambar menuju ke awal.
3. Tombol Kanan berfungsi untuk melihat gambar menuju ke akhir.
4. Tombol Report berfungsi untuk melihat dan mencetak gambar warkat.
KNSI 2014
553
3.2.6 Perancangan Input/Edit User
gambar 3.8 input/edit user login pada aplikasi e-document
3.2.7. Fungsi Command ( Tombol )
Tombol-tombol pada aplikasi ini mempunyai
fungsi sebagai berikut:
1. Tombol Combo pada Level berfungsi untuk memilih level yang ada sesuai dengan tugas kerja user tersebut.
2. Tombol Add berfungsi untuk memasukkan data user baru.
3. Tombol Save berfungsi untuk menyimpan data user. 4. Tombol Edit berfungsi untuk mengubah atau
memperbaharui data user.
5. Tombol Reset berfungsi untuk mengambalikan fungsi tombol ke semula.
6. Tombol Delete berfungsi untuk menghapus data user.
7. Tombol Exit berfungsi untuk keluar dari aplikasi.
3.3 Implementasi Program
Langkah-langkah menjalankan aplikasi E-Document adalah sebagai berikut:
1. Masukkan User ID dan Password, klik OK.
Gambar 3.9 Langkah Pertama (User 1) 2. Maka akan muncul tampilan dari Scanner. Setelah
itu terdapat Kode Cabang 518, lalu pilih tanggal traksaksi pada kalender atau ketik tanggal sesuai dengan tanggal transaksi yang terdapat pada warkat.
Gambar 3.10 Langkah Kedua (User 1) 3. Klik Scan, maka secara otomatis gambar akan
langsung tersimpan ke dalam database.
Gambar 3.11 Langkah ketiga (User 1) 4. Pada saat klik Scan, nomor urut akan muncul secara
otomatis. Begitu pula pada pengescanan berikutnya secara otomatis akan muncul ke nomor selanjutnya.
Gambar 3.12 Langkah Keempat (User 1) 5. Masukkan User ID dan Password, klik OK
Gambar 3.13 Langkah Pertama (User 2) 6. Maka akan muncul tampilan dari form Cari Warkat,
KNSI 2014
554
pencarian tanggal transaksi dan jenis transaksi pada warkat.
Gambar 3.14 Langkah Kedua (User 2) 7. Maka pada saat kita mengklik Report, akan
muncul Report Designer secara otomatis. Untuk mencetak warkat klik Print Report pada Print Preview.
Gambar 3.15 Langkah Ketiga (User 2) 8. Masukkan User ID dan Password, klik OK
Gambar 3.16 Langkah Pertama (User 3) 9. Maka akan muncul tampilan dari Input atau Edit
User. Untuk memasukkan atau menginputkan User-User baru beserta level nya. Dengan adanya level-level tersebut maka yang mendapatkan level-level 1 hanya bertugas untuk memasukkan dan scan warkat dan tidak dapat melakukan pencarian warkat atau menginputan user baru. Begitu pula dengan level-level yang lainnya.
- Level 1: memasukkan data dan scanner warkat. - Level 2: melihat dan mencetak gambar warkat. - Level 3 :untuk penginputan/pengeditan user login.
Gambar 3.17 Langkah Kedua (User 3) 10. Ketik Add untuk penginputan user baru, lalu
masukkan data berupa Nama, Password, dan Level. Lalu Save.
Gambar 3.18 Langkah Ketiga (User 3) Apabila klik Edit atau ingin memperbaharui data, pertama pilih nama admin yang ingin di perbaharui datanya, setelah itu perbaharui password atau levelnya, lalu klik Save.
11. Data tersimpan dalam database dengan format sebagai berikut.
KNSI 2014
555
Table 3.1 Table Password
Table 3.2 Table Warkat - Tampilan data gambar didalam database
Gambar 3.19 Tampilan Database Gambar
4. PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Aplikasi E-Document yang telah dibuat bertujuan untuk membantu para karyawan bank dalam pelayanan informasi yang dibutuhkan oleh nasabah apabila terjadi kehilangan pada bukti transaksi, Para karyawan dapat melakukan pencarian atau penyimpanan data dengan cepat dan mudah, terutama lebih menghemat waktu dan tenaga dalam bekerja.
Keuntungan dalam penggunaan aplikasi E-Document tersebut, antara lain:
- Pada saat adanya laporan kehilangan, custumer service dapat memperoleh data yang diperlukan Nasabah dengan cepat.
- Pencarian tanda bukti transaksi yang hilang dapat dilakukan secara tepat dan akurat.
- Adanya kemudahan dalam melakukan proses penyimpanan data.
- Proses dari pencarian dan pencetakan kembali tanda bukti transaksi dapat dilakukan dengan cepat dan mudah.
4.2. Saran
Pada proses pengembangan aplikasi E-Document selanjutnya, disarankan lebih memberikan sentuhan desain atau gambaran yang lebih bagus dan menarik lagi, agar para pengguna aplikasi ini lebih nyaman dalam menggunakan dan mengoperasikan aplikasi tersebut. Adanya kekurangan dari aplikasi ini dibuat hanya untuk satu cabang, namun dapat dikembangkan untuk seluruh cabang.
Semoga aplikasi ini dapat bermanfaat serta dapat dikembangkan kembali dan menjadi lebih baik lagi dimasa yang akan datang.
Daftar Pustaka:
[1] Eni Eunike, Mastering Microsoft Visual FoxPro 9.0, Elex Media, Jakarta, 2012.
[2] Frieyadie, Pemrograman Database
Menggunakan FoxPro 9.0, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, 2007.
[3] Kasmoni, Visual FoxPro 8.0 untuk Orang Awam, CV.Maxikom, Palembang, 2004. [4] Kusmijanto, Teknik Merancang Program
Aplikasi (Code) pada Visual FoxPro, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, 2007.
[5] Supardi Yuniar, Semua Bisa Menjadi Programmer Visual FoxPro 9.0, PT. Elex Media, Jakarta, 2010.