BAB IV PERANCANGAN
4.2 Perancangan Kerangka Dokumen Manajemen
Pada penelitian ini akan dihasilkan dokumen perencanaan manajemen komunikasi proyek pada program implementasi ERP
di PTPN XI beserta kerangka dokumen yang akan digunakan selama kegiatan komunikasi proyek. Kerangka dokumen perencanaan manajemen komunikasi diperlukan untuk menciptakan standarisasi antara berbagai dokumen perencanaan manajemen komunikasi yang akan dihasilkan untuk masing –
masing proyek. Sedangkan untuk kerangka dokumen komunikasi akan digunakan selama proses komunikasi formal berlangsung. Kerangka dokumen komunikasi akan memastikan seluruh informasi formal didokumentasikan dan disebarluaskan sesuai dengan standar yang telah ditetukan sehingga bisa mengurangi ambiguitas informasi. Kerangka dokumen yang dibuat dalam penelitian ini adalah kerangka dokumen perencanaan manajemen komunikasi, agenda rapat, notulen, laporan permasalahan, laporan progres proyek, pesan singkat dan pesan email.
4.2.1 Kerangka Dokumen Perencanaan Manajemen Komunikasi
Pembuatan kerangka dokumen perencanaan manajemen komunikasi mengacu kepada studi literatur dari Project Management Doc. Seperti yang sudah dibahas pada tinjauan pustaka, Project Management Doc merupakan website yang menyediakan kerangka dokumen manajemen proyek yang berdasarkan PMBOK 5. Dalam penelitian ini, kerangka dokumen perencanaan manajemen komunikasi terdiri dari 2 jenis, yaitu untuk proyek kompleks dan untuk proyek tidak kompleks. Perbedaan konten yang dimuat oleh kedua jenis kerangka dokumen ini bisa sudah dibahas pada bagian tinjauan pustaka. Hasil dari pembuatan kerangka dokumen perencanaan manajemen komunikasi dapat dilihat pada dokumen perencanaan manajemen komunikasi pada masing – masing proyek.
4.2.2 Kerangka Dokumen Agenda Rapat
Aktivitas rapat merupakan kegiatan komunikasi yang sering dilaksanakan dalam manajemen proyek. Dokumen agenda rapat
merupakan sebuah dokumen yang berisi perencanaan umum dari rapat yang akan dilaksanakan. Agenda rapat berisi tentang topik –
topik apa saja yang akan dibahas serta alokasi waktu untuk setiap topik tersebut. Agenda rapat juga harus berisi tempat dan waktu pelaksanaan rapat serta semua pihak yang akan mengikuti rapat tersebut. Agenda rapat harus didistribusikan sebelum kegiatan rapat dilaksanan.
Pembuatan agenda rapat dilakukan berdasarkan studi literatur dari Project Management Doc yang kemudian disesuaikan dengan kebutuhan. Penyesuaian dilakukan berdasarkan karakteristik dari program implementasi ERP di PTPN XI. Meskipun dilakukan penyesuaian, kerangka dokumen yang dihasilkan tetap mengandung komponen – komponen utama yang sudah dijabarkan sebelumnya. Untuk hasil pembuatan kerangka dokumen agenda rapat, dapat dilihat pada dokumen perencanaan manajemen komunikasi program implementasi ERP di PTPN XI.
4.2.3 Kerangka Dokumen Notulen
Dokumen notulen merupakan dokumen yang mendokumentasikan bagaimana rapat dilaksanakan. Dokumen notulen berperan sebagai pengingat terkait apa – apa saja yang sudah dibahas dalam rapat sebelumnya. Pembuatan kerangka dokumen notulen berdasarkan studi literatur dari Project Mangement Doc dan dilakukan beberapa penyesuaian agar sesuai dengan karakteristik program implementasi ERP.
Notulen mengandung beberapa konten seperti tempat dan waktu pelaksanaan rapat, topik yang dibahas, peserta yang hadir, kegiatan inti (pembahasan) dari rapat, pertanyaan dan jawaban, serta hasil kesimpulan rapat. Untuk hasil kerangka dokumen notulen, dapat dilihat pada dokumen perencanaan manajemen komunikasi program implementasi ERP di PTPN XI.
4.2.4 Kerangka Dokumen Laporan Permasalahan
Dokumen laporan permasalahan merupakan dokumen yang mendokumentasikan tentang permasalahan apa saja yang terjadi selama pelaksanaan kegiatan proyek. Setiap pelaksanaan proyek biasanya terdapat kendala – kendala dan permasalahan yang dihadapi. Hal – hal ini harus segera dikomunikasikan dengan pihak
– pihak yang berwenang agar segera ditemukan solusinya dan tidak mengganggu kegiatan proyek.
Pembuatan kerangka dokumen laporan permasalahan dilakukan dengan merujuk kepada studi literatur. Sama dengan kerangka dokumen sebelumnya, sumber literatur yang dipakai adalah Project Management Doc. Laporan permasalahan yang dibuat mecakup beberapa konten seperti jenis permasalahan, deskripsi permasalahan, status pemasalahan, pihak yang melaporkan permasalahan, pihak yang menyelesaikan permasalahan, dan tanggal penyelesaian permasalahan. Untuk hasil kerangka dokumen permasalahan proyek dapat dilihat pada dokumen perencanaan manajemen komunikasi program implementasi ERP di PTPN XI.
4.2.5 Kerangka Dokumen Laporan Progres Proyek
Dokumen laporan progres proyek merupakan dokumen yang mendeskripsikan perkembangan pengerjaan proyek dari waktu ke waktu. Dokumen pelaporan progres proyek diperlukan untuk mengkomunikasikan perkembangan pelaksanaan proyek kepada semua stakeholder yang terlibat.
Pembuatan kerangka dokumen ini juga berdasarkan studi literatur dari Project Management Doc. Dari sumber literatur yang dipakai, kemudian disesuaikan dengan karakteristik program implementasi ERP untuk membuat kerangka dokumen laporan progres proyek. Dalam kerangka dokumen laporan progres proyek akan mencakup konten – konten seperti jumlah aktivitas yang sudah diselesaikan dalam proyek, persentase kesesuaian pelaksanaan proyek dengan
perencanaan yang sudah dibuat sebelumnya, dan hasil akhir dari pelaksanaan proyek serta prediksi penyelesaian proyek. Hasil kerangka dokumen laporan progres proyek dapat dilihat pada dokumen perencanaan manajemen komunikasi program implementasi ERP di PTPN XI.
4.2.6 Kerangka Pesan Singkat
Selama kegiatan komunikasi berlangsung, maka bisa saja terdapat pesan singkat yang akan dikomunikasikan. Pesan singkat ini bisa saja dikirimkan melalui media sms, aplikasi chatting, dan email. Pesan singkat biasanya berisi informasi singkat saja sehingga tidak perlu sedetail dokumen. Meskipun penyampaian informasi melalui pesan singkat terlihat kurang formal dibanding media pengiriman informasi yang lain, tetapi harus dipastikan standarisasi yang tetap terpenuhi. Hal ini bertujuan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan komunikasi antara berbagai pihak yang saling berkomunikasi. Pembuatan kerangka pesan singkat dan pesan email ini juga akan memudahkan bagi pihak yang mengirimkan informasi dalam membuat pesan singkat.
Pembuatan kerangka pesan singkat ini dilakukan dengan merujuk kepada kebiasaan – kebisaan dalam berkomunikasi melalui pesan singkat yang memenuhi norma – norma yang berlaku di lingkungan sekitar. Selain itu, pembuatan kerangka pesan singkat ini juga bisa dilakukan melalui studi literatur tentang penulisan memo resmi berdasarkan sastra bahasa Indonesia. Konten yang dikandung dalam kerangka pesan singkat mengandung pengirim, penerima, perihal, dan tanggal pengiriman informasi [40]. Hasil dari kerangka pesan singkat ini bisa dilihat pada dokumen perencanaan manajemen komunikasi program implementasi ERP di PTPN XI.