Risal, Wenny Franciska Senjaya
Program Studi D3 Teknik Informatika, Program Studi S1 Teknik Infomatika Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Maranatha
Prof. Drg. Surya Sumantri 65, Bandung, Indonesia, 40164 risal.lau@outlook.com, wenny.senjaya@gmail.com
Abstrak
Sistem penilaian Kerja Praktek (KP), Seminar Tugas Akhir (STA), dan Tugas Akhir (TA) yang ada pada Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha saat ini masih manual yaitu masih menggunakan formulir penilaian dan kalkulasi menggunakan excel. Oleh karena itu, pada penelitian ini dibuatlah sistem penilaian KP, STA, dan TA berbasis Desktop, Windows Phone, Website, iOS, dan Andoid yang bertujuan untuk mempermudah proses penilaian sidang KP/STA/TA tersebut. Sistem ini memiliki beberapa fitur, antara lain: (1) melakukan kegiatan pendataan penelitian, (2) penilaian sidang, (3) approval penelitian, (4) mengelola data Mahasiswa KP, STA, dan TA, (5) melakukan perhitungan nilai akhir secara langsung setelah pembimbing dan penguji memberikan nilai sidang, (6) pendaftaran topik Tugas Akhir oleh mahasiswa yang telah lulus Seminar Tugas Akhir, dan (7) pembuatan laporan KP/STA/TA tiap semester. Metode yang dilakukan dalam penelitian ini adalah analisis deskriptif dengan pendekatan studi kasus. Teknik penelitian dilakukan dengan melakukan wawancara kepada pihak-pihak terkait. Diharapkan adanya aplikasi penilaian ini akan menambah kelengkapan sistem informasi penilaian yang ada di Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha.
Kata kunci: pengolahan nilai, multi-platform, perangkat bergerak pandai
1. Pendahuluan
Salah satu hasil belajar dan mengajar adalah nilai. Pemberian nilai yang cepat dan tepat merupakan salah satu faktor kepuasan dari siswa. Saat ini penilaian mata kuliah reguler sudah ditangani oleh Sistem Akademik Terpadu, hanya saja untuk nilai kerja praktek (KP), seminar tugas akhir (STA), dan tugas akhir (TA) sebagian prosesnya masih dilakukan manual (menggunakan bantuan beberapa borang dan perangkat lunak Microsoft Excel).
Ketika pemberian nilai setelah selesai sidang oleh pembimbing dan penguji, pemberian nilai dilakukan dengan cara manual, sehingga pembimbing dan penguji tidak bisa mengetahui nilai akhir dari mahasiswa KP/STA/TA tersebut secara langsung. Setelah form penilaian terisi, form penilaian diberikan kepada koordinator KP/TA, lalu koordinator KP/TA melakukan perhitungan nilai untuk mendapatkan nilai akhir dengan cara memasukkan nilai-nilai KP/STA/TA ke Microsoft Excel. Pemasukkan nilai-nilai ke Microsoft Excel ini dapat menimbulkan kesalahan dalam pengisian nilai. Penggunaan perangkat bergerak pandai saat ini semakin umum dan mudah dijangkau karena harga yang ditawarkan sangat kompetitif. Aplikasi pada perangkat bergerak pandai juga semakin bervariasi, yang asalnya berorientasi pada aplikasi bisnis umum, saat ini sudah mulai juga digunakan untuk aplikasi permainan dan aplikasi bisnis spesifik.
Sistem yang dibuat menggunakan perangkat bergerak pandai sebagai platform. Keputusan ini diambil sehingga proses penilaian dapat dilakukan
lebih mudah dan dapat diakses dimana saja (tidak bergantung dengan adanya Personal Computer atau Laptop).
Masalah di atas membutuhkan sebuah sistem yang dapat digunakan untuk mengatasi masalah tersebut, yaitu dengan membuat sistem yang terkomputerisasi dalam berbagai platform untuk mempermudah penggunaan aplikasi ini. Aplikasi yang dibuat memiliki beberapa fitur utama, diantaranya: (1) Melakukan kegiatan pendataan penelitian, (2) penilaian sidang, (3) approval penelitian, (4) mengelola data mahasiswa KP, STA, dan TA, (5) melakukan perhitungan nilai akhir secara langsung setelah pembimbing dan penguji memberikan nilai sidang, (6) pendaftaran topik Tugas Akhir oleh mahasiswa yang telah lulus Seminar Tugas Akhir, dan (7) pembuatan laporan KP/STA/TA tiap semester.
Dengan adanya sistem ini, diharapkan proses manajemen nilai-nilai KP/STA/TA oleh koordinator tiap KBK ke Microsoft excel tidak perlu dilakukan lagi. Borang-borang pendukung juga akan diintegrasikan pada aplikasi agar laporan-laporan KP/STA/TA dapat diterima koordinator tiap KBK, ketua jurusan, dan pembantu dekan secara langsung dengan cara mengunggah laporan-laporan KP/STA/TA dari aplkasi. Pemasukan nilai-nilai yang langsung ke dalam sistem dapat mengurangi kesalahan dalam pemasukan nilai-nilai tersebut, karena akan disediakan peringatan apabila ada nilai yang belum lengkap. Waktu yang dibutuhkan untuk pemasukan dan perhitungan nilai pun lebih cepat dan
akurat karena setelah semua nilai diisi, sistem akan langsung melakukan perhitungan.
2. Tinjauan Pustaka 2.1.Sistem Informasi
Sistem dapat digambarkan berupa kumpulan atau himpunan benda yang nyata atau abstrak, yang didalamnya dapat terdiri dari elemen-elemen atau obyek-obyek yang saling berhubungan dan saling mendukung satu sama lain untuk mencapai sebuah tujuan tertentu dengan cara yang lebih efektif dan efisien [1] [2].
Manfaat dari adanya sistem informasi antara lain menyajikan informasi yang berguna untuk mendukung pengambilan dari suatu keputusan, mendukung operasi harian, dan menyajikan informasi yang berkenaan dengan kepengurusan [3]. Sistem sendiri memiliki karakteristik atau sifat- sifat tertentu, dan menurut Jogianto, karakteristik atau sifat-sifat tersebut adalah[2, p. 3]: (1) Komponen; sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. (2) Batasan sistem (boundary); batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. (3) Lingkungan luar sistem (environtment); lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dana dapat juga bersifat menguntungkan sistem tersebut. (4) Penghubung sistem (interface); penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainya.
2.2.Proses Bisnis
Proses bisnis adalah sekumpulan pekerjaan yang saling berhubungan saru dengan yang lainnya yang dilakukan oleh satu atau lebih pelaku, dimana pelaku disini adalah manusia, mesin, dan lainnya yang menghasilkan suatu barang atau jasa yang dapat diidentifikasi [4].
Dalam sebuah proses bisnis, setiap masukan (input) yang ada akan diproses sehingga dapat menghasilkan keluaran (output) yang merupakan hasil dari pemrosesan masukan menjadi keluaran yang memiliki nilai bisnis dalam sebuah perusahaan ataupun perorangan.
Manfaat dari adanya proses bisnis adalah untuk melakukan perbaikan kinerja. Proses dipecah menjadi subproses, yang kemudian dipecah lagi menjadi aktivitas. Sekumpulan aktivitas penyusun proses inilah yang menjadi fokus dari analisa. Analisa proses menyediakan cara yang berguna dalam analisa bisnis karena demikianlah cara pelanggan memandang bisnis [4].
2.3.Enkripsi
Enkripsi adalah teknik pengamanan data. Apabila data dicuri oleh pihak lain, belum tentu data yang dicuri tersebut dapat dibaca [5].
Sebuah contoh algoritma enkripsi adalah MD5. MD5 singkatan dari Message-Digest Algorithm 5, yaitu fungsi hash kriptografik yang digunakan secara luas dengan hash value 128-bit. MD5 dimanfaatkan dalam berbagai aplikasi keamanan, dan umumnya digunakan untuk menguji integritas sebuah file. Hash dari MD5 sepanjang 128-bit, yang secara tipikal ditampilkan dalam bilangan hesadesimal 32- digit. Contohnya adalah "12345" di enkrip menjadi "2h36k43j34b34hj34nbgk" [5].
3. Metodologi Penelitian 3.1.Proses KP/STA/TA
Proses bisnis yang akan diterapkan dalam pembuatan aplikasi dibagi menjadi dua bagian besar, yaitu:
1. Pengumpulan Laporan. 2. Penilaian Sidang.
Berikut ini adalah penjelasan proses bisnis yang ada secara detail dan penggambarannya menggunakan flowchart:
1. Proses Bisnis Pengumpulan Laporan Proses bisnis ini terjadi sebelum sistem dibuat adalah dimulai dari mahasiswa melakukan presentasi program dan laporan, lalu melakukan sesi tanya jawab, setelah itu dosen melakukan pengisian nilai dan revisi, kemudian memberikan revisi kepada mahasiswa, lalu penilaian dan dokumen penelitian diberikan kepada koordinator, setelah itu koordinator melakukan pengkalkulasian nilai dari masing-masing dosen dan mengkalkulasi nilai akhir, kemudian jika ada perubahan nilai akhir, maka nilai akhir hasil kalkulasi diganti menjadi nilai akhir koordinator, setelah itu koordinator mengubah status approval penelitian, dan kemudian nilai akhir diberikan ke SAT dan proses berakhir.
Penilaian Sidang Koordinator Dosen Mahasiswa Start Melakukan presentasi sidang Dokumen sidang Kalkulasi penilaian dan pengecekan dokumen sidang Nilai akhir Approve penelitian dan memberikan nilai
akhir ke SAT Finish Tanya Jawab Revisi Penilaian Form revisi Memberikan dokumen sidang kepada koordinator Ada perubahan nilai akhir? Tidak Ubah nilai akhir
Ya
Nilai akhir koordinator Form penilaian
Dokumen sidang
Gambar 1. Proses Bisnis Pengumpulan Nilai
2. Proses Bisnis Penilaian Sidang
Proses bisnis yang terjadi setelah sistem dibuat adalah mahasiswa melakukan presentasi program dan laporan, lalu melakukan sesi Tanya jawab, setelah itu dosen melakukan input nilai dan revisi sekaligus pengkalkulasian nilai secara langsung oleh sistem, lalu didapatkan hasil penilaian dari masing- masing dosen baik pembimbing, penguji, ataupun evaluator dan juga nilai akhir penelitian, kemudian dosen-dosen berunding untuk menyetujui nilai akhir, setelah penyetujuan selesai, pembimbing utama akan melakukan approve penelitian, selanjutnya koordinator melakukan perubahan nilai akhir jika diperlukan, setelah itu koordinator melakukan approval penelitian dan mencetak laporan nilai akhir dan memberikan nilai akhir kepada pihak SAT.
Penilaian Sidang Koordinator Dosen Mahasiswa Start Memberikan nilai akhir ke SAT Melakukan presentasi sidang
Input nilai sidang dan revisi
Finish Pengkalkulasian nilai sidang
Hasil Penilaian dan nilai akhir
Approve nilai
Hasil Penilaian dan nilai akhir
Ada perubahan nilai?
Nilai Akhir Ubah nilai akhir
Ya
Nilai Akhir dari koordinator Tidak Tanya jawab
Approve penelitian
Gambar 2. Proses Bisnis Penilaian Sidang 3.2.Use Case Sistem Pengolahan Nilai
KP/STA/TA
Berikut ini adalah gambaran dari sistem pengolahan nilai KP/STA/TA.
Sistem Utama Administrator Dosen Koordinator Revisi Nilai Sidang Kelola Jurusan Kelola Tahun Ajaran Kelola KBK Kelola Nilai Mutu Kelola Penilaian Kelola User Laporan Lihat Nilai Input Jadwal Sidang Lihat Jadwal Sidang Input Nilai Pembimbing Lapangan Lihat Log
Gambar 3. Use Case Sistem Pengolahan Nilai 4. Implementasi
Halaman Login ini merupakan tampilan awal ketika sistem dijalankan. Untuk masuk kedalam sistem, pengguna harus mengisi username dan password dengan benar. Jika username dan password benar, maka pengguna akan masuk kedalam sistem. Jika username dan password salah, maka akan muncul pesan peringatan.
Gambar 4. Halaman Login 4.2.Halaman Profil
Halaman profil ini hanya bisa di akses oleh pengguna yang masuk kedalam sistem. Dalam Halaman ini, pengguna bisa melihat username, nama, dan peran pengguna yang masuk kedalam sistem. Selain itu terdapat pula fitur Daftar TA yang hanya bisa dipakai oleh mahasiswa yang sudah mengambil mata kuliah Seminar Tugas Akhir dan sudah lulus mata kuliah Seminar Tugas Akhir tersebut.
Gambar 5. Halaman Profil 4.3.Halaman Berita
Halaman Berita digunakan pengguna untuk melihat data berita yang ada pada sistem. Selain itu juga terdapar fitu pencarian Berita yang berguna untuk mencari data Berita yang diinginkan pengguna.
Gambar 6. Halaman Berita 4.4.Halaman Jadwal
Halaman Jadwal digunakan oleh pengguna untuk melihat data jadwal yang ada pada sistem. Selain itu juga terdapar fitu pencarian Jadwal yang berguna untuk mencari data Jadwal yang diinginkan pengguna.
Gambar 7. Halaman Jadwal 4.5.Halaman Daftar Tugas Akhir
Halaman Daftar TA ini hanya bisa diakses oleh pengguna yang mempunyai hak akses sebagai Mahasiswa. Pengguna bisa mendaftar Tugas Akhir yang dimana pengguna sebagai mahasiswa tersebut harus lulus terlebih dahulu mata kuliah Seminar Tugas Akhir.
Gambar 8. Halaman Daftar Tugas Akhir 4.6.Halaman Lihat Nilai dan Revisi
Halaman Lihat Nilai dan Revisi ini hanya bisa diakses oleh pengguna yang mempunyai hak akses sebagai Mahasiswa. Dalam halaman ini, pengguna bisa melihat nilai dan revisi dari sidang pengguna yang masuk kedalam sistem tersebut.
Gambar 9. Halaman Lihat Nilai dan Revisi 4.7.Halaman Pemberian Nilai dan Revisi
Halaman Penilaian Nilai ini digunakan oleh pengguna untuk melihat detail dari data jadwal sidang mahasiswa KP, STA, dan TA yang sebelumnya dipilih oleh pengguna. Selain itu, dalam halaman ini terdapat fitur Penilaian, App Nilai, Lihat Nilai, dan Refresh. Fitur Penilaian berfungsi untuk memberikan nilai kepada mahasiswa KP, STA, dan TA yang dipilih sebelumnya. Fitur Approve berfungsi untuk memberikan persetujuan nilai yang telah diberikan pengguna sebagai Koordinator atau Dosen kepada mahasiswa KP, STA, dan TA yang dipilih sebelumnya. Fitur Lihat Nilai berfungsi untuk melihat nilai sidang dari mahasiswa KP, STA, dan TA yang dipilih sebelumnya. Fitur Refresh berfungsi untuk refresh Halaman Penilaian Nilai tersebut.
Gambar 10. Halaman Pemberian Nilai dan Revisi 5. Hasil Penelitian
Setelah sistem dibuat, dibagikan kuisoner kepada 50 responden yang tediri dari 40 puluh orang mahasiswa/i dan 10 orang dosen (staf pengajar). Survei berupa kuisoner tingkat kepuasan penggunaan aplikasi dibandingkan dengan sistem manual (kertas). Berikut adalah rangkuman dari kuisoner tersebut (SS - Sangat Setuju, S - Setuju, TS - Tidak Setuju, dan STS - Sangat Tidak Setuju).
Aplikasi mudah digunakan
SS S TS STS
Revisi Nilai Dapat Dilihat Realtime
6. Penutup 6.1.Simpulan
Dari penelitian yang dilakukan dan kuisoner yang dibagikan maka dapat diambil beberapa kesimpulan, sebagai berikut:
1. Aplikasi yang dibuat dapat membantu koordinator dalam pengolahan nilai sidang, yaitu menghitung nilai akhir secara langsung setelah pembimbing dan penguji memberikan nilai.
2. Aplikasi yang dibuat dapat membantu mahasiswa agar dapat melihat langsung nilai akhir dan revisi yang didapat, setelah dosen yang bersangkutan memberikan nilai.
3. Aplikasi yang dibuat dapat membantu mahasiswa dalam mendaftarkan Tugas Akhir setelah lulus Seminar Tugas Akhir.
4. Aplikasi dapat menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan koordinator, ketua jurusan, dan pembantu dekan.
5. Aplikasi yang dapat membantu mahasiswa Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha dalam mendapatkan informasi terkini mengenai KP/STA/TA dan nilai akhir KP/STA/TA.
6. Aplikasi yang memiliki fitur pengelolaan data Tugas Akhir dalam menghasilkan barang yang
digunakan dalam akreditasi jurusan diharapkan dapat mempermudah panitia akreditasi dalam melakukan pengolahan data yang diperlukan untuk akreditasi jurusan.
6.2.Saran Pengembangan
Beberapa saran pengembangan yang dapat digunakan untuk menyempurnakan penelitian ini. 1. Membuat aplikasi yang dapat membantu
koordinator dalam penyusunan jadwal sidang mahasiswa KP, STA, dan TA.
2. Membuat aplikasi yang dapat mengatur dan menampilkan formulir-formulir KP, STA, dan TA agar mahasiswa tidak perlu mencetak formulir-formulir KP, STA, dan TA.
3. Membuat aplikasi yang dapat memunculkan notifikasi pada icon aplikasi setiap ada data yang ditambahkan atau diubah.
4. Membuat aplikasi yang dapat memasukkan gambar pada sistem saat memasukkan revisi sidang mahasiswaKP, STA, dan TA.
5. Membuat aplikasi yang dapat membuat laporan hasil sidang KP, STA, dan TA.
6. Membuat aplikasi yang memiliki fitur sync yang dapat menyimpan nilai secara offline dan akan melakukan pengecekan ke server secara otomatis.
7. Membuat aplikasi yang memiliki fitur offline mode yang berfungsi agar aplikasi dapat dibuka dalam keadaan offline.
8. Membuat aplikasi yang memiliki fitur graph view yang berfungsi untuk menampilkan data nilai siding secara grafik agar lebih menarik. 9. Membuat aplikasi yang memiliki fitur push
notification untuk memberikan informasi dari server meskipun aplikasi sedang ditutup. 10. Perlunya backup database secara
terkomputerisasi untuk kemudahan Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha dalam melindungi data dari hal-hal yang tidak terduga.
11. Sistem yang telah dibuat dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan di masa mendatang.
Daftar Pustaka
[1] L. D. Bentley and J. L. Whitten, Systems Analysis and Design for the Global Enterprise Seventh Edition, New York: McGraw-Hill, 2007.
[2] Jogianto, Sistem Teknologi Informasi, Yogyakarta: CV. Andi Offset, 2005.
[3] Fathansyah, Basis Data, Bandung: Informatika, 2007.
[4] Octaviani, SQL Server 2008 Express, 2010. [5] W. Komputer, Memahami Metode Enkripsi &
Security Data, Semarang: Andi Publisher, 2003. Revisi Laporan Dapat Dilihat Realtime
SS S TS STS
Laporan Aplikasi Memudahkan Koordinator/Mahasiswa
SS S TS STS
Pengumuman Dapat Mudah Diakses