(RM) Kumpulan Pengurusan
7.1 Peraturan Kad Korporat
7.1.1 Tafsiran
i. Kad Korporat adalah merujuk kepada kad kredit korporat yang dilanggan oleh Universiti daripada Bank bagi membolehkan pembayaran dibuat ke atas perbelanjaan yang dibenarkan.
ii. Belanja keraian adalah merujuk kepada belanja makan dan minum sahaja.
iii. Had kredit adalah merujuk kepada amaun maksimum yang dibenarkan untuk dibelanjakan bagi setiap kad korporat.
iv. Pegawai yang dinamakan adalah merujuk kepada pegawai yang dinamakan oleh Ketua PTj dan bertanggungjawab dalam urusan pentadbiran PTj.
7.1.2 Pihak Berkuasa Melulus
i. Pihak Berkuasa Melulus adalah seperti yang diperincikan dalam Lampiran 1 Bab Governan, Bahagian Tadbir Urus Kewangan, Peraturan Kewangan dan Perakaunan Universiti.
7.1.3 Pelaksanaan
i. Konsep penjimatan dalam perbelanjaan dapat diterapkan dalam menjalankan urusan rasmi atau berkursus apabila menggunakan kaedah tunai. Antara perbelanjaan perjalanan yang boleh dijimatkan adalah:
142 a. Pembelian tiket kapal terbang secara dalam talian berbanding
tempahan melalui panel Universiti;
b. Penggunaan kemudahan pengangkutan awam berbanding tempahan melalui agen pelancongan.
ii. Penggunaan kad korporat membantu memudahkan beberapa urusan rasmi atau berkursus dan terhad kepada kemudahan berikut:
a. Pembayaran penginapan kemudahan untuk tempahan secara dalam talian dan pembayaran tanpa membuat pendahuluan.
Pendahuluan elaun makan boleh dipertimbangkan dan tertakluk kepada had yang dibenarkan;
b. Pembayaran bagi tempahan tiket kapal terbang secara dalam talian;
c. Perbelanjaan pelbagai dalam perjalanan seperti bayaran pengangkutan awam, bayaran passport/visa, bayaran cukai lapangan terbang, lebihan bagasi (excess baggage) kerana tugas, dobi (untuk urusan rasmi), belanja keraian (tertakluk kepada perenggan iv), dan lain – lain lagi.
iii. Belanja Keraian:
a. Penggunaan kad korporat dibenarkan bagi tujuan belanja keraian di luar negara dengan syarat:
(i) sesuatu lawatan yang dihadiri bersama oleh Canselor, Pro Canselor, Lembaga Pengarah Universiti, Naib Canselor dan/atau Timbalan – Timbalan Naib Canselor sahaja;
(ii) dengan tujuan untuk melihat dan memantau aktiviti serta masalah yang dihadapi oleh pegawai yang berada di luar negara;
143 (iii) meraikan pegawai bertujuan untuk mengeratkan
pertalian diantara pihak pengurusan universiti dan pegawai/pelajar Universiti yang berada di luar negara.
iv. Selain itu, penggunaan kad korporat turut dibenarkan untuk:
a. Pembelian buku
b. Pembelian barang dan perkhidmatan untuk penyelidikan
c. Pembayaran yuran kursus/persidangan/pembentangan kertas kerja/penerbitan artikel dan jurnal
d. Bayaran bantuan mengurus jenazah pegawai
e. Langganan Aplikasi Information and Communication Technology (ICT) mengikut syarat berikut:
(i) Mod bayaran yang ditetapkan oleh penyedia perkhidmatan adalah melalui kad kredit sahaja;
(ii) Aplikasi ICT yang dilanggan oleh PTj telah mendapat kelulusan Pihak Berkuasa Melulus; dan
(iii) Perolehan aplikasi ICT adalah tertakluk kepada tatacara perolehan yang berkuat kuasa.
f. Bayaran-bayaran lain yang boleh menjimatkan perbelanjaan universiti tertakluk kepada kelulusan Bendahari dan tidak mensyaratkan perbandingan harga.
v. Perbelanjaan yang tidak dibenarkan adalah:
a. Perbelanjaan yang bersifat peribadi;
144 b. Bayaran untuk penginapan dan tempahan-tempahan lain atas
anjuran pihak luar (perbelanjaan perlu dibiayai oleh pihak yang menjemput/penganjur);
c. Pembayaran secara pakej kepada agen Universiti atau agen luar bagi perjalanan luar negara;
d. Bayaran makan.
vi. Syarat-syarat tambahan penggunaan adalah seperti berikut:
a. Perbelanjaan yang dibenarkan dan perlu mengikut kelayakan serta tertakluk kepada pekeliling dan peraturan yang sedang berkuat kuasa.
b. Sekiranya pegawai menggunakan kemudahan kad selain daripada untuk melaksanakan urusan rasmi atau berkursus, pegawai perlu membayar balik keseluruhan perbelanjaan melalui potongan gaji bulan berikutnya.
7.1.4 Kelayakan
i. Kemudahan kad korporat layak diberi kepada Pegawai Pengurusan Tertinggi Universiti, Ketua PTj dan Pegawai-pegawai yang dinamakan bagi sepanjang tempoh lantikan sama ada berjawatan tetap atau lantikan secara kontrak atau pinjaman.
7.1.5 Had Kemudahan Kredit
i. Had kredit bagi kad korporat adalah seperti berikut:
Bil Jawatan Jumlah Had Kredit (RM)
1. Naib Canselor 20,000.00
2. Timbalan Naib Canselor dan Penolong
Naib Canselor 15,000.00
145
Bil Jawatan Jumlah Had Kredit (RM)
3. Ketua PTj/Pegawai Pengurusan Tertinggi
Universiti 10,000.00
4.
Pegawai – pegawai yang dinamakan berdasarkan PTj seperti berikut:
i) Canselori
ii) Pejabat Pendaftar
iii) Pejabat TNCPI-CRIM (Penyelidikan)
10,000.00
iv) PTj-PTj Lain 6,000.00
ii. Sekiranya terdapat keperluan mendesak untuk meningkatkan had kredit sedia ada untuk tempoh tertentu bagi tujuan penggunaan yang dibenarkan hendaklah mendapatkan kelulusan Bendahari.
7.1.6 Kaedah Permohonan
i. Pemohon perlu mengisi borang yang telah ditetapkan oleh pihak bank berserta dokumen - dokumen sokongan yang diperlukan.
ii. Pejabat Bendahari akan menguruskan urusan permohonan dengan pihak bank yang berkaitan.
iii. Setelah kad diterima, pengguna perlu membuat pengesahan bersama pihak bank untuk pengaktifan kad.
7.1.7 Kaedah Tuntutan
i. Pelarasan perbelanjaan dibuat dengan menggunakan Borang Tuntutan Perjalanan dan perlu disertakan dengan dokumen sokongan perjalanan yang lengkap, resit-resit rasmi perbelanjaan dan salinan penyata dari bank.
146 ii. Semua urusan tuntutan perjalanan perlu sampai ke Pejabat
Bendahari pada atau sebelum 10hb bulan berikutnya.
iii. Pejabat Bendahari akan membuat pemotongan gaji bagi mana-mana perbelanjaan yang tidak dibenarkan dan tuntutan yang tidak diterima selepas 10hb bulan berikutnya.
7.1.8 Tanggungjawab
i. Tanggungjawab pemegang kad korporat:
a. Menggunakan kad korporat mengikut peraturan yang telah ditetapkan.
b. Membuat penyesuaian perbelanjaan setiap bulan dengan mengisi Penyata Penyesuaian Kad Korporat seperti di Lampiran 7.0(i).
c. Memastikan kad korporat berada dalam keadaan selamat dan baik.
d. Melaporkan kepada Pejabat Bendahari dan bank jika berlaku kehilangan/ kerosakan.
ii. Tanggungjawab Pejabat Bendahari:
a. Bayaran bagi penggunaan Kad Korporat kepada Bank adalah untuk urusan rasmi yang dibenarkan sahaja dan tertakluk kepada peraturan yang berkuat kuasa.
b. Semua transaksi perbelanjaan mempunyai dokumen sokongan yang lengkap.
147 c. Membuat pembayaran secara sekaligus dalam tempoh 14 hari
setelah menerima penyata daripada pihak bank.
d. Memantau dan menyelaras penggunaan kad korporat.
e. Berurusan dengan pihak bank berkaitan penamatan, pembatalan, kehilangan dan kerosakan kad korporat.
7.1.9 Penggantungan Kemudahan Kad Korporat
i. Pejabat Bendahari boleh menggantung kemudahan kad korporat sekiranya:
a. Pemegang kad tidak mematuhi mana-mana peraturan yang telah ditetapkan.
b. Pemegang kad gagal untuk mengemukakan laporan penggunaan bulanan yang lengkap dalam tempoh yang ditetapkan.
ii. Bagi perenggan 7.1.9, i. b. di atas, amaun yang telah digunakan akan dikutip semula melalui potongan gaji bulanan pemegang kad sehingga selesai.
7.1.10 Pemulangan atau Pembatalan Kad Korporat
i. Pemulangan atau pembatalan kad korporat perlu dilakukan apabila:
a. Tamat tempoh lantikan
b. Tamat perkhidmatan
c. Rosak
148 d. Kehilangan
ii. Kad korporat perlu dipulangkan kepada Pejabat Bendahari dan tindakan pembatalan atau penggantian kad korporat akan diambil.
iii. Segala tuntutan perlu diselesaikan sebelum pemulangan kad korporat dilakukan:
(i) Tuntutan Perjalanan
(ii) Penyata Penyesuaian Kad Korporat
iv. Kerosakan dan kehilangan pada kad korporat perlu dilaporkan kepada pihak bank dan/atau menyerahkan kepada Pejabat Bendahari untuk tindakan selanjutnya.
7.1.11 Borang
i. Penyata Penyesuaian Kad Korporat diwujudkan bagi tuntutan selain tuntutan perjalanan.
ii. Memastikan semua perbelanjaan sebenar direkodkan untuk semakan Pejabat Bendahari.
iii. Memastikan perbelanjaan dibuat mematuhi peraturan yang ditetapkan.
7.1.12 Proses Kerja
i. Proses kerja dan carta alir (Lampiran 7.0 (ii)) diwujudkan bagi tuntutan selain tuntutan perjalanan untuk memastikan proses kerja berjalan dengan lancar.
149 7.1.13 Proses Pembayaran
i. Pembayaran kad korporat akan dibuat di Pejabat Bendahari.
ii. Pembayaran yang dibuat adalah menggunakan peruntukan PTj atau peruntukan perjalanan luar negara PTj pengguna.
iii. Segala lebihan belanja atau perbelanjaan tidak dibenarkan akan ditolak melalui pelarasan tuntutan perjalanan berkenaan dan tindakan pemotongan gaji akan dikenakan.
iv. Sebarang permohonan bayaran balik pendahuluan kad korporat secara ansuran untuk perbelanjaan tidak dibenarkan adalah tertakluk kepada kelulusan Pihak Berkuasa Melulus.
7.1.14 Hal-Hal Lain
i. Pengeluaran Kad Korporat adalah tertakluk kepada cukai perkhidmatan di bawah Akta Cukai Perkhidmatan 2018 (Akta 807).
Selain daripada pengenaan cukai perkhidmatan tersebut, tiada caj lain yang boleh dikenakan oleh Bank termasuklah caj langganan dan yuran tahunan.
150 8.0 ELAUN AHLI SEKTOR SWASTA DAN EXTERNAL STAKEHOLDERS
8.1 Tatacara Bayaran Elaun Dan Kemudahan Kepada Ahli Sektor Swasta Yang