BAB III : SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL ATAS
C. Perencanaan Biaya Operasional
Setiap perusahaan harus menyiapkan suatu perencanaan,yang merupakan suatu usaha untuk merumuskan tujuan-tujuan dan menyusun program operasi yang lengkap dalam rangka mencapai tujuan tersebut. Termasuk pula proses penentuan strategi yang disusun untuk jangka panjang dan jangka pendek. Tanpa adanya suatu perencanaan yang baik, kemungkinan besar usatu perusahaan besar akan mengalami kegagalan.
Perencanaan pada dasarnya adalah memilih alternatif-alternatif yang mungkin dilaksanakan dengan mempertimbangkan tujuan perusahaan serta sumber-sumber ekonomi yang dimiliki oleh perusahaan dan kendala-kendala yang dihadapi. Untuk tujuan tersebut manajemen harus mengetahui data-data yang relevan terutama yang menyangkut penghasilan dan biaya dimasa yang akan datang.
Biaya operasional merupakan elemen yang penting dalam pembentukan laba pada suatu perusahaan. Oleh karena itu harus direncanakan dengan sebaik-baiknya. Perencanaan biaya operasional dilakukan melalui penyusunan anggaran biaya.
Menurut Husnan dan Pudjiastuti (2012 : 99) definisi perencanaan adalah : “Perencanaan adalah untuk memperkirakan posisi dan kondisi keuangan di masa yang akan datang dalam jangka pendek atau jangka panjang”.
Dalam suatu organisasi perencanaan memiliki posisi penting dari langkah-langkah berikutnya. Kematangan dan kesalahan dalam perencanaan mampu memberi pengaruh positif dan negatif pada masa yang akan datang.
Menurut Supriyono (1999 : 7) definisi perencanaan adalah :
“Perencanaan adalah proses untuk menentukan tujuan organisasi yang akan dicapai perusahaan dan mengatur strategi yang akan dilaknsanakan, perencanaan ini dapat disusun untuk jangka pendek atau jangka panjang, dan akan dipakai dasar untuk mengendalikan kegiatan perusahaan”.
Dari kedua definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa perencanaan sebenarnya adalah menetapkan suatu cara bertindak sebelum tindakan itu dilaksanakan dengan pertimbangan yang matang serta kemungkinan yang akan terjadi, diharapkan bahwa tujuan yang diinginkan tercapai.
Para perencana tidak akan dapat mengendalikan waktu yang akan datang, tetapi seharusnya berusaha untuk mengidentifikasi dan menghindarkan
kegiatan-kegiatan sekarang dan hasil-hasilnya yang dapat disempurnakan akan mempengaruhi waktu yang akan datang, yaitu meningkatkan pembuatan keputusan yang lebih baik.
Dengan disusunnya perencanaan maka manfaat yang akan diperoleh perusahaan adalah:
1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.
2. Membantu dalam kristalisasi penyesuaian pada masalah-masalah utama. 3. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas. 4. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.
5. Memberi cara pemberian perintah untuk beroperasi .
6. Memudahkan dalam melakukan koordinasi antar organisasi.
7. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami. 8. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.
9. Menghemat waktu usaha dan dana.
Dalam operasional setiap perusahaan senantiasa diperlukan langkah yang sistematis untuk dapat memberdayakan potensi sumber dayanya secara efisien dan efektif. Untuk mencapai kondisi tersebut diperlukan perencanaan yang cermat dari manajemen dalam meneliti langkah operasional yang akan dilakukan.
1. Pengertian Anggaran
Didalam melaksanakan kegiatan usaha, setiap perusahaan selalu dihadapkan pada masa yang penuh dengan ketidakpastian, hingga akan menimbulkan masalah pemilihan dari berbagai alternatif kebijakan yang akan
ditempuh dalam melaksanakan kegiatan usaha tersebut. Disamping itu didalam pelaksana kebijakan yang telah diputuskan tersebut, perlu adanya suatu alat untuk mengkoordinasikan semua kegiatan agar dapat berjalan secara resmi dan terkendali. Untuk keperluan tersebut banyak sarana manajemen yang dapat dipergunakan dan salah satunya dalam bentuk anggaran. Dengan kata lain, anggaran akan sangat bermanfaat untuk mensinergikan seluruh sumber dana dan daya dalam suatu perusahaan dalam rangka mencapai tujuannya.
Tujuan perusahaan dalam berbagai bentuk : tujuan umum, tujuan khusus, yang dijabarkan dalam angka kuantitatif di masukkan dalam budget ini, dan budget inilah yang nanti menjadi kompas, arah dan pedoman kerja manajemen.
Anggaran merupakan suatu rencana kerja yang disusun secara sistematis dan dinyatakan dalam satuan uang. Jadi anggaran ini telah membahas kebutuhan manajemen dalam melaksanakan fungsinya berupa perencanaan baik perencanaan jangka pendek, maupun perencanaan jangka panjang (corporate plan) ataupun perencanaan yang bersifat politis, strategis, taktis, sampai dengan perencanaan operasional, kesemuanya dirumuskan secara terpadu dan sistematis didalam anggaran tersebut.
Berdasarkan pengertian diatas, dapat lebih ditelaah bahwa anggaran merupakan :
1. Suatu rencana yang terorganisasi dan menyeluruh 2. Rencana yang dinyatakan dalam unit moneter 3. Rencana atas operasi dan sumber daya perusahaan
Suatu anggaran merupakan harapan perusahaan dimasa yang akan datang. Perencanaan melibatkan pengendalian dana rekayasa dari variabel-variabel yang relevan dan mengurangi dampak ketidakpastian. Anggaran membuat manajemen proaktif untuk mempengaruhi lingkungan yang menarik perhatiannya. Suatu anggaran menyatakan perencanaan yang formal dan membantu untuk merealisasi harapan-harapan manajemen.
Dapat juga dirumuskan bahwa anggaran adalah rencana kerja sistematis yang tertulis mengenai kegiatan perusahaan yang disusun melalui analisa yang cermat berdasarkan periode yang lalu yang dimiliki dalam satuan uang yang dijabarkan dalam bentuk angka-angka yang meerupakan pencerminan tujuan perusahaan yang disusun dalam jangka waktu tertentu.
Ada beberapa hal yang perlu dientukan dari rumusan tersebut, yaitu :
1. Bahwa anggaran tersebut harus bersifat formil yaitu anggaran disusun dengan sengaja dan sungguh-sungguh dalam bentuk tertulis sehingga diketahui semua pihak yang terlibat pada operasi perusahaan.
2. Rencana kerja yang sistematis artinya dibuat secara berurutan dan berdasarkan suatu logika, hitungan, dengan kata lain dapat dilaksanakan dan dicapai. 3. Menganalisa tentang apa yang terjadi secara cermat untuk itu setiap manajer
diharapkan pada tanggung jawab untuk mengambil keputusan berdasarkan beberapa asumsi tertentu mengenai jasa yang akan datang berdasarkan periode lalu. Dibuat dalam satuan uang sehingga memberikan gambaran yang cukup jelas apa yang hendak dicapai.
4. Merupakan pencerminan tujuan, dimanauntuk meihat tujuan perusahaandapat dilihat dari anggaran. Tetapi perlu ditekankan bahwa anggaran bukanlah tujuan, hanya cermin dari tujuan perusahaan.
Menurut Nafirin (2004 : 12) definisi anggaran adalah :
“Anggaran adalah suatu rencana keuangan periodik yang disusun berdasarkan program yang telah diarahkan. Anggaran (budget) merupakan rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang untuk jangka waktu tertentu”
Menurut Mulyadi (2001 : 515) definisi anggaran adalah :
“Anggaran merupakan suatu rencana kerja yang dinyatakan secara kuantitatif, yang diukur dalam satuan moneter standar dan satuan ukuran yang lain, mencakup jangka waktu satu tahun”.
2. Tujuan Anggaran
Tujuan anggaran meliputi :
a. Untuk menyatakan harapan/sasaran perusahaan secara jelas dan formal, sehingga bisa menghindari keracunan dan memberikan arah terhadap apa yang hendak dicapai manajemen.
b. Untuk mengkomunikasikan harapan manajemen kepada pihak-pihak terkait sehingga anggaran dapat dimengerti, didukung dan dilaksanakan.
c. Untuk menyediakan rencana terinci mengenai aktivitas dengan maksud mengurangi ketidakpastian dan memberikan pengarahan yang jelas bagi individu dan kelompok dalam upaya mencapai tujuan perusahaan.
d. Untuk mengkoordinasikan cara/metode yang akan ditempuh dalam rangka memaksimalkan sumber daya.
e. Untuk menyediakan alat pengukur dan mengendalikan kinerja individu dan kelompok, serta menyediakan informasi yang mendasari perlu tidaknya tindakan koreksi.
3. Prosedur Penyusunan Anggaran
Sistem penyusunan anggaran merupakan tahap perencanaan pengelolaan sumber daya yang tependek jangka waktunya dan merupakan tahap perencanaan terakhir, sebelum pengelolaan sumber daya yang diimplementasikan. Oleh karena pada dasarnya organisasi perusahaan merupakan institusi pencipta kekayaan, penyusunan anggaran merupakan tahap penting dalam resource management system.
Penyusunan anggaran pada dasarnya merupakan perencanaan penciptaan nilai (value creation), sehingga sistem penyusunan anggaran harus menjanjikan dihasilkannya laba memadai selama jangka waktu anggaran, agar organisasi perusahaan mampu memenuhi tujuannya menciptakan kekayaan. Oleh karena itu, sistem penyusunan anggaran disebut pula sebagai sistem perencanaan laba jangka pendek (short fun profit planning).
Penyusunan anggaran biaya operasional Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan bersama-sama dengan anggaran lainnya pada perusahaan tidak menggunakan panitia anggaran yang menangan penyusunan anggaran.
Dasar penyusunan biaya anggaran operasional Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Historical atau pengalaman anggaran tahun lalu
Salah satu yang menjadi dasar penyusunan adalah anggaran pada tahun-tahun yang lewat.
2. Realisasi tahun berjalan
Realisasi tahun berjalan sangat penting untuk menjadi dasar pertimbangan dalam penyusunan anggaran. Biasanya realisasi tahun berjalan yang digunakan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai dengan 12 bulan. Realisasi tahun berjalan memberikan data informasi yang lebih nyata dan akurat karena merupakan hasil sebenarnya.
3. Melihat kondisi eksternal secara umum
Penyusunan anggaran yang didasarkan pada apa yang terjadi pada masa sekarang dan apa yang kelak akan terjadi pada masa yang akan datang, terutama mengenai kebijaksanaan pemerintah (UU Perburuan, UU Perpajakan), kondisi alam (apabila terjadi bencana alam pada suatu daerah, maka anggaran diturunkan), indikator ekonomi (inflasi, suku bunga bank, kebijakan moneter).
Hal ini sangat penting untuk perkiraan/asumsi mengantisipasi hal-hal yang mungkin akan terjadi.
Instruksi penyusunan anggaran yang diterima pimpinan/kepala bagian disampaikan kepada bagian keuangan serta memberikan pengarahan dalam penyusunan anggaran. Kemudian bagian keuangan menginformasikan kepada bendahara untuk menyusun anggaran. Berdasarkan pengarahan kepala bagian tentang sasaran dan tujuan yang ingin dicapai masing-masing bagian menyusun anggaran berdasarkan bahan-bahan rencana untuk tahun berkutnya.
Anggaran yang telah disusun oleh tiap-tiap bagian diserahkan kepada bagian keuangan. Selanjutnya bagian keuangan menyusun anggaran tiap bagian menjadi anggaran yang homogen/anggaran keseluruhan disertai dengan perbaikan/revisi terhadap anggaran yang disusun setiap bagian. Terakhir anggaran tersebut diberikan kepada dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara untuk disetujui/diserahkan, bila dekan mensahkan maka mulailah pelaksanaan anggaran.
Anggaran ini dijadikan pedoman kerja tiap bagian dalam melaksanakan untuk mencapai tujuan perusahaan. Anggaran Fakultas Ekonomi juga dijadikan acuan dalam melakukan penilaian prestasi kerja. Namun perlu ditekankan bagian keuangan tidak menetapkan angaran apabila terjadi suatu penyimpangan antara anggaran dan realisasi pada suatu bagian yang merupakan penurunan prestasi kerja, maka akan dianalisa kembali sebab-sebab terjadinya penyimpangan.
Bila penyimpangan disebabkan oleh situasi dan kondisi yang sulit diperkirakan, maka anggaran Fakultas Ekonomi dapat direvisi untuk disesuaikan
dengan situasi sekarang. Untuk itu diharapkan agar anggaran yang disusun bersifat fleksibel.
4. Pembagian Anggaran Biaya Operasional
Anggaran biaya operasional adalah anggaran/taksiran semua biaya yang dikeluarkan yang pada hakekatnya habis dalam masa 1 tahun buku. Penyusunan anggaran biaya operasional yang biasa terjadi pada suatu perusahaan adalah : 1. Anggaran biaya tetap
Anggaran biaya tetap adalah kelompok biaya yang besarnya dapat diduga sebelumnya sesuai dengan besarnya kegiatan atau volume produksi. Yang termasuk biaya ini adalah depresiasi, pajak, asuransi, biaya kredit, dan lain-lain. 2. Anggaran biaya variabel
Anggaran biaya variabel adalah biaya yang berubah-ubah secara proporsional yang merubah volume produksi. Ini berarti jika terjadi peningkatan aktivitas perusahaan, maka jumlah biaya variabel akan meningkat pula begitu juga sebaliknya. Yang termasuk biaya variabel misalnya bahan baku langsung, biaya tenaga kerja, dan lain-lain.
3. Anggaran biaya semi variabel
Biaya semi variabel merupakan biaya-biaya yang sebagian mempunyai sifat tetap dan sebagian lagi mempunyai sifat tidak tetap. Yang temasuk biaya variabel antara lain : biaya pemeliharaan mesin, biaya pemeliharaan gedung dan alat-alat, upah atau gaji insentif , dan lain-lain.
D. Pengendalian Biaya Operasional
