BAB 7 Fungsi fungsi pengelolaan pendidikan
2. Perencanaan
(3) Perencanaan strategi, yaitu kebutuhan jangka panjang dan menentukan komprehensif yang telah diarahkan;
(4) Perencanaan operasional, kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut;
(5) Perencanaan tetap, digunakan untuk kegiatan yang terjadi berulang kali (terus-menerus); dan (6) perencanaan sekali pakai, digunakan hanya sekali untuk situasi yang unik.
g. Dasar-dasar Perencanaan yang Baik
Dasar-dasar perencanaan yang baik meliputi:
(1) Forecasting, proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang;
122
(2) Penggunaan skenario, meliputi penentuan beberapa alternatif skenario masa yang akan datang atau peristiwa yang mungkin terjadi;
(3) Benchmarking, perbandingan eksternal untuk mengevaluasi secara lebih baik suatu arus kinerja dan menentukan kemungkinan tindakan yang dilakukan untuk masa yang akan datang;
(4) Partisipan dan keterlibatan, perencanaan semua orang yang mungkin akan mempengaruhi hasil dari perencanaan dan atau akan membantu engimplementasikan perencanaan perencanaan tersebut; dan
(5) Penggunaan staf perencana, bertanggung jawab dalam mengarahkan dan mengkoordinasi sistem perencanaan untuk organisasi secara keseluruhan atau untuk salah satu komponen perencanaan yang utama.
h. Tujuan Perencanaan
(1) Untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan non-manajerial;
(2) Untuk mengurangi ketidakpastian; (3) Untuk meminimalisasi pemborosan; dan
(4) Untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya.
i. Sifat Rencana yang Baik
Rencana dikatakan baik jika memiliki sifat sifat-sifat sebagai berikut:
(1) Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas;
(2) Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya;
(3) Stabilitas, setiap rencana tidak setiap kali mengalami perubahan, sehingga harus dijaga stabilitasnya;
123
(4) Ada dalam pertimbangan; dan
(5) Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.
2) Organizing (Pengorganisasian) a) Pengertian Pengorganisasian
Organizing berasal dari kata organon dalam bahasa Yunani
yang berarti alat, yaitu proses pengelompokan kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan-tujuan dan penugasan setiap kelompok kepada seorang manajer. Pengorganisasian dilakukan untuk menghimpun dan mengatur semua sumber-sumber yang diperlukan, termasuk manusia, sehingga pekerjaan yang dikehendaki dapat dilaksanakan dengan berhasil.
b) Ciri-ciri Organisasi
Ciri-ciri organisasi adalah sebagai berikut: (1) Mempunyai tujuan dan sasaran;
(2) Mempunyai keterikatan format dan tata tertib yang harus ditaati;
(3) Adanya kerjasama dari sekelompok orang; dan (4) Mempunyai koordinasi tugas dan wewenang.
c) Komponen-komponen Organisasi
Ada empat komponen dari organisasi yang dapat diingat dengan kata “WERE” (Work, Employees, Relationship dan
Environment).
(1) Work (pekerjaan) adalah fungsi yang harus dilaksanakan berasal dari sasaran- sasaran yang telah ditetapkan.
(2) Employees (pegawai-pegawai) adalah setiap orang yang ditugaskan untuk melaksanakan bagian tertentu dari seluruh pekerjaan.
124
(3) Relationship (hubungan) merupakan hal penting di dalam organisasi. Hubungan antara pegawai dengan pekerjaannya, interaksi antara satu pegawai dengan pegawai lainnya dan unit kerja lainnya dan unit kerja pegawai dengan unit kerja lainnya merupakan hal-hal yang peka.
(4) Environment (lingkungan) adalah komponen terakhir yang mencakup sarana fisik dan sasaran umum di dalam lingkungan dimana para pegawai melaksanakan tugas-tugas mereka, lokasi, mesin, alat tulis kantor, dan sikap mental yang merupakan faktor-faktor yang membentuk lingkungan. d. Tujuan organisasi
Tujuan organisasi merupakan pernyataan tentang keadaan atau situasi yang tidak terdapat sekarang, tetapi dimaksudkan untuk dicapai pada waktu yang akan dating melalui kegiatan-kegiatan organisasi.
e. Prinsip-prinsip organisasi
Williams (1965: 85) mengemukakan pendapat bahwa prinsip-prinsip organisasi meliputi :
(1) Prinsip bahwa organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas ;
(2) Prinsip skala hirarki; (3) Prinsip kesatuan perintah; (4) Prinsip pendelegasian wewenang; (5) Prinsip pertanggungjawaban; (6) Prinsip pembagian pekerjaan; (7) Prinsip rentang pengendalian; (8) Prinsip fungsional;
(9) Prinsip pemisahan; (10) Prinsip keseimbangan; (11) Prinsip fleksibilitas; dan
125
(12) Prinsip kepemimpinan. f. Manfaat pengorganisasian
Pengorganisasian bermanfaat sebagai berikut:
(1) Dapat lebih mempertegas hubungan antara anggota satu dengan yang lain;
(2) Setiap anggota dapat mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab;
(3) Setiap anggota organisasi dapat mengetahui apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab masing-masing sesuai dengan posisinya dalam struktur organisasi;
(4) Dapat dilaksanakan pendelegasian wewenang dalam organisasi secara tegas, sehingga setiap anggota mempunyai kesempatan yang sama untuk berkembang; dan
(5) Akan tercipta pola hubungan yang baik antar anggota organisasi, sehingga memungkinkan tercapainya tujuan dengan mudah.
3) Actuating (Pelaksanaan)
Pelaksanaan merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa, hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan bersama. 4) Controlling (Pengawasan)
a. Pengertian Controlling
Controlling atau pengawasan adalah penemuan dan penerapan
cara dan alat untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
b. Tahap-tahap Pengawasan
Tahap-tahap pengawasan terdiri atas: (1) Penentuan standar;
126
(3) Pengukuran pelaksanaan kegiatan;
(4) Pembanding pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan; dan
(5) Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan. c. Tipe-tipe Pengawasan
(1) Feedforward Control dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah dan penyimpangan dari standar tujuan dan memungkinkan koreksi sebelum suatu kegiatan tertentu diselesaikan.
(2) Concurrent Control merupakan proses dalam aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu sebelum suatu kegiatan dilanjutkan atau untuk menjamin ketepatan pelaksanaan
Manajemen sebagai Profesi?
Apakah manajemen dapat dikategorikan sebagai sebuah profesi ? pertanyaan ini telah menjadi perdebatan sekitar 4 atau lima puluh tahun yang lalu. Edgar H. Schein dan Borje O Saxberg dalam Stoner James AF dan Charles wankel (1988) merumuskan ciri-ciri profesi sebagai berikut:
1. Mendasarkan keputusannya pada prinsip-prinsip umum yang dapat diterima dan diterapkan dalam setiap situasi.
2. Status profesi diperoleh melalui capaian prestasi.
3. Kode etik yang jelas yang mengatur perilaku suatu profesi. 4. Suatu profesi membutuhkan dedikasi dan komitmen yang
teguh.
Atas dasar kriteria diatas seperti penggunaan prinsip-prinsip umum yang dapat dipercaya, manajemen dapat dikategorikan sebagai
127
profesi. Selain itu, dengan mempertimbangkan dedikasi dan komitmen penuh dari sebagian besar manajer maka manajemen memenuhi syarat jika dikatakan sebagai profesi. dalam pandangan yang lain, manajemen dapat dipandang sebagai profesi bila manajemen merupakan bidang pekerjaan yang didasarkan atas pendidikan formal khusus, dan terlembagakan dalam suatu asosiasi profesi.
Namun, jika melihat kriteria kode etik yang jelas yang mengatur semua perilaku manajer maka dalam hal ini manajemen belum dapat dikatakan sebagai profesi lantaran belum ada kode etik manajer yang disepakati baik secara nasional maupun internasional. Tidak seperti profesi dokter, pengacara, guru, dan lainnya.
Disamping itu, posisi manajer tidak sepenuhnya diperoleh melalui capaian prestasi, atau bisa jadi tidak sama sekali. Posisi manajer pada umumnya cenderung politis atau lebih sebagai hasil hubungan pribadi antara pimpinan dan bawahan. Hal ini turut memperlemah anggapan bahwa manajer adalah sebuah profesi.
Manajemen Sebagai Ilmu atau Seni?
Mary Parker Follet (dalam buku James A.F; Management), salah seorang pakar manajemen yang mencetuskan definisi bahwa manajemen adalah seni mencapai tujuan melalui usaha yang dilakukan oleh orang lain. Definisi ini menjadi sangat populer dan banyak diikuti oleh para praktisi manajemen. Bagi yang berpandangan demikian, maka manajemen tampak lebih dekat dengan seni daripada ilmu. Seni yang dimaksud disini bukan berarti kesenian dan kebudayaan melainkan lebih menekankan pada perasaan, intuisi, dan kepekaan.
Disisi yang lain, ada yang berpendapat bahwa manajemen adalah ilmu. Untuk lebih jelasnya, kita harus tahu fungsi ilmu terlebih dahulu. Fungsi ilmu menurut Soehardi Sigit (1984:9) adalah :
128
1. to understand, maksudnya supaya kita dapat memahami suatu peristiwa.
2. to explains, artinya supaya kita dapat menjelaskan secara logis
tentang suatu peristiwa.
3. to predict, supaya kita dapat memprediksi suatu peristiwa di
masa depan.
4. to control, supaya kita dapat mengendalikan apabila
benar-benar terjadi sesuatu.
5. to goal, supaya kita dapat mencapai tujuan yang diharapkan.
Berdasarkan hal tersebut di atas maka ilmu manajemen mengajarkan kita agar :
1. Dapat mengerti tentang peristiwa-peristiwa dalam manajemen. 2. Dapat menjelaskan tentang peristiwa-peristiwa manajemen 3. Dapat meramalkan akan peristiwa yang belum terjadi dalam
manajemen.
4. Dapat melakukan pengendalian bila terjadi sesuatu dalam manajemen.
5. Dapat meraih keberhasilan dalam mencapai tujuan.
Dari definisi diatas, dengan demikian manajemen dapat dikategorikan sebagai ilmu pengetahuan.
Kesimpulan
1. Manajemen secara etimologis dapat diartikan sebagai mengelola, mengendalikan, dan menangani.
2. Manajemen secara terminologis memberikan pengertian usaha yang dilakukan secara bersama-sama untuk menentukan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating), dan pengawasan (controlling).
129
3. Manajemen dikatakan sebagai ilmu dikarenakan ilmu manajemen :
Dapat mengerti tentang peristiwa-peristiwa dalam manajemen.
Dapat menjelaskan tentang peristiwa-peristiwa manajemen
Dapat meramalkan akan peristiwa yang belum terjadi dalam manajemen.
Dapat melakukan pengendalian bila terjadi sesuatu dalam manajemen.
Dapat meraih keberhasilan dalam mencapai tujuan.
4. Manajemen dikatakan sebagai seni dikarenakan manajemen dalam praksisnya lebih menekankan pada perasaaa, intuisi, dan perasaan.
Manajemen dikatakan sebagai profesi dikarenakan menggunakan prinsip-prinsip umum yang dapat digunakan, membutuhkan dedikasi dan komitmen.
130
Bab 7
Fungsi-fungsi Pengelolaan
Pendidikan
Fungsi-Fungsi Pengelolaan Pendidikan
1. Fungsi-Fungsi Pengelolaan Pendidikan
Fungsi-fungsi dalam pengelolaan pendidikan lahir dari fungsi manajemen yaitu perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan yang bertujuan untuk melaksanakan kegiatan agar suatu tujuan tercapai dengan efektif dan efisien. Pengelolaan pendidikan adalah suatu penataan bidang garapan pendidikan yang dilakukan melalui aktivitas perencanaan, pengorganisasian, penyusunan staf, pembinaan, pengkoordinasian, pengkomunikasian, pemotivasian, penganggaran, pengendalian, pengawasan, penilaian dan pelaporan
131
secara sistematis untuk mencapai tujuan pendidikan yang berkualitas (Yati Siti Mulyati dan Aan Komariah, 88: 2008). Berikut ini adalah tabel dari fungsi-fungsi manajemen menurut para ahli.
Fungsi-Fungsi Manajemen Menurut Ahli
G.R Terry John F. Mee Louis A. Allen Mc. Namara
1. Planning 2. Organizing 3. Actuating 4. Controlling 2. Planning 3. Organizing 4. Motivating 5. Controlling 1. Leading 2. Planning 3. Organizing 4. Controlling 1. Planning 2. Programming 3. Budgeting 4. System Henry Fayol Harold Koontz & Cyril O’Donnell
Dr. S.P. Siagian Prof. Drs. Oey Liang Lee 1. Planning 2. Organizing 3. Commanding 4. Coordinating 5. Controlling 1. Planning 2. Organizin 3. Staffing 4. Directing 5. Controling 1. Planning 2. Organizin 3. Motivating 4. Controllin 5. Evaluating 1. Perencanaan 2. Pengorganisasi-an 3. Pengarahan 4. Pengkoordinasi an 5. Pengontrolan W.H Newman Luther Gullick Lyndall F.
Urwick John D. Millet
1. Planning 2. Organizing 3. Assembling 4. Resources 5. Directing 6. Controlling 7. --- 8. --- 1. Planning 2. Organizing 3. Staffing 4.Directing 5. Coordinatin 6.Reporting 7. Budgeting 1. Forecastin 2. Planning 3. Organizing 4. Commandin 5. Coordinatin 6. Controlling 7. --- 1. Directing 2. Facilitating
132
Berikut ini adalah penjelasan dari beberapa fungsi-fungsi manajemen diantaranya:
2. Perencanaan
Perencanaan adalah proses penentuan tujuan dan pedoman pelaksanaan, dengan memilih yang terbaik dari alternatif-alternatif yang ada (Malayu S.P Hasibuan, 41: 1996). Perencanaan pada dasarnya adalah membuat keputusan mengenai arah yang akan dituju, tindakan yang akan diambil, sumber daya yang akan diolah dan teknik atau metode yang dipilih untuk digunakan. Perencanaan mengarahkan tujuan organisasi dan menetapkan prosedur terbaik untuk mencapainya. Prosedur itu dapat berupa pengaturan sumber daya dan penetapan teknik atau metode.
Keberadaan suatu perencanaan dalam suatu organisasi sangatlah penting, karena perencaan berfungsi untuk:
Menjelaskan dan merinci tujuan yang ingin dicapai;
Memberikan pegangan dan menetapkan kegiatan-kegitan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan;
Organisasi memperoleh standar sumber daya terbaik dan mendayagunakannya sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya yang telah ditetapkan;
Menjadi rujukan anggota organisasi dalam melaksanakan aktivitas yang konsisten prosedur dan tujuan;
Memberikan batas kewenangan dan tanggung jawab bagi seluruh pelaksana;
Memonitor dan mengukur berbagai keberhasilan secara internship sehingga bisa menemukan dan memperbaiki penyimpangan sedini mungkin;
Memungkinkan untuk terpeliharanya persesuaian antara kegiatan internal dengan situasi eksternal;
133
Menghindari pemborosan.