PERANCANGAN KERJA DAN PERFORMANSI ORGANISASI PENGUKURAN KERJA
6.4. Perhitungan Performansi Sistem Organisasi
Seperti yang dijelaskan pada bab 6.1. tujuan dari sebuah organisasi biasanya merupakan kumpulan fungsi beberapa ukuran-ukuran (profit). Contohnya, keuntungan merupakan kumpulan fungsi yang bersama-sama membawa kualitas, kepuasan konsumen, penjualan, biaya tenaga kerja, bahan baku, energi, dan lain-lain. Pada dasarnya, terdapat
tujuan-tujuan lain yang mungkin tidak dapat dihitung dari keuntungan yang didapatkan, tapi biasanya mereka tidak terlalu penting dan kita tidak akan membahasnya disini.
Sistem pengendalian yang dibuat untuk mengoptimalkan keuntungan merupakan bagian dari sub sistem control masing-masing dengan tujuannya sendiri. Contohnya, perhitungan sistem hari kerja mengontrol karyawan secara langsung dengan membandingkan performansi ternaga kerja dengan performansi yang ditentukan oleh standart waktu (work measurement). Gambar 6.1 merupakan contoh perhitungan yang efisien. Skema pengawasan lain yang juga terkenal adalah quality control.
Satu hal yang harus dipertanyakan dalam hal ini adalah, apakah produktivitas penting atau tidak ? Apakah pembuktian yang didapatkan dari System quality control dan work measurement telah cukup, atau apakah kita masih membutuhkan sistem lainnya ? Terdapat semakin banyak bukti yang menunjukkan semakin dibutuhkannya sistem-sistem lainnya. Salah satu negara yang memimpin dalam pengembangan produktivitas (US), mendapatkan peningkatan produktivitas negaranya sangat rendah, begitu pengembangan tingkat produktivitas bagi negara-negara industri lainnya. Mungkin dengan menghitung dan mengembangkan produktivitas, kita dapat membalikkan trend ini.. 6.4.1. Dasar Perhitungan Produktivitas
Perhitungan produktivitas merupakan rasio sederhanan dari output dan input organisasi (Persamaan 6.1). Rasio ini dapat berupa perbandingan total maupun parsial. Contohnya, perhatikan Tabel 6.6. Dengan pengertian awal ini, mari kita lihat lebih mendalam perhitungan produktivitas ini. Pertama, perhitungan produktivitas ini tampaknya sederhana, dan kenyataannya dapat saja sedemikian. Walaupun demikian, hal-hal dibawah ini seringkali membuat perhitungan ini menjadi lebih sulit.
a. Hubungan antar input dan output mungkin saja tidak jelas.
b. Mungkin sangat sulit untuk mengukur output dan data input (misal, RS dan bank).
c. Produk yang dihasilkan mungkin sangat bervariasi, mempengaruhi rasio sehingga sulit untuk dimengerti.
d. Kualitas input dan atau output mungkin sangat bervariasi. e. Data mungkin sangat sulit didapatkan.
Index produktivitas dinamis =
ini n input tahu ini un output tah = dasar n input tahu dasar un output tah
Terdapat 2 pendekatan perhitungan produktivitas yang terkenal. Pertama menggunakan model group generated dan disebut dengan Normative Productivity Measurement Methodology (NPM). Model yang kedua kurang dapat digunakan dibandingkan dengan model sebelumnya, yang dapat disesuaikan dengan berbagai model organisasi. Model kedua ini disebut sebagai Multi Factor Productivity Measurement Model (MFPMM). Masing-masing model ini akan dibahas secara mendetail.
Tabel 6.3. Indikator Produktivitas Partial Measures Composite
Units/Persons Hour Unit/Pound of Material Units/Million BTU of
Energy Labor Cost Material Cost Energy Cost
Units
$ $
$
6.4.2. Normative Productivity Measuremement Model (NPMM) NPMM berdasarkan pada pengembangan rasio produktivitas yang dibuat oleh manajer yang telah berpengalaman yang hanya dapat dipergunakan pada perusahaan-perusahaan tertentu. Metode ini sama dengan proses kelompok terstruktur yang dikenal sebagai Nominal
Group Tecnique (NGT). Walaupun bukan merupakan metode yang dapat digunakan untuk mengukur semua perhitungan produktivitas, NPMM biasanya dapat membawa kita pada konsensus kelompok, yaitu untuk mengetahui hal-hal apa saja yang penting untuk diawasi.
Pertama kali, prosedur ini harus membentuk atau mengembangkan sebuah kelompok. Umumnya dipilih 5 sampai 12 orang. Mereka harus sangat familiar dengan organisasi dan harus mampu mengungkapkan berbagai hal yang diinginkan oleh kelompok. Selanjutnya kelompok tersebut diberikan instruksi untuk melakukan perhitungan produktivitas, indikasi yang penting bagi perusahaan kita. Kemudian kelompok tersebut harus melakukan Nominal Group Technique (NGT), prosesnya, (yang harus diikuti dengan sangat hati-hati oleh semua anggota group) adalah sebagai berikut :
a. Silent Generation - Masing-masing orang ditugaskan untuk membuat daftar perhitungan.
b. Rond Robin - Setelah 5-15 menit, anggota group diperintahkan untuk mengungkapkan ide-idenya. Setiap anggota kelompok memberikan deskripsi yang ringkas mengenai 1 jenis pengukuran. Kemudian orang lain melakukan hal yang sama, begitu seterusnya. Ini berlangsung terus menerus sesuai dengan kepentingannya, sampai daftar perhitungan semua anggota kelompok selesai dipresentasikan. c. Group Darification - Pertama, semua ide diklarifikasi, kemudian ide
yang tumpang tindih atau sama diidentifikasi dan dihubungkan (biasanya, beberapa ratio yang dibuat sama atau sangat mirip sehingga dapat dikombinasikan).
d. Voting - Setiap orang diberikan N kartu (N ditentukan oleh ketua) dan diperintahkan untuk mendaftarkan N ide atau rasio terbaik. Setelah itu, masing-masing orang memilih :
1) Yang terbaik dan memberikannya nilai sebesar N.
2) Yang terendah dari daftar mereka dan memberikan nilai 1 point. 3) Yang terbaik ke-2 dan memberikan nilai N- I
Hasilnya adalah seperti yang ditunjukkan oleh Tabel 6.3. Dari hasil ini kita dapat melihat 2 hal. Pertama dan yang paling penting, terdapat konsensus yang sangat kuat tentang apa yang penting dan apa yang seharusnya dimonitor. Kedua, terdapat beberapa kebingungan dalam perhitungan produktivitas. Perhitungan 1, 4, 5 merupakan perhitungan produktivitas tapi 2 dan 3 bukanlah perhitungan produktivitas (mereka lebih merupakan perhitungan efektivitas bandingkan dengan rasio antara output dengan input). Kebingungan ini merupakan hal yang normal dan seharusnya ini adalah sesuatu yang diharapkan.
Tabel 6.4. Hasil Rasio Produktivitas dari NGT Pendapat Individu (5=Sangat Penting, 1 = Paling Tidak) Nilai Pendapat (Total)
1. Unit per Tenaga kerja langsung
2. Jumlah order yang terpenuhi tepat waktu
3. Jumlah pelanggan dengan order yang berulang
4. Unit per milyar BTU (Energi) 5. Unit per ton material yang dibeli
5-4-4-3-4-5 3-2-2-1-1 1-1-3-5 4-5-5-4-5 2-3-1 5/12 5/9 4/10 5/23 3/6
6.4.3. Multi Factor Productivity Measurement Model (MFPMM) MFPMM merupakan pendekatan yang lebih komprehensif dan analitis dalam pengukuran perubahan produktivitas. Pada dasarnya, menurut MFPMM, profit dapat berpengaruh pada organisasi dengan 2 jalan, yaitu:
a. Perbaikan harga
6.5. Perancangan dan Pengukuran Kerja dengan Komputer