BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
B. Hasil Penelitian
2. Perlengkapan Arsip Dinamis pada Administrasi
Untuk mengetahui perlengkapan arsip dinamis yang digunakan di Administrasi Perkantoran di Biro Umum, maka hasil wawancara sebagai berikut:
perlengkapan kita standar ada nya rool O’pac, box arsip, scanner, printer, komputer, ruang penyimpan arsip, rak penyimpanan arsip, meja dan kursi pemilah arsip, lemari besi arsip tahan api, tempat embarkasi arsip, penyedot debu, trolly, tempat tidur petugas (mess). 70
Berdasarkan wawancara, perlengkapan yang digunakan adminitrasi perkantoran di Biro Umum yaitu rool O’pac, box arsip, scanner,
69
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015.
printer, komputer, ruang penyimpan arsip, rak penyimpanan arsip, meja dan kursi pemilah arsip, lemari besi arsip tahan api, tempat embarkasi arsip, penyedot debu, trolly, tempat tidur petugas (mess). 3. Kendala pengelolaan Arsip Dinamis pada Administrasi
Perkantoran di Biro Umum Kementrian Pekerjaan Umum
Pengelolaan arsip dinamis, ada 5 kendala yang dihadapi oleh Administrasi Perkantoran di Biro Umum, yaitu anggaran dana dalam pengelolaan arsip,ruang penyimpanan arsip, sistem pengamanan arsip, merekrut pegawai di bidang kearsipan, dan melakukan kegiatan pelatihan untuk mengoptimalkan sumber daya manusia. Dalam hasil wawancara penulis mendapatkan informasi mengenai kendala dalam pengelolaan arsip dinamis sebagai berikut:
a. Anggaran dana
Kendala pertama dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu anggaran dana, sebagaimana hasil dari wawancara yaitu:
Setiap tahun anggaran ada khususnya untuk arsip ini. anggaran pengelolaan arsip ada,anggaran perawatan gedung ada, anggaran pemeliharaan arsip ada, tunjangan-tunjangan kesejahteraan ada, tingkat kesehatan ada untuk kesehatan pegawainya.71
Berdasarkan jawaban dari wawancara, anggaran dana pengelolaan arsip dinamis setiap tahunnya ada. Anggaran dana tersebut sudah dikelompokkan seperti angggaran untuk pengelolaan arsip, anggaran untuk perawatan gedung, anggaran untuk pemeliharaan
71
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015.
arsip, anggaran untuk tunjangan kesejahteraan dan anggaran kesehatan untuk pegawai.
b. Fasilitas
Kendala kedua dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu fasilitas. Sebagaimana terdapat hasil wawancara sebagai berikut:
Fasilitas penunjang yang memadai ada yaitu kantor gedung Kintaka,rak penyimpanan boks arsip, lemari besi arsip tahan api, ruang rapat, meja dan kursi untuk pemilahan arsip, tempat embarkasi arsip, mess kintaka, olahraga,senam dan lain-lain.72 Berdasarkan wawancara, fasilitas dalam pengelolaan arsip fasilitasnya memadai. Misalnya, kantor gedung Kintaka,rak penyimpanan boks arsip, lemari besi arsip tahan api, ruang rapat, meja dan kursi untuk pemilahan arsip, tempat embarkasi arsip, mess kintaka, olahraga,senam dan lain-lain.
c. Sistem Pengamanan Arsip Dinamis
Kendala ketiga dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu sistem pengamanan arsip dinamis. Mengenai dalam kendala ketiga wawancara didapatkan yaitu:
Dan disana pun ada satpam, dan pegawai kebersihan taman, pegawai kebersihan arsip, kebersihan mess ada. Arsip aktif pun kan terawat jadi bisa dipantau oleh pegawainya dan setiaphari dibersihkan oleh petugas kebersihan jadi ringan tidak mengeluarkan biaya. Dalam sistem pengamanan nya ada kunci ruangan yang berlapis. 73
Hasil wawancara yang didapatkan dalam sistem pengaman pengelolaan arsip dinamis yaitu ada nya petugas kebersihan untuk
72
ibid
73
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015.
membersihkan ruang arsip dan ada satpam. Jika arsip aktif dengan sistem pengamanan bisa dipantau oleh pegawai dan di bersihkan oleh petugas kebersihan. Sedangkan arsip in aktif yang di Kintaka sistem pengamanan nya adanya kunci ruangan yang berlapis-lapis. d. Merekrut pegawai bidang kearsipan
Kendala keempat dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu merekrut pegawai bidang kearsipan. Terdapat hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis yaitu:
……….. disini pegawai yang harian aja bukan PNS, OB saja
disuruh bisa untuk menata arsip. Saya perdayakan begitu, kalau saya menghandalkan arsiparis tidak cukup, arsiparis kan persyaratan pegawai negri tidak setiap tahun pegawai negri adanya arsiparis dan tidak setiap tahun kita mendapatkan jatah arsiparis kalau mengharapkan itu tidak selesai pekerjaan saya.74 Hasil wawancara yang didapatkan dalam kendala merekrut pegawai bidang kearsipan yaitu tidak adanya perekrutan pegawai di bidang kearsipan, jadi Office boy pun bisa dihandalkan dalam penataan arsip. Jika menghandalkan arsiparis tidak cukup, karena persyaratan dalam arsiparis pegawai negri. Jadi setiap tahun administrasi perkantoran tidak mendapatkan pegawai bidang kearsipan, jika mengharapkan pegawai bidang kearsipan tidak selesainya pekerjaan pengelolaan arsip dinamis.
e. Mengoptimalkan Sumber Daya Manusia
Kendala yang kelima dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu mengoptimalkan SDM. Penulis memperoleh hasil wawancara sebagai berikut:
74
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015.
Kita selalu didik sendiri, terus kita sekolahain kalaupun ada diklat.75
Dalam hasil wawancara kendala pengelolaan arsip dinamis yaitu melakukan pembinaan atau bimbingan teknis dengan cara mengelola arsip dinamis yang baik. Jika ada kegiatan diklat pegawainya mengikuti kegiatan diklat tersebut.
4. Dasar Hukum Pengelolaan Arsip Dinamis pada Administrasi Perkantoran di Biro Umum Kementrian Pekerjaan Umum
Dalam pengelolaan arsip dinamis terdapat dasar hukum yaitu membuat kebijakan/peraturan/SOP mengenai pengelolaan arsip dinamis. Hasil wawancara yang di dapatkan oleh penulis yaitu:
Dasar hukum disini ada lengkap sesuai dengan Undang-Undang Kementrian Pekerjaan Umum dan membuat kebijakan SOP disini pun lengkap dan disini pun ada buku-buku SOP nya. Pada setiap tahun bikin kita SOP dan bisa merevesi SOP karena kan situasi nya berubah.76
Hasil wawancara dasar hukum pengelolaan arsip dinamis yaitu adanya dasar hukum yang sesuai dengan Undang-Undang Kemetrian Pekerjaan Umum. Administrasi perkantoran di Biro Umum membuat kebijakan SOP yang pada setiap tahun berubah karena dilihat dalam situasi yang didapatkan di bagian administrasi perkantoran .
75
Hajar Maruf, S.Sos, Ketua Kepala Bagian Kearsipan Administrasi Perkantoran, Wawancara, Jakarta 29 Mei 2015.
76
C. Pembahasan
1. Pengelolaan Arsip Dinamis pada Administrasi Perkantoran Di Biro Umum Kementrian Pekerjaan Umum
a. Penciptaan dan penerimaan
Dalam rangka pengelolaan arsip, maka kita harus kembali ke daur hidup arsip, karena proses manajemen adalah suatu kendali atas keseluruhan daur hidup arsip. Menurut ISO 15489-1:2001 yang menyatakan manajemen rekod adalah bagian dari tanggung jawab manajemen untuk mrnciptakan suatu kontrol yang sistematis dan efisien mulai dari tahap penciptaan, penerimaan, pemeliharaan penggunaa, dan pemusnahan rekod, termasuk penilaian dan pemeliharaan, penggunaan, dan pemusnahan rekod termasuk penilaian dan pemeliharaan bukti dan informasi mengenai aktivitas bisnis transaksi dalam bentuk rekod.77 Arsip dinamis dalam penciptaan mempunyai tanggung jawab utama untuk mengelola rekod dan disimpan oleh unit kerja penciptanya.78 Arsip dinamis yang diciptakan oleh administrasi perkantoran di Biro Umum yaitu surat masuk, surat keluar, templat naskah dinas, agenda kerja pimpinan.
77
ISO 15489-1: 2001. Information and documentation — Records management. First edition. 78
Patricia Wallace. Record Management: Integrated Information System. Englewood Cliff, NJ: Prentince Hall,1992.h.4
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi, arsip dinamis yang paling sering diciptakan di adminitrasi perkantoran yaitu surat masuk, surat keluar dan agenda kerja pimpinan. Setelah surat-surat yang diciptakan, surat-surat akan didistribusikan. Pendistribusian ini dapat bersifat eksternal maupun internal disebarkan melalui pos, kurir khusus, sistem surat antar kantor atau langsung ke pangkalan data komputer atau elektronik.79 Proses pelaksanaan manajemen kearsipan dalam hal penciptaan suau arsip tergantung dari masalah atau informasi yang akan disampaikan. Proses penciptaan surat di administrasi perkantoran dalam hasil wawancara dan observasi yaitu:
a. Pengisian data baru b. Nomor agenda c. Nomor surat d. Tanggal surat
79
e. Tanggal terima f. Pengirim g. Ditujukan h. Perihal i. Tanggal masuk j. Unit kerja k. Subjek
Gambar Form Pengisian Surat Masuk
Hal ini dalam pelaksanaan penciptaan surat pada administrasi perkantoran berjalan dengan baik karena telah mengikuti sistem prosedur yang ada. Surat yang masuk ke bagian Biro Umum diterima oleh kepala Biro Umum melalui sistem TNDE untuk diberi disposisi. Setelah surat yang diterima kepala Biro umum lalu diperiksa oleh sekretaris sebelum didisposisikan dengan menulis nomor surat, perihal,dan tanggal surat masuk lalu discan suratnya. Setelah sudah disposisi oleh kepala Biro Umum surat masuk di
distribusikan melalui handphone kepada kepala bagian administrasi perkantoran. Jika ada surat masuk langsung masuk melalui email. Surat masuk yang sudah didisposisikan oleh kepala biro umum bisa langsung dilihat melaui sistem TNDE.
Gambar Daftar Surat Disposisi
Namun, berdasarkan hasil wawancara, arsip yang paling sering diterima adalah rekod korespondensi yang berupa surat-surat. Adapun prosedur yang dapat dilakukan dalam proses penerimaan surat adalah:80
a. penerimaan b. penyortiran c. pencatatan
d. penyimpanan surat masuk
Surat-surat yang diterima secara langsung bagian Administrasi Perkantoran. Apabila instansi tidak membawa tanda terima, maka
80
Yayah Fazriah, Pengelolaan Arsip di SMP An-Nisaa’ Pondok Aren, Skripsi Sarjana
sekretaris adminitrasi perkantoran memberikan tanda terima yang di stempel. Kemudian, surat disortir dengan cara melihat perihal dan kepada siapa surat tersebut ditujukan. Setelah disortir, surat diagendakan dan disimpan di boks arsip. Dari sistem ini administrasi perkantoran melakukan prosedur penerimaan surat masuk dengan sistematis.
Menurut Elizabeth Shepherd arsip dinamis dibedakan menjadi tiga jenis berdasarkan frekuensi penggunanya, yaitu current records (arsip dinamis aktif), semi-current records (arsip dinamis semi aktif) dan non-current records (arsip dinamis in-aktif).81
Berdasarkan hasil wawancara, arsip aktif pada adminitrasi perkantoran di Biro Umum meliputi arsip yang digunakan secara langsung (tahun yang berjalan). Sedagkan arsip in-aktif meliputi arsip yang sudah lewat diatas 5 tahun.
b. Penyimpanan
Sistem penyimpanan arsip dinamis pada dasarnya merupakan suatu cara atau metode yang digunakan oleh suatu organisasi dalam menyimpan arsip-arsip yang dihasilkan agar arsip-arsip tersebut dapat disimpan dan ditata dengan baik sesuai dengan keadaan organisasi maka akan mudah penemuan kembali arsip apabila suatu saat dibutuhkan.
Menurut ISO 15489-2001 penyimpanan meliputi,82 yaitu:
81
Elizabeth Shepherd and Geoffrey Yeo, Managing Records: a handbook of principles and
practice (London: Facet Publishing, 2003), h. 6.
82
a.) Lokasi harus dapat dijangkau dengan mudah dan harus berada di area yang tidak berisiko.
b.) Struktur bangunan harus menyediakan keseimbangan temperature dan tingkat kelembapan yang sesuai kebutuhan, perlindungan dari bahaya api, perlindungan dari perusahaan karena air, perlindungan dari hal-hal yang dapat mengkontaminasi (seperti radioactive isotope dan jamur), ukuran keselamatan, kontrol akses ke area penyimpanan, sistem pendeteksi pada entri yang tidak diizinkan, perlindungan terhadap pengrusakan yang disebabkan oleh serangga.
c.) Perlengkapan. Seperti rak disesuaikan dengan format rekod dan cukup kuat menanggung bebabn berat.
Biro Umum bagian administrasi perkantoran memiliki tempat tersendiri untuk menyimpan arsip-arsipnya. Arsip aktif masih berada di unit kerja, sedangkan tempat penyimpanan arsip inaktif berada di Gedung Kintaka Citerep. Ruangan khusus penyimpanan arsip aktif dipenuhi arsip baik yang disimpan di map dan di box, yang sesuai dengan klasifikasi. Tempat penyimpanan arsip inaktif berisi roll o’pac beserta box dan arsip yang telah diberkaskan menurut pengelompokkannya. Ruangan ini sangat memadai untuk dijadikan ruangan arsip, ruangan ini dilengkapi dengan AC. Ruangan ini juga setiap tahunnya dibersikan dengan cara fumigasi.
Menurut Kennedy persyaratan fungsional sistem manajemen rekod adalah mengelola dan merekam proses penataan rekod mencakup registrasi, klasifikasi, perawatan, penelusuran, temu kembali, pemusnahan, pelaporan pelacakan dan akses kontrol.83
Berdasarkan hasil wawancara mengenai sistem penyimpanan arsip dinamis, sistem penyimpanan yang digunakan oleh Biro Umum bagian adminitrasi perkantoran adalah sistem penyimpanan berdasarkan subjek.
Menurut Lancaster mengatakan terdapat enam subsitem penting yang ada dalam sistem temu kembali84,yaitu:
a. Subsistem dokumen b. Subsistem pengindeks c. Subsistem kosa kata d. Subsistem pencarian
e. Sistem antarmuka (interface) pengguna f. Subsistem pencocokan.
Dalam hasil wawancara yang diperoleh Biro Umum bagian administrasi perkantoran sistem temu kembali arsip dengan sistem TNDE dengan melihat surat masuk yang terdisposisi, lalu mencari surat dengan tanggal awal ataupun dengan perihal. Maka surat yang dicari bisa dilihat dalam sistem TNDE.
83
Kennedy,Jay and Cherry Schauder. “Record Management: A Guide to Corporate Record Keeping.2nd ed. Sydney: Longman Australia,1998.h.199.
84Lancaster, F.W. “Information Retrieval Systems: Characteristics, Testing and Evoluation”. 2nd
Penyimpanan arsip aktif disimpan bisa sistem TNDE dan bisa disimpan diruangan administrasi perkantoran. Arsip yang masih aktif di bagian administrasi perkantoran dalam pencarian bisa melihat dengan penomoran klasifikasinya yang disesuaikan didalam box. Sedangkan arsip yang disimpan disistem TNDE bisa menggunakan dengan TNDE. Sistem TNDE ada di website Pekerjaan Umum dan mengklik TNDE. Aplikasi TNDE kemudian akan muncul SQL Server Login. Untuk memanggil fitur surat masuk atau surat yang terdisposisi pengguna menggunakan wajib untuk mengisi Login ID dan Password.
c. Pemeliharaan
Pemeliharaan rekod itu kegiatan yang tidak dapat diremehkan, karena rekod mempunyai peranan penting dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang ditentukan. Dalam melakukan arsip, usaha-usaha yang dapat dilakukan dalam pemeliharaan arsip dinamis, yaitu:85 perlu mempertimbangkan ruangan penyimpanan,suhu dan kelembaban udara, misalnya dengan cara membersihkan dan memeriksa ruangan, melakukan penyemprotan racun serangga kea rah dinding, lantai atau alat-alat yang terbuat dari kayu dan jangan sampai mengenai arsip dinamis, tidak makan dan merokok, menggunakan rak penyimpanan rekod yang terbuat dari logam, tidak meletakkan berdesak-desakan.
Usaha yang dilakukan di administrasi perkantoran bagian Biro Umum seperti: memasukkan beberapa arsip dinamis (terutama rekod korespondensi) ke dalam lemari (locker) dan box. Dari beberapa uraian mengenai pemeliharaan, usaha-usaha pemeliharaan arsip dinamis pada administrasi perkantoran bagian Biro Umum berjalan dengan maksimal, karena keterbatasan pengetahuan tentang cara memelihara arsip dinamis yang baik. d. Penyusutan dan pemusnahan
Tahap penyusutan merupakan tahap pengelolaan arsip dinamis yang mengendalikan daur hidup terakhir arsip, yaitu tahap istirahat. Pada dasarnya kegiatan penyelamatan arsip meliputi penyimpanan,
85
perawatan, pemeliharaan, pengamanan, dan penyusutan termasuk pemindahan, pemusnahan serta penyerahan ke Arsip Nasional. Dari segala kegiatan tersebut, penyusutan arsip merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya atau bertimbunnya arsip yang tidak berguna lagi. Seperti dikatakan bahwa penyusutan arsip dilakukan dengan cara menggolongkan surat-surat yang ada. Maksud menggolongkan surat-surat yaitu dilihat apakah arsip yang ada masih mempunyai nilai guna atau tidak berguna.
Di administrasi perkatoran di bagian Biro Umum melaksanakan penyusutan arsip. Sebelum melaksanakan penyusutan arsip adanya tim penilaian. Tim penilaian memilah milih mana arsip yang JRA nya masi bisa digunakan atau tidak nya. Arsip yang tidak bisa digunakan harus dipertimbangkan apakah dimusnahkan atau masih diperlukan. Arsip yang masih layak, arsip yang berisi tentang surat tanah. Dalam metode yang digunakan dalam penyusutan dengan cara dibakar. Arsip yang penting diserahkan kepada ANRI. Sebelum diserahkan ke ANRI administrasi perkantoran di bagian Biro Umum membuat tim untuk melaporkan penyerahan arsip ke ANRI.
2. Perlengkapan Arsip Dinamis pada Administrasi Perkantoran di Biro Umum Kementrian Pekerjaan Umum
Perlengkapan yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis, yaitu: perangkat elektronik (komputer, mesin print, mesin scan, microreader, mesin fax dan sebagainya), map (terdiri dari: map biasa (stopmap folio), stopmap bertali (portapel), map jepitan (snelhechter), map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brief ordner), filing cabinet (filing cabinet berlaci tunggal, berlaci ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type filing cabinet dan lateral filing cabinet), folder, guide, almari arsip, rak, box file, rotary filing, cardex dan file yang dapat dilihat (visible reference record file).86 Perlengkapan yang digunakan di administrasi perkantoran dalam pengelolaan arsip dinamis antara lain rool O’pac, box arsip, scanner, printer, komputer, ruang penyimpan arsip, rak penyimpanan arsip, meja dan kursi pemilah arsip, lemari besi arsip tahan api, tempat embarkasi arsip, penyedot debu, trolly, tempat tidur petugas (mess).
3. Kendala Pengelolaan Arsip Dinamis pada Administrasi