Setelah melakukan penelitian pada sistem yang berjalan menyimpulkan bahwa belum adanya sebuah sistem pengolah data yang tersistem di seksi pelatihan di PERUM PERURI, hal ini akan menjadi hambatan bagi pihak yang berkepentingan apabila suatu saat membutuhkan data untuk keperluan tertentu karena pihak yang berkepentingan tersebut harus mencari data-data di antara kumpulan file yang banyak. Hal ini tidak perlu terjadi apabila pengolahan data dilakukan dengan bantuan komputer sehingga bila ada pihak yang membutuhkan data, maka tidak perlu repot-repot mencarinya di antara file yang jumlahnya banyak. Pihak yang berkepentingan tersebut hanya perlu mencari data yang diperlukannya di komputer, hal ini akan lebih baik bila dibandingkan dengan sistem yang lama.
3.2.1.3 Bagan Alir Dokumen (Flow Map) Pada Sistem yang Sedang Berjalan
Flow map merupakan bagian aliran yang menunjukkan arus dokumen dari laporan mengenai data – data yang diperoleh dari sistem Departemen SDM yaitu flow map pelatihan kepegawaian. Berikut ini aliran dokumen pada system yang sedang berjalan.
Analisis prosedur ini dilakukan untuk mengetahui Sistem Pendidikan dan Pelatihan di PERUM PERURI . Dalam hal ini dapat dilihat berupa alur-alur serta arah sistem yang berjalan yakni :
1. Kepala Seksi yang ingin mengajukan permohonan diklat bagi dirinya atau anggotanya cukup menginputkan data-data yang dibutuhkan oleh sistem.
47
2. Seksi Perencanaan cukup melihat dari database orang-orang yang diajukan untuk melaksanakan diklat, lalu menyeleksinya berdasarkan kebutuhan dan anggaran yang dimiliki PERUM PERURI.
3. Seksi Pelatihan cukup melihat daftar orang-orang yang telah disetujui oleh Seksi Perencanaan lalu memilihnya berdasarkan tanggal pelaksanaan yang ada.
Gambar 3. 2 Flow Map Sistem yang Sedang Berjalan
3.2.2 Analisis Kebutuhan Non-Fungsional
Analisis kebutuhan non-fungsional menggambarkan keadaan system yang ada di bagian Seksi Pelatihan Departemen SDM Perum PERURI. Perangkat keras dalam suatu program aplikasi sangatlah mendukung agar menghasilkan
kerja suatu system informasi yang sesuai dengan yang diharapkan. Adapun spesifikasi hardware dan software yang dimiliki, sbb :
Tabel 3. 1 Kebutuhan Hardware
Nama Komponen Spesifikasi
Procesor Pentium 4 1.8 Ghz
Memori 512 Mb
Harddisk 80 Gb
Monitor 14” inc
Keyboard/Mouse Standard
Tabel 3. 2 Kebutuhan Software
Nama Komponen Spesifikasi
Sistem OPerasi Microsoft Windows XP Pro SP 2
DBMS Database Desktop Paradox
Bahasa Pemrograman Delphi 7
Dari hasil analisis tersebut dapat disimpulkan bahwa spesifikasi perangkat keras dan lunak di DepartemenSDM menunjang untuk Perancangan Aplikasi Training Pelatihan Kerja Kepegawaian di Seksi Pelatihan Departemen SDM di Perum PERURI.
49
3.2.3 Analisis Kebutuhan Database
User Mengelola Master_pegawai
Mengelola Master_diklat 1 N Kode_utama_diklat N Username Password NP Nama Jabatan Bagian Kode_bagian N Lokasi Kode_utama Nama_diklat Nama_diklat Kode_diklat Tempat_diklat Lama_diklat Kuota Biaya Kode_utama N
User PK username password Kode_utama Kode_diklat Nama_diklat Kuota Lama_diklat Biaya Tempat_diklat Username Np Master_diklat FK FK Kode_utama_diklat PK Lokasi Kode_utama nama_diklat username np FK FK Master_pegawai PK Np username Nama Jabatan bagian kode_bagian FK
Gambar 3. 4 Tabel Relasi
Secara terperinci struktur tersebut diuraikan pada tabel dibawah ini. 1. Nama Tabel : User
Fungsi : Merupakan tabel user admin (Kepala Seksi) dari Sistem Pendidikan dan Pelatihan yang menyimpan username dan password untuk login.
51
Tabel 3. 3 User
Field Tipe Panjang Nilai Default Spek Ket
Username Varchar 20 PK
Password Varchar 32
2. Nama Tabel :Master_pegawai
Fungsi :Merupakan table pegawai yang akan di seleksi mengikuti pelatihan.
Key Field : Np
Tabel 3. 4 Master_pegawai
Field Tipe Panjang Nilai Default Spek Ket
Np Integer PK Username Varchar 20 FK Nama Varchar 35 Jabatan Varchar 20 Bagian Varchar 50 Kode_bagian Varchar 10
3. Nama Tabel : Kode_Utama_Diklat
Fungsi :Merupakan table Kode Utama yang memberikan informasi kode utama diklat pada masing-masing bagian.
Key Field : -
Tabel 3. 5 Kode_Utama_Diklat
Field Tipe Panjang Nilai Default Spek Ket
Lokasi Enum
Kode_utama Varchar 12
Nama_diklat Varchar 50
Username Varchar 20 FK
Np Integer FK
4. Nama Tabel : Master_Diklat
Fungsi : Merupakan tabel master yang memberikan informasi tentang jenis diklat.
53
Tabel 3. 6 Master Diklat
Field Tipe Panjang Nilai Default Spek Ket
Kode_utama Varchar 12 PK Kode_diklat Varchar 20 Nama_diklat Varchar 50 Kuota Integer Lama_diklat Varchar 10 Biaya Bigint Tempat_diklat Varchar 20 Username Varchar 20 FK Np Integer FK
3.2.4 Analisis Kebutuhan Fungsional
Diagram konteks atau disebut juga dengan model sistem fundamental merepresentasikan seluruh elemen sistem sebagai sebuah bubble tunggal dengan data input output yang ditunjukkan oleh anak panah yang masuk dan keluar secara berurutan. Berikut adalah aliran informasi “Analisis dan Desain
Aplikasi Training Pelatihan Kerja Kepegawaian di Seksi Pelatihan Departemen SDM di Perum PERURI.”
Gambar 3. 5 DFD Sistem Pendidikan dan Pelatihan
3.2.4.1 Data Flow Diagram (DFD) Sistem Lama
Merupakan diagram yang menggambarkan alur pemerosesan data dilihat dari fisiknya, yang dalam hal ini adalah yang mengelola atau memproses data tersebut.
Gambar 3. 6 DFD Level 1 Sistem Diklat Perum Peruri
Seksi Pelatiahan Kepala Seksi Sistem Pendidikan dan Pelatihan
Data Kebutuhan Diklat Data Pelaksanaan Diklat
Kepala Seksi
Permohonan Diklat
Data Kebutuhan Diklat
Pelaksanaan Diklat
Undangan Pelaksanaan Diklat
Seksi Perencanaan dan Pelatihan
55
3.3 Analisa Sistem Ajuan
Masalah yang ditemui dalam sistem pendidikan dan pelatihan di PERUM PERURI adalah sebagai berikut :
1. Sistem yang digunakan untuk mengolah data siswa PERUM PERURI belum menggunakan teknologi komputerisasi, sehingga data-data siswa masih belum tersimpan dalam database computer yang menyebabkan proses pengolahan data siswa berjalan lambat.
2. Karena belum menggunakan Sistem komputerisasi, sehingga penyampaian informasi masih berjalan kurang efektif.
3.3.1 Diagram Konteks (Context Diagram) Sistem Ajuan
Diagram Konteks (Context Diagram) adalah diagram tingkat tinggi yang menggambarkan hubungan antara entitas eksternal dengan system. Dimana data yang di inputkan oleh bagian komponen eksternal akan diproses di dalam system dan akan diproses di dalam system dan akan menghasilkan laporan yang diinginkan oleh komponen eksternal terssebut. Berikut adalah aliran informasinya.
Seksi Pelatihan Sistem Pendidikan dan Pelatihan Kepala Seksi Info menu home
Info Data menu input Info Data menu Account
Info Data menu View Info Data menu report Info Data menu Utility Info menu home
Info Data menu input Info Data menu Account
Info Data menu View Info Data menu report
Pilih menu Home Pilih menu Input Pilih menu Account
Pilih menu View Pilih menu Report
Pilih menu Utility Pilih menu Home
Pilih menu Input Pilih menu Account
Pilih menu View Pilih menu Report
57
3.3.1.1 DFD Level 1
Seksi Pelatihan 1.0 Kepala Seksi
Login 2.0 Input 3.0 View 4.0 Report 5.0 Utility
Login User Kepala Seksi Data Username & password Login User Seksi Pelatihan
Data Username & password Info Login Data Username & password
Seksi Pelatihan Info Login Data Username & password Kepala Seksi
Pilih Menu Input Pilih Menu Input
Request menu Input Permohonan Diklat Request menu Persetujuan Permohonan Diklat
Request menu Input Tanggal Keberangkatan Request menu Input Keberangkatan
Pilih menu View Request menu Lihat Rencana Diklat
Request menu Lihat Riwayat Diklat Request menu Daftar Diklat Request menu Input Permohonan Diklat
Request menu Persetujuan Permohonan Diklat Request menu Input Tanggal Keberangkatan
Request menu Input Keberangkatan
Pilih menu View Request menu Lihat Rencana Diklat
Request menu Lihat Riwayat Diklat Request menu Daftar Diklat
Pilih menu Report Pilih menu Report
Request menu Report Permohonan Diklat Request menu Report Diklat Request menu Jumlah Permohonan Per Bagian
Pilih menu Utility Pilih menu Utility
Request Hapus Permohonan Diklat, Request Hapus Permohonan Diklat Request Tambah Kode Utama Diklat, Request Tambah Jenis Diklat Request Tambah Pegawai, Request Tambah User, Request Edit User.
Request Hapus Permohonan Diklat, Request Hapus Permohonan Diklat Request Tambah Kode Utama Diklat, Request Tambah Jenis Diklat Request Tambah Pegawai, Request Tambah User, Request Edit User. Request menu Report Permohonan Diklat
Request menu Report Diklat Request menu Jumlah Permohonan Per Bagian
Gambar 3. 8 DFD Level 1
Terdapat lima proses utama yaitu Proses Login, Proses Input, Proses View, Proses Report, Proses Utility, berikut penjabarannya :
1. Proses Login, dapat diakses sebelum Kepala Seksi atau Seksi Pelatihan mengakses proses yang lain. Verifikasi valid dilakukan
dengan mengisikan Username dan Password dengan benar dan dapat melanjutkan proses selanjutnya ke dalam system. Jika salah, maka system akan menampilkan pesan verifikasi. Disamping itu pada proses login terdapat juga proses ganti password untuk user.
2. Proses Input, dapat diakses apabila Kepala Seksi maupun Seksi Pelatihan telah valid pada proses login. Pada proses mencakup kegiatan Pelatihan Diklat seperti, Proses Input Permohonan Diklat, Persetujuan Permohonan Diklat, Input Tanggal Keberangkatan, Input Keberangkatan.
3. Proses View, pada proses ini mencakup kegiatan diantarannya Lihat Rencana Diklat, Lihat Riwayat Diklat, dan Daftar Diklat. Kegiatan itu hanya meriview tentang Pelatihan Diklat.
4. Proses Report, pada proses Report mencakup Report Permohonan Diklat, Report Diklat, dan Jumlah Permohonan Per Bagian.
5. Proses Utility, pada proses ini mencakup banyak proses seperti, Hapus Permohonan Diklat, Hapus Record Table Transaksi, Tambah Kode Utama Diklat, Tambah Jenis Diklat, Tambah Pegawai, Tambah User, dan Edit User. Semua prose situ hanya bisa dilakukan oleh Kepala Seksi.
59
3.3.1.2 DFD Level 2 Proses 1.0 : Login
Kepala Seksi 1.3 Logout 1.1 Verifikasi Username 1.2 Verifikasi Password 1.4 Ganti Password Data Username Seksi Pelatihan Data Username Kepala Seksi Seksi Pelatihan User
Info data username
Seksi Pelatihan Valid/tidak valid Info data username Kepala Seksi Valid/tidak valid
Data Password Seksi Pelatihan
Info data password Seksi Pelatihan Valid / tidak valid
Data Password Kepala Seksi
Info data password Kepala Seksi Valid / tidak valid
Request menu logout Info keluar dari sistem
Request menu logout Info keluar dari sistem
Request ganti password Masukkan data password, masukkan re-password
Info form ganti password Request ganti password
Masukkan data password, masukkan re-password
Info form ganti password
Data Username
Data Username Data Username
Data Username
Gambar 3. 9 DFD Level 2 Proses 1.0 : Login
Seksi Pelatihan Kepala Seksi 2.3 Input Tanggal Keberangkatan 2.1 Input Permohhonan Diklat 2.2 Persetujuan Permohonan Diklat 2.4 Input Keberangkatan
Request Input Permohonan Diklat Request Input Permohonan Diklat
Info Data Input Permohonan Diklat Info Data Input Permohonan Diklat
Request Kode Diklat, Request Jenis Diklat, Requst Mulai Tanggal, Request Sampai Tanggal
Info form Persetujuan Permohonan Diklat
Request Kode Diklat, Request Jenis Diklat, Requst Mulai Tanggal, Request Sampai Tanggal
Info form Persetujuan Permohonan Diklat
Info form Input Tanggal Keberangkatan Request Kode Diklat, Request Jenis Diklat, Request Tanggal
Request Kode Diklat, Request Jenis Diklat
Info form Input Tanggal Keberangkatan Request Kode Diklat, Request Jenis Diklat, Request Tanggal
Request Kode Diklat, Request Jenis Diklat
Info form Input Keberangkatan Info form Input Keberangkatan
Master_pegawai
Data Np Pegawai
Data Np Pegawai
Kode_Diklat
Data Kode Diklat
Data Kode Diklat
Gambar 3. 10 DFD Level 2 Proses 2.0 : Input
61
Seksi Pelatihan Kepala Seksi
3.2 Lihat Riwayat Diklat 3.1 Lihat Rencana Diklat 3.3 Daftar Diklat Request Lihat Rencana Diklat
Request kode Diklat Request Jenis Diklat Request Keberangkatan Request Sampai Tanggal
Request Lihat Rencana Diklat Request kode Diklat Request Jenis Diklat Request Keberangkatan Request Sampai Tanggal
Info Form Rencana Diklat Info Form Rencana Diklat
Request Daftar Diklat Request Daftar Diklat
Info Form Daftar Diklat Info Form Daftar Diklat
Request Lihat Riwayat Diklat Request Masukkan Np Pegawai
Request Mulai Tanggal Request Sampai Tanggal
Info Form Lihat Riwayat Diklat Request Lihat Riwayat Diklat
Request Masukkan Np Pegawai Request Mulai Tanggal Request Sampai Tanggal
Info Form Lihat Riwayat Diklat
Gambar 3. 11 DFD Level 2 Proses 3.0 : View
Seksi Pelatihan Kepala Seksi 4.2 Report Diklat 4.1 Report Permohonan Diklat 4.3 jumlah Permohonan Per Bagian Request Report Permohonan Diklat
Request Kode Diklat, Request Jenis Diklat Request Mulai Tanggal, Request Sampai Tanggal
Request Report Permohonan Diklat Request Kode Diklat, Request Jenis Diklat Request Mulai Tanggal, Request Sampai Tanggal
Info Form Report Permohonan Diklat Info Form Report Permohonan Diklat
Info Form Report Diklat Request Report Diklat, Request Mulai Tanggal Request Sampai Tanggal
Request Jumlah Permohonan Diklat
Info Form Report Diklat Request Report Diklat, Request Mulai Tanggal Request Sampai Tanggal
Request Jumlah Permohonan Diklat
Info Form Jumlah Permohonan Diklat Info Form Jumlah Permohonan Diklat
Kode_Utama_ Diklat Data Kode Utama Diklat
Data Kode Utama Diklat
Gambar 3. 12 DFD Level 2 Proses 4.0 : Report
63 Kepala Seksi 6.6 Tambah User 6.5 Tambah Pegawai 6.3 Tambah kode Utama Diklat 6.4 Tambah Jenis Diklat 6.2 Hapus Record Table Transaksi 6.7 Edit User
Request hapus Record, Masukkan Kode 1, Masukkan Kode 2, Request Tombol Hapus
Info Form Hapus Record Table Transaksi
Request Tambah Kode Utama Diklat Masukkan Kode Utama, Request Lokasi Diklat, Masukkan Nama Diklat, Request Tombol Simpan
Info Form Tambah Kode Utama Diklat
Request Tambah Jenis Diklat, Request Kode Utama, Masukkan Kode Diklat, Masukkan Nama Diklat,
Masukkan Biaya, Masukkan Lama Diklat, Masukkan Kuota, Request Tombol Simpan
Info Form Tambah Jenis Diklat Info Form Tambah Pegawai
Request tambah Pegawai, Masukkan Np Pegawai, Masukkan Nama Pegawai, Masukkan Jabatan,
Masukkan Jabatan, Masukkan Kode Bagian, Request Tombol Simpan.
Info Form Tambah User
Request Tambah User, Masukkan Username, Masukkan Password, Masukkan Re Password, Request Hak Akses, Request Tombol Tambah Info form Edit User
Request edit User, Request User, Request Tombol User 6.1
Hapus Permohonan
Diklat
Info Form hapus Permohonan Diklat
Request Hapus Permohonan Diklat, Masukkan Np Pegawai
Kode_utama_ Diklat
Data kode Utama Diklat Data kode Utama Diklat
Data kode Utama Diklat
Data kode Utama Diklat
Gambar 3. 13 DFD Level 2 Proses 5.0 : Utility
3.3.2 Perancangan Antarmuka
F01
Ukuran X pixel mengikuti setingan windows Font 14pt, Arial, warna hitam
- Klik Home menuju F01 - Klik Input menuju F02 - Masukkan Np Pegawai - Kemudian klik lanjut untuk proses - Klik View menuju F03 - Klik Report menuju F04 - Klik Utility menuju F05 - Klik About menuju F06 - Klik Account menuju F07 PERUM PERURI
PERUM PERCETAKAN UANG REPUBLIK INDONESIA
SISTEM PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KARYAWAN
Home Input View Report Utility About Account
Sistem Pendidikan dan Pelatihan Perum Peruri
Selamat Datang di Sistem Pendidikan dan Pelatihan Online ini. Dengan adanya sistem informasi ini diharapkan proses administrasi Pendidikan dan Pelatihan semakin mudah.
Semoga dengan adanya Sistem Informasi Pendidikan dan Pelatihan Online ini, diharapkan dapat menambah efektivitas Karyawan Perum Peruri.
Gambar 3. 14 Form Home
65
F02
Ukuran X pixel mengikuti setingan windows Font 14pt, Arial, warna hitam
- Klik Home menuju F01 - Klik Account menuju F02 - Masukkan Username dan Password - Lalu Klik Button Login untuk proses - Klik Input menuju F03 - Klik View menuju F04 - Klik Report menuju F05 - Klik Utility menuju F06 - Klik About menuju F07
PERUM PERURI
PERUM PERCETAKAN UANG REPUBLIK INDONESIA
SISTEM PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KARYAWAN Home Account Input View Report Utility About
Login FORM LOGIN User Name Login User Password Login
Gambar 3. 15 Form login
3.3.4 Form Input
F03
Ukuran X pixel mengikuti setingan windows Font 14pt, Arial, warna hitam
PERUM PERURI
PERUM PERCETAKAN UANG REPUBLIK INDONESIA
SISTEM PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KARYAWAN
INPUT PERMOHONAN DIKLAT Masukkan Np Pegawai
Lanjut
- Klik Home menuju F01 - Klik Account menuju F02 - Klik Input menuju F03 - Masukkan Np Pegawai - Kemudian klik lanjut untuk proses - Klik View menuju F04 - Klik Report menuju F05 - Klik Utility menuju F06 - Klik About menuju F07 Home Account Input View Report Utility About
Gambar 3. 16 Form Input
F04
Ukuran X pixel mengikuti setingan windows Font 14pt, Arial, warna hitam
PERUM PERURI
PERUM PERCETAKAN UANG REPUBLIK INDONESIA
SISTEM PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KARYAWAN
LIHAT RENCANA DIKLAT
- Klik Home menuju F01 - Klik Account menuju F02 - Klik Input menuju F03 - Klik View menuju F04 - pilih Kode Diklat - pilih Jenis Diklat - pilih tanggal keberangkatan - pilih mulai tanggal - Klik Report menuju F05 - Klik Utility menuju F06 - Klik About menuju F07
Mulai Tanggal : Keberangkatan :
Jenis Diklat :
Kode Diklat : Lihat Hapus Home Account Input View Report Utility About
Gambar 3. 17 Form View
3.3.6 Form Report
F05
Ukuran X pixel mengikuti setingan windows Font 14pt, Arial, warna hitam
PERUM PERURI
PERUM PERCETAKAN UANG REPUBLIK INDONESIA
SISTEM PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KARYAWAN
REPORT KEBUTUHAN DIKLAT
- Klik Home menuju F01 - Klik Account menuju F02 - Klik Input menuju F03 - Klik View menuju F04 - Klik Report menuju F05 - pilih Kode Diklat - pilih Jenis Diklat - pilih tanggal keberangkatan - pilih mulai tanggal - klik tombiol lihat untuk proses - Klik Utility menuju F06 - Klik About menuju F07
Mulai Tanggal : Sampai Tanggal : Jenis Diklat :
Kode Diklat : Lihat Hapus Home Account Input View Report Utility About
Gambar 3. 18 Form Report
67
F06
Ukuran X pixel mengikuti setingan windows Font 14pt, Arial, warna hitam
PERUM PERURI
PERUM PERCETAKAN UANG REPUBLIK INDONESIA
SISTEM PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KARYAWAN
HAPUS PERMOHONAN DIKLAT Masukkan Np Pegawai
Lihat
- Klik Home menuju F01 - Klik Account menuju F02 - Klik Input menuju F03 - Klik View menuju F04 - Klik Report menuju F05 - Klik Utility menuju F06 - Masukkan Np Pegawai - klik tombol lihat - Klik About menuju F07 Home Account Input View Report Utility About
68
4.1 Kesimpulan
Kesimpulan dari pembahasan Analisis dan Desain Aplikasi Training Pelatihan Kerja di Departemen Sumber Daya Manusia ini adalah :
1. Merancang aplikasi yang dapat digunakan oleh perusahaan.
2. Memudahkan pengelolaan dan penyimpanan data perusahaan dengan terstruktur secara komputerisasi.
3. Mempercepat penyajian laporan Diklat untuk diserahkan kepada Direksi.
4.2 Saran
Dalam laporan perancangan Perancangan Aplikasi Training Pelatihan Kerja di Departemen SDM ini sangat disadari adanya kekurangan dan ketidaksempurnaan, oleh karena itu diperlukannya saran dan kritik agar membangun laporan ini menjadi lebih baik dari sebelumnya. Untuk yang bermaksud membangun aplikasi system ini diharapkan lebih memahami informasi yang bisa diserap dari buku atau dari pakar itu sendiri.