Klausul 4.5.3.2. Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan
4.5. Permasalahan dalam implementasi OHSAS 18001:2007 pada Bagian Environment and Safety PT. X di Jawa Barat dalam penanganan
terhadap kontraktor
4.5.1 Faktor
Implementasi OHSAS 18001:2007 oleh Bagian Environment and safety telah dilaksanakan dengan baik sesuai dengan persyaratan di setiap klausulnya. Namun dari hasil identifikasi terdapat beberapa permasalahan yang dapat memengaruhi implementasi OHSAS 18001:2007 di dalamnya. Dari hasil identifikasi, faktor yang menjadi permasalahan diambil dari beberapa unsur implementasi dan operasi OHSAS 18001:2007 itu sendiri, yaitu :
a. Sumber daya, peran, tanggungjawab, tanggunggugat dan wewenang
Bagian Environment and Safety baru menjadi sebuah Bagian dari Divisi Corporate Secretary setelah sebelumnya berada di bawah Bagian Umum. Kepala Bagian Environment and Safety masih dijabat oleh Kepala Bagian Umum. Di bawah Kabag Environment and Safety terdapat dua (2) Kepala Seksi, yaitu Kasi Environment dan Kepala Seksi Safety. Belum adanya pengisi Jabatan sebagai Kepala Seksi Environment membuat Kepala seksi Safety harus terjun untuk mengendalikan tanggungjawab kedua peran tersebut. Selain itu terdapat Pelaksana Safety yang hanya beranggotakan lima (5) orang dimana harus berperan sebagai Pelaksana Environment dan membantu dalam program Corporate Social Responsibility (CSR).
Selain menjadi pejabat sementara Kepala Bagian Environment and Safety, Kepala Bagian Umum sendiri memiliki tanggungjawab terhadap beberapa seksi yang ada di bawahnya, yaitu Seksi Kendaraan, Rumah Tangga, Keamanan, serta CSR.
Sumber daya lainnya infrastruktur berupa fasilitas ruang kerja. Dalam hal ini, perusahaan berupaya untuk memberikan fasilitas yang baik kepada karyawan dalam melakukan pekerjaan. Namun ada satu hal yang harusnya diperhatikan kembali di lapangan, yaitu dalam satu (1) tahun ini Bagian Environment and Safety harus berpindah ruang sebanyak empat hingga lima kali. Dengan adanya ruang yang tidak tetap memungkinkan terganggunya kinerja dari Bagian ini sendiri. Selain itu dapat mengganggu efisiensi kontraktor dalam mengurus izin kerja. Ruangan yang saat ini ditempati juga masih kurang nyaman, karena persis berada di samping ruang distribusi, sehingga terkadang agak bising.
b. Kompetensi
Kompetensi yang dimiliki oleh keenam personel (termasuk di dalamnya Kepala Seksi Safety) sudah cukup baik, namun tetap ada kekurangan. Dalam penanganan kontraktor sampai saat ini dapat selalu teratasi dengan baik, namun Kepala Seksi dan Pelaksana Safety yang telah tetap menjadi Bagian Environment and Safety masih memerlukan personil yang lebih berkompeten lagi dalam hal K3 kontraktor, mengingat tugas review JSA kontraktor membutuhkan ketelitian dan wawasan yang luas.
c. Komunikasi
Komunikasi eksternal yang terjadi antara pihak perusahaan dengan kontraktor berfungsi untuk menyampaikan informasi, himbauan berkaitan dengan K3. Dari aspek K3 komunikasi dapat terjadi melalui manusia dengan manusia, alat kerja, atau alat komunikasi. Komunikasi yang dijalankan safety terhadap karyawan kontraktor yang bekerjasama dengan perusahaan sudah berjalan dengan baik melalui induction training, kick off meeting, pengontrolan di lapangan dan
mengingatkan kembali jika melanggar ketentuan K3, serta lingkungan.
Namun dengan adanya induction training terkadang masih ada saja pekerja yang enggan untuk mematuhi peraturan yang sudah seharusnya dipatuhi dan dilaksanakan selama bekerja di sekitar kawasan perusahaan. Dalam hal ini, pelanggaran yang sering dilakukan adalah kepatuhan dalam penggunaan APD.
d. Pengendalian dokumentasi
Dokumen yang seluruhnya disimpan oleh pihak Bagian Environment and Safety tersedia dengan lengkap. Namun saat ini terdapat beberapa formulir atau JSA yang tidak ada di dalam penyimpanan data. Hal ini terjadi karena pihak kontraktor yang meminjam untuk keperluan perpanjangan izin kerja, namun tidak dikembalikan lagi, karena hilang atau rusak. Selain itu, JSA yang tidak ada biasanya, karena ada proyek yang harus segera dilaksanakan, sehingga tidak ada waktu yang cukup bagi kontraktor untuk memenuhi penyerahan JSA sebelum dimulainya pekerjaan.
Bagaimanapun juga dokumen tersebut merupakan catatan informasi penting yang harus tersimpan dengan baik. Apabila tidak ada, hal ini tentunya juga akan menjadi temuan audit, sehingga akan mempersulit Bagian itu sendiri.
4.5.2 Aktor
Terdapat tiga (3) pihak yang berkaitan dan bertanggungjawab dalam implementasi OHSAS 18001:2007 pada perusahaan, yaitu :
a. Top Management
Top management atau manajemen puncak ialah Direktur Utama, Corporate Secretary yang ditunjuk sebagai MR memiliki peran mengoordinasi dan mengelola SMM, Lingkungan dan K3 yang efektif, meliputi keseluruhan aktivitas perusahaan sesuai arahan Direktur Utama dan sesuai dengan kebijakan, pedoman, dan
dokumen pendukung yang berlaku di perusahaan, Ketua Tim P2K3 yang merupakan wakil dari MR untuk OHSAS 18001:2007.
b. Middle Management
Middle management adalah Kepala Bagian Umum yang menjadi pejabat sementara untuk Bagian Environment and Safety. Pihak ini bertugas menginterpretasikan kebijakan K3 dan mengembangkan prosedur yang dapat digunakan oleh pelaksana.
c. Operational Management
Operational management pada Bagian Environment and Safety yaitu Kepala Seksi dan pelaksana Safety. Pihak ini bertugas melaksanakan operasional yang telah ditetapkan pada Bagiannya. Bertindak sesuai prosedur dan kebijakan K3 yang telah ditentukan.
4.5.3 Tujuan
Pada implementasi OHSAS 18001:2007 terdapat beberapa masalah yang dianalisis dari unsur-unsur implementasi OHSAS 18001:2007. Berdasarkan masalah tersebut ada beberapa tujuan yang diharapkan dapat tercapai pada Bagian Environment and Safety, yaitu :
a. Beban tanggungjawab yang sesuai
Diberikannya beban tanggungjawab dan wewenang yang sesuai akan membantu keefektifan dari pekerjaan masing-masing peran, karena hal tersebut dapat membuat karyawan fokus terhadap prosedur kerja yang telah ditetapkan.
b. Infrastruktur yang baik dan tetap
Dengan mendapatkan infrastruktur yang baik dan permanen dapat mendukung kinerja yang baik dari karyawan itu sendiri. Jika terpaksa harus berpindah tempat, tentunya dapat menguras tenaga dalam pengangkutan barang, perapihan kembali ruang kerja, sehingga memungkinkan terbengkalainya pekerjaan yang harusnya dapat dilaksanakan saat itu juga.
c. Kontraktor taat pada peraturan
Dengan adanya komunikasi yang baik antara Bagian Environment and Safety terhadap kontraktor, maka diharapkan kontraktor dapat taat pada peraturan K3 yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Jika kontraktor taat terhadap peraturan, maka dapat terus mempertahankan zero accident, baik terhadap pihak kontraktor maupun perusahaan.
d. Karyawan yang berkompeten
Karyawan yang berkompeten dapat membantu Bagian Environment and Safety sendiri untuk lebih profesional dalam mengelola K3 dan lingkungan perusahaan. Dalam hal ini, mampu memberikan kontribusi yang lebih dalam menganalisa aspek bahaya, risiko yang ada dan cara mengontrol risiko dengan cara yang lebih baik, agar K3 dan terjamin.
e. Dokumentasi yang baik
Dengan dokumentasi yang baik, tentunya akan lebih efisien dalam pekerjaan. Selain itu memudahkan apabila ada kepentingan terhadap kontraktor bersangkutan dan ketika diadakannya audit.
4.5.4 Alternatif
Tindakan pemecahan masalah yang sesuai tentunya diperlukan untuk membantu dalam perbaikan implementasi OHSAS 18001:2007 pada Bagian Environment and Safety. Alternatif tindakan yang dapat dilakukan oleh Bagian Environment and Safety adalah sebagai berikut :
a. Penambahan SDM kompeten
Penambahan SDM kompeten dimaksudkan untuk ditempatkan sebagai Kepala Bagian Environment and Safety, serta Pelaksananya. Pelaksana safety juga penting untuk ditambah, karena sebelumnya salah satu personilnya pindah di bagian lain dan mengingat masih banyak pekerjaan dan tanggungjawab lebih besar mengenai keselamatan kerja yang akan ditangani
seiring dengan berjalannya waktu. Dalam perekrutan, kualifikasi dan kompetensinya harus sesuai dengan bidang dan keadaan di lapangan perusahaan itu sendiri.
b. Penyediaan ruang kerja yang baik dan tetap
Dengan adanya penyediaan ruang kerja yang baik dan tetap untuk Bagian Environment and Safety diharapkan dapat menambah kinerja dari karyawan, sehingga dapat meningkatkan K3 di lingkungan perusahaan yang nantinya juga dapat mempengaruhi kontraktor untuk dapat mematuhi peraturan K3 dalam perusahaan tersebut. Selain itu, ruang yang permanen dapat membuat kontraktor tidak terganggu dan merasa nyaman dalam pengurusan izin kerja.
c. Penyempurnaan sistem reward and punishment
Perusahaan harus konsisten untuk menerapkan metode reinforcment yaitu dengan penyempurnaan sistem reward and punishment dengan zero tolerant. Dasarnya adalah hukum efek yang menyatakan bahwa setiap perilaku yang diikuti reward akan semakin dilakukan, sedangkan punishment dengan sendirinya perilaku tersebut makin jarang dilakukan dan lama kelamaan akan hilang (Heni, 2011). Dengan mengkomunikasikan sistem reward and punishment sebelum dilakukannya kerjasama dan sebelum pengesahan perizinan kerja akan membuat pihak kontraktor enggan untuk melanggar aturan karena dinilai dapat merugikan secara langsung, maupun tidak langsung, tergantung kriteria reward and punishment yang diberikan perusahaan.
d. Pengelolaan dokumentasi yang baik dan benar
Pengelolaan dokumentasi yang baik dan benar merupakan kegiatan yang dilakukan oleh administrasi safety mulai dari sebelum hingga kontraktor selesai bekerja. Dengan begitu dapat memudahkan apabila ada kepentingan terhadap kontraktor itu sendiri, misalnya untuk perpanjangan izin kerja. Selain itu akan
mengurangi pekerjaan administrasi Bagian Environment and Safety dalam mempersiapkan segala hal ketika akan adanya audit.