ALUR SALES MOBILE APPLICATION
A. Persiapan Kunjungan
a. Orderan Form
Sebelum sales melakukan kunjungan ke customer, dibuatkan dahulu orderan form untuk menentukan rincian kunjungan tiap sales. Orderan form ini dibuat oleh jabatan yang berwenang sesuai dengan kebijakan dari perusahaan.
Cara menambah data baru :
1) Buka Aplikasi CDS, masuk ke Modul Penjualan >> Orderan Form >> Orderan Form Standar
Sales : Diisi nama salesman
Bulan & Tahun: Diisi periode kunjungan salesman
Kunjungan : Pilih kode kunjungan customer, kunjungan tersebut akan menarik semua customer sesuai kunjungan yang terdaftar pada master customer.
Tgl Kunjungan : Diisi tanggal mulai kunjungan salesman ke customer
Tgl Pulang : Diisi tangga pulang kunjungan salesman
Batch : Klik dua kali untuk menampilkan kode orderan form.
Tgl Jatuh Tem : Diisi tanggal mulai diperhitungkannya jatuh tempo faktur customer
Minimun Order: Minimum pesanan barang dalam satuan terkecil
Markup Target: Presentase kenaikan target
Kode Supplier : Diisi kode supplier untuk memfilter customer berdasarkan supplier Pilih kode kunjungan
Klik dua kali untuk menarik nama
Galaxysoft
Kode Pasar : Diisi kode pasar untuk menarik customer berdasarkan kode pasar yang diinput.
Orderan Bebas: Kalau di checklist, berarti customer boleh memesan barang secara bebas.
2) Klik Proses untuk memproses Orderan Form tersebut, maka akan tampil daftar customer yang akan dikunjungi.
b. Download data
1) Buka Aplikasi Mobile Sales, kemudian Log In
2) Setelah itu klik Download untuk mendownload data-data yang diperlukan, data tsb berasal dari server CDS. Contoh: data tagihan, faktur-faktur mana saja yang harus dilunasi oleh customer.
3) Kemudian klik Close apabila proses sudah selesai, dan tutup program.
c. Mulai Berangkat
1) Buka Aplikasi Mobile, kemudian Log In
2) Klik Berangkat untuk menampilkan waktu berangkat, menu ini dibuka ketika salesman posisi masih dikantor.
3) Klik Save dan tutup program.
31
Galaxysoft
-Sales Mobile Application-
B. Kunjungan
1. Buka Aplikasi Mobile, kemudian Log In.
2. Buka Menu Kunjungan, fumgsinya adalah untuk menginput jenis transaksi yang dilakukan pada saat berkunjung ke customer,
Galaxysoft
3. Untuk memulai kunjungan, pilih salah satu customer kemudian klik Mulai kemudian Save
31
Galaxysoft
-Sales Mobile Application- a. Alur Sales Order
Cara menginput data :
1) Setelah klik mulai pada customer yang dituju, selanjutnya adalah klik tombol Order untuk memasukkan data pesanan barang.
2) Masukkan data barang yang dipesan oleh customer, dengan klik dua kali pada kolom kode barang untuk menarik barang. Kemudian isi qty dan discount perbarang/ diskon global jika ada.
3) Klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan.
Sesuai dengan term customer
Sesuai dengan jenis PPN yang terdapat pada Master Customer
Galaxysoft
Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data:
1) Buka Menu Sales Order
2) Untuk mengubah data pilih Edit, kemudian klik Save untuk menyimpan.
3) Untuk menghapus data pilih Delete, kemudian klik OK untuk melanjutkan.
4) Untuk menampilkan data pilih View, kemudian klik Close untuk menutup.
b. Alur Faktur Kanvas
Faktur yang dimaksud disini bukanlah Faktur TO seperti yang ada pada CDS, namun Faktur yang dimaksud adalah Faktur Kanvas. Berarti barang yang dijual ke customer secara langsung harus dilunasi pada hari itu juga.
Cara menginput data :
1) Setelah klik mulai pada customer yang dituju, selanjutnya adalah klik tombol Faktur untuk memasukkan data pesanan barang.
2) Masukkan data barang yang yang dijual ke customer, klik dua kali pada kolom Kode Barang untuk menarik data barang. Isikan qty dan dikon perbarang/ diskon global jika ada.
3) Klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan.
31
Galaxysoft
-Sales Mobile Application- Cara mengubah dan menampilkan data:
1) Buka Menu Faktur Kanvas
2) Untuk mengubah data pilih Edit, kemudian klik Save untuk menyimpan.
3) Untuk menampilkan data pilih View, kemudian klik Close untuk menutup.
c. Alur Permintaan Retur Penjualan Cara menginput data :
1) Setelah klik mulai pada Menu Kunjungan, pilih Retur untuk menginput permintaan retur barang oleh customer.
2) Maka muncul form permintaan retur, klik dua kali pada kolom Kode Barang untuk menarik barang beserta rinciannya. Isikan qty barang yang diretur,
3) Klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan.
Galaxysoft
Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data:
1) Buka Menu Permintaan Retur
2) Untuk mengubah data pilih Edit, kemudian klik Save untuk menyimpan.
3) Untuk menghapus data pilih Delete, kemudian klik OK untuk melanjutkan.
4) Untuk menampilkan data pilih View, kemudian klik Close untuk menutup.
d. Giro
Menu giro ini digunakan untuk menginput Giro baru apabila customer melakukan pelunasan dengan menggunakan Giro.
Cara menginput data :
1) Setelah klik mulai pada Menu Kunjungan, pilih Giro untuk menginput Giro baru.
2) Klik New untuk menambah data Giro
31
Bank : Diisi kode Bank dengan klik pada tombol ellipsis untuk memilih Kode Bank
Atas Nama : Diisi nama yang sesuai dengan Buku Bank
No. Rekening : Diisi nomor rekening Bank
Tanggal : Diisi tanggal dibuatnya Giro
Dari Customer : Diisi nama customer
Keterangan : Diisi keterangan lain jika ada
3) Klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan
Cara mengubah dan menampilkan data:
1) Buka Menu Giro
2) Untuk mengubah data pilih Edit, kemudian klik Save untuk menyimpan.
3) Untuk menampilkan data pilih View, kemudian klik Close untuk menutup.
e. Nota Kredit
Nota Kredit bersifat memotong jumlah piutang customer ke distributor, biasanya karena adanya biaya-biaya tertentu yang telah dikeluarkan oleh customer kemudian atas perjanjian biaya tersebut diklaim ke distributor guna memotong jumlah piutang dengan memasukannya ke Nota Kredit.
Cara menginput data :
1) Setelah klik mulai pada Menu Kunjungan, pilih Nota Kredit
2) Maka muncul form Nota Kredit, klik dua kali pada kolom Kode Biaya untuk menarik kode biaya yang dikeluarkan oleh customer dan diklaim ke distributor. Namun sebelumnya kode biaya tersebut didaftarkan ke master biaya.
Galaxysoft
3) Klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan.
Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data:
1) Buka Menu Nota Kredit
2) Untuk mengubah data pilih Edit, kemudian klik Save untuk menyimpan.
3) Untuk menghapus data pilih Delete, kemudian klik OK untuk melanjutkan.
4) Untuk menampilkan data pilih View, kemudian klik Close untuk menutup.
f. Lunas
Menu ini berfungsi untuk menginput pelunasan yang dilakukan oleh customer.
Cara menginput data :
1) Setelah klik mulai pada Menu Kunjungan, pilih Lunas
2) Maka muncul form Pelunasan, No.Faktur otomatis muncul pada form ini sesuai dengan data Daftar Tagih yang telah di download dari server. Isi jenis pelu nasan, baik melalui tunai, transfer, giro, potong retur, nota kredit dll.
31
Galaxysoft
-Sales Mobile Application- 3) Klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan.
Cara mengubah dan menampilkan data:
1) Buka Menu Giro
2) Untuk mengubah data pilih Edit, kemudian klik Save untuk menyimpan.
3) Untuk menampilkan data pilih View, kemudian klik Close untuk menutup.
g. Luar Jalur
Menu ini digunakan untuk menarik customer yang tidak masuk ke menu kunjungan agar bisa dilakukan proses transaksi. Kondisi ini juga bisa terjadi dilapangan apabila tiba-tiba ada customer yang bukan termasuk kunjungan pada hari itu, melakukan permintaan kunjungan.
Cara proses :
1) Buka menu Luar Jalur
2) Pilih Customer yang akan diproses, kemudian pilih tombol Proses
Galaxysoft
4. Setelah kunjungan ke satu customer selesai, harus pilih Selesai >> Save agar nantinya semua kunjungan dapat diclosing.
31
Galaxysoft
-Sales Mobile Application-
C. Closing
Menu ini digunakan untuk melakukan closing terhadap semua kunjungan, ini merupakan syarat agar kunjungan/ kegiatan salesman pada hari itu dianggap selesai dan salesman boleh pulang.
Cara melakukan closing :
1) Apabila terdapat customer yang belum dikunjungi karena sebab tertentu, maka setiap customer harus diclosing agar.
Buka menu Closing
Pilih customer yang akan disclosing, tekan Closing
Isikan kode alasan pada kolom Alasan, namun sebelumnya kode alasan harus didaftarkan pada master alasan.
Isikan Keterangan yang lebih jelas mengenai tidak dikunjunginya customer tersebut.
Klik Closing untuk melanjutkan atau Close untuk membatalkan.
2) Setelah semua toko dikunjungi dan di Closing, langkah selanjutnya adalah closing menu yang artinya bahwa kegiatan sales pada hari itu selesai.
3) Klik dua kali pada menu Closing maka muncul sbb, pilih Yes untuk melnjutkan atau No untuk membatalkan.
4) Kemudian klik OK