5.1 KETENTUAN UMUM
1. Jumlah sampel uji petik:
a. District Management Advisory Consultant (DMAC) untuk tingkat Kab/Kota sebesar 50% dari wilayah kerjanya
b. Provincial Management Advisory Consultant (PMAC) Pamsimas untuk tingkat Provinsi sebesar 10% dari wilayah kerjanya
c. Central Management Advisory Consultant (CMAC) Pamsimas untuk tingkat Nasional sebesar 3% dari wilayah kerjanya
2. Setiap pelaksanaan uji petik dilakukan dalam dua tahap, yaitu apabila jumlah desa/kelurahan pada wilayah kerjanya telah menyelesaikan siklus sebesar 20% dan pada saat 80% dari jumlah desa telah melakukan siklus.
Ø Tahap 1 pada posisi 20% adalah : uji petik akan dilakukan apabila jumlah desa/kel yang sudah melaksanakan siklus kegiatan tertentu mencapai sebanyak 20% dari jumlah desa/kel yang ada di dalam wilayah kerja setiap tingkatan (Kab/Kota, Provinsi, Nasional). Uji petik tahap 1 dilaksanakan untuk merumuskan strategi perbaikan fasilitasi selanjutnya jika terjadi masalah atau hal-hal yang tidak sesuai prosedur
Ø Tahap 2 pada posisi 80% adalah : uji petik akan dilakukan apabila jumlah desa/kel yang sudah melaksanakan siklus kegiatan tertentu mencapai sebanyak > 80% dari jumlah desa/kel yang ada di dalam wilayah kerja setiap tingkatan (Kab/Kota, Provinsi, Nasional). Uji petik tahap 2 dilaksanakan untuk melihat dan evaluasi terhadap perbaikan fasilitasi dan pencapaian kinerja terhadap indikator yang ditentukan
Jumlah desa/kel. lokasi uji petik :
Tingkat Kabupaten :
· Tahap I : 20% x 50% x jumlah desa dalam Kab/Kota yang bersangkutan · Tahap II : 80% x 50% x jumlah desa dalam Kab/Kota yang bersangkutan
Tingkat Provinsi :
· Tahap I : 20% x 10% x jumlah desa dalam Provinsi yang bersangkutan · Tahap II : 80% x 10% x jumlah desa dalam Provinsi yang bersangkutan
Tingkat Nasional :
· Tahap I : 20% x 3% x jumlah desa secara Nasional · Tahap II : 80% x 3% x jumlah desa secara Nasional Frekuensi pelaksanaan uji petik per siklus kegiatan :
No. Tahapan/ Aspek
Waktu pelaksanaan (Progres dari jumlah
desa) Keterangan 1 IMAS 20% 80% Digabung CLTS Pembentukan LKM
2 Penyusunan PJM Proaksi, Opsi, dan RKM 20% 80% 3 Kinerja Pengelolaan Keuangan 1 20%
80% Digabung
Pengadaan oleh masy
4 Kinerja Pengelolaan Keuangan 2
20%
80% Digabung
Infrastruktur 1 Hasil Pemicuan
5 Kinerja Pengelolaan Keuangan 3
20% 80% Digabung Infrastruktur 2 Realisasi dana BLM 6 O & M - Digabung Pada bulan ke 13-15. Keberlanjutan 1
7 Keberlanjutan 2 - Pada bulan ke 21-24
Pada suatu siklus yang sama, lokasi uji petik CMAC merupakan juga bagian dari wilayah uji petik PMAC. Demikian juga dengan lokasi uji petik PMAC merupakan bagian dari lokasi uji petik DMAC.
Pelaksanaan uji petik tidak saling menunggu, bisa saja dilakukan lebih dahulu baik oleh DMAC, PMAC atau CMAC. Tetapi lokasi tempat uji petik harus disepakati di semua tingkatan sebelumnya. Apabila selesai melakukan uji petik untuk suatu siklus, maka lokasi uji petik untuk siklus berikut dilakukan pada desa/kelurahan yang berbeda. Hal ini dilakukan supaya setiap lokasi program dapat dipantau secara keseluruhan. Khususnya untuk DMAC, karena pelaksanaan uji petik dilakukan pada 50% lokasi di wilayah kabupaten/kota, maka lokasi uji petik untuk tahapan berikutnya dilakukan di 50% lokasi yang belum dilakukan pada tahapan sebelumnya. Demikian seterusnya untuk tahapan berikutnya kembali lagi pada lokasi 50% awal
Khususnya pelaksanaan penilaian Kinerja Pengelolaan Keuangan, selain dilakukan oleh DMAC, PMAC, dan CMAC juga dilakukan oleh TFM setiap bulan pada seluruh lokasi. Laporan penilaian Kinerja Pengelolaan Keuangan oleh TFM ini setiap bulannya dilaporkan tersendiri
.
5.2 PROSEDUR PELAKSANAAN UJI PETIK
No. Langkah Mekanisme Tujuan diharapkanHasil Yang Pelaku
1 Pemilihan Desa / Kelurahan yang menjadi lokasi sasaran uji petik berdasarkan penentuan wilayah sampel
Kriteria pemilihan desa sampel · Desa/Kelurahan yang
mendapatkan predikat progress pelaksanaan cepat tetapi capaian tidak sesuai (dibawah) indikator kinerja. · Desa/Kelurahan yang
mendapatkan predikat progress pelaksanaan terlambat tetapi capaian indikator sesuai / melebihi indikator kinerja.
· Desa/Kelurahan yang mendapatkan predikat progress pelaksanaan tepat waktu dan capaian indikator sesuai dengan / melebihi indikator kinerja. · Desa / Kelurahan yang
mendapatkan predikat progress pelaksanaan terlambat dan capaian indikator tidak sesuai (dibawah) indikator kinerja.
Memperoleh daftar desa sasaran uji petik
Desa / Kelurahan yang representatif untuk kegiatan uji petik DMAC PMAC CMAC 2 Koordinasi pelaksanaan uji petik
Untuk Tingkat Kab/Kota, DMAC melakukan penetapan lokasi desa/kel. sasaran uji petik, selanjutnya melakukan koordinasi dengan Tim Fasilitator dalam menetapkan jadwal pelaksanaannya Untuk Tingkat Provinsi, PMAC melakukan penetapan lokasi Desa/Kel. sasaran uji petik, selanjutnya melakukan koordinasi dengan DMAC dalam menetapkan jadwal pelaksanaanya.
Untuk Tingkat Nasional, CMAC melakukan penetapan lokasi Desa/Kel. sasaran uji petik, selanjutnya melakukan koordinasi dengan PMAC dan
Memastikan responden berada di tempat pada pelaksanaan uji petik
Efisiensi waktu dalam
pelaksanaan uji petik DMACPMAC CMAC
No. Langkah Mekanisme Tujuan diharapkanHasil Yang Pelaku
DMAC dalam menetapkan jadwal pelaksanaanya 3 Melakukan proses
uji petik dengan bantuan kuesioner dan metode yang telah ditentukan.
Menggunakan format uji petik yang dikeluarkan oleh proyek Format yang digunakan sesuai dengan proses yang sudah dilaksanakan.
Uji petik dilakukan terhadap target responden yang telah ditentukan
Memastikan setiap pertanyaan dapat terjawab
Memastikan dilakukannya verifikasi terhadap dokumen penunjang spt. berita acara, daftar hadir, dan lain-lain.
Memastikan kekonsistenan pelaksanaan uji petik dan meminimalkan subjektivitas antar pelaku uji petik
Hasil uji petik memberikan gambaran yang mendekati kenyataan DMAC PMAC CMAC 4 Pendokumentasian hasil kegiatan uji petik
Pencatatan semua temuan hasil uji petik dalam bentuk notulensi ringkas untuk selanjutnya dikompilasi dalam tabel laporan. Memasukan data hasil uji petik kedalam tabel hasil uji petik.
Memastikan tidak adanya kekeliruan penginputan data dan informasi
Data yang akurat dan dapat dipertanggung jawabkan
DMAC PMAC CMAC
5 Pelaporan Uji Petik Analisis deskriptif terhadap hasil uji petik dari lapangan yang sudah ditabulasikan untuk mengetahui sejauh mana capaian terhadap tujuan : 1. Pemenuhan substansi
proses pelaksanaan kegiatan terkait 2. Pelaksanaan capacity
building kegiatan terkait 3. Capaian indikator kuantitatif
dan kesesuaian dengan informasi dari lapangan Katagori capaian terhadap ketiga tujuan tersebut dibagi dalam 5 tingkatan sebagai berikut: 91% – 100% : Baik Sekali 76% – 90% : Baik 56% – 75% : Cukup 41% – 55% : Kurang < 40% : Sangat Kurang Memberikan potret kualitas pelaksanaan Pamsimas
Laporan deskriptif uji petik pada setiap siklus kegiatan.
DMAC PMAC CMAC
6 Umpan Balik / Feed
back
Mempresentasikan hasil uji petik kepada pelaku Pamsimas di masing-masing tingkat Memberikan ruang untuk perbaikan dan evaluasi pelaksanaan program Evaluasi dan perbaikan terhadap pelaksanaan program DMAC PMAC CMAC
5.3 MEKANISME PELAPORAN UJI PETIK
A. Pelaporan DMAC
1. Apabila tahap uji petik dilakukan 2 kali (20% dan 80%), maka pada saat pelaksanaan 20% harus segera dibuat laporan dan analisis untuk menjadi feedback pada lokasi lainnya. Setelah pelaksanaan uji petik pada suatu tahapan sudah dilakukan sesuai dengan target lokasi (50% dari desa/kel) maka DMAC harus segera membuat laporan berikut analisis dan rekomendasi ke PMAC tembusan ke DPMU. Laporan ini terpisah dari laporan bulanan DMAC 2. Hasil analisis tersebut dijadikan bahan telaah dalam penyusunan strategi
fasilitasi lanjut dari beberapa temuan selama proses uji petik berlangsung. 3. Selain laporan uji petik yang terpisah, DMAC juga perlu mendeskripsi analisis
hasil Uji petik pada laporan Bulanan DMAC. B. Pelaporan PMAC
1. Laporan hasil Uji petik harus dibuat PMAC, yang telah dilakukan proses analisis hasil oleh Tenaga Ahli/Trainer PMAC (10% dari jumlah desa wilayah Provinsi). Analisis juga dilakukan terhadap hasil uji petik yang dilakukan dan dilaporkan oleh DMAC. Hasil analisis ini juga perlu diumpanbalikkan ke DMAC
2. Laporan Uji petik PMAC (termasuk uji petik yang dilakukan DMAC) harus dilaporkan segera (terpisah dari laporan bulanan) setelah tahapan tertentu selesai dilakukan uji petik. Dilaporkan ke CMAC tembusan PPMU.
3. Selain laporan uji petik yang terpisah, PMAC juga perlu mendeskripsi analisis pada laporan Bulanan PMAC.
C. Pelaporan CMAC
1. CMAC menyusun hasil uji petik secara agregat dan dilakukan analisis. Hasil analisis uji petik setiap tahapan/siklus dijadikan bahan telaah dalam penyusunan strategi fasilitasi lanjut dari beberapa temuan selama proses uji petik berlangsung.
2. CMAC akan menindaklanjuti hasil analisis uji petik yang dikirim oleh PMAC dengan memberikan masukan strategi fasilitasi secara nasional sesuai hasil analisis CMAC dalam rangka meningkatkan kinerja sesuai yang ditentukan dalam indikator kunci Program Pamsimas
3. Hasil analisis dan laporan uji petik setiap tahapan secara Nasional ini ditampilkan pada website Pamsimas untuk dapat menjadi bahan evaluasi bagi seluruh stakeholders yang terkait.
Cara melakukannya dan melaporkan Uji Petik serta Format Uji Petik secara lebih rinci dapat dilihat pada “Prosedur Operasional Baku (POB) Uji Petik”