Main Lobby
Glassdoor Main Lobby / Glassdoor Pre-function A / M2 / A4
Showdays
Bab
5
3. Pintu Masuk & Keluar Pengunjung
3.1 Pintu masuk pengunjung khusus di hall A3 & A4 akan dijadikan pintu masuk dan keluar bergiliran setiap hari.
3.2 Pergantian setiap hari ini dimaksudkan untuk flow pengunjung yang lebih baik. 3.3 Pengaturan pintu masuk ini juga berlaku bagi perserta yang akan masuk pada saat
jam pameran (10.00 – 21.00 WIB).
HARI PINTU MASUK KODE PINTU
Rabu
Glassdoor Pre-function A Glassdoor Main Lobby Glassdoor Pre-function B A3, B2, M2 Kamis A4, B2, M2 Jumat A3, B2, M2 Sabtu A4, B2, M2 Minggu A3, B2, M2
HARI PINTU KELUAR KODE PINTU
Rabu
Glassdoor Pre-function A Glassdoor Main Lobby Glassdoor Pre-function B A4, B1, M1 Kamis A3, B1, M1 Jumat A4, B1, M1 Sabtu A3, B1, M1 Minggu A4, B1, M1
4. Listrik
4.1. Listrik akan dinyalakan dari panel utama pada pukul 09.00 WIB 4.2. Listrik akan dipadamkan dari panel utama pada pukul 21.30 WIB
4.3. Peserta wajib mematikan/menurunkan MCB listrik dalam stand pada saat pameran tutup (paling lambat pukul 22.00 WIB atau setelah checklist selesai).
4.4. Pihak organizer tidak bertanggung jawab jika terjadi kerusakan pada komponen listrik dan barang display pameran akibat tidak diturunkannya atau dimatikannya panel listrik dalam stand.
5. Penjaga Stand
5.1. Keseluruhan personil stand, termasuk di dalamnya staf operasional dan penjaga stand, harus selalu hadir sesuai dengan jam buka pameran.
5.2. Untuk keamanan masing-masing peserta dan kenyamanan pengunjung, penjaga stand wajib melengkapi Exhibitor Pass masing-masing dengan foto dan menuliskan nama masing-masing di tanda pengenal.
6. Checklist
6.1. Checklist barang display akan dilakukan pada pagi hari sebelum pameran dibuka dan malam hari saat tutup pameran.
6.2. Checklist ini dilakukan antara peserta pameran dengan pihak Organizer. Kegiatan cheklist tidak dapat dilakukan lebih awal, dengan alasan apapun.
6.3. Petugas stand yang membawa formulir checklist wajib standby 30 menit sebelum proses checklist pagi dan malam dilakukan (pagi : 08.30 WIB dan malam : 20.30 WIB).
6.4. Apabila petugas checklist belum hadir saat pameran telah dibuka/ditutup untuk umum maka Organizer tidak akan melakukan checklist dan tidak bertanggungjawab terhadap segala kehilangan dan kerusakan stand maupun barang display.
7. Pemasukan dan pengeluaran Barang display selama masa Showdays
7.1.1. Peserta pameran wajib menginformasikan terlebih dahulu kepada pihak Organizer jika ingin memasukkan dan mengeluarkan barang display pada saat showdays berlangsung dengan mengisi form keluar-masuk barang.
7.1.2. Pemasukan barang denganmenggunakan trolley, harus dilakukan dengan pengawasan dari pihak Organizer, dan diberikan kesempatan pada pukul:
09.00 – 10.00 WIB
13.00 – 15.00 WIB
21.00 – 22.00 WIB
7.1.3. Peserta harus standby 30 menit sebelum proses pemasukan dan pengeluaran barang display tersebut.
7.1.4. Organizer akan menyediakan kartu khusus “Drop Off barang”, bagi mobil peserta yang ingin mendrop barang pada saat showdays berlangsung. Mobil ini hanya dapat mendrop barang di area belakang Hall B (masuk dari pintu karyawan JCC). Setelah kegiatan drop off barang selesai, mobil tersebut harus segera meninggalkan area parkir, dan tidak boleh parkir di area tersebut. Petugas stand harus langsung mengangkut barang display ke dalam stand.
8. Peraturan Aktivitas Promosi 8.1. Materi Promosi
8.1.1. Tidak diperkenankan membagikan alat-alat promosi seperti brosur atau
souvenir di luar area stand masing-masing, terlebih di depan pintu masuk.
8.1.2. Yang dimaksud alat-alat promosi disini termasuk adalah alat promosi dalam bentuk cetakan/print out berupa kertas, plastik atau materi lainnya, contoh; flyer, poster, hanging banner, kupon, voucher, brosur dll.
8.1.3. X-Banner harus dipasang di dalam area standnya masing-masing.
8.1.4. Tidak diperkenankan memasang X-Banner melintang di gangway atau di luar area stand masing-masing. Jika terjadi pelanggaran,Organizer berhak untuk menyita X-Banner tersebut.
8.1.5. Khusus untuk materi aerial (mengudara), seperti balon udara, dan zeppelin, hanya diizinkan mengudara di atas stand masing-masing(dengan persetujuan Organizer).
8.2. Demo Produk
8.2.1. Peserta diperkenankan melakukan demonstrasi di dalam area standnya masing-masing yang bertujuan untuk menyampaikan product knowledge kepada pengunjung.
8.2.2. Peserta harus bertanggung jawab terhadap segala kemungkinan kesalahan yang terjadi (seperti kebakaran, kecelakaan dan kerusakan akibat demonstrasi tersebut).
8.2.2.1. Pengukuran daya tahan peralatan yang digunakan untuk menghindari terbakarnya peralatan seperti lampu yang terlalu panas, dan lain sebagainya.
8.2.2.2. Peserta harus mempunyai tindakan preventif untuk setiap acara demonstrasi yang dilakukan di area stand dengan menggunakan suara yang keras,getaran, efek lampu, dan asap buatan, untuk mengindari terganggunya kenyamanan pengunjung.
8.2.3. Tidak diperbolehkan mengadakan acara demonstrasi yang mempergunakan peralatan yang menghasilkan asap, karena dapat menyebabkan aktifnya sistem pemadam kebakaran di area pameran.
8.2.4. Organizer berhak untuk melakukan tindakan-tindakan yang dianggap perlu apabila sebuah acara demonstrasi peserta dianggap membahayakan keamanan area pameran, mengganggu kenyamanan pengunjung, dan menyalahi aturan yang berlaku. Apabila diperlukan, Organizer berhak menghentikan acara yang sedang berlangsung.
8.3. Acara Stand
8.3.1. Acara stand adalah segala aktivitas di area stand peserta dengan tujuan mengumpulkan massa di sekitar area stand peserta baik menggunakan sound system atau tidak.
8.3.2. Setiap acara stand harus dilaporkan ke pihak Organizer. Acara yang tidak terdaftar dan dilaksanakan pada showdays akan diklaim sebagai ilegal, dan tidak boleh dilanjutkan sebelum jadwalnya disesuaikan dengan jadwal yang telah ada.
8.3.3. Slot acara per hall adalah per 30 menit.
8.3.4. Khusus untuk hall A dan Cendrawasih, slot maksimal yang bisa diambil untuk satu kali acara adalah 30 menit.
8.3.5. Khusus untuk hall B, slot maksimal yang bisa diambil untuk satu kali acara adalah 2x30 menit (1 jam).
8.3.6. Slot maksimal yang bisa diambil dalam sehari adalah 180 menit (3 jam), dengan minimum jeda dengan acara (peserta yang sama) sebelumnya adalah minimal 60 menit (1 jam).
8.3.7. Sistem pendaftaran acara booth/stand adalah first come first serve.
8.3.8. Untuk setiap pertunjukan live music hanya diperkenankan menggunakan alat musik akustik, sementara full band tidak diperkenankan untuk diadakan di area stand.
8.3.9. Acara yang dianggap berbahaya bagi pengunjung/peserta/pameran secara global, mengandung intimidasi terhadap Suku Agama Ras antar Golongan (SARA), dan menampilkan kegiatan vulgar dapat dibatalkan oleh organizer. 8.3.10. Setiap peserta harus memperhatikan keamanan pengunjung saat acara
berlangsung dan tidak diperbolehkan mengganggu kelancaran arus pengunjung di area gangway pameran.
8.3.11. Acara yang sedang berlangsung juga tidak diperkenankan mengganggu aktifitas stand peserta lainnya yang bersebelahan (suara yang terlalu keras, efek lampu yang mengganggu, asap buatan, dan lain sebagainya).
8.3.12. Acara pertunjukan harus diadakan secara berkala selama masa pelaksanaan pameran. Apabila terjadi hal-hal di luar kendali, maka Organizer berhak menghentikan acara pertunjukan yang sedang berlangsung, atau melakukan perubahan waktu bilamana diperlukan.
8.3.13. Untuk peserta yang mengadakan acara yang menimbulkan antrian (misalnya penjualan produk murah, redemption, dll), harus mengkoordinasikan terlebih dahulu acara tersebut kepada organizer supaya jalur antrian dapat diatur dengan baik.
8.3.14. Ekor antrian tidak boleh menutupi jalur pintu masuk dan keluar
8.3.15. Peserta wajib menyediakan jumlah barrier yang cukup untuk acaranya tersebut.
8.4.1. Happening Art adalah pertunjukan seni yang dilakukan oleh satu/beberapa orang yang menggenakan kostum/atribut lainnya yang berhubungan dengan brand/merk tertentu.
8.4.2. Happening Arthanya bertujuan memperkenalkan sebuah brand kepada pengunjung. Tidak diperbolehkan membagikan flyers.
8.4.3. Happening Arthanya boleh dilakukan di sekitar areapameran, tidak diperbolehkan lintas pameranlain yang mungkin diadakan bersamaan.
9. Area Parkir Peserta Pameran Saat Showdays
9.1. Area parkir khusus peserta pada saat showdays adalah di area parkir karyawan JCC yang terletak di belakang Hall B dan Plenary Hall.
9.2. Setiap stand peserta akan mendapatkan 1 buah kartu VIP Parkinguntuk memasuki area parkir karyawan tersebut.
9.3. Kartu VIP Parking baru bisa diambil di masing-masing site office, maksimal malam hari setup kedua.
9.4. Sehubungan dengan terbatasnya lahan parkir, maka kartu VIP Parking tidak menjamin bahwa peserta pasti mendapatkan tempat parkir. Dalam hal ini berlaku sistem first come first serve.
9.5. Kartu VIP Parking peserta hanya berlaku apabila peserta masuk melalui pintu masuk karyawan JCC dari Jl. Gatot Subroto.
9.6. Apabila peserta masuk melaui salah satu gate Gelora Bung Karno, maka peserta dikenakan biaya sesuai peraturan Gelora yang berlaku.
X
Layout Area Parkir Saat Showdays
10. Keamanan
10.1. Tindakan yang dilarang
10.1.1. Merokok (termasuk di dalamnya penyalaan korek api, korek gas dan tindakan merokok lainnya).
10.1.2. Penggunaan peralatan pengapian dari gas, cairan ataupun bahan bakar solid lainnya, yang mengeluarkan api dan percikan ataupun dapat memanaskan elemen disekitarnya.
10.1.3. Membawa masuk benda-benda tajam dan berbahaya kedalam area pameran.
10.2. Peralatan Pemadam Kebakaran
10.2.1. Setiap peserta dianjurkan untuk menyediakan 1 unit tabung pemadam kebakaran.
10.2.2. Tabung pemadam kebakaran harus diletakkan pada posisi yang mudah dijangkau. Tidak boleh diletakkan menghalangi akses jalan pengunjung dan pintu keluar darurat.
10.2.3. Semua peralatan pemadam kebakaran harus sudah tersedia pada hari pertama saat segala fasilitas pameran telah dipasang.
10.3. Perlindungan terhadap pengunjung serta penjagaan terhadapbarang-barang yang dipamerkan.
10.3.1. Peserta yang memilik storage (gudang), diwajibkan membuat slot kunci gembok ganda, untuk pemasangan gembok dari peserta sendiri dan dari Organizer.
10.3.2. Pihak Organizer dan pelaksana tidak bertanggung jawab terhadap segala kerusakan stand dan barang display akibat kelalaian peserta atau kontraktornya masing-masing.
10.3.3. Peserta pameran dihimbau agar mempersiapkan langkah-langlah pencegahan seperti memastikan bahwa barang tersebut terkunci,terantai dengan baik dan telah diasuransikan untuk kasus kerusakan, kehilangan ataupun kebakaran yang mungkin terjadi selama masa set-up, showdays, maupun breakdown.
10.3.4. Organizer tidak bertanggung jawab atas segala kehilangan akibat pencurian, kebakaran ataupun kerusakan yang terjadi selama masa jam buka pameran. 10.3.5. Jika terjadi kasus tersebut, maka peserta dihimbau untuk segera melaporkan
kepada pihak Organizer.
10.3.6. Organizer akan melakukan berbagai tindakan untuk melindungi pengunjung serta menjamin segala fasilitas pameran dalam kondisi baik, antara lain dengan menempatkan staf-staf manajemen dan petugas keamanan, peserta pameran harus dapat memastikan bahwa stand mereka telah dijaga dengan baik oleh personel masing-masing selama jam operasional pameran, sebagai pengontrol dan penjaga pengunjung serta barang-barang yang dipamerkan.
11. Penyediaan Makanan di Stand Pameran
11.1. Tidak diperbolehkan membangun area dapur di dalam hall (stand) guna menghindari polusi udara seperti bau dan asap, maka hanya peralatan listrik yang dapat dipergunakan di dalam hall seperti pemanas listrik dan sebagainya serta harus diletakkan di atas permukaan yang tahan api, sekurangnya berjarak 1m dari material yang tidak tahan api.
11.2. Jika peserta membutuhkan instalasi air atau sistem pembuangan tertentu, harap mengkoordinasikan secepatnya kepada pihak organizer.
11.3. Biaya yang mungkin timbul dari instalasi air atau sistem pembuangan tertentu yang dijelaskan di pasal 10.2 menjadi tanggungan masing-masing peserta.
11.4. Air buangan yang dibuang di saluran pembuangan umum tidak boleh melebihi batas ambang polusi. Jika air terkontaminasi oli dan pelumas maka harus digunakan penyaring terlebih dahulu sebelum dibuang.
11.5. Disarankan untuk memesan makanan dan minuman dari pihak JCC.
11.6. Peserta dilarang membawa atau memasukkan makanan ke dalam stand untuk kemudian dijual kepada pengunjung pameran. Apabila ditemukan adanya pelanggaran akan hal ini maka peserta akan dikenakan denda sebesar :
11.7. Area makan para peserta adalah bertempat di luar area pameran JCC atau pada tempat-tempat yang telah disediakan oleh organizer.
11.8. Peserta tidak diizinkan makan di luar tempat yang disediakan oleh organizer, seperti di area selasar Cendrawasih Hall, Plenary Hall atau di area toilet.Dan pelanggaran akan hal ini akan dikenakan sangsi yang tegas dari pihak JCC maupun penyelenggara.
5 kali lipat harga per- m2
11.9. Pengantar katering untuk peserta dibatasi sampai batas loading dock, peserta diharuskan menjemput katering pesanannya tersebut.
11.10. Peserta dilarang memberikan Exhibitor Pass kepada pihak katering.
1. Mushola
Bagi peserta dan pengunjung pameran yang beragama Islam, mushola tersedia di Lower Lobby. Untuk pelaksanaan ibadah sholat Jumat, ruangan atau areanya tersedia juga di Lower Lobby (bila ada perubahan tempat akan diinformasikan kemudian).
Lokasi : Lower Lobby, turun dari void Main Lobby. 2. Smoking Area / Area Merokok
Area pameran di Jakarta Convention Center merupakan non smoking area, oleh karena itu segala aktivitas merokok hanya dapat dilakukan di luar area Jakarta Convention Center.
3. Dining Area / Area Makan
Untuk menjaga kebersihan dan kenyamanan pameran, seluruh peserta pameran dilarang makan dan minum di luar area yang disediakan. DILARANG KERAS untuk makan di area pameran, connecting, selasar, tunnel ataupun toliet. Organizer menyediakan Dining Area yang berlokasi di beberapa titik, yaitu di area Selasar Plenary,loading dock samping dan belakang hall B,tunnel connecting dan Kasuari Lounge (Lower Lobby) - lokasi dining area terlampir pada gambar layout fasilitas stand.
4. Business Center
Sebuah ruangan dengan fasilitas komputer online, telepon, fax dan fasilitas lainnya yang dikelola oleh Jakarta Convention Center. Penggunaan fasilitas ini akan dikenakan biaya oleh pihak JCC. Lokasi Business Center berada di area Main Lobby.
Lokasi : Main Lobby, sebelah kiri pintu masuk Assembly hall. 5. SnackBar
Tempat makan dan minum yang dikelola oleh pihak Jakarta Convention Center, tersedia di seputaran area pameran.
Lokasi : Tersebar di beberapa titik area pameran. 6. Press Room
Sebuah ruangan dengan fasilitas komputer online, telepon, fax dan mesin fotocopy yang dapat digunakan secara gratis khusus pers / wartawan yang telah terdaftar.
Lokasi : Board Room 2, Plenary Hall