3. 1. Implementasi Program Promosi Di SM K Bhineka Karya 4 Ampel Promosi jasa pendidikan adalah aktivitas yang menghubungkan sekolah degan pelanggan jasa dalam hal ini adalah SMP/MTS sasaran promosi. Maka dari itu baik siswa maupun guru, karyawan sekolah beserta pimpinan sekolah harus melakukan kegiatan ini dengan efektif dan efesien supaya pelanggan atau calon siswa baru dapat tertarik dan mau bersekolah di SMK Bhineka Karya 4 Ampel ini. Dengan memperhatikan unsur-unsur berikut ini, seperti pasar, misi promosi, pesan yang di sampaikan pada saat promosi, media yang digunakan saat melaksanakan promosi, biaya yang dibutuhkan unutk melaksanakan promosi, dan pengukuran hasil akhir dari target yang sudah ditetapkan, kiranya kegiatan ini dapat terlaksana dengan baik. Untuk lebih jelasnya berikut adalah tahap- tahap dalam melaksanakan promosi SMK Bhineka Karya 4 Ampel.
3. 2. Tahap-tahap Pelaksanaan Promosi
Melaksanakan kegiatan promosi sekolah tentu harus seimbang dengan apa yang sudah direncanakan, sesuai dengan tahap-tahap yang sudah dirancang. Berikut adalah tahap-tahap melaksanakan kegiatan promosi sekolah:
Gambar.1: Tahap-tahap pelaksanaan promosi SMK Bhineka Karya 4 Ampel
3. 2. 1. Perencanaan
a. Perencanaan program promosi sekolah ditetapkam sejak awal tahun pelajaran. Manajemen sekolah yang terdiri dari pengurus yayasan, kepala sekolah, serta wakil kepala sekolah menyusun kepanitiaan program promosi dan merencanakan anggaran dalam rencana kerja dan anggaran sekolah.
b. Kepala sekolah mengeluarkan SK kepanitiaan program promosi sekolah yang terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, tim publikasi, tim pendaftaran, dan tim sosialisasi/promosi. (Contoh Terlampir)
c. Panitia promosi sekolah melakukan rapat koordinasi awal untuk melakukan persiapan dengan merencakan pelaksanaan program promosi tahun ini dan evaluasi dari kegiatan promosi tahun sebelumnya.
d. Panitia menetapkan khalayak sasaran yang paling menjanjikan, daftar calon siswa yang menghasilkan tingkat tanggapan tertinggi biasanya sesuai dengan profil sekolah saat ini.
PENGORGANISASIAN
Koordinasi panitia
Pembagian list tugas panitia
TINDAK LANJUT
PELAKSANAAN
Penga jua n s ura t i ji n promosi ke s ekolah ya ng di tuju
Memesan spa nduk, ti m
EVALUASI DAN PENGUKURAN HASIL PERENCANAAN
Rapat menyusun panitia
3. 2. 2. Pengorganisasian
a. Panitia program promosi sekolah menyelanggarakan rapat koordinasi berkala, untuk mengkoordinasi kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan. Rapat ini dapat diadakan sekurang- kurangnya 2 minggu atau menyesuikan situasi dan kebutuhannya.
b. Ketua panitian dan sekretaris membuat list pembagian tugas panitia dan dapat di sampaikan pada rapat koordinasi.
c. Seluruh panitia dapat mendukung tim kerja dibawah koordinasi ketua panitia program promosi.
3. 2. 3. Pelaksanaan
a. Pelaksanaan promosi sekolah diawali panitia promosi sekolah membuat dan mengajukan anggaran program promosi, meliputi biaya:
Pembuatan kalender sekolah
Pembuatan brosur
Pembuatan spanduk
Kegiatan yang melibat orangtua siswa
Rapat koordinasi
Transportasi presentasi ke SMP/MTS
b. Kepala sekolah mempelajari rencana anggaran yang telah diusulkan oleh panitian promosi.
c. Tim sosialisasi membuat design dan memesan kalender (identitas SMK Bhineka Karya 4 Ampel), spanduk dan brosur. d. Tim sosialisasi membuat jadwal dan daftar yang bertugas
presentasi ke sekolah sasaran.
e. Tim sosialisasi melakukan presentasi langsung ke sekolah sasaran sesuai jadwal.
Adapun pelaksanaan masing-masing program promosi adalah sebagai berikut:
a. Presentasi PPDB
1. Sasaran : SMP N 2 Ampel, SMP N 3 Ampel, SMP N 4 Ampel, SMP Muhammadyah 3, SMP Islam Sudirman Ampel, SMP Kanisius Ampel, SMP PGRI, SMP Samaratungga, SMP N 1
Tengaran, SMP N 2 Getasan, SMP Islam Sudirman Tengaran, MTS Nurul Huda Kembang Ampel, MTS Sunan Kalijaga Sampetan Ampel, MTS Aswaja Tengaran dari masing–masing sekolah mendapatkan 6-10 siswa berdasarkan pertimbangan dari evaluasi PPDB tahun sebelumnya.
2. Waktu : Februari - Mei
3. Petugas : Tim Sosialisasi yang sudah terbagi di masing-masing sekolah sasaran.
4. Media : File yang berisikan profil sekolah Brosur informasi PPDB
Formulir pendaftaran
5. Peralatan : LCD Proyektor dan sound system 6. Teknis :
Sekolah mengirimkan surat permohonan ijin untuk presentasi kepada SMP/MTS tujuan.
Sesuai dengan jadwal yang sudah di berikan kepada sekolah, tim promosi harus datang lebih awal minimal 15 menit sebelum kegiatan dimulai.
Narator dari tim sosialisasi memulai kegiatan dengan memperkenalkan tim sosialisasi dan menjelaskan situasi sekolah dan menghubungkan dengan situasi perekonomian saat ini hingga 10 tahun mendatang. Lalu di lanjutkan dengan menjelaskan betapa pentingnya memilih untuk bersekolah di SMK karena menghasilkan lulusan yang terampil dan siap kerja. Lalu tim sosialisasi menyampaikan jurusan-jurusan apa yang ada di SMK Bhineka Karya 4 Ampel ini, lokasi sekolah, biaya, fasilitas dan prestasi-prestasi yang pernah siswa-siswi dapatkan.
Tim sosialisasi menanggapi pertanyaan dari calon siswa, atau bagi calon siswa yang sudah tertarik dan ingin mendaftarkan langsung.
b. Kegiatan pertemuan-pertemuan dengan wali murid
1. Sasaran : orangtua atau wali murid kelas X, XI, XII. 2. Waktu :
Rapat Pleno
Rapat penerimaan rapot semester ganjil/genap
Rapat sosialisasi UN
Acara kelulusan kelas XII 3. Petugas :
Kepala sekolah sebagai informan untuk promosi sekolah
Komite sekolah menguatkan informasi yang telah disampaikan kepala sekolah
Serta panitian menyiapkan brosur dan kalender yang telah dibuat yang berisikan informasi tentang sekolah, untukk dibagikan kepada orangtua atau wali mudid yang hadir.
4. Media :
Materi rapat
Brosur atau kalender
5. Peralatan : LCD Proyektor dan sound system 6. Teknis :
Pengiriman undangan dari sekolah kepada orangtua dan wali murid 1 minggu sebelum kegiatan dilaksanakan.
Gladi bersih untuk mempersiapkan acara
Petugas dan sarana penunjang kegiatan harus siap 1 hari sebelum kegiatan dilaksanakan.
Guru & siswa turut menyambut orangtua atau wali murid, kemudian acara di mulai dengan doa bersama.
Kepala sekolah, komite sekolah memberikan sambutan yang berisikan tentang materi saat itu dan informasi untuk kemajuan sekolah, dan permohonan sekolah kepada orangtua atau mali murid untuk mau ikutserta mempromosikan SMK Bhineka Karya 4 Ampel kepada keluarga, teman kerja, dan lingkungan sekitar.
c. Memasan iklan (Spanduk)
1. Sasaran : masyarakat sekitar lokasi dipasangnya brosur.
2. Waktu : Maret - April 3. Petugas : Panitian PPDB 4. Media :Spanduk
Bahan MMT ukuran 3 x 1 meter.
Menginformasikan tentang jurusan, keunggulan sekolah secara singkat, informasi sekolah, dan waktu pendaftaran dengan design yang menarik.
Pemasangan spanduk harus dilokasi yang strategis, dan mudah dibaca orang. Minimal 4 lokasi desa yang berbeda.
3. 2. 4. Evaluasi dan mengukur hasilnya a. Prosedur Evaluasi
Evaluasi kepanitian dilakukan secara periodik melalui rapat koordinasi panitia dalam waktu 2 minggu sekali atau sesuai dengan kebutuhan.
Evaluasi secara menyeluruh dilakukan setelah kegiatan PPDB selesai.
b. Indikator Keberhasilan
Seluruh program promosi dapat terlaksana dengan baik.
Media promosi sekolah dapat dimengerti oleh calon peserta didik.
Meningkatnya jumlah calon peserta didik baru. 3. 3. Pengukuran Hasil
Pengukuran pelaksanaan program promosi sekolah yang dilaksanakan oleh SMK Bhineka Karya 4 Ampel digunakan sesuai dengan sasaran dan tujuan yang ditetapkan. Keberhasilan yang dapat diukur dari pelaksanaan program promosi sekolah ini dapat di lihat dari indikator kinerja Indikator Keberhasilan sebagai berikut:
Seluruh program promosi dapat terlaksana dengan baik.
Media promosi sekolah dapat dimengerti oleh calon peserta didik.
Meningkatnya jumlah calon peserta didik baru
Target 10 orang calon peserta didik baru dalam setiap dari pelaksanaan program promosi ke SMP/MTS, maupun dari terlibatnya orangtua dan siswa itu sendiri dapat terpenuhi dengan baik.
3. 4. Tindak Lanjut
Tindak lanjut dari program promosi sekolah SMK Bhineka Karya 4 Ampel adalah sebagai berikut:
Sekolah perlu melaksanakan manajemen dengan terencana terutama pada program promosi sekolah yang dilaksanakan setiap tahunnya serta pengalokasian dana yang sesuai dengan rencana kegiatan dan anggaran sekolah (RAKS). Supaya Program promosi ini dapat terlaksana dengan baik, karena matangnya perencanaan, pengorganisasian, serta pendanaan yang cukup.
Bekerjasama dengan SMP/MTS di sekitar SMK Bhineka Karya dan membangun komunikasi yang baik dengan mereka, agar dapat membantu memberi kesempatan kepada SMK Bhineka Karya 4 Ampel dapat melaksanakan promosi dengan efektif dan efesien.
BAB IV PENUTUP
Jumlah peserta didik yang banyak dan stabil sesuai dengan jumlah kelas yang ada, merupakan target utama dari kegiatan promosi sekolah ini. Karena dalam hal ini, jumlah siswa yang banyak dapat menentukan pengembangan dan peningkatan mutu sekolah, maka dari kegiatan yang dilaksanakan harus direncanakan dengan baik dan efektif. Buku panduan promosi sekolah SMK Bhineka Karya 4 Ampel ini merupakan dokumen dalam hal perencanaan dan pelaksanaan yang dapat dipahami dan bisa dijadikan pedoman bagi panitia promosi dan seluruh jajaran sekolah yang melaksanakan promosi sekolah demi mendapatkan dan meningkatkan jumlah peserta didik baru.
Kepemimpinan yang baik untuk merencanakan, mengkoordinasi, melaksanakan, serta ketegasan dalam mengevaluasi kegiatan promosi sekolah. Serta kerjasama antar panitia dan tim pelaksanaan promosi sekolah beserta jajaran sekolah yang melaksanakan kegiatan promosi sekolah ini. Adanya biaya yang cukup untuk pelaksanaan kegiatan promosi ini, selain itu ketekunan dan keyakinan yang teguh yang menjadikan keberhasilan dari terlaksananya kegiatan promosi sekolah.
Panduan promosi sekolah di SMK Bhineka Karya 4 Ampel ini bersifat dinamis, sehingga memerlukan evaluasi dan pengembangan ke arah yang lebih positif dan kreatif. Untuk itu dapat digunakan dan dibutuhkan oleh individu dan jajaran sekolah yang ingin mengembangkan panduan ini di masa depan.
Daftar Pustaka
Porter, Michael E, 2009. Strategi Bersaing, Tangerang:Kharisma Publishing Group
Wijaya, David. 2012. Pemasaran jasa pendidikan. Jakarta : Salemba Empat
Rangkuti, Freddy, 2009. Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis, Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
Tabel 4.2
Matrik IFAS Sumber: hasil Focus Group Discussion,2016
No Elemen SW OT Bobo t Skor Total bobot x skor KEKUATAN
1 Memiliki kerja sama dengan banyak dunia usaha dan industri
0,20 4 0,80
2 Biaya pendidikan terjangkau 0,16 4 0,64
3 Sekolah memiliki berbagai kegiatan ekstrakurikuler dan prestasi siswa
0,13 4 0,52
4 2 kompetensi keahlian terakreditasi B dan yang satunya C
0,11 4 0,48
5 Lingkungan yang aman,tenang dan kosdusif untuk
kegiatan pembelajaran
0.11 3 0,33
6 Sekolah memiliki gedung dan sarana pembelajaran yang cukup baik
0,13 4 0,52
7 Jumlah guru untuk tiap kompetensi sudah
mencukupi
0,16 4 0,64
TOTAL SKOR 1 3,93
KELEMAHAN
1 Jumlah peralatan praktik untuk tiap kompetensi keahlian masih kurang
0,30 3 0,60
2 Ada kompetensi keahlian belum memiliki unit produksi
0,12 2 0,24
3 Jalan masuk menuju sekolah terlalu jauh dari jalan raya
0,12 3 0,36
4 Belum besertifikat ISO 0,16 2 0,32
5 Penguasaan guru terhadap bahasa asing (bahasa inggris) masih rendah
0,13 2 0,26
6 Penguasan teknologi belum digunakan secara maksimal
0,17 2 0,34
TOTAL SKOR 1 2,12
TOTAL SKOR AKHIR (KEKUATAN –
KELEMAHAN)
Matrik EFAS
NO ELEMEN SWOT Bobot Skor Total
bobot x skor PELUANG
1 Animo masyarakat kabupaten Boyolali terkhusus kecamatan Ampel yang meningkat untuk
menyekolahkan anaknya di SMK
0,23 4 0,92
2 Banyaknya SMP/MTs dikabupaten sebagi pemasok
siswa
0,18 3 0,54
3 Besarnya bantuan keuangan dari pemerintah pusat maupun daerah baik BOS, BSM, DAK, dll
0,16 3 0,48
4 Kepercayaan masyarakat terhadap DUDI cukup
besar
0,16 4 0,64
5 Pemberian beasiswa kepada siswa bagi yang memiliki prestasi (PPA) dan bagi siswa kurang mampu (BKM)
0,15 4 0,60
6 Prospek lulusan yang baik dengan dapat bekerja di perusahaan, dan instansi pemerintahan.
0,12 4 0,48
TOTAL SKOR 1 3,66
ANCAMAN
1 Pertumbuhan dan perkembangan sekolah pesaing
(SMA/SMK/MA) sangat signifikan
0,24 3 0,72
2 Lokasi pendidirian SMA/SMK/MA yang berdekatan 0,25 3 0,75
3 Besarnya masyarakat kurang mampu di kabupaten
Boyolali
0,20 2 0,40
4 Semakin banyaknya tuntutan masyarakat terhadap
mutu lulusan
0,15 2 0,30
5 Kondisi perekonomian orangtua siswa sebagian besar masih menengah kebawah
0,16 3 0,48
TOTAL SKOR 1 2,65
TOTAL SKOR AKHIR (PELUANG-ANCAMAN) 1,01
Ini adalah hasil analisis SWOT digambarkan pada gambar berikut ini: O 4 3 2 (1,81;1,01) W 1 S -4 -3 -2 -1 1 2 3 4 -1 -2 -3 -4 T KUADRAN SO
Strategi Agresif Memanfaatkan Kekuatan untuk menangkap peluang yang ada