BAB V HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
E. Praktek yang sehat
Dari hasil observasi di PT Kusumahadi Santosa penulis memperoleh informasi bahwa, pada setiap pembelian barang (suku cadang), surat pengantar pesanan diberi nomor urut dan sudah diotorisasi. Artinya surat pengantar pesanan tersebut sudah dapat dipertanggungjawabkan. Surat-surat tersebut terdiri dari :
a. Kontrak Pembelian
Kontrak pembelian sudah diberi nomor urut tercetak, dibuat oleh Fungsi Logistik dan diotorisasi oleh Manajer Logistik, sehingga setiap ada kesalahan atau penyelewengan harus dapat dipertanggungjawabkan oleh Fungsi Logistik. Pemberian
nomor urut tercetak dimaksudkan agar apabila ada kesalahan pada pembelian barang (suku cadang) bisa mudah dicari penyebabnya, karena lebih mudah untuk menemukan Kontrak Pembelian yang mana terjadi kesalahan dan lebih mudah pencatatannya bila diurutkan.
b. Laporan Penerimaan Barang
Setiap Laporan Penerimaan Barang diberi nomor urut tercetak dan dibuat oleh Fungsi Logistik dan diotorisasi oleh Manajer Logistik. Hal ini dimaksudkan agar setiap kesalahan yang terjadi dapat dipertanggungjawabkan oleh Fungsi Logistik. Pemberian nomor urut pada Laporan Penerimaan Barang dimaksudkan agar lebih mudah dalam pencatatan dan apabila ada kesalahan penerimaan barang (suku cadang) dapat diketahui dengan melihat nomor urut yang tercetak. Semua pembelian barang (suku cadang) dilakukan oleh Fungsi Logistik setelah mendapat Surat Permintaan Penawaran Harga dari supplier. Fungsi Logistik kemudian akan memilih supplier yang sesuai yaitu dengan spesifikasi barang yang bagus dan dengan harga yang kompetitif.
c. Fungsi Logistik
Semua barang (suku cadang) yang diterima akan dicocokkan oleh Fungsi Penerimaan dengan Laporan Penerimaan Barang yang dikirim bersama dengan pengiriman barang. Apabila sesuai maka barang (suku cadang) dapat langsung disimpan oleh Fungsi Gudang dan kemudian di distribusikan ke User. Fungsi Logistik memeriksa dan mencocokkan barang yang diterima dengan faktur penjualan dan Purchase Order. Bila tidak sesuai, maka dikembalikan ke supplier. Barang kemudian dikirim ke Fungsi Gudang bersama Laporan Penerimaan Barang. Dalam pemeriksaan tersebut, Fungsi Logistik juga akan memeriksa harga, syarat pembelian dan ketelitian dalam
commit to user
Faktur Penjualan. Pemeriksaan ini dimaksudkan agar barang yang tidak sesuai dengan pesanan dapat langsung dikembalikan.
d. Fungsi Hutang dan Fungsi Pengajuan Rencana Bayar
Pada Fungsi Hutang, setiap dokumen yang diterima oleh Fungsi Logistik selalu dicocokkan nama supplier, jenis barang, jumlah barang dan harga barang pada setiap dokumen. Setelah dilakukan pengecekan dan semua dokumen sudah sesuai, selanjutnya akan dilakukan pembayaran oleh Fungsi Pengajuan Rencana Bayar. Pembayaran Hutang dilakukan sesuai syarat pembelian agar mendapat potongan harga. Semua pembayaran Hutang dilakukan sebelum tanggal jatuh tempo. Bukti Kas Keluar dan semua dokumen pendukungnya di cap lunas setelah cek dibayarkan atau dikirim ke supplier. Pemberian cap lunas ini dimaksudkan agar dokumen yang sudah diajukan pembayarannya tidak diajukan lagi.
BAB VI PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari hasil pengamatan dapat diambil kesimpulan bahwa dalam pengadaan suku cadang mesin produksi di PT Kusumahadi Santosa Jaten Karanganyar, terdapat prosedur sebagai berikut :
1. Tahap pertama dalam prosedur pengadaan suku cadang mesinproduksi di PT Kusumahadi Santosa Jaten Karanganyar adalah melalui Manajer atau Kepala seksi pengadaan menerima Permintaan Pembelian Barang dari bagian produksi dan mempelajari Surat Kebutuhan Bulanan kemudian membubuhkan paraf dan tanggal terima.
2. Setelah melalui tahap verifikasi Kasie pengadaan membuat surat penawaran harga kepada beberapa supplier untuk mencari informasi mengenai harga, jumlah, sumber penjual dan jadwal penyerahan.
3. Manajer Pengadaan membubuhkan tandatangan pada surat penawaran harga yang sudah disetujui, kemudian mengirimkan surat penawaran harga melalui faximile dan mendapatkan jawaban dari calon supplier.
4. Kasie Pengadaan membandingkan harga dari beberapa calon supplier, dengan kriteria spesifikasi barang yang sesuai, harga dan tempo pembayaran yang kompetitif dan kedatangan barang yang tepat waktu.
5. Kasie Pengadaan membuat surat pengajuan perubahan harga apabila terjadi kenaikan harga dan pengajuan barang pengganti. 6. Manajer Pengadaan memberikan tandatangan pada surat pengajuan perubahan harga yang telah disetujui apabila terjadi perubahan harga
commit to user
7. Kasie pengadaan membuat pesanan pembelian pada program yang sudah tersedia untuk barang yang tidak terjadi kenaikan harga. Kemudian mencatat di buku nomor pesanan pembelian. 8. Kasie Pengadaan memeriksa spesifikasi barang, kualitas dan
harga pada pesanan pembelian, kemudian mencocokkan dengan Surat Kebutuhan Bulanan dan Permintaan Pembelian Barang, apabila sudah sesuai maka mintakan persetujuan dari Manajer Pengadaan.
9. Manajer Pengadaan memeriksa pesanan pembelian dan membubuhkan tandatangan.
10.Kasie Pengadaan mendistribusikan pesanan pembelian yang sudah disetujui :
a. Lembar 1 untuk supplier (kirim via faximile) b. Lembar 2 untuk Administrasi Logistik/Pengadaan c. Lembar 3 untuk Gudang
d. Lembar 4 untuk arsip (pengadaan/logistik)
11.Kasie Pengadaan menerima barang dari supplier dan membuat tanda terima barang dan laporan penerimaan barang.
12.Bagian Gudang menerima Tanda Terima Barang bersama dengan barang (suku cadang), kemudian disimpan di gudang.
Pada prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi pada PT Kusumahadi Santosa terdapat system otorisasi pada setiap fungsi. Hal ini bertujuan agar setiap pembelian atau pengadaan barang (suku cadang) dapat dipertanggungjawabkan oleh masing-masing fungsi (bagian). Pada prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi ini juga terdapat Fungsi Pengajuan Rencana Bayar yang bertanggungjawab melakukan pembayaran hutang.
Fungsi yang menerima barang dan melakukan pembelian adalah Fungsi Logistik (pengadaan). Fungsi ini melakukan pengadaan barang (suku cadang) yang diperlukan bagi perusahaan dan berfungsi memperoleh
informasi tentang harga suku cadang mesin produksi, menentukan supplier yang dipilih dalam pengadaan suku cadang, membuat kontrak pembelian yang akan dikirim ke supplier dan menerima barang dari supplier, kemudian bagian pengadaan ini akan membuat tanda terima barang dan laporan penerimaan barang.
B. Saran
Di dalam Prosedur Pengadaan Suku Cadang mesin Produksi ini masih terdapat hambatan yaitu adanya keterlambatan dalam pengiriman suku cadang yang mengakibatkan terhentinya kegiatan produksi (akibat kerusakan komponen mesin produksi). Apabila pengiriman suku cadang terlambat, maka mesin produksi yang mengalami kerusakan tidak segera mengalami perbaikan dan berakibat pada macetnya kegiatan produksi dan secara tidak langsung juga dapat mempengaruhi keuntungan perusahaan.
Berdasarkan hambatan tersebut diatas, penulis memberikan saran pada PT Kusumahadi Santosa sebagai berikut:
1. Perusahaan seharusnya memberikan sanksi pada supplier yang terlambat mengirimkan barang (suku cadang) untuk memberikan efek jera.
2. Apabila sanksi yang diberikan perusahaan masih belum bisa memberikan efek jera pada supplier, perusahaan harus memberikan tindakan yang lebih tegas yaitu dengan memberikan SP (Surat Peringatan) kepada supplier atau pemutusan hubungan kerjasama dengan supplier.