Pro
Invoice
Nama Proses 3.5. Ketentuan Penjualan Kanvas (Tunai dan Kredit)
Working Area Area
Approval Permintaan Barang Pengeluaran Barang dari Gudang Cabang BU ke Gudang Canvas
Penjualan Barang ke Outlet/Customer Pengembalian Barang Sisa Dagangan Settlement Pembayaran Settlement Dokumen
Pemilik Proses Salesman Krani/helper Salesman Driver Salesman Admin Entry dan Admin Gudang
Dokumen Surat Permintaan Muat Kanvas Kanvas Berangkat Mutasi Stock (MTSi) Faktur Penjualan Manual Kanvas Pulang Mutasi Stock (MTSi) Faktur Penjualan Manual, Bukti Transfer, Tanda Terima Setoran (TTS)
Delivery Order (DO) dan Bukti Keluar Barang (BKB)
Otoritas Sales Spv Kepala Gudang Kepala Gudang Kasir Controller dan Kepala Gudang
Order Pengeluaran Barang harus mendapat persetujuan dari Sales Spv
Kanvas Berangkat Mutasi Stock ditandatangani oleh : 1. Driver pada kolom diterima oleh
2. Krani/helper pada kolom diserahkan oleh 3. Kepala gudang pada kolom diperiksa oleh Setelah dokumen kanvas berangkat mutasi stock ditandatangani oleh driver, gembok dan kunci mobil hanya boleh dipegang oleh driver dan stock barang menjadi tanggung jawab driver
Salesman membuat faktur penjualan manual sesuai dengan jumlah barang yang dijual sesuai dengan pricelist harga retail lalu faktur ditandatangani oleh Salesman pada kolom hormat kami dan oleh outlet pada kolom penerima barang.
Untuk penjualan dengan memakai harga WHS harus diajukan dulu untuk diotorisasi oleh Head of BU.
Driver mengembalikan fisik sisa dagangan dengan aturan :
1. Untuk area dalam kota harus dilakukan pada hari yang sama
2. Untuk area luar kota yang tidak bisa dilakukan settlement harian dilakukan pada periode Salesman kembali sesuai dengan rute kanvas.
Selisih saldo fisik dengan pencatatan menjadi tanggung jawab driver
Salesman menyerahkan uang hasil penjualan : 1. Untuk area dalam kota disetor tunai pada hari yang sama ke kasir 2. Untuk area luar kota wajib setor tunai ke rekening perusahaan lambatnya H+1 dari tgl transaksi jual. 3. Untuk area luar kota laporan penjualan harian dan bukti setoran tunai wajib di fax atau difoto dan dikirim via mobile phone kepada controller
DO ditandatangani oleh : 1. Salesman pada kolom hormat kami 2. Kolom yang menerima tidak usah ditandatangani karena outlet sudah menandatangani pada faktur penjualan manual
Surat Muat Barang Kanvas dicetak dan diberi kode per cabang dan diberikan nomor urut, dibuat 3 rangkap : 1. Lembar putih ke controller 2. Lembar merah ke gudang 3. Lembar kuning ke Salesman
Nomor Surat Muat Barang Kanvas diisikan pada kolom ID referensi di sistem Bosnet
Outlet (penerima barang) wajib membayar barang yang dibeli secara tunai, jika akan membayar kredit prosedurnya harus mengisi dokumen sesuai prosedur penjualan kredit dan mengisi form jaminan kanvas kredit dan list kanvas kredit yang dibuat oleh BE dan disetujui oleh DM
Kanvas Pulang Mutasi Stock ditandatangani oleh : 1. Krani/helper pada kolom diterima oleh 2. Driver pada kolom diserahkan oleh
3. Kepala gudang pada kolom diperiksa oleh
Controller memeriksa kesesuaian antara Kanvas Berangkat Mutasi Stock, Kanvas Pulang Mutasi Stock, Faktur Penjualan dan Penerimaan Uang Hasil Penjualan
DO dibuat dengan tujuan nama outlet/customer dan jumlah barang serta value barang harus sama antara yang tertera di DO dan faktur penjualan manual
Kanvas Berangkat Mutasi Stock dicetak 3 rangkap 1. Lembar putih ke controller
2. Lembar merah ke gudang 3. Lembar kuning ke Salesman
Kontrol faktur kanvas manual oleh controller : 1. Pada saat serah terima buku faktur kepada Salesman harus mencatat nomornya 2. Pada saat settlement no faktur juga harus dicatat
3. Faktur penjualan manual yang batal atau rusak wajib diserahkan kepada controller
4. Pencetakan nomor faktur manual diberi kode gudang dan no urut 5. Stock buku faktur pajak dan posisinya dilaporkan dari controller area ke controller pusat
Driver wajib mencatat jumlah barang yang keluar untuk penjualan pada form Monitoring Pengeluaran Barang Kanvas dan Kepala Gudang memberikan persetujuan untuk fisik jumlah barang yang dikembalikan
Kepala gudang wajib memeriksa jumlah barang yang tersisa di dalam mobil dan pada akhir pekan harus memastikan sisa barang di mobil kanvas kosong.
Setelah serah terima antara driver dan kepala gudang, jika terjadi selisih barang menjadi tanggung jawab kepala gudang.
BKB ditandatangani oleh : 1. Driver pada kolom diterima oleh
2. Admin gudang pada kolom dibuat oleh
3. Krani/helper pada kolom diperiksa oleh
4. Ka Gudang pada kolom disetujui oleh
Untuk pengiriman kanvas dengan motor kode gudang kanvas dibuat atas nama Sales Spv/DM Salesman mengajukan Order Pengeluaran
barang berdasarkan forecast penjualan canvas
Berdasarkan Order Pengeluaran barang yang telah disetujui Sales Spv, kepala gudang cek ketersediaan stock dan menyiapkan barang sesuai dengan permintaan dan ketersedi aan stock
Driver mengembalikan sisa barang canvas ke gudang cabang BU sesuai dengan aturan waktu yang telah ditetapkan
Admin Entry membuat SO dan DO dalam
sistem Bosnet kemudian menjalankan STD
dan PB tanpa perlu di-print lalu print DO
Sales Spv memberikan persetujuan atas Order Pengeluaran barang
Krani/helper menyiapkan barang sesuai ketersediaan stock Krani/helper menghitung fisik barang yang dikembalikan dan menuliskan jumlah barang kembalian di dokumen Kanvas Berangkat Mutasi Stock
Berdasarkan DO, admin gudang akan membuat BKB dalam sistem Bosnet kemudian print BKB
Admin Gudang membuat Kanvas Berangkat Mutasi Stock dalam sistem Bosnet dari lokasi gudang cabang BU ke lokasi gudang canvas (Salesman) dengan jumlah sesuai dengan fisik barang
Admin Gudang membuat Kanvas Pulang Mutasi Stock dalam sistem Bosnet dari lokasi gudang canvas ke lokasi gudang cabang BU dengan jumlah sesuai dengan fisik barang
Krani/helper menyerahkan barang dan dokumen Kanvas Berangkat Mutasi Stock kepada driver dan driver cek kesesuaian antara dokumen dan fisik
Setelah barang sesuai dengan dokumen,driver, krani/helper dan kepala gudang menandatangani Kanvas Berangkat Mutasi Stock Keterangan Unit Proses Ketentuan Narasi Page 35
3.6. FLOW APPROVAL SURAT PERMINTAAN MUAT KANVAS S/D TRANSFER BARANG DARI GUDANG CABANG BU KE GUDANG KANVAS
Narasi Sales Spv/ Distribution
Manager (DM) Krani / Helper Admin Gudang
Salesman Kepala Gudang Driver
1. Salesman Membuat Surat Permintaan Muat (SPM) Kanvas sebanyak 3 (tiga) rangkap kemudian meminta persetujuan dari Sales Spv/DM 2. Jika Sales Spv/DM tidak setuju maka Sales Spv/DM akan diskusi ke Salesman untuk revisi Surat Permintaan Muat Kanvas Jika Sales Spv/DM menyetujui maka Sales Spv/DM menanda tangani SPM Kanvas 3. SPM Kanvas di-file oleh Salesman, 1 (satu) lembar diberikan kepada kepala gudang untuk cek ketersediaan stock dan 1 (satu) lembar diberikan ke controller 4. Kepala Gudang cek ketersediaan stock
Jika stock tidak tersedia akan diinformasikan ke Salesman. Jika stock tersedia kepala gudang akan meminta krani / helper untuk menyiapkan barang. 5. Krani/helper menyiapkan barang
6. Admin gudang menjalankan transaksi Kanvas Berangkat Mutasi Stok (Mutasi Stok Internal Depo) berdasarkan fisik barang dari gudang cabang BU ke gudang kanvas dan print sebanyak 3 (tiga) lembar 7. Krani/Helper serah terima barang beserta dokumen Mutasi Stock Internal Depo kepada Driver
8. Driver akan cek kesesuaian antara dokumen dan fisik barang.
Jika tidak sesuai driver akan berkoordinasi dengan krani/ helper dan admin gudang. Jika sesuai maka : Driver ttd pada kolom diterima oleh
Krani/helper ttd pada kolom diserahkan oleh Kepala gudang ttd pada kolom diperiksa oleh
Dokumen mutasi stock internal depo didistribusikan kepada: Putih : controller Merah : gudang Kuning : Salesman 9. Setelah barang diterima oleh driver, gembok dan kunci mobil kanvas wajib dipegang oleh driver dan fisik barang menjadi tanggung jawab driver.
Membuat Surat Permintaan Muat
Kanvas
Surat Permintaan
Muat Kanvas Setuju?
Revisi Tdk Ya Tanda Tangan SPM Kanvas Surat Permintaan Muat Kanvas (Ttd Sales Spv/ DM) Surat Permintaan Muat Kanvas (Ttd Sales Spv/ DM) File Surat Permintaan Muat Kanvas (Ttd Sales Spv/DM) Stock Tersedia? Informasi ke Salesman Tdk Ya Menyiapkan Barang Mutasi Stok Internal Depo Mutasi Stok Internal Depo Mutasi Stok Internal Depo Dokumen Sesuai Fisik? Cek Ulang Barang Mutasi Stok Internal Depo (Ttd driver, krani/ helper, kepala gudang) Mutasi Stok Internal Depo (Ttd driver, krani/ helper, kepala gudang) File Mutasi Stok Internal Depo (Ttd driver, krani/ helper, kepala gudang) File Kirim ke Controller Ya Tdk Kirim ke controller
3.7. FLOW PENJUALAN BARANG KANVAS S/D PENYELESAIAN PENGEMBALIAN SISA BARANG KE GUDANG CABANG BU
Narasi Salesman Outlet / Customer Driver Krani / Helper Kepala Gudang Admin Gudang
1. Salesman menawarkan barang kepada potential outlet / customer
2. Outlet/customer melakukan pemesanan kepada Salesman 3. Salesman membuat faktur penjualan kanvas sesuai dengan jumlah yang diminta dengan harga sesuai ketentuan sebanyak 3 (tiga) rangkap
4. Dokumen penjualan kanvas diberikan kepada driver sebagai dasar menyiapkan barang 5. Driver menyiapkan barang dan memberikan kepada outlet/ customer disaksikan oleh Salesman kemudian mengisi form monitoring pengeluaran barang kanvas
6. Setelah menerima barangnya dan sesuai jumlah antara faktur dan fisik, outlet/customer melakukan pembayaran kepada Salesman, kemudian Salesman dan outlet/ customer menanda tangani faktur penjualan kanvas 7. Dokumen faktur penjualan kanvas didistribusikan untuk : Lembar putih = controller Lembar merah = outlet/customer Lembar kuning = accounting Lembar biru = driver 8. Hasil penjualan harian direkapitulasi ke dalam laporan penjualan harian 9. Sisa barang hasil penjualan dilakukan settlement : Untuk Area Dalam Kota Settlement fisik dilakukan harian Untuk Area Dalam Kota Settlement fisik dilakukan sesuai dengan periode rute Salesman kembali
10. Cara settlement fisik : Driver memberikan sisa fisik barang kepada krani / helper Krani / helper menghitung fisik barang disaksikan driver dan memberitahukan penerimaan barang kepada kepala gudang dan admin gudang. 11. Admin gudang menjalankan transaksi Kanvas Pulang Mutasi Stok (Mutasi Stok Internal Depo) berdasarkan fisik barang dari gudang kanvas ke gudang cabang BU dan print sebanyak 3 (tiga) lembar Kemudian pihak-pihak yang terkait akan melakukan tanda tangan pada : Driver ttd pada kolom diserahkan oleh Krani/helper ttd pada kolom diterima oleh
Kepala gudang ttd pada kolom diperiksa oleh 12. Mutasi Stok Internal Depo didistribusikan kepada : Putih : controller Merah : gudang Kuning : driver 1. Salesman menawarkan barang kepada potential outlet / customer
2. Outlet/customer melakukan pemesanan kepada Salesman 3. Salesman membuat faktur penjualan kanvas sesuai dengan jumlah yang diminta dengan harga sesuai ketentuan sebanyak 3 (tiga) rangkap
4. Dokumen penjualan kanvas diberikan kepada driver sebagai dasar menyiapkan barang 5. Driver menyiapkan barang dan memberikan kepada outlet/ customer disaksikan oleh Salesman kemudian mengisi form monitoring pengeluaran barang kanvas
6. Setelah menerima barangnya dan sesuai jumlah antara faktur dan fisik, outlet/customer melakukan pembayaran kepada Salesman, kemudian Salesman dan outlet/ customer menanda tangani faktur penjualan kanvas 7. Dokumen faktur penjualan kanvas didistribusikan untuk : Lembar putih = controller Lembar merah = outlet/customer Lembar kuning = accounting Lembar biru = driver 8. Hasil penjualan harian direkapitulasi ke dalam laporan penjualan harian 9. Sisa barang hasil penjualan dilakukan settlement : Untuk Area Dalam Kota Settlement fisik dilakukan harian Untuk Area Dalam Kota Settlement fisik dilakukan sesuai dengan periode rute Salesman kembali
10. Cara settlement fisik : Driver memberikan sisa fisik barang kepada krani / helper Krani / helper menghitung fisik barang disaksikan driver dan memberitahukan penerimaan barang kepada kepala gudang dan admin gudang. 11. Admin gudang menjalankan transaksi Kanvas Pulang Mutasi Stok (Mutasi Stok Internal Depo) berdasarkan fisik barang dari gudang kanvas ke gudang cabang BU dan print sebanyak 3 (tiga) lembar Kemudian pihak-pihak yang terkait akan melakukan tanda tangan pada : Driver ttd pada kolom diserahkan oleh Krani/helper ttd pada kolom diterima oleh
Kepala gudang ttd pada kolom diperiksa oleh 12. Mutasi Stok Internal Depo didistribusikan kepada : Putih : controller Merah : gudang Kuning : driver Cash Cash Menawarkan barang kepada potential outlet / customer Memberikan konfirmasi pembelian Membuat faktur penjualan kanvas Faktur Penjualan Kanvas Faktur Penjualan Kanvas Menyiapkan barang dan membuat monitoring pengeluaran barang kanvas Faktur Penjualan Kanvas Barang Sesuai Faktur? Tdk Koordinasi ke driver utk ketersediaan barang atau ubah faktur penjualan
Menandatangani faktur penjualan kanvas dan melakukan
pembayaran Faktur Penjualan Kanvas (Ttd outlet dan Salesman) File Faktur Penjualan Kanvas (Ttd outlet dan Salesman) Cash Cash File Disimpan untuk settlement ke controller Sisa Barang Sisa Barang
Rekap Hasil Penjualan Harian ke Laporan Penjualan Harian (LPH) Kanvas File Ya Sisa Barang Sisa Barang Hitung barang disaksikan driver Informasi ke kepala
gudang dan admin gudang
Mutasi Stok Internal Depo Mutasi Stok Internal Depo
Tanda tangan oleh driver, krani/helper dan kepala gudang Mutasi Stok Internal Depo (ttd driver, krani, ka gudang) File Kirim ke Controller Mutasi Stok Internal Depo (ttd driver, krani, ka gudang) File Monitoring Pengeluaran Barang Kanvas