BAB V PEMBAHASAN
5.2 Proses (Process)
Manajemen puskesmas didefenisikan sebagai rangkaian kegiatan yang bekerja secara sistematis untuk menghasilkan luaran puskesmas yang efektif dan efisien. Manajemen menurut George Terry yaitu Planning (Perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuacting (Pelaksanaan) dan Controling (Pengawasan). Semua fungsi manajemen tersebut harus dilaksanakan secara terkait dan berkesinambungan. Perencanaan merupakan proses merumuskan tujuan organisasi sampai penetapan alternatif kegiatan untuk mencapainya. Pengorganisasian bertujuan untuk menghimpun sumberdaya yang ada dan dimanfaatkan secara efisien untuk mencapai tujuan. Pengorganisasian meliputin proses pelaksanaan. Pengawasan untuk mengamati kegiatan sesuai perencanaan yang sudah disusun.
Pembahasan manajemen pelaksanaan program kb dalam tulisan ini memakai teori George Terry yaitu POAC atau Planning (Perencanaan),
Organizing (Pengorganisasian), Actuating (Pelaksanaan) , dan Controling (Pengawasan).
5.2.1 Perencanaan
Perencanaan adalah hal terpenting dalam proses manajemen. Karena perencanaan akan menentukan arah fungsi manajemen lainnya. Untuk itu, fungsi perencanaan merupakan landasan dasar pengembngan proses manajemen secara keseluruhan. Jika perencanaan tidak dirumuskan dan ditulis dengan jelas, proses manajemen tidak berjalan secara berurutan dan teratur. Langkah dalam penyusunan perencanaan yaitu melakukan analisis situasi, mengidentifikasi masalah dan prioritasnya, menentukan tujuan program mengkaji hambatan dan kelemahan program, menyusun rencana kerja operasional (RKO).
Hal yang dilakukan pada tahap persiapan yaitu mempersiapkan data yang akan dianalisis, sehingga akan mempermudah perencanaan yang akan dibuat. Analisis situasi merupakan langkah pertama proses penyusunan perencanaan. Analisis situasi merupakan proses berikut kecenderungannya dan faktor-faktor yang mempengaruhi masalah tersebut, serta potensi sumber daya puskesmas yang dapat digunakan untuk melakukan intervensi. Analisis meliputi data umum dan data khusus.Data umum berupa peta wilayah kerja dan data sumberdaya (ketenagaan, peralatan, pembiayaan sarana prasarana, peran serta masyarakat, sasaran, obat dan bahan habis pakai).
Semua kegiatan analisis data adalah bagian dari proses identifikasi masalah. Identifikasi masalah diutamakan untuk kegiatan dengan hasil yang belum mencapai target.Permasalahan dapat dicari dari hasil laporan penilaian
kinerja. Setelah melakukan identifikasi masalah kemudian menentukan prioritas masalah dengan cara scoring serta merumuskan masalah dan melihat apa penyebab masalah tersebut.
Langkah pertama perencanaan dalam pelayanan KB adalah menentukan jumlah sasaran pelayanan KB dan penghitungan kebutuhan alat kontrasepsi. Perencanaan pelayanan KB dilaksanakan ada saat minilokakarya dan terpadu dengan pelayanan KIA lain. Sasaran pelayanan KB ditentukan berdasarkan hasil pendataan.
Hasil penelitian yang di lakukan kepada 5 informan yang berkaitan dengan program kb di Kecamatan ini menunjukkan bahwa perencanaan belum berjalan dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari tidak ada perencanaan di seksi program KB Dinas Kesehatan Kabupaten Langkat dan di Puskesmas. Perencanaan yang di lakukan oleh kbpp dan plkb sudah rutin dan terjadwal dari tahun ke tahun sehingga tidak ada perubahan. Program KB di Puskesmas hanya melayani di puskesmas saja sehingga tidak ada perencanaan. Perencanaan program KB di Dinas Kesehatan tidak ada, sehingga hanya ada pencatatan dan pelaporan melalui bidan koor dalam program KB di Dinas Kesehatan.
Perencanaan yang dilakukan KBPP sudah rutin yaitu pada bulan Febuari sampai dengan bulan April melakukan pelaksanaan kegiatan KB bekerjasama dengan Ikatan Bidan Indonesia(IBI), pada bulan Mei sampai dengan bulan September melakukan pelaksanaan kegiatan KB bekerjasama dengan ABRI/ Koramil , pada bulan Oktober sampai dengan bulan Desember melakukan kegiatan pelaksanaan KB bekerjasama dengan PKK Kabupaten. Perencanaan
yang dilakukan PLKB yaitu Rencana Kerja ke desa, Jadwal Pelayanan, jadwal Konseling, Jadwal pertemuan muka. Tetapi berdasarkan hasil FGD dengan peserta KB bahwa tidak ada pelaksanaan di lapangan berdasarkan perencanaan yang sudah rutin di lakukan.
Berdasarkan rencana strategis BPM,PPr&KB tahun 2010-2015 tujuan ke 4 yaitu terselenggaranya pelayanan KB memiliki sasaran, indikator kinerja sasaran, cara pencapaian tujuan dan sasaran. Rencana kinerja tahun 2012 memuat sasaran meningkatkan jumlah akseptor KB dan meningkatkan kesejahteraan keluarga dan rencana pencapaian indikator kinerja meningkatkan persentase peserta KB (CPR), tersedinya data dan informasi realisasi dan permasalahan pelaksanaan program dan kegiatan KB, terselenggaranya koordinasi pelaksanaan program dan kegiatan pembangunan daerah dan lintas sektor.
5.2.2 Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah langkah untuk menetapkan, mengolongkan, dan atur berbagai macam kegiatan, menetapkan tugas-tugas pokok dan fungsi oleh pimpinan kepada staf untuk mencapai tujuan.
Empat pilar dalam pengorganisasian yang dikemukakan oleh Stoner, Freeman, dan Gilbert yaitu pembagian kerja, pengelompokan pekerjaan, hirarki dan koordinasi. Pembagian kerja merupakan upaya untuk menyederhanakan dari keseluruhan kegiatan dan pekerjaan yang mungkin saja bersifat sederhana dan spesifik. Setelah pekerjaan dispesifikkan, maka kemudian pekerjaan tersebut dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu yang sejenis. Hirarki adalah proses penentuan relasi antar bagian dalam organisasi. Koordinasi adalah proses dalam
mengintegrasikan seluruh aktivitas dari berbagai departemen atau bagian dalam organisasi agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif.
Dalam pengorganisasian program KB tingkat Kecamatan di perlukan suatu pengorganisasian dalam bentuk Kelompok Kerja KB JKN secara berjenjang yaitu : pusat, Provinsi, Kabupaten dan Kota, Kecamatan dan Desa/Kelurahan. Dalam tingkat Kecamatan memiliki tugas dan fungsi kelompok kerja KB JKN yaitu menyusun rencana operasional penggerakan dan pelayanan KB di tingkat Kecamatan, menyelenggarakan koordinasi dari kerjasama dengan unit/sektor terkait LSM/LSDM dalam melaksanakan pelayanan KB dalam JKN, mengendalikan operasional penggerakan lini lapangan, dan melakukan monitoring dan evaluasi program KB.
Hasil penelitian dari 6 informan menunjukan bahwa kurangnya koordinasi menyebabkan tertumpunya suatu pekerjaan di satu instansi. Kurangnya koordinasi dari KBPP membuat Dinas Kesehatan dan Puskesmas tidak dilibatkan dalam pelaksanaan program KB di Kecamatan Hinai. Dinas Kesehatan menginginkan adanya kerjasama yang baik dan dilibatkan dalam setiap kegiatan yang dilaksanakan KBPP.
Berdasarkan pendoman penyelenggara program KB tertulis bahwa secara SKPD tingkat Kabupaten BKBPP bekerjasama dengan Dinas Kesehatan. Dan untuk tingkat Kecamatan Puskesmas bekerjasama dengan KBPP Kecamatan. Dalam tingkat Kecamatan kelompok kerja KB ditetapkan oleh camat dan diketuai oleh Kasi Kesos Kecamatan dan wakil ketuanya yaitu Kepala Puskesmas
Kecamatan, sekertarisnya KUPT Kecamatan dan beranggotakan unsur Kemenag, TP PKK, Bidan Koordinator dan unsur Toma/Toga.
Menurut Haryadi (2012) Program KB merupakan kerja lintas sektor dari Bidang KB, Dinkes, PKK, TNI sehingga keberhasilan program KB tidak terlepas dari suksesnya lintas sektor terkait untuk itu organisasi KB selaku stake holder KB bersama lintas sektor harus membuat suatu memorandum of understanding (MOU) agar kegiatan KB tidak saja dibebankan pada SKPD KB tapi juga Dinkes sesuai dengan langkah kegiatan CPR menurut Permenkes 828/2008 dan Perka BKKKBN No 55/2010 dan hasil capaian dapat di monitoring dan di evaluasi bersama lintas sektor. Untuk itu perlu adanya surat keputusan (SK) Bupati tentang kerjasama lintas sektor.
5.2.3 Pelaksanaan
Pelaksanaan kegiatan adalah semua aktifitas kerja yang telah direncanakan. Pelaksanaan kegiatan program KB di Puskesmas Tanjung Beringin hanya melaksanakan pelayanan di dalam gedung saja, bila diluar gedung dilakukan oleh bidan desa yang bekerjasama oleh plkb.
Pelaksanaan program KB di lapangan yang dilakukan KBPP Kecamatan Hinai terjadwal. Bila bulan Febuari sampai dengan april Pelaksanaan KB IBI ( Ikatan Bidan Indonesia) yang dimaksud bekerjasama dengan IBI, selanjutnya pad bulan Mei sampai dengan September Pelaksanaan KB yang bekerja sama dengan ABRI/ Koramil dan yang terakhir dari bulan Oktober sampai dengan Desember Pelaksanaan KB yang bekerja sama dengan PKK Kabupaten.
Berdasarkan hasil penelitian menunjukan bahwa pelaksanaan program KB belum terlaksana dengan baik. Secara SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) harus ada kerja sama antara Dinas Kesehatan dengan BKBPP mengenai program KB dan harus ada kerja sama antara Puskesmas dengan KBPP kecamatan. Fakta dilapangan menunjukan bahwa belum ada kerjasama antara keduanya, kurangnya sosialisasi dari BKBPP/KBPP yang tidak melibatkan Dinas Kesehatan ataupun Puskesmas dalam pelaksanaan program KB dilapangan. Dari hasil FGD dengan 5 orang menyatakkan bahwa tidak ada pelaksanaan kegiatan KB di lapangan dan tidak ada penyuluhan yang dilakukan sehingga menimbulkan kurangnya pengetahuan masyarakat tentang KB dan tentang MKJP.
Hambatan dalam pelaksanaan program KB di Kecamatan Hinai yaitu pelaksanaan program KB di Puskesmas hanya melayani pelayanan KB di dalam gedung. Selama ini program KB lebih bertumpuh kepada BKBPP, baik pelaksanaan maupun alat kontrasepsinya. Sehingga Puskesmas tidak terlibat di dalam pelaksanaan KB di lapangan karena kurangnya koordinasi.
Pelaksanaan yang dilakukan Puskesmas Tanjung Beringin yaitu melayani Peserta KB yang datang di Puskesmas. Alur pelayanan KB di Puskesmas Tanjung Beringin yaitu calon peserta KB datang ke IGD (Instalasi Gawat Darurat) mendaftar ke petugas dan mendapatkan K/IV/KB, kemudian bidan memberikan konseling untuk memilih pelayanan KB yang dihendaki, setelah calon peserta sudah memilih salah satu metode kontrasepsi, perlu persetujuan secara tertulis dengan formulir informed consent Setelah pelayanan KB, bidan memantau hasil pelayanan KB dan memberikan nasehat pasca pelayanan kepada Peserta KB
sebelum peserta pulang dan kontrol kembali. Adapun alur pelayanan KB dapat di lihat pada Gambar 5.1
Gambar 5.1 Alur Pelayanan KB
Pelaksanaan pelayanan Keluarga Berencana yang dilakukan di Puskesmas menjadi bagian dari program pelayanan Kesehatan Ibu yang meliputi: 1)
PESERTA KB
Instalasi rawat jalan atau rawat
inap UGD POLI KB KONSELING SETUJU Informed Consent Dilakukan pelayanan KB
Pemeriksaan Medis dan pemberian nasehat pasca
pelayanan pemasangan alat kontrasepsi, 2) penanganan kompilkasi kontrasepsi dan 3) konsultasi keluarga berencana dengan pelayanan KIE medis KB. secara nasional menurut Riset fasilitas kesehatan (Rifaskes) 2011 yang dilakukan Badan Litbang Kesehatan, 61,3 persen Puskesmas melakukan ketiga pelayanan KB tersebut secara lengkap, 34,8 persen tidak lengkap, dan 3,9 persen tidak ada informasi (Kemenkes, 2012)
5.2.4 Pengawasan
Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang bertujuan untuk mengamati dengan tepat penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Setelah pengawasan terdapat penilaian seperti hasil kerja dengan sistem pencatatan dan pelaporan. Untuk menunjang penyajian data dan informasi program KKB nasional secara cepat, tepat, dan akurat maka dilakukan suatu cara dalam pengumpulan data melalui suatu sistem pencatatan dan pelaporan program KKB nasional yang salah satunya adalah sistem pencatatan dan pelaporan pelayanan kontrasepsi. (BKKBN 2013)
Sasaran dari sistem pencatatan dan pelaporan pelayanan kontrasepsi meliputi tiga hal, yaitu potensi dan kegiatan, hasil kegiatan operasional pelayanan kontrasepsi di klinik KB dan dokter/bidan praktik swasta serta keadaan alat–alat kontrasepsi.
Mekanisme sistem pencatatan dan pelaporan program KB nasional dilakukan secara berjenjang mulai dari klinik KB disampaikan ke pimpinan daerah Kabupaten/Kota melalui SKPD–KB Kabupaten/Kota ke BKKBN Provinsi dan BKKBN pusat.
Berdasarkan hasil penelitian pengawasan program KB di Kecamatan Hinai sudah cukup baik dan berjenjang. Adanya pengawasan dari kabupaten saat melakukan pelaksanaan program KB di lapangan. Pengawasan yang dilakukan Dinas Kesehatan yaitu melalui bidan desa. Dan Pengawasan dari BKBPP setiap ada pelaksanaan ada petugas dari BKBPP yang terjun langsung ke tempat pelaksana.
Sistem pencatatan pelaporan pun sudah dilakukan berjenjang menurut tingkatannya. Sistem pencatatan dan pelaporan di Dinas Kesehatan berasal dari bidan desa dan Puskesmas tiap bulannya. Sedangkan sistem pencatatan pelaporan di tingkat BKBPP melalui KUPT Kecamatan KUPT Kecamatan berasal dari plkb yang bekerjasama dengan bidan desa.
Sistem pencatatan pelaporan pengendalian di lapangan adalah kegiatan mencatat dan melaporkan berbagai aspek yang berkaitan dengan program pengendalian lapangan KB yang meliputi kegiatan kader, institusi masyarakat pedesaan, PLKB/PKB, pembinaan PUS dan peserta KB, pembinaan ketahanan keluarga, dan pembinaan kesejahteraan keluarga.
Sistem pencatatan dan pelaporan yang ada di Puskesmas adalah sistem pencatatan dan pelaporan bulanan. Laporan bulanan pengendalian lapangan tingkat Kecamatan dibuat oleh Pengendali PLKB/Pengelola program kependudukan dan KB kecamatan sesuai dengan data dalam formulir Laporan Bulanan Pengendalian Lapangan Tingkat Kecamatan dan data Potensi Kelompok Pusat Informasi dan Konseling Remaja yang diterima dari seluruh Desa/kelurahan yang ada di wilayahnya dan dikirimkan ke Satuan Kerja Perangkat Daerah
Pengelola Program Kependudukan dan KB (SKPD-KB) Kabupaten/Kota setiap bulan selambat-lambatnya tanggal 7 bulan berikutnya.
5.3 Output
Tingkat keberhasilan program secara kuantitatif diukur dengan membandingkan target yang sudah ditetapkan dengan output (cakupan pelayanan) kegiatan program (Muninjaya, 2011).
Salah satu keberhasilan program KB yaitu meningkatnya peserta KB baru. Berdasarkan hasil penelitian menunjukkan adanya penurunan peserta KB baru di tahun 2014 yaitu 1294 dan tidak mencapai target, sedangkan di tahun 2013 pencapaian peserta KB baru 1626. Dalam hal ini dapat diketahui adanya hambatan atau kendala yang terjadi dilapangan sehingga terjadinya penurunan peserta KB baru.
Hal yang dapat mempengaruhi penurunan peserta KB baru yaitu kurangnya penyuluhan ke masyarakat, sehingga menimbulkan keenganan untuk ber KB dan kurangnya pengetahuan tentang ber KB, kurangnya PLKB menimbulkan kinerja petugas menjadi kurang baik dan kurangnya koordinasi antara SKPD Kecamatan atau Kabupaten/Kota.
BAB VI