BAB II PROFIL SARPRAS UNDIKSHA
2.7. Profil Sumber Daya Manajemen
Undiksha merupakan institusi pendidikan tinggi negeri yang mencetak sumber daya manusia dalam bidang kependidikan dan non- kependidikan. Dalam bidang kependidikan, Undiksha merupakan pencetak sumber daya manusia pendidik yang terbesar di Bali.
Sampai saat ini Undiksha telah menghasilkan lebih dari tiga puluh tiga ribu lulusan yang kebanyakan tenaga pendidik. Sejarah Undiksha diawali dari Kursus B-1 untuk menyedianan Guru Bahasa Indonesia tahun 1955 dan Guru Perniagaan tahun 1957 untuk tingkat SMA. Pada tahun 1962 kedua jenis kur- sus tersebut digabung menjadi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP) Universitas Airlangga. Pada tahun yang sama FKIP bergabung dengan Universitas Udayana, dan pada tahun 1963 menjadi bagian IKIP malang cabang Singaraja. Pada tahun 1968, FKIP dijadikan dua fakultas, Fakultas Keguruan dan Fakultas Ilmu Pendidikan, kembali menjadi bagian Universitas Udayana.
Pada tahun 1981, FKg dan FIP digabung menjadi FKIP Universitas Udayana. Pada tahun 1993, FKIP pisah dengan UNUD menjadi STKIP Singaraja, dan tahun 2001 menjadi IKIP Negeri Singaraja. Proses panjang yang ditem- puh kedua jenis kursus tersebut akhirnya men- jadi Undiksha, setelah IKIP Singaraja diubah statusnya menjadi Undiksha (Undiksha) dengan Peraturan Presiden Nomor: 11/2006, tanggal 11 Mei 2006.sesuai OTK Undiksha dalam Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 14 Tahun 2016 tanggal 30 Maret 2016, perkembangan Undiksha dalam sistematika organisasi keakademikannya sangat pesat. Terhitung dari tahun 2014 Undiksha Undiksha sudah mempunyai Fakultas dan Jurusan seperti yang tertera di Profil Prodi-Jurusan-Fakultas di atas.
Berikut perkembangan profil manajemen dan status Undiksha sebelum menjadi Undiksha yaitu dari tahun 1955 tertera pada berikut ini :
- Tahun 1955 menjadi Kursus B1 Bahasa Indonesia untuk mem- persiapkan Guru Sekolah Menengah Atas
- Tahun 1957 menjadi Kusus B1 Perniagaan untuk mempersiap- kan Guru Sekolah Menengah Atas
- Tahun 1962 bulan Januari akhirnya Kedua jenis kursus tersebut digabung menjadi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP) Univeritas Airlangga;
- Tahun 1962 bulan Agustus menjadi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP) bergabung dengan Universitas Udayana;
- Tahun 1963 menjadi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP) menjadi bagian IKIP Malang Cabang Singaraja;
- Tahun 1968 menjadi FKIP menjadi Fakultas Keguruan (FKg) dan Fakultas Ilmu Pendidikan (FIP) kembali menjadi bagian Universitas Udayana;
- Tahun 1981 menjadi FKg dan FIP digabung menjadi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP) Universitas Udayana;
- Tahun 1993 menjadi FKIP pisah dengan Unud menjadi Seko- lah Iinggi Keguruan dan Ilmu Pendidikan (STKIP) Singaraja;
- Tahun 2001 menjadi STKIP Singaraja menjadi Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan Negeri Singaraja;
- Tahun 2006 IKIP Negeri Singaraja menjadi Univeritas Pendidikan Ganesha (Undiksha);
Perkembangan setelah menjadi Undiksha dari sisi pengelolaan keuangan maka Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor :505/KMK.05/2015 tanggal 9 April 2015 tentang Penetapan Undiksha pada Kementrian Riset, Teknologi, dan PendidikanTinggi sebagai Instansi Pemerintah yang menerapkan Pengelolaan Keuangan Badan LayananUmum merubah sistem tata kelola keuangan Undiksha menjadi Badan Layanan Umum (BLU) penuh.
Berikut struktur organisasi Undiksha setelah keluarnya OTK sesuai Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 14 Tahun 2016 tanggal 30 Maret 2016
Adsas
KEPEGAWAIAN BAGIAN UMUM DAN TATA LAKSANA
FAKULTAS PROGRAM
PASCASARJANA UPT LPPM LPPPM
STRUKTUR ORGANISASI UNIVERSITAS PENDIDIKAN GANESHA
Sub. Bagian Sub. Bagian
Sub. Bagian Sub. Bagian
Sub. Bagian Sub. Bagian Sub. Bagian
Sub. Bagian
Sub. Bagian Sub. Bagian
Sub. Bagian Sub. Bagian Sub. Bagian
Sub. Bagian
Sub. Bagian Sub. Bagian
Sub. Bagian
Sub. Bagian Sub. Bagian
Sub. Bagian
WD I WD II WD III
PERPUSTAKAAN TIK Bahasa Laboratorium
PendidikanTerpadu Pengembangan Karir dan
Kewirausahaan Mahasiswa Layanan Bimbingan dan Konseling
BAB III
KEBIJAKAN DAN STRATEGI PENGEMBANGAN SARPRAS DI UNDIKSHA
3.1. Kebijakan
3.1.1. Arah Pengembangan Fisik Undiksha
Sesuai dengan master plan Undiksha maka pengembangan fisik diutamakan untuk pembangunan gedung pendidikan, dan sarana prasarana pendidikan lainnya seperti peralatan kuliah, laboratorium. Dalam renstra kementerian kemenristekdikti juga ditekankan untuk pembangunan fisik diutamakan untuk gedung pendidikan dan peralatan pendidikan.Fa
1. Pengembangan Gedung untuk pengembangan Fakultas Kedokteran 2. Pengembangan Gedung untuk fakultas Ekonomi
3. Pengembangan Sarana Olah raga di jinendalem
4. Pengembangan gedung pendidikan untuk fakultas FHIS, FMIPA, FTK 5. Pengembangan gedung laboratorium/bengkel kerja untuk FTK
6. Pemenuhan sarana pendidikan sesuai standar minimal proses pembelajaran di seluruh Fakultas-Jurusan
7. Perlengkapan administrasi pendidikan sebagai sarana perkantoran perguruan tinggi 3.1.2. Standar Sarana dan Prasarana
Sesuai dengan Permendikbud RI Nomor 49 Tahun 2014 tentang Satandar Nasional Pendidikan Tinggi, pasal 30 disebutkan Standar sarana dan prasarana pembelajaran merupakan kriteria minimal tentang sarana dan prasarana sesuai dengan kebutuhan isi dan proses pembelajaran dalam rangka pemenuhan capaian pembelajaran lulusan dan sesuai dengan pasal 35 Undiksha diwajibkan memiliki standar sarana pembelajaran yang meliputi perabot, peralatan pendidikan, media pendidikan, buku dan sumber belajar lainnya, bahan habis pakai, serta perlengkapan lain yang diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran yang teratur dan berkelanjutan serta pasal 31 Undiksha harus memiliki standar prasarana pembelajaran meliputi lahan, ruang kelas, perpustakaan, laboratorium /studio/bengkel kerja/unit produksi, tempat berolahraga, ruang untuk berkesenian, ruang unit kegiatan mahasiswa, ruang pimpinan perguruan tinggi, ruang dosen, ruang tata usaha dan fasilitas umum, yang diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran yang teratur dan berkelanjutan.
Sarana dan prasarana adalah unsur penunjang dalam pelaksanaan tri dharma perguruantinggi, yang mencakup bangunan, perabotan, peralatan (perangkat keras dan lunak),dan sistem pengamanan aset dan kampus. Sesuai dengan visi, misi atau mandatnyamaka suatu perguruan tinggi membutuhkan pengembangan suatu sistem pengelolaanyang mencakup perencanaan, pengadaan, pendataan, pemanfaatan, pemeliharaan,penghapusan, serta pemutahiran semua sarana dan prasarana. Perguruan tinggi harusmemiliki panduan khusus mengenai kelengkapan dan kecukupan sarana dan prasaranayang dibutuhkan, termasuk sistem klasifikasi, inventarisasi dan informasikeberadaannya. Perguruan tinggi harus memiliki sistem pengelolaan yang menjaminadanya akses yang lebih luas terutama bagi mahasiswa dan dosen melalui penerapanmodel-model resource sharing. Bentuk kepemilikan lain seperti sewa, pinjam atau hibahharus dinyatakan dalam surat kesepakatan antara perguruan tinggi dan pihak terkaitdengan kepastian hukum yang jelas.
Undiksha dalam menerapkan mutu standar sarana dan prasarana harus memiliki beberapa instrumen dan panduan dalam memanejemen sarana dan prasarana diantaranya :
1. Undiksha harus memiliki sistem pengelolaan sarana dan prasarana yang efektif danefisien dengan memanfaatkan teknologi informasi, mencakup sistem inventarisasi yanglengkap. Sistem pengelolaan tersebut mencakup pula pola pelaporan secara berkala dariunit pelaksana kepada pihak manajemen serta dapat dipergunakan sebagai informasibagi para pengguna (mahasiswa dan dosen).
2. Undiksha harus memiliki kebijakan, pedoman, panduan, dan peraturan yang jelastentang keamanan dan keselamatan penggunaan sarana dan prasarana di tingkatinstitusi. Bukti pelaksanaan dari kebijakan tersebut harus dapat dilacak dari peraturanyang lebih rinci dan aplikatif serta laporan berkala di tingkatlaboratorium/studio/perpustakaan dan tempat-tempat lain di mana kegiatandilaksanakan.
3. Undiksha harus mempunyai dokumen kepemilikan, hibah, sewa, atau pinjam melaluikesepakatan atau perjanjian sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku antaraperguruan tinggi dan pihak terkait.
3.1.3. Anggaran Belanja Fisik
Dalam rangka pengembangan fisik maka diperluka anggaran untuk sumber pendanaan.
Anggaran tersebut harus teralokasi dalam DIPA Undiksha pada tahun pelaksanaan anggaran.
Anggaran belanja fisik Undiksha dapat bersumber dari beberapa sumber danadiantaranya; 1).RM
(Rupiah Murni) yaitu anggaran yang teralokasi dari alokasi pemerintah melalui anggaran kementerian, 2).PNBP-BLU (Pendapatan Negara Bukan Pajak-Badan Layanan Usaha) yaitu pendapatan asli Undiksha yang berasal dari Uang Kuliah Tunggal (UKT) dan pendapatan pendidikan lainnya, 3).Hibah atau Bantuan yaitu anggaran yang berasal dari Pemda setempat atau hibah luar negeri yang bisa masuk dalam DIPA atau tersendiri.
Anggaran belanja fisik dapat diusulkan melalui unit kerja terkait ataupun berdasarkan analisis yang mengacu pada RIP Undiksha ataupun renstra peralatan.Dalam RIP telah disusun kebutuhan sarana prasarana pembelajaran dalam jangka 5 s.d. 25 tahun.Kebutuhan tersebut meliputi pengembangan lahan, gedung dan peralatan pendidikan lainnya.
Sesuai hasil musyawarah dan rapat pimpinan dari tingkat rektorat sampai dengan tingkat dekanat bahwa alokasi rencana anggaran fisik disetujui sebesar 7 s.d. 10% dari jumlah PNBP yang di rencanakan. Anggaran fisik tersebut meliputi gedung dan peralatan pendidikan lainnya. Selain itu alokasi anggaran fisik lebih diusulkan melalui RM melalui kementerian dengan menyusun usulan fisik tersebut oleh unit kerja terkait.
3.1.4. Kebijakan Penatausahaan Barang Milik Negara
Dalam pengelolaan sarpras perlu adanya kebijakan manajemen pengelolaan sarpras salah satunya adalah penatausahaan BMN. Penatausahaan tersebut erat kaitannya dengan mapping kode barang ke kode buku besarsangat diperlukan karena pencatatan BMN menggunakan kodefikasi tersendiri yaitu sebagaimana diatur dalam Keputusan Menteri Keuangan Tentang Penggolongan dan Kodefikasi Barang Milik Negara yang berbeda dengan perkiraan buku besar neraca. Melihat kondisi tersebut maka Undiksha menyajikan BMN sebagai aset tetap dan persediaan di neraca harus dilakukan mapping atau konversi kode barang ke kode perkiraan buku besar aset sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan tentang Bagan perkiraan Standar.
1. Kebijakan di bidang kapitalisasi
Kebijakan ini ditempuh adalah untuk dapat digunakan sebagai landasan hukum dalam pengelolaan dan penatausahaan BMN, mewujudkan keseragaman dalam menentukan nilai BMN yang dikapitalisir, mewujudkan efisiensi dan efektifitas dalam pencatatan nilai BMN. Pengeluaran dikapitalisasi dilakukan terhadap pengadaan tanah, pembelian peralatan dan mesin sampai siap pakai, pembuatan peralatan, mesin dan
bangunan, pembangunan gedung dan bangunan, pembangunan jalan/irigasi/jaringan, pembelian aset tetap lainnya sampai siap pakai, dan pembangunan/pembuatan aset tetap lainnya. Pengeluaran yang dikapitalisasi sebagaimana yang dimaksud di atas diatur berdasarkan Keputusan Rektor dan atau laporan SIMAK BMN dan Laporan Persediaan. Kebijakan ini juga mengatur nilai satuan minimum kapitasilsasi aset tetap dan jenis pencatatan BMN.
2. Kebijakan Rekonsiliasi
Pelaksanaan rekonsiliasi data BMN tidak menghapus kewajiban penyampaian laporan oleh Undiksha, rekonsiliasi dapat dilakukan dalam bentuk pertemuan langsung, penyampaian data namun berita acara rekonsiliasi tetap berlaku. Rekonsiliasi dapat dilakukan secara manual ataupun dengan aplikasi. Kebijakan rekonsiliasi dilaksanakan meliputi rekonsiliasi data BMN internal Kementerian Negara/Lembaga, rekonsiliasi dan pemutakhiran data BMN antara pengguna barang dan pengelola barang.
3. Kebijakan Penyusutan BMN
Kebijakan Penyajian dan pengungkapan penyusutan BMN meliputi penyusutan aset tetap setiap semester disajikan sebagai akumulasi penyusutan di neraca periode berjalan berdasarkan Standar Akumulasi Pemerintahan berbasis Kas menuju akrual, disajikan sebagai akumulasi penyusutan sebagai pengurang nilai aset tetap dan diinvestasikan dalam aset tetap di neraca, informasi terkait penyusutan tersebut diunkapkan dalam catatan atas laporan barang dan catatan atas lapran keuangan sekurang-kurangnya berisi nilai penyusutan, metode yang digunakan, masa manfaat tarif penyusutan yang digunakan, serta nilai tercatat bruto dan akumulasi penyusutan pada awal dan akhir periode. Kebijakan ini harus berpedoman pada Modul Penyusutan Aset Tetap yang ditetapkan oleh Dirjen Kekayaan Negara a.n. Menteri Keuangan.
3.2. Strategi
3.2.1. Kondisi Umum
Sesuai dengan profil Undiksha yang telah disampaikan pada BAB II tidak dipungkiri bahwa kondisi Undiksha dalam pemenuhan sarana dan prasarana pembelajaran sangatlah kurang, sesuai standar sarana prasarana Undiksha belum memenuhi standar tersebut. Ada beberapa kondisi yang menyebabkan kondisi tersebut tidak terpenuhi diantaranya kurangnya manajemen pengelolaan peralatan, tidak memiliki acuan yang jelas
sesuai renstra peralatan kementerian, kurangnya koordinasi antara unit kerja dengan pihak-pihak yang berkepentingan terkait penggunaan peralatan, kurangnya peralatan sebagai akibat dari kurangnya anggaran yang dialokasikan untuk pengadaan peralatan, serta inventarisasi dan pemeliharaan peralatan yang tidak berjalan dengan baik.
Beberapa peralatan sesuai standar sarana prasarana pembelajaran tidak terpenuhi sangat berkaitan dengan kurangnya peralatan tersebut dari sisi kuantitas. Beberapa barang tidak tersedia dan kurang baik untuk dipakai sebagai peralatan pembelajaran.
Sesuai dengan Laporan SIMAK BMN dan Laporan Persediaan periode 30 Juni 2014 Nilai BMN gabungan (intrakomptabel dan ekstrakomptabel adalah sebesar Rp.
706.728.483.509 sedangkan pada periode 30 Juni 2017 nilainya menjadi Rp.
858.862.456.858,- berarti selama tiga tahun ada pengembangan sebesar Rp.
152.133.973.349,- Berikut data dapat dalam bentuk tabel yang hanya menampilkan nilai BMN saja tanpa menampilkan spesifikasi BMN dan Kuantitas/volume BMN terkait sehingga tabel dapat kami sajikan sebagai berikut :
No Jenis BMN Nilai BMN (ribuan rupiah)
Selisih
2014 2017
1 Barang Persediaan 793.870.520 615.553.336 -178.317.184
2 Tanah 195.069.862.766 195.069.862.766 0
3 Peralatan dan
Mesin 154.283.759.264 205.790.323.684 51.506.564.420
4 Gedung dan
Bangunan 340.470.726.034 425.959.705.973 85.488.979.939 5 Jalan,
Irigasi,jaringan 7.141.219.017 10.996.978.717 3.855.759.700 6 Aset tetap lainnya 7.327.678.070 8.351.026.500 1.023.348.430
7 KDP 22.236.693.999 9.634.460.207 -12.602.233.792
8 Aset Tak
Berwujud 500.037.860 820.325.860 320.288.000
5 Aset
Lain-lain 92.149.000 358.958.000 266.809.000
Total Aset 727.915.996.530 858.862.456.858 129.681.198.513
Dari tabel di atas dapat dijelaskan tidak terjadi pengembangan dan penurunan aset di prasarana Tanah, terjadi pengembangan peralatan dan mesin sebesar Rp.
51.506.564.420,00, di Gedung dan Bangunan sebesar Rp. 85.488.979.939,00 di Jalan, Irigasi,jaringan sebesar Rp.3.855.759.700,00, di Aset tetap lainnya sebesar Rp.1.023.348.430,00, di Aset Tak Berwujud sebesar Rp.320.288.000,00 dan di Aset Lain-lain sebesar Rp.266.809.000,00 sedangkan di Barang persediaan terjadi penurunan aset sebesar Rp.178.317.184,00 ini dikarenakan Undiksha sudah menggunakan pola less paper yaitu pola cetak mencetak sudah tidak dilakukan karena sudah menggunakan sistem/aplikasi web server (sistem on-line), dan penurunan juga terjadi di Bangunan KDP sebesar Rp. 12.602.233.792,00 ini dikarenakan banyak bangunan yang sudah rampung diselesaikan dan sudah menjadi aset tetap Undiksha.
3.2.2. Isu Strategis
Belanja fisik memerlukan anggaran sehingga dalam merencanakan sebuah pengembangan fisik semestinya harus berhitung lebih dahulu sumber anggaran yang digunakan.
Penggunaan sumber anggaran adalah dasar dallam merencanakan pengembangan fisik, sebab dengan mengetahui sumber anggarannya Undiksha dapat berhitung terkait jenis dan volume bangunan tersebut. Melihat dari kondisi kemampuan keuangan Undiksha yang hanya memiliki perkembangan pendapatan yang sangat kecil, yang terhitung pada tahun anggaran 2014 Undiksha memiliki sumber pendapatan negara bukan pajak (PNBP) hanya sebesar Rp.65.000.000.000, berarti 10% maksimal dari anggaran tersebut hanya Rp.6,5.000.000.000,00 dapat dialokasikan untuk belanja modal/fisik. Sampai dengan tahn anggaran 2017 hanya Rp.68.000.000.000,00 berarti hanya Rp.6,8.000.000.000,00 yang dapat dialikasikan untuk fisik TA 2017. Melihat alokasi yang sangat terbatas tersebut kalau Undiksha hanya mengembangkan fisiknya berasal dari sumber PNBP maka pengembangan fisik di Undiksha sangat kecil.
Melihat kondisi tersebut maka Undiksha harus mencari sumber dana lain untuk pengembangan fisik di Undiksha, dan salah satu sumber yang paling bisa diandalkan adalah sumber dana dari Pemerintah Pusat melalui Kementerian Riset Teknologi Pendidikan Tinggi. Sumber dana tersebut dapat membantu Undiksha dalam pengembangan fisik melalui usulan Undiksha kepada Kementerian melalui Direktorat Sarpras di Direktorat Pendidikan Tinggi. Usulan tersebut dapat diajukan melalui on-line
yaitu melalui e-sarpras dengan alamat sarpras.ristekdikti.go.id/sisarpras/. Setiap PTN dan Kopertis akan mendapatkan user id dan password untuk dapat log.in di alamat tersebut.
Undiksha dapat mengusulkan minimal 5 (lima) item sarpras yang sudah memiliki data dukung berupa proposal, DED dan atau analisa yang dikeluarkan oleh PU setempat serta berdasarkan pengantar dari pimpinan instansi terkait.
Setelah usulan sarpras tersebut disetujui oleh kementerian maka akan diusulkan kembali ke Kemenkeu untuk mendapat alokasi anggaran dan ditelaah sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan. Per desember TA N-1 DIPA Undiksha akan disahkan oleh kementerian Keuangan dan akan menjadi DIPA tetap Undiksha yang akan menjadi sumber pembiayaan pada TA terkait.
Anggaran Fisik biasanya sumber dananya berasal dari pemerintah pusat dan datangnya setelah DIPA Undiksha berjalan dan biasanya datang pada TA terkait serta akan menjadi Revisi DIPA tambahan Pagu Anggaran. Biasanya bulan April DIPA Tambahan akan keluar sehingga dalam merealisasikannya Undiksha mempunyai waktu hanya 8 (delapan bulan). Untuk belanja fisik non gedung tidak akan menjadi masalah namun untuk belanja fisik gedung dan bangunan akan bermasalah pada waktu pelaksanaan kontruksi. Dalam hitungan waktu proses pengadaan gedung dan bangunan harus meliputi proses lelang perencanaan dan proses lelang pengawasan dan kontruksi. Proses lelang perencanaan memakan waktu 25 hari, proses pelaksanaan perencanaan paling cepat 45 sehingga proses perencanaan saja sudah menghabiskan waktu 70 hari. Setelah perencanaan selesai akan ada proses lelang kontruksi dan lelang pengawasan (waktunya boleh barengan).
Lelang tersebut juga menhabiskan waktu minimal 30 hari sehingga proses waktu pelaksanaan kontruksi maksimal bisa dilakukan 5 (lima) bulan. Dalam hitung-hitungan waktu memang dapat dilakukan apabila per April dana alokasi pengadaan fisik sudah menjadi DIPA dan jenis gedung yang di bangun adalah Gedung Sederhana.
Dalam proses pengadaan baik pelelangan maupun pelaksanaan pengadaan sering terjadi kesalahan pemahaman dan friksi antara pihak panitia, PPK dan Penyedia sehingga perlu dibangun keselarasan dan kesepahaman maksud, selain juga harus menggunakan aturan yang telah ditetapkan seperti Perpres No.70 Tahun 2012 atau perubahannya sehingga tidak terjadi pembenaran berdasarkan kepentingan. Selain menggunakan aturan yang ada
perlu juga tim advisor yang mendapinginya agar segala sesuatu tindakan Undiksha nmempunyai kekuatan hukum yang mutlak.
3.2.3. Standar Operasional Prosedur dan Petunjuk Teknis
Standart Operating Prosedure (SOP) adalah serangkaian instruksi kerja tertulis yang dibakukan (terdokumentasi) mengenai proses penyelenggaraan administrasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Standart Operasional Prosedur merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator!indikator teknis, administrati dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerjapada unit kerja yang bersangkutan. Undiksha dalam menata peralatan sarana dan prasarana pendidikan menggunakan SOP agar :
1. Dapat bermanfaat sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menyelesaikan tugasnya, Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas, Meningkatkan efsiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan, Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung pada interfensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari, Meningkatkan akuntibilitas pelaksanaan tugas, Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan, Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi, Memberikan informasi mengenai kuali$kasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya, Memberikan informasi dalam upaya peningkatan kompetensi pegawai, Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipiku oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
2. Dapat memenuhi tujuan penataan sarpras yaitu agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja, aga
organisasi, memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait, melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya, untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi, dan inefsiensi.
3. Dapat berfungsi untuk Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja, sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan, mengetahui dengan jelas hambatan/hambatannya dan mudah dilacak, mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dala bekerja, sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.
4. Dengan adanya SOP tersebut Undiksha dapat memiliki pedoman yang baik dalam melaksanakan tugas, memiliki alat komunikasi dan pengawasan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten, alat trainning dan bisa digunakan untuk mengukur kinerja pegawai serta para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan.
Selain SOP dalam menjalankan kebijakan sebagai strategi untuk mencapai sasaran/tujuan penataan manajemen sarpras adalah petunjuk teknis penggunaan alat tersebut. Pada setiap barang pabrikan biasanya dilengkapi dengan buku petunjuk teknis pengguanaan alat namun sarpras Undiksha seperti gedung ruangan serta fasilitas yang lain, bahkan beberapa peralatan yang ada tidak ada buku petunjuk tersebut sehingga perlu dan harus dibuatkan buku/pedoman petunjuk untuk penggunaan alat tersebut. Petunjuk teknis dalam sebuah sarpras dapat memberikan :
1. Pemahaman yang mudah tentang cara kerja peralatan tersebut, memudahkan operasioal penggunaan alat tersebut, mengetahui riwayat serta kondisi sarpras tersebut, serta data lain yang semestinya diketahui oleh pengguna sarpras.
2. Pengguna sarpras tersebut dapat menggunakan peralatan dengan sebaik-baiknya sehingga pelaksanaan kegiatan sebagai ujung tombak fungsi penggunaan sarpras dapat berjalan dengan baik dan benar serta tepat waktu.
3. Pengelolaan sarpras dapat berjalan dengan baik, terukur serta memberikan catatan yang jelas dalam perbaikan/pemeliharaanya sehingga efisiensi dan efektifitas penggunaan anggaran dapat dilakukan.
3.2.4. Inventarisasi dan Pemeliharaan Peralatan A. Inventarisasi
Sarpras Undiksha harus terdaftar di SIMAK-BMN sehingga perlu dilakukan inventarisasi (semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan tentang ketersediaan barang-barang yang dimiliki dan diurus, baik yang diadakan melalui pembelian menggunakan anggaran belanja, maupun sumbangan atau hibah untuk diadministrasikan sebagaimana mestinya menurut ketentuan dan cara yang telah ditetapkan di masing-masing instansi/satuan kerja), dengan tujuan agar usaha penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap sarana dan prasarana yang dimiliki oleh Undiksha dapat berjalan dengan baik seperti halnya untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi sarana dan prasarana yang dimiliki, untuk menghemat keuangan Undiksha baik dalam pengadaan maupun untuk pemeliharaan dan penghapusan sarana dan prasarana, sebagai bahan atau pedoman untuk menghitung kekayaan Undiksha dalam
bentuk materil yang dapat dinilai dengan uang, untuk memudahkan pengawasan dan
bentuk materil yang dapat dinilai dengan uang, untuk memudahkan pengawasan dan