Dalam pengamatan ini, penulis lebih memfokuskan pada prosedur penerimaan barang di lingkungan PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD).
Setiap kegiatan pasti mempunyai prosedur atau urut-urutan langkah dalam penyelesaian. Begitu juga dengan prosedur penerimaan barang di lingkungan PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD).
Secara umum prosedur penerimaan barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Pemesanan barang
Pada tahap pengiriman barang dilakukan setelah supplier mengirim surat pesanan.dapat melalui fax atau telepon yang berada dikantor pusat akan mengirimkan barang yang sesuai pesanan oleh PT.Kimia Farma. Trading and Distribution (KFTD) berdasarkan SP/SKB/CA. Dalam penerimaan barang.surat pesanan (SP) diperoleh dari kunjungan rutin salesmen.karena selesman bertanggung jawab untuk menawarkan barang kepada pelanggan dan menerima surat pesanan (SP) dari pembeli. kemudian diserahkan ke bagian fakturis selain dari salesmen pesanan dapat dilayani melalui fax dan telepon.Didalam penerimaan PT. Kimia Farma Trading and Distribution.
Dalam Penerimaan SKB ( Surat kirim Barang ) dalam penerimaan
SKB ( surat kirim barang ) setelah mengetry data yang ada pada surat pesanan (SP) Kedalam aplikasi IT pembuatan faktur dan menjadi SO (surat orderan) dalam penerimaan adalah mencetak (SKB) surat kirim barang setelah mencetak tugas fakturis selanjutnya adalah menulis
commit to user
data dan jenis penerimaan barang dari SKB yaitu nama barang yang dipesan ,nama apotik yang menerima serta jumlah pesanan kedalam buku pegeluaran barang setelah itu SKB ini digunakan untuk diserahkan kepada supervisor logistik beserta buku pengeluaran barang.
2. Penerimaan barang dan pengecekan barang
Setelah barang dikirim ke PT.Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD), bagian supervisor transito In gudang akan menerima dan mengecek barang dagangan yang telah dikirim oleh supplier sesuai dengan surat pesanan yang meliputi nama barang,dan tkemasan, jumlah, no.batch/ED, CA barang dengan mencocokan fisik barang tersebut dengan SKB dari supplier dan menimbang sesuai dengan berat yang tercantum pada master BOX asli.\
Dan barang diterima berasal dari barang pembelian dan dilakukan berdasarkan surat pembelian. Berdasarkan surat permintaan pembelian. artinya tidak ada transaksi pembelian barang tanpa permintaan pembelian dari bagian yang membutuhkan barang yang bersangkutan. berdasarkan permintaan pembelian barang dagang dibuat oleh bagian penjualan atau bagian gudang.dalam penerimaan barang dagang,bagian gudang berada dibawah pengawasan bagian penjualan.barang yang dikirim pemasok ( penjual )sesuai dengan surat order pembelian di terima oleh bagian penerimaan barang.kegiatan yang dilakukan penerimaan dalam aktivitas penerimaan barang. Barang yang dikirim pemasok (penjual) sesuai dengan surat order pembelian,diterima oleh bagian penerimaan barang.kegiatan yang dilakukan penerimaan dalam aktivitas penerimaan barang meliputi hal - hal sebagai berikut:
- Pemeriksaan terhadap kecocokan data pengirim,artinya apakah surat pengantar barang oleh pemasok dengan alamat yang sesuai dengan nama yang tercantum dalam surat order pembelian.
commit to user
- Pemeriksaan terhadap fisik barang,meliputi pemeriksaan spesifikasi barang(nama,jenis,type,ukuran),penghitungan
kwantitas,pemeriksaan kualitas dan kondisi barang.
- Membuat laporan penerimaan barang yang memuat informasi hasil
pemeriksaan yang benar – benar dilakukan.untuk kepentingan Berdasarkan pengamatan penulis, dalam tahap ini seringkali terjadi kendala yaitu terlambat dalam pengiriman dan no batch/ED tidak sesuai
dengan kemasan master box.karena kurang telitinya dalam
pemnerimaan barang dagang
3. Konfirmasi ( Mengentry penerimaan barang ).
Pada tahap ini, setelah barang diterima dan dicek oleh supervisor transito In kemudian barang tsb akan dientry dalam penerimaan barang. Barang akan dientry apabila :
Bila barang dan semua dokumen lengkap Penerimaan barang merupakan segala awal arus barang yang bergerak di Penerimaan barang dari pemasok , namun bila hal ini tidak memiliki sistem yang
mengatur, maka bisa dipastikan akan menganggu. dalam
penerimaan.dan dalam mengentry penerimaan ini harus melalui surat order dan bukti tanda terima barang sebagai berikut :
· Surat Order (Purchase Order)
Ketika satu pihak memesan sejumlah barang ke pemasok, maka dia akan mengirimkan PO ke pemasok. Barang sesuai jumlah PO ini nantinya akan dibawa ke Gudang tempat yang disiapkan oleh si pemesan. Tim Gudang tentunya tidak selalu tahu jenis barang apa yang dipesan, oleh sebab itu tim Gudang perlu memastikan kesesuaian PO dengan fisik barang yang ada. Setelah PO diperiksa dan sesuai dengan seluruh item yang dibawa, maka selanjutnya dibuat Bukti Tanda terima Barang.
commit to user
· Bukti Tanda Terima Barang
Bukti Tanda Terima Barang serta Faktur akan berhubungan
dengan penagihan uang. Bukti Tanda Terima barang akan djadikan dasar oleh pihak supplier untuk menagih ke pemesan barang. Pentingnya untuk membuat Bukti Tanda Terima Barang ini asli dan ada tanda-tanda yang dilampirkan, semisal PO atau surat lain yang menjamin keaslian dokumen ini.Aktifitas operasional adalah bongkar barang, cek expired, cek kesesuaian pesanan serta memasukkan barang ke penyimpanan. Aktifitas operasional ini merupakan salah satu critical point, Berikut beberapa alasan menurut saya :
- Bongkar muat barang yang dilakukan oleh kuli bongkar rawan membuat rusak barang atau resiko kehilangan barang karena dicuri.
- Cek kesesuaian barang dengan PO dan Expired date barang dilakukan oleh staff penerimaan barang yang biasanya memiliki sejumlah alasan untuk tidak melakukan aktifitas ini dengan sejumlah alasan seperti : supaya cepat, sudah kenal dengan pemasok, disiplin melakukan penerimaan barang
Penerimaan Barang di gudang ‘rawan’ permainan dengan pihak supplier. Staff penerimaan tanpa diketahui oleh pemesan dapat
melakukan deal-deal khusus yang merugikan pemesan dan
menguntungkan pemasok. Jadi kontrol yang ketat terhadap personil penerimaan cukup penting, hal seperti melakukan rotasi pekerjaan rutin serta bekerja dalam jumlah kecil serta pembatasan wewenang adalah hal-hal praktis yang bisa dilakukan.
commit to user
4. Penyimpanan barang ( gudang )
Pada tahap berikutnya setelah barang di entry barang siap disimpan di bagian gudang dan diteliti kembali apakah barang – barang tersebut sesuai dengan prosedur penerimaan barang.
Dalam perusahaan selalu berusaha untuk mempertahankan kontuinitas kegiatan usahanya.untuk kepentingan tersebut,sediaan barang harus diamankan dari kemungkinan terjadinya pencurian, kebakaran,kerusakan dan tindakan – tindakan yang harus dilakukan yang dapat menggangu keamanan sendiri.Dalam hubungan dengan penerimaan barang dagang kegiatan yang harus dilakukan bagian gudang adalah sebagai berikut:
- Mempersiapkan tempat untuk menyimpan barang yang akan
diterima dengan mempergatikan sifat barang (mudah rusak,tahan lama dalam,kepekaan tergadap suhu udara ) kegiatanya ini dilakukan setelah menerima surat tembusan surat order pembelian bagian pembelian.
- Menerima barang beserta tembusan Menerima laporan penerima barang dagangan dari bagian penerima,kemudian megecek kecocokan data laporan peneriman barang dengan tembusan surat order pembelian
a. Menyimpan barang dengan penataan yang baik yang dengan
memperhatikan urutan keluar masuknya barang.
b. Mengeluarkan barang sesuai dengan surat bukti permintaan
dan pengeluaran barang gudang.artinya tidak ada
pengeluaran barang gudang tanpa ada barang bukti permintaan dan pengeluaran barang.
c. Mencatat kuantitas barang yang diterima dan yang
dikeluarkan dalam kartu gudang.dan Kegiatan bagian gudang pada dasarnya adalah menerima, menyimpan,
commit to user
mengeluarkan, mencatat mutasi barang dan membuat laporan penerimaan barang gudang
Kelengkapan administrasi gudang biasanya meliputi dokumen atau bukti pendukung dan kelengkapan lain yang diperlukan pengeloloan administrasi gudang yaitu tembusan surat order pembelian yang diterima dari bagian pembelian biasanya laporan Penerimaan bagian barang yang diterima harus dari Bagian Penerimaan barang yang bersangkutan dan Prosedur penerimaan gudang
Dalam hubungan dengan aktifitas penerimaan barang kegiatan yang dilakukan bagian gudang ialah.Menerima tembusan surat order pembelian dari bagian pembelian sebagai pemberitahuan untuk mempersiapkan tempat penyimpanan barang yang sudah dipesan.dan menerima barang beserta tembusan laporan penerimaan barang dari bagian penerimaan Serta memeriksa kecocokan data laporan penerimaan barang dengan data surat order pembelian dan mencatat barang yang diterima dalam kartu gudang yang ada.