BAB II. LANDASAN TEORI
2.4 Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka
Sebelum melakukan proses pengadaan bahan pustaka terlebih dahulu dilakukan seleksi bahan pustaka karena prinsip penyeleksian bahan pustaka sangat penting dalam menunjang kemajuan suatu perpustakaan agar koleksi yang diadakan dapat memenuhi kebutuhan pengguna. Menurut Soetminah (1992:76), bahan pustaka yang dipilih harus sesuai dengan:
1. Minat dan kebutuhan pemakai
2. Tujuan, fungsi dan ruang lingkungan layanan perpustakaan. 3. Kemajuan pengetahuan dan kekayaan jiwa dalam arti
positif.
commit to user
Untuk melakukan seleksi bahan pustaka diperlukan orang yang memiliki pengetahuan luas. Pihak yang berwenang melakukan seleksi pada perpustakaan perguruan tinggi menurut Yuyu Yulia (2009:4.6) disebutkan bahwa:
Pada perpustakaan perguruan tinggi , pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah pimpinan universitas, pimpinan fakultas dan dosen atau mungkin juga sebuah komisi penasihat/ pengawas perpustakaan yang dibentuk khusus dengan salah satu tugasnya adalah memilih atau menyarankan bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi. Komisi itu bisa saja terdiri dari pustakawan, dosen, pimpinan fakultas, dan lain-lain. Mahasiswa boleh saja menyarankan, tetapi harus dipertimbangkan apakah sesuai dengan kebutuhan perkuliahan.
Dalam melakukan seleksi bahan pustaka diperlukan alat bantu seleksi untuk mempermudah pemilihan bahan pustaka. Menurut Syarikin Pangribuan (2009:8), jenis alat bantu seleksi yang masing-masing mempunyai fungsi sebagai berikut:
1. Alat bantu seleksi
Yaitu alat yang dapat membantu pustakawan untuk memutuskan apakah bahan pustaka yang dipilih atau tidak, karena informasi yang diberikan tidak terbatas pada data bibliografi saja, dan keterangan lain yang diperlukan untuk mengambil keputusan. Informasi ini dapat diberikan dalam bentuk anotasi singkat, tinjauan (review) dengan panjang yang bervariasi.
Contoh alat bantu seleksi yaitu: a. Majalah tinjauan buku b. Resensi buku di surat kabar
c. Katalog penerbit secara online pada web 2. Alat identifikasi dan verifikasi
Yaitu alat bantu seleksi yang hanya menyantumkan data bibliografi bahan pustaka. Alat seperti ini dipakai untuk mengetahui judul yang telah terbit atau yang akan diterbitkan dalam bidang subjek tertentu. Alat bantu ini dipakai untuk mengetahui verifikasi, judul, edisi, nama
commit to user
13
pengarang, harga dan lain-lain. Tepat dengan yang diinformasikan oleh pihak lain.
Contoh alat identifikasi dan verifikasi adalah: a. Katalog penerbit
b. Katalog induk c. Bibliografi
d. Accession list, dan lain-lain.
2.4.2 Sistem pengadaan bahan pustaka
Untuk menambah koleksi suatu perpustakaan dapat dilakukan berbagai macam cara dengan prosedur tertentu sehingga dapat diperoleh bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Menurut Sulistyo Basuki (1993:222), perpustakaan membeli atau memperoleh buku dengan cara sebagai berikut:
1. Pembelian 2. Pertukaran 3. Hadiah
4. Keanggotaan organisasi
Berikut adalah penjabaran dari masing-masing pernyataan Sulistyo Basuki di atas
2.4.2.1 Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian
Menambah koleksi bahan pustaka melalui pembelian merupakan cara yang sering dilakukan oleh perpustakaan, karena pembelian merupakan salah satu cara pengdaan bahan pustaka yang sangat mudah dan efektif.
commit to user
Menurut Yuyu Yulia (2009:5.7) pengadaan buku melalui pembelian dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:
1. Pembelian secara langsung ke penerbit 2. Toko buku
3. Agen yang dikenal dengan istilah jobber atau vendor baik di dalam negeri maupun di luar negeri.
Pembelian buku melalui penerbit dapat dilakukan melalui penerbit dalam negeri maupun penerbit luar negeri. Penerbit dalam negeri melayani pembelian yang berasal dari perpustakaan. namun penerbit asing hanya melayani pembelian yang bersal dari toko buku ataupun penjaja (vendor) sehingga perpustakaan indonesia jika ingin memiliki koleksi dari luar negeri harus membeli melalui toko buku.
Pembelian melalui toko buku biasanya dilakukan perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan sewaktu-waktu dengan eksemplar yang tidak banyak. Selain itu cara pembeliannya juga semakin dipermudah dengan tersedianya toko buku online.
Selain melalui penerbit dan toko buku biasanya perpustakaan juga dapat melakukan pembelian melalui agen yang dikenal dengan istilah jobber atau vendor. Mereka memperoleh buku-buku dari penerbit, baik penerbit dari
commit to user
15
dalam maupun luar negeri dengan mendapatkan potongan harga lalu menyimpan buku-buku tersebut untuk kemudian dijual kepada toko buku dan perpustakaan.
2.4.2.2 Pengadaan bahan pustaka melalui pertukaran
Selain dengan cara membeli, cara lain yang dapat digunakan perpustakaan untuk menambah koleksinya adalah dengan cara tukar menukar. Sebelum melakukan kegiatan tukar menukar, kedua belah pihak perpustakaan terlebih dahulu membuat perjanjian yang berisi tentang bahan pertukarannya. Buku yang akan ditawarkan dan ditukarkan dengan perpustakaan lain adalah buku-buku yang memiliki duplikat atau buku yang tidak lagi diperlukan perpustakaan. Lalu perpustakaan mengirimkan penawaran kepada perpustakaan-perpustakaan lain yang diperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan buku yang ditawarkan.
Tujuan dilakukannya pertukaran antar perpustakaan menurut Yuyu Yulia ( 2009:2.25), adalah sebagai berikut:
1. Memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku, sebagai contoh terbitan pemerintah dan atau grey literatur
2. Mengeluarkan buku-buku hadiah yang tidak sesuai atau yang duplikat.
3. Mengembangkan kerja sama antar perpustakaan baik tingkat nasional maupun internasional.
commit to user
2.4.2.3 Pengadaan bahan pustaka melalui hadiah
Pengadaan buku melalui hadiah sangat penting dilakukan untuk membangun koleksi perpustakaan. Buku sumbangan atau hadiah memberikan keuntungan besar bagi perpustakaan. Dengan menerima buku-buku sumbangan, perpustakaan dapat memenuhi koleksi perpustakaan tanpa mengeluarkan anggaran dana untuk melakukan pembelian bahan pustaka. namun sebelum menerima buku sumbangan hendaknya perpustakaan memeriksa apakah buku tersebut sesuai dengan kebutuhan perpustakaan, jangan sampai buku yang diterima tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna karena buku yang tidak sesuai hanya akan ditumpuk digudang yang mengakibatkan pemborosan tempat.
Menurut Yuyu Yulia ( 2009:5.29), cara untuk mendapatkan hadiah ada dua cara, yaitu:
1. Hadiah atas permintaan
a. Mempersiapkan daftar donatur yang akan diminta sumbangannya (lembaga ilmiah, lembaga pemerintah, perorangan dan sebagainya).
b. Menyusun daftar buku yang akan diajukan kepada pihak lain.
c. Mengirimkan surat permohonan disertai daftar buku yang dibutuhkan.
d. Menerima buku-buku sumbangan apabila diterima permohonannya.
e. Memeriksa buku yang datang dan mencocokannya dengan daftar pengantar.
f. Mengirimkan ucapan terimakasih.
g. Mengolah buku sumbangan sesuai dengan prosedur.
commit to user
17
2. Hadiah tidak atas permintaan
a. Buku yang diterima dicocokkan dengan surat pengantar.
b. Mengirimkan surat ucapan terimakasih.
c. Buku yang diterima diperiksa terlebih dahulu apakah subjeknya sesuai dengan kebijakan pengembangan koleksi yang ada. Bila sesuai dapat segera diproses.
d. Jika buku tidak sesuai, disisihkan sebagai buku untuk bahan pertukaran atau dihadiahkan kembali pada pihak lain.
2.4.2.4 Pengadaan bahan pustaka melalui keanggotaan organisasi
Jika suatu perpustakaan ataupun badan induk perpustakaan menjadi salah satu anggota suatu organisasi biasanya anggotanya akan memperoleh terbitan organisasi tersebut secara cuma-cuma. Jika mereka harus membeli mereka bisa memperoleh bahan pustaka tersebut dengan harga yang murah.