BAB III PENGAMANAN INFORMASI PUBLIK
3.2 Prosedur Pengamanan Informasi
4. Batasan Variabel
1. Unit ini berlaku pada bidang Pengelolaan Data, Informasi dan Dokumentasi untuk pegawai fungsional dengan jabatan pranata komputer, pranata humas, arsiparis dan pustakawan.
2. Bahasan pada materi yang disampaikan terbatas pada: 2.1 Kegiatan pengelolaan informasi publik sesuai prosedur.
2.2 Ketentuan pengumpulan data dan informasi yang terdapat pada UU no 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
5. Panduan Penilaian
1. Pengetahuan dan Keterampilan Penunjang:
Untuk mendemonstrasikan kompetensi, diperlukan bukti pengetahuan dan pemahaman mengenai:
1.1 Pengertian Badan publik, tugas pokok dan fungsinya.
1.2 UU no 14 Tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik.
2. Konteks Penilaian:
Dalam penilaian unit ini harus mencakup uji pemahaman baik secara langsung atau pun melalui latihan. Unit ini harus didukung oleh serangkaian metode untuk menilai pengetahuan penunjang dalam menjalankan kegiatan pengelolaan informasi publik sesuai dengan undang-undang.
3. Aspek Penting Penilaian:
3.1 Kemampuan memahami kegiatan penyimpanan dan pendokumentasian informasi.
3.2 Kemampuan memahami kegiatan penyediaan dan pelayanan informasi publik. 3.3 Kemampuan memahami kegiatan pengamanan informasi publik.
4. Kaitan dengan Unit-Unit Lain:
Informasi Publik (KIP)
o Memahami Peraturan Perundang-Undangan tentang Kearsipan
o Memahami Peraturan Perundang-Undangan tentang Informasi dan transaksi elektronik
o Memahami Peraturan Perundang-Undangan tentang Pelayanan Publik 4.2 Unit Kompetensi ini akan mendukung penguasaan unit tingkat umum.
6. Kompetensi Kunci
NO KOMPETENSI KUNCI DALAM UNIT INI TINGKAT
1 Mengumpulkan, mengorganisir dan menganalisis
informasi 2
2 Mengkomunikasikan ide-ide dan informasi 1
3 Merencanakan dan mengorganisir aktivitas-aktivitas 1
4 Bekerja dengan orang lain dan kelompok 1
5 Menggunakan ide-ide dan teknik matematik 1
6 Memecahkan masalah 2
7 Menggunakan teknologi 2
7. Jumlah Jam Pelajaran
Untuk jam pelajaran, dipergunakan standar Jam Pelajaran dengan aturan setiap satu jam pelajaran (1 JP) sama artinya dengan 45 menit. Jumlah jam belajar untuk Unit Kompetensi ini memerlukan waktu belajar selama 2 JP.
8. Garis Besar Pokok Pengajaran
No Elemen
Kompetensi Materi Sub Materi Tujuan Instruksional Khusus
Metode Penyampaian Durasi Media/ Alat Bantu Sumber Belajar
1
Memahami kegiatan penyimpanan dan pendokumentasian informasi Penyimpan an dan Pendokume ntasian InformasioData dan informasi
oArsip dan dokumentasi oProsedur pengumpulan data dan informasi oProsedur pendokumentasian data dan informasi
oKonsep dasar data dan informasi dapat dijelaskan. oKonsep arsip dan dokumentasi
data dan informasi dapat dijelaskan.
oPengumpulan data dan informasi dapat dilakukan sesuai dengan prosedur dan ketentuan.
oPendokumentasian data dan informasi dapat dilakukan sesuai dengan prosedur dan ketentuan. oPenjelasan instruktur oDiskusi dan tanya jawab 1 JP o Ruang Kelas o Notebook instruktur o LCD proyektor o Whiteboard 1
2
Memahami kegiatan penyediaan dan pelayanan informasi publik Penyediana n dan Pelayanan Informasi PublikoKonsep dan metode penyajian data dan informasi oPenyajian informasi oKonsep pelayanan informasi publik oProsedur pelayanan informsi publik
oData dan informasi dapat disajikan sesuai dengan konsep dan metode yang berlaku.
oInformasi diklasifikasikan dan disajikan sesuai dengan format yang berlaku.
oKonsep pelayanan Informasi Publik dapat dijelaskan.
oPelayanan informasi publik dilakukan sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku.
oPenjelasan instruktur oDiskusi dan tanya jawab 0.5 JP o Ruang Kelas o Notebook instruktur o LCD proyektor o Whiteboard 1
Kompetensi Penyampaian Alat Bantu Belajar
3
Memahami kegiatan pengamanan informasi publik Pengamana n Informasi Publik oKonsep keamanan informasi oProsedur pengamanan informasioKonsep keamanan informasi dapat dijelaskan. oProsedur pengamanan informasi dapat dimmplementasikan sesuai ketentuan. oPenjelasan instruktur oDiskusi dan tanya jawab 0.5 JP o Ruang Kelas o Notebook instruktur o LCD proyektor o Whiteboard 1
9. Peta Jejaring Tingkat Kompetensi
Jenis
Kompetensi
TINGKAT
Dasar Menengah Lanjutan Mahir
U1
U2
U3
U4
T.1
T.2
T.3
T.4
M.1
M.2
M.3
M.4
S.1
S.2
S.3
S.4
S.5
10.Sumber Belajar
1. Undang-undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
2. Peraturan menteri Kominfo No. 10/PER/M.KOMINFO/07/2010 tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Komunikasi dan Informatika.
3. Modul 3 – Pengelolaan Informasi Publik (Prosedur Pengelolaan Informasi Publik).
DAFTAR ISI
PERENCANAAN PELATIHAN ... i
DAFTAR ISI ... viii
BAB I PENYIMPANAN DAN PENDOKUMENTASIAN INFORMASI... 1
1.1 Data dan Informasi... 1
1.2 Arsip dan Dokumentasi ... 3
1.3 Prosedur Pengumpulan Data dan Informasi ... 3
1.4 Prosedur Pendokumentasian Data dan Informasi ... 6
BAB II PENYEDIAAN DAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK... 8
2.1 Konsep dan Metode Penyajian Data dan Informasi Publik ... 8
2.2 Penyajian Informasi Publik ... 9
2.3 Konsep Pelayanan Informasi Publik... 14
2.4 Prosedur Pelayanan Informsi Publik ... 17
BAB III PENGAMANAN INFORMASI PUBLIK ... 26
3.1 Konsep Keamanan Informasi ... 26
PENYIMPANAN DAN
PENDOKUMENTASIAN INFORMASI
1.1 Data dan Informasi
DATA adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan. Sedangkan INFORMASI adalah hasil dari kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yang lebih berarti dari suatu kejadian.
Ada perbedaan mendasar antara data dan informasi yaitu:
Data adalah bahan baku yang diolah untuk dijadikan informasi;
Informasi pada umumnya dihubungkan dengan pengambilan keputusan.
Oleh karena itu informasi dapat dianggap memiliki tingkat lebih tinggi dan aktif dibandingkan dengan data. Seperti tergambar pada bagan di bawah ini.
BAB
Elemen Kompetensi yang akan dicapai
Memahami kegiatan penyimpanan dan pendokumentasian informasi.
Tujuan Instruksional Khusus
Setelah mempelajari bab ini, diharapkan peserta: 1. Dapat menjelaskan konsep dasar data dan informasi.
2. Dapat menjelaskan konsep arsip dan dokumentasi data dan informasi.
3. Dapat melakukan pengumpulan data dan informasi sesuai prosedur dan ketentuan.
4. Dapat melakukan pendokumentasian data dan informasi sesuai prosedur dan ketentuan.
Data dan Informasi
Informasi memiliki karakteristik yang berbeda dengan data, diantaranya: Kualitas Informasi (content)
o Akurat, konsistensi, mudah dicerna; o Hasil pengolahan sistem informasi. Kualitas Pengolah Informasi (computing);
o Mencakup perangkat keras dan perangkat lunak, serta orang-orang yang mengembangkan, mengoperasikan, dan menggunakan sistem, termasuk juga fasilitas yang menyimpan sumberdaya tersebut.
Kualitas Desiminasi Informasi (communication).
o Media mencakup dari tatap muka, telepon, media penyiaran, sampai media Internet.
Dari kumpulan data akan menghasilkan informasi berupa data yang terorganisasi atau data yang telah mengalami proses. Informasi dapat dijadikan sebagai bahan pembelajaran berupa pengetahuan yang dapat digunakan untuk mengambil kebijakan dalam pengambilan keputusan.
Ada beberapa hal yang dapat mempengaruhi dalam proses pengambilan keputusan, yaitu : Cara menghimpun informasi;
Cara mencatat dan mengklasifikasikan informasi; Cara mengolah informasi;
Menginterpretasikan informasi; Cara mendistribusikan informasi; Ketepatan penggunaan informasi.
1.2 Arsip dan Dokumentasi
Menurut pasal 1 Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, Arsip adalah:
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan /atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Penataan arsip adalah suatu sistem yang mempunyai kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk dapat digunakan secara aman dan ekonomis.
Tujuan dari penataan arsip adalah:
Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat;
Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna.
1.3 Prosedur Pengumpulan Data dan
Informasi
Dalam rangka pelayanan informasi yang akurat, lengkap dan tidak menyesatkan, maka seluruh satuan kerja perlu melakukan pengelolaan informasi secara baik, konsisten dan bertanggungjawab.
Kegiatan pengumpulan informasi merupakan tahap yang sangat penting dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi. Beberapa hal yang harus diperhatikan oleh setiap satuan kerja, adalah :
Pengumpulan informasi merupakan aktivitas penghimpunan kegiatan yang telah, sedang dan yang akan dilaksanakan oleh setiap satuan kerja.
Informasi yang dikumpulkan adalah informasi yang berkualitas dan relevan dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing satuan kerja;
Informasi yang dikumpulkan dapat bersumber dari pejabat dan arsip, baik arsip statis maupun dinamis;
Pejabat sebagaimana dimaksud dalam butir 3 merupakan pejabat yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi di satuan kerjanya; sedangkan arsip statis dan dinamis merupakan arsip yang terkait dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi satuan kerja bersangkutan.
Penyediaan informasi dilaksanakan dengan memperhatikan tahapan sebagai berikut: o Mengenali tugas pokok dan fungsi satuan kerjanya;
o Mendata kegiatan yang dilaksanakan oleh satuan kerja; o Mendata informasi dan dokumen yang dihasilkan; o Membuat daftar jenis-jenis informasi dan dokumen. Alur dan Mekanisme Pengumpulan Informasi
Alur informasi dalam rangka proses pengumpulan informasi yang berada disetiap satuan kerja adalah:
o Setiap informasi di unit kerja eselon satu merupakan tanggung jawab pimpinan unit.
o Setiap informasi yang dikelola oleh eselon satu merupakan satu kesatuan informasi dari masing-masing satuan kerja dibawahnya
o Setiap informasi publik di unit eselon satu di sampaikan ke PPID melalui Pusat Data.
o Setiap informasi yang diterima oleh Pusat Data diolah dan disediakan untuk kepentingan pelayan informasi yang dilakukan oleh PPID.
Contoh mekanisme pengumpulan informasi di masing-masing satuan kerja eselon 2 (dua) dapat dilihat dalam bagan sebagai berikut:
Mekanisme pengumpulan informasi yang dapat dilakukan di setiap satuan kerja adalah:
o Setiap pimpinan unit eselon satu menugaskan para sekretarisnya atau pejabat yang ditunjuk, untuk melaksanakan pengumpulan informasi di setiap satuan kerja eselon 2 ( Direktorat atau Pusat ), dilingkungan kerja unit seleon 1 ( satunya );
o Setiap pimpinan satuan kerja eselon 2 ( dua ) wajib melaksanakan pengumpulan, pendokumentasian dan pengklasifikasian informasi pelaksanaan kegiatan tupoksinya baik yang sudah, sedang maupun yang akan dilaksanakan; o Setiap pejabat harus membuat catatan pelaksanaan kegiatan dan
mendokumentasikannya secara baik (secara elektronik maupun non elektronik ) dan selanjutnya disampaikan kepada sekretaris Ditjen/Badan;
o Dalam rangka memperlancar pelaksanaan tugas pengumpulan, pendokumentasian dan pengklasifikasian informasi, setiap satuan kerja dapat menunjuk pejabat fungsional pengelola informasi dan dokumentasi (pranata humas, pranata computer, arsiparis, pustakawan, dsb) sesuai dengan kebutuan satuan kerjanya;
o Mekanisme pengumpulan informasi jalur merah ( 1 ) merupakan jalur koordinasi proses pengumpulan informasi dari Sekretaris Ditjen/Badan kepada Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi melalui Pusat Data;
o Mekanisme pengumpulan informasi jalur merah ( 2 ) merupakan jalur koordinasi proses pengumpulan informasi dari direktorat/pusat/biro ke sekretaris Ditjen/Badan;
o Informasi yang dikumpulkan melalui jalur merah adalah informasi terkait dengan :
- Informasi yang tersedia setiap saat;
- Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta; - Informasi lain yang dikuasainya;
- Informasi yang masuk kategori dikecualikan.
o Mekanisme pengumpulan informasi jalur kuning merupakan jalur koordinasi proses pengumpulan informasi dari direktorat/pusat/biro ke Biro Perencanaan/Biro Keuangan/Biro Kepegawaian dan Organisasi/Biro Hukum dan KLN, terhadap informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala.
Satuan kerja yang memiliki struktur yang berbeda dapat mengadopsi contoh di atas dalam
pelaksanaan mekanisme pengumpulan informasi dalam rangka pelayanan informasi publik.
1.4 Prosedur Pendokumentasian Data dan
Informasi
Pendokumentasian informasi adalah kegiatan penyimpanan data dan informasi, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh satuan kerja guna membantu PPID dalam melayani permintaan informasi. Tahapan dalam pendokumentasian informasi meliputi :
Deskripsi informasi. Setiap satuan kerja membuat ringkasan untuk masing-masing
jenis informasi.
Memverifikasi Informasi. Setiap informasi diverifikasi sesuai dengan jenis kegiatannya.
Otentikasi informasi. Dilakukan untuk menjamin keaslian informasi melalui validasi informasi oleh setiap satuan kerja.
Pemberian kode informasi. Dilakukan untuk mempermudah pencarian informasi yang dibutuhkan melalui metode pengkodean yang ditentukan oleh masing-masing satuan kerja. Pengkodean informasi meliputi:
o Kode klasifikasi disusun dan ditentukan dengan menggunakan kombinasi huruf dan angka;
o Kode huruf digunakan untuk memberi tanda pengenal kelompok primer atau fungsi;
o Kode angka dua digit untuk memberi tanda pengenal kelompok tersier atau kegiatan.
Penataan dan penyimpanan informasi dilakukan agar dokumentasi dan informasi lebih sistematis.
PENYEDIAAN DAN PELAYANAN
INFORMASI PUBLIK
2.1 Konsep dan Metode Penyajian Data dan
Informasi Publik
Informasi merupakan kebutuhan pokok setiap orang bagi pengembangan pribadi dan lingkungan sosialnya serta merupakan bagian penting bagi ketahanan nasional. Hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia dan keterbukaan informasi publik merupakan salah satu ciri penting negara demokratis yang menjunjung tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik. Keterbukaan informasi publik merupakan sarana dalam mengoptimalkan pengawasan publik terhadap penyelenggaraan negara dan Badan Publik lainnya dan segala sesuatu yang berakibat pada kepentingan publik sebagaimana yang diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008.
Setiap orang berhak memperoleh Informasi Publik dengan cara melihat dan mengetahui informasi serta mendapatkan salinan Informasi Publik. Badan Publik wajib memenuhi hak
BAB
Elemen Kompetensi yang akan dicapai
Memahami kegiatan penyediaan dan pelayanan informasi publik.
Tujuan Instruksional Khusus
Setelah mempelajari bab ini, diharapkan peserta:
1. Dapat menyajikan data dan informasi seusai dengan konsep dan metode yang berlaku.
2. Dapat menyajikan informasi sesuai ketentuan klasifikasi dan format yang ada. 3. Dapat menjelaskan konsep pelayanan Informasi Publik.
tersebut melalui pengumuman Informasi Publik dan penyediaan Informasi Publik berdasarkan permohonan.
Dalam menyajikan data dan informasi harus memperhatikan hal-hal berikut ini: Kualitas informasi
Informasi yang disajikan harus akurat, konsisten dan relevan serta mudah dicerna oleh masyarakat luas. Informasi yang disajikan merupakan hasil pengolahan informasi.
Kualitas Pengolahan Informasi
Selain berkonsentrasi pada masukan (data) dan keluaran (informasi) juga perlu memperhatikan pengolahan informasi (Information Processor) yang mengubah masukan menjadi keluaran.
Kualitas diseminasi informasi
Diseminasi informasi dapat diselenggarakan melalui berbagai bentuk media, mulai dari tatap muka, telepon, media penyiaran (radio dan televisi) sampai media internet.
2.2 Penyajian Informasi Publik
Menyajikan Informasi Publik melalui Pengumuman
Badan Publik wajib mengumumkan informasi melalui pengumuman. Badan Publik negara wajib mengumumkan informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala sekurang-kurangnya melalui situs resmi dan papan pengumuman dengan cara yang mudah diakses oleh masyarakat. Pengumuman melalui situs resmi diwajibkan bagi Badan Publik Negara yang sudah memiliki situs resmi.
Contoh situs resmi Badan Publik adalah http://kominfo.go.id/ milik Kementerian Komunikasi dan Informatika RI. Situs resmi tidak hanya sekadar papan pengumuman untuk diseminasi informasi publik yang pengelolaannya bisa seenaknya. Banyak dari badan publik sadar atau tidak sadar tidak memanfaatkan dengan benar situs resminya sebagai media informasi. Kekurangan umum kebanyakan situs resmi pemerintah diantaranya data tidak diupdate, halaman belum selesai, minim data kontak dan tidak interaktif, belum memahami kebutuhan pembaca, “belum” menjadi portal resmi, tidak nyaman dibaca dan masih terdapat fitur-fitur yang tidak berfungsi dengan baik.
Agar situs dibaca dan dapat dimanfaatkan secara maksimal, sebaiknya terapkan strategi yang mampu mengatasi
kekurangan-kekurangan umum yang biasa terjadi pada situs pemerintahan, dengan melakukan hal-hal berikut: Pahami pembaca; Komunikasi interaktif; Isi bermanfaat; Kelayakan situs; Terus berinovasi.
Dengan demikian, fungsi situs resmi bagi badan publik Negara mampu dimaksimalkan sebagai salah satu bentuk penyajian informasi melalui pengumuman.
Badan Publik non negara wajib mengumumkan informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala sekurang-kurangnya melalui papan pengumuman dengan cara yang mudah diakses oleh masyarakat. Format pengumuman dibuat dengan ringkas dengan mencantumkan nama PPID dan/atau petugas informasi serta alamat/nomor telepon yang dapat dihubungi apabila pemohon/pengguna informasi membutuhkan informasi rinci dari pengumuman yang ada.
Pengumuman informasi disampaikan dengan mempergunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, mudah dipahami serta dapat mempertimbangkan penggunaan bahasa yang digunakan penduduk setempat.
Pengumuman informasi disampaikan dalam bentuk yang memudahkan bagi masyarakat dengan kemampuan berbeda untuk memperoleh informasi. Yang dimaksud dengan kemampuan yang berbeda adalah mereka yang dapat melakukan hal yang tidak dapat dilakukan oleh orang pada umumnya. Misalnya membaca huruf braille, menggunakan bahasa isyarat dengan tangan untuk berkomunikasi, dan lain lain.
Ketika terjadi bencana, kegiatan atau keadaan darurat yang berpotensi menimbulkan ancaman terhadap hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum, Badan Publik wajib mengumumkan informasi tersebut dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami, media yang tepat, dan disampaikan tanpa adanya penundaan.
Badan Publik wajib mengumumkan secara berkala informasi tentang prosedur evakuasi keadaaan darurat kepada pihak-pihak yang berpotensi terkena dampak dan menyediakan sarana prasarana bagi penyebarluasan informasi keadaan darurat. Sarana dan prasarana yang dimaksud harus diarahkan agar masyarakat yang berpotensi terkena dampak mengetahui secara jelas informasi yang dibutuhkan untuk menghadapi keadaan darurat, misal informasi tentang prosedur evakuasi disampaikan melalui leaflet, baliho dan berbagai media luar ruang lainnya.
Badan Publik yang berwenang memberikan izin dan/atau membuat perjanjian dengan pihak ketiga terhadap suatu kegiatan yang berpotensi mengancam hajat hidup orang banyak serta ketertiban umum wajib mengumumkan prosedur evakuasi keadaaan darurat kepada pihak-pihak yang berpotensi terkena dampak dan menyediakan sarana dan prasarana yang menjadi bagian dari penyebarluasan informasi keadaan darurat.
Menyajikan Informasi Publik melalui Permohonan
Seluruh Informasi Publik yang berada pada Badan Publik selain informasi yang dikecualikan dapat diakses oleh Publik melalui prosedur permohonan Informasi Publik.
Permohonan Informasi Publik dapat dilakukan secara tertulis atau tidak tertulis. Bagi pemohon yang mengajukan permohonan secara tertulis wajib mengisi formulir permohonan dan membayar biaya salinan dan/atau pengiriman informasi apabila dibutuhkan. Permohonan diajukan secara tidak tertulis, PPID memastikan permohonan Informasi Publik tercatat dalam formulir permohonan.
Formulir permohonan tersebut sekurang-kurangnya memuat:
nomor pendaftaran yang diisi berdasarkan nomor setelah permohonan Informasi Publik di registrasi;
data pribadi yang terdiri dari nama, alamat, pekerjaan, nomor telepon/e-mail; rincian informasi yang dibutuhkan;
tujuan penggunaan informasi; cara memperoleh informasi; dan cara mendapatkan salinan informasi.
PPID wajib mengkoordinasikan pencatatan permohonan Informasi Publik dalam register. Permohonan dan memastikan formulir permohonan yang telah diberikan nomor pendaftaran sebagai tanda bukti permohonan Informasi Publik diserahkan kepada Pemohon Informasi Publik.
Permohonan Informasi Publik yang dilakukan melalui surat elektronik atau pemohon datang langsung, PPID wajib memastikan diberikannya nomor pendaftaran pada saat permohonan diterima. Permohonan Informasi Publik yang dilakukan melalui surat atau faksimili atau cara lain yang tidak memungkinkan bagi Badan Publik untuk memberikan nomor pendaftaran secara langsung, PPID wajib memastikan nomor pendaftaran dikirimkan kepada Pemohon Informasi Publik. Nomor pendaftaran dapat diberikan bersamaan dengan pengiriman Informasi Publik.
PPID wajib menyimpan salinan formulir permohonan yang telah diberikan nomor pendaftaran sebagai tanda bukti permohonan Informasi Publik. Register permohonan tersebut minimal memuat: 1) nomor pendaftaran permohonan; 2) tanggal permohonan; 3) nama Pemohon Informasi Publik; 4) alamat; 5)pekerjaan; 6) nomor kontak; 7) Informasi Publik yang diminta; 8) tujuan penggunaan informasi; 9) status informasi untuk mencatat apakah informasi sudah berada di bawah penguasaan Badan Publik atau telah didokumentasikan; 10) format informasi yang dikuasai; 10) jenis permohonan untuk mencatat apakah Pemohon Informasi ingin melihat atau mendapatkan salinan informasi; 11) keputusan untuk menerima, menolak, atau menyarankan ke Badan Publik lain bila informasi yang diminta berada di bawah kewenangan Badan Publik lain; 12) alasan penolakan bila permohonan Informasi Publik ditolak; 13) hari dan tanggal Pemberitahuan Tertulis serta pemberian informasi; dan 14) biaya serta cara pembayaran untuk mendapatkan Informasi Publik yang diminta.
Jika Pemohon Informasi Publik bermaksud untuk melihat dan mengetahui Informasi Publik, PPID wajib:
Memberikan akses bagi Pemohon untuk melihat Informasi Publik yang dibutuhkan di tempat yang memadai untuk membaca dan/atau memeriksa Informasi Publik yang dimohon;
Memberikan alasan tertulis apabila permohonan Informasi Publik ditolak; dan
Memberikan informasi tentang tata cara mengajukan keberatan beserta formulirnya bila dikehendaki.
Jika Pemohon Informasi Publik meminta salinan informasi, PPID wajib mengkoordinasikan dan memastikan bahwa Pemohon Informasi Publik memiliki akses untuk melihat Informasi Publik yang dibutuhkan di tempat yang memadai untuk membaca dan/atau memeriksa Informasi Publik yang dimohon, mendapatkan salinan informasi yang dibutuhkan, pemberian alasan tertulis apabila permohonan informasi ditolak dan pemberian informasi tentang tata cara mengajukan keberatan beserta formulirnya bila dikehendaki.
PPID wajib memastikan Pemohon Informasi Publik dibantu dalam melengkapi persyaratan paling lambat 3 (tiga) hari kerja sejak permohonan Informasi Publik diajukan dan memastikan permohonan Pemohon Informasi Publik tercatat dalam register permohonan. PPID wajib memberikan pemberitahuan tertulis yang merupakan jawaban Badan Publik atas setiap permohonan Informasi Publik yang berisikan:
Apakah Informasi Publik yang diminta berada di bawah penguasaannya atau tidak; Memberitahukan Badan Publik mana yang menguasai informasi yang diminta dalam hal
informasi tersebut tidak berada di bawah penguasaannya;
Menerima atau menolak permohonan Informasi Publik berikut alasannya; Bentuk Informasi Publik yang tersedia;
Biaya dan cara pembayaran untuk mendapatkan Informasi Publik yang dimohon; Waktu yang dibutuhkan untuk menyediakan Informasi Publik yang dimohon; Penjelasan atas penghitaman/pengaburan informasi yang dimohon bila ada; dan
Penjelasan apabila informasi tidak dapat diberikan karena belum dikuasai atau belum didokumentasikan.
Jika Informasi Publik yang dimohon diberikan baik sebagian atau seluruhnya pada saat permohonan dilakukan, PPID wajib menyampaikan pemberitahuan tertulis sebagaimana bersamaan dengan Informasi Publik yang dimohon. Jika informasi publik tidak diberikan ketika permohonan dilakukan, maka PPID menyampaikan pemberitahuan tertulis dan Informasi Publik yang dimohon kepada Pemohon Informasi. Dan apabila permohonan